Mahnung Vorlage für Word & Excel

einfach und kostenlos mit Word oder Excel eine Mahnung schreiben

Zur Vorlage

Immer wieder gibt es Kunden, die einen Zahlungstermin verschwitzen. Falls du eine Mahnung oder Zahlungserinnerung versenden musst, ist das zwar unangenehm, aber notwendig. Mit unserer Zahlungserinnerung Vorlage hast du eine rechtssichere und kostenlose Mahnung Vorlage, die du noch individuell abändern und direkt versenden kannst.

Was ist eine Mahnung?

Eine Mahnung ist eine ganz konkrete Aufforderung an den Schuldner, die noch fällige Leistung zu erbringen. Ein lapidares „Sie schulden mir noch Geld“ ist zu unspezifisch.  Außerdem ist die Mahnung natürlich empfangsbedürftig. Denn wenn der Schuldner sie nicht erhält, ist sie nutzlos.

Du darfst übrigens nur dann mahnen, wenn du tatsächlich noch einen fälligen Anspruch an den Schuldner hast. Daher ist es wichtig, dass du mit deinen Buchungen vor einem Mahnlauf immer auf dem Laufenden bist.

Wann solltest du eine Mahnung schreiben?

Bei jeder Vereinbarung oder Rechnung ist ein kalendermäßig bestimmtes Zahlungsziel anzugeben. Wird das nicht eingehalten, dann befindet sich der Schuldner im Verzug (§ 286 (2) BGB). Ansonsten musst du eine Mahnung senden, um den Schuldner damit in Verzug zu setzen (§ 286 (1) BGB).

Abgesehen davon musst du aber nicht am Tag nach dem überschrittenen Zahlungsziel eine Mahnung absenden. Denn in jeder Firma gibt es mehrere Kunden, deren Zahlungseingänge überprüft werden müssen. Und dementsprechend wird meist nur alle zwei Wochen oder einmal im Monat gemahnt. Welche Termine ein Betrieb nutzt, ist immer individuell. Dafür gibt es keine verbindliche Regelung.

Konkretes Mahnverfahren

Mahnungen müssen immer mit dem nötigen Fingerspitzengefühl abgewickelt werden, um die Kundenbindung nicht zu zerstören. Es kann leicht vorkommen, dass eine Rechnung übersehen wurde oder untergegangen ist.

Es ist mittlerweile üblich, den Kunden zuerst mit einer freundlichen Zahlungserinnerung an die Außenstände zu erinnern und um Zahlung zu bitten. Erst danach folgen die Mahnungen. Im Regelfall werden nach dem dritten vergeblichen Schreiben die angedrohten rechtliche Schritte eingeleitet.

Damit die Mahnungen rechtsgültig sind, müssen sie unbedingt ein paar Pflichtangaben enthalten:

  • Der Gläubiger muss korrekt und vollständig erwähnt sein (Name, Anschrift, Firma).
  • Die Forderung muss genau bezeichnet sein (mindestens mit der Rechnungsnummer, da diese eindeutig zuzuordnen ist, häufig wird zur Vereinfachung eine Kopie der offenen Rechnung angefügt).
  • Eine Begründung der Mahnung, nämlich die Überschreitung des Zahlungsziels (mit Datumsangabe).
  • Die Nennung des offenen Betrages.

Mahnung und Zahlungserinnerung – Wo liegt der Unterschied?

Mit einer Zahlungserinnerung wird der Kunde zunