Was Du über die Aufbewahrungsfristen von Rechnungen wissen solltest

Wer ein Unternehmen hat und seine Buchführung digital erledigt, ist seit Anfang 2015 verpflichtet, die GoBD-Vorgaben einzuhalten. Außerdem gilt für sämtliche erhaltenen und ausgestellten Rechnungen eine bestimmte Aufbewahrungsfrist.

Aufbewahrung von Rechnungen und Fristen

Für Rechnungen, die im Rahmen des Geschäftsbetriebes geschrieben und empfangen werden, gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Privatpersonen müssen bei Rechnungen keine solche Frist beachten. Einzige Ausnahme: private Handwerkerrechnungen.

Unternehmer sind gesetzlich verpflichtet, die von ihnen erstellten und empfangenen Rechnungen, Mahnungen, Lieferscheine und Bilanzen eine bestimmte Zeit lang aufzubewahren. Dabei gelten je nach Art des Belegs unterschiedliche Aufbewahrungsfristen. Rechtliche Grundlagen für die Aufbewahrungspflicht sind Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO). Für Deinen Geschäftsbetrieb sind vor allem die steuerrechtlichen Bestimmungen der AO maßgebend. An die Aufbewahrungspflicht haben sich grundsätzlich alle Personen zu halten, die nach Handels- und Steuerrecht buchführungspflichtig sind. Sogar für die Form der Archivierung buchhalterischer Belege gibt es gesetzliche Vorgaben. Für Rechnungen reicht es aus, wenn sie in digitaler Form (Buchhaltungssoftware) gespeichert sind. Voraussetzung dafür ist jedoch, dass die genutzte Softwarelösung den sogenannten Grundsätzen ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBD) entspricht. Andere Belege wie Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Zollbelege wiederum erfordern die Papierform.

Bist Du Unternehmer, musst Du Rechnungen, die Du für bestellte Produkte und Leistungen erhältst, und Rechnungen, die Du an Deine Kunden verschickst, 10 Jahre lang archivieren. Dies ist in § 14b Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt. Bewahrst Du sie nur in Papierform auf, solltest Du unbedingt sicherstellen, dass man sie auch noch am Ende dieser Zeitdauer gut lesen kann. Belege, die auf minderwertigem Papier oder mit zu schwacher Tinte gedruckt werden, kopierst Du am besten sofort nach Erhalt und archivierst sie zusammen mit dem Originalbeleg. Für die Steuererhebung wichtige Unterlagen, die elektronisch übermittelt werden, speicherst Du so, dass sie maschinell auswertbar sind und einen unkomplizierten digitalen Zugriff erlauben. Werden Rechnungen über ein herkömmliches Faxgerät versandt, darfst Du sie als Papierausdruck abheften. Voraussetzung dafür ist natürlich, dass man auf dem Ausdruck alle wichtigen Details gut erkennen kann. Dies gilt allerdings nicht für Computerfaxrechnungen.

Unabhängig von der 10-jährigen Archivierungsfrist für Rechnungen solltest Du Dich vor der geplanten Vernichtung der Originale stets fragen, ob Du sie aus Beweisgründen nicht doch noch verwahrst. Eine solche Vorsichtsmaßnahme empfiehlt sich beispielsweise für Rechnungsbelege, die Du zur Geltendmachung Deines Vorsteuerabzugs nach § 15 UStG benötigst. Belege, die der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen, müssen nach § 146 Abs. 2 AO in Deutschland aufbewahrt werden und in angemessener Zeit einsehbar sein (§ 239 Abs. 4 S. 2 HGB). Sind sämtliche Rechnungen elektronisch gespeichert und über eine Fernabfrage zugänglich, musst Du Deiner zuständigen Steuerbehörde mitteilen, wenn Du sie außerhalb Deutschlands speicherst.

Aufbewahrungsfristen von Rechnungen

Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?

Die Aufbewahrungsfrist für Eingangs- und Ausgangsrechnungen beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der jeweilige Beleg erstellt wird. Dabei ist das Kalender- und nicht das Geschäftsjahr maßgebend. Hast Du am 2. Oktober 2017 eine Rechnung geschrieben, beginnt die zehnjährige Aufbewahrungsfrist also am 31.12.2017 24 Uhr. Dann bist Du verpflichtet, sie mindestens bis zum 31.12.2027 24 Uhr bei Deinen Unterlagen zu behalten.

Kann man die Aufbewahrungsfrist verlängern?

Die Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege, die für die Berechnung von Steuern wichtig sind, kann sich im Ausnahmefall verlängern. Bei Verbrauchssteuern und deren Vergütungen gilt eine Steuerfestsetzungsfrist von einem Jahr (§ 169 Abs. 2 S. 1 AO), für sonstige Steuern und deren Erstattung von vier Jahren. Da die Aufbewahrungsfristen an diese Festsetzungsfristen gekoppelt sind, haben Unternehmen Schwierigkeiten, einen Termin für die Entsorgung ihrer Unterlagen festzusetzen. Hast Du also als Gewerbetreibender Deine jährliche Einkommenssteuererklärung im Oktober 2017 an das zuständige Finanzamt übermittelt, beginnt die Steuerfestsetzungsfrist am 31. Dezember 2017 um 24 Uhr und endet am 31.12.2021 24 Uhr. Außerdem kann eine Betriebsprüfung, die viele Jahre nach dem Erstellungsdatum der Rechnung erfolgt, die Archivierungsfristen für Rechnungen und andere Buchungsunterlagen verlängern. Die steuerlich relevanten Belege sind auch dann über die obligatorische Zeitdauer hinaus zu verwahren, wenn eine vorläufige Steuerfestsetzung (§ 165 AO) erfolgen soll oder eine Betriebsprüfung begonnen wurde. Nach beendeter Außenprüfung und abgelaufener Aufbewahrungsfrist können sie dann beseitigt werden. Legst Du Rechtsmittel gegen den auf der Basis der Betriebsprüfung erstellten Steuerbescheid ein, musst Du nur noch die Belege aufbewahren, die Du dafür benötigst.

Für wen gelten die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen?

Außer kleinen Betrieben und größeren Firmen haben sich auch Privatpersonen an die Archivierungspflicht zu halten. Für Handelsgesellschaften gilt dabei § 257 i.V.m. § 238 HGB. Für Privatleute ist § 14b Abs. 1 S. 5 i.V.m. § 14 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 UStG maßgebend. Dabei geht es um die Aufbewahrung von Belegen, die in Bezug auf Grundstücke ausgestellt werden (Rechnungen von Handwerkern, Gerüstbauern, Architekten, Gartenbaubetrieben). Der ausstellende Gewerbebetrieb ist sogar verpflichtet, den privaten Empfänger der Leistung in der Rechnung darauf hinzuweisen, dass er diese zwei Jahre lang aufzubewahren hat. Dies gilt jedoch nicht für Kleinbetragsrechnungen von höchstens 150 Euro. Tut er dies nicht, ist diese Aufbewahrungsfrist dennoch maßgebend. Sie bezieht sich auf eine mögliche Betriebsprüfung beim Aussteller des Buchungsbelegs.

Andere Arten von Rechnungen, die Privatpersonen erhalten, sind nicht an das Beachten von Fristen geknüpft. Dennoch solltest Du als privater Käufer Deine Rechnungen mindestens zwei Jahre nach Erhalt aufheben. Denn so lange besteht die gesetzliche Gewährleistung nach §§ 437ff. BGB: Um derartige Ansprüche geltend machen zu können, benötigst Du das Original der Rechnung oder des Kassenbelegs. Für Herstellergarantien gilt meist eine Frist von 12 Monaten, während derer Du die Belege sicher aufbewahren solltest. Baust oder kaufst Du privat ein Haus, solltest Du eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren einhalten. Denn so lange kannst Du Mängel, die an Deinem Eigenheim entstehen, reklamieren. Die Aufbewahrungsfristen für private Rechnungen beginnen ebenfalls zum Schluss des Kalenderjahres, in dem sie ausgestellt werden. Ist Deine Rechnung mit einer zweijährigen Gewährleistung verbunden und trägt sie das Datum 6. Januar 2017, solltest Du sie unter keinen Umständen vor dem 31. Dezember 2019 24 Uhr in den Schredder stecken.

Um nachweisen zu können, dass Du Deine privat vorgenommenen Käufe auch wirklich bezahlt hast, bewahrst Du die Rechnungen am besten mindestens drei Jahre lang auf. Der Zahlungsanspruch verjährt nämlich erst nach Ablauf des dritten Jahres nach Fälligkeit der Rechnung. Leistest Du als Privatperson regelmäßige Zahlungen an denselben Empfänger, vernichtest Du die jeweiligen Belege besser erst nach Ablauf des vierten Jahres. Wichtige Dokumente wie beispielsweise Hauskaufverträge hebst Du lebenslang auf.

Rechnungen mit einer Buchhaltungssoftware archivieren

Auch wenn Du Deine Rechnungen mit einer Software erstellst, solltest Du trotzdem noch jede einzelne von ihnen ausdrucken und nach ihrem Datum abheften. So hast Du sie stets griffbereit, falls Du sie vorlegen musst. Außerdem entspricht diese Vorgehensweise der gesetzlichen Vorschrift, dass Original und Kopie optisch und inhaltlich zu 100 % übereinstimmen müssen. Auch wenn dies zusätzlichen Aufwand bereitet, solltest Du alle Rechnungen außerhalb des Buchhaltungsprogramms noch in Papierform aufbewahren. So hast Du immerhin noch eine Version, falls es zu einem Datenverlust kommt.

Für elektronische Rechnungen gelten andere Vorschriften. Erhältst Du eine digitale Rechnung, die sich im Anhang einer E-Mail befindet, musst Du sie auch elektronisch archivieren. Dafür kannst Du dasselbe Dateiformat verwenden oder sie in ein anderes Format konvertieren. Die elektronische Speicherung sollte auf einem nicht veränderbaren Medium erfolgen. Die begleitende E-Mail darfst Du aber löschen. Rechnungen über Hotelübernachtungen, Bewirtungsbelege und andere Papierrechnungen scannst Du vor der Buchung ein. Rechnungen und Quittungen auf lichtempfindlichem Thermopapier sind oft schon wenige Monate nach ihrer Ausstellung unleserlich. Um dies zu verhindern, scannst Du sie sofort nach Erhalt ein und machst noch eine Fotokopie für Deinen Rechnungsordner.

Übrigens: Verwendest Du in Deinem Betrieb bevorzugt Word und Excel, solltest Du wissen, dass diese beliebten Programme nicht den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) entsprechen. Du kannst sie also nicht für Deine elektronische Buchführung nutzen. Um auf der sicheren Seite zu sein, verwendest Du am besten eine GoBD-zertifizierte Software. Denn nur diese garantiert eine revisionssichere Archivierung: Die gespeicherte Rechnung kann nicht nachträglich verändert werden. Falls dies aber nötig ist, muss es dokumentiert werden. Dasselbe gilt für Löschungen. Findet der Betriebsprüfer keine Dokumentation der Veränderungen bei den Unterlagen, erfolgt eine Steuerschätzung. Eine revisionssichere Archivierung, die auf einer fehlerfreien, vollständigen und lückenlos nachvollziehbaren Buchführung basiert, ist nur mit einem speziellen Dokumentenmanagementsystem (DMS) oder einem GoBD-konformen Buchhaltungsprogramm wie beispielsweise sevDesk möglich.

Für welche anderen Buchhaltungsdokumente gelten Fristen?

Für sämtliche geschäftlichen Unterlagen gelten Aufbewahrungsfristen. Welche dies sind, ist in § 147 AO aufgeführt. Buchungsbelege und einige andere Unterlagen musst Du 10 Jahre lang aufheben. Dazu gehören:

  • Rechnungen
  • Quittungen
  • Gutschriften
  • Kontoauszüge
  • Kassenzettel und Kassenbücher
  • Tankbelege
  • Hotelrechnungen
  • Restaurantquittungen
  • Lieferscheine, die zugleich Rechnungen sind
  • Inventare
  • Jahresabschlüsse mit Erläuterungen
  • Eröffnungsbilanz und folgende Bilanzen
  • Belege über Fahrtkostenerstattungen
  • Gehalts- und Lohnlisten
  • Anlagevermögensbücher
  • Mitarbeiterversicherungen
  • Prozessakten
  • Abrechnungen über gezahlte Sozialversicherungsbeiträge
  • Offene-Posten-Listen
  • Betriebskostenabrechnungen
  • bestimmte Zolldokumente
  • bei der Steuerbehörde eingereichte Unterlagen

Eine Frist von sechs Jahren ist für erhaltene und selbst ausgestellte Geschäfts- und Handelsbriefe einzuhalten. Darunter fallen alle Lieferscheine, die Bestellungen beigefügt sind, Mahnungen und Frachtbriefe. Außerdem gilt die sechsjährige Archivierung für sämtliche Unterlagen, die steuerlich relevant sind. Dazu gehören auch von Deinem Unternehmen erstellte Angebote, auf denen ein Auftrag folgt.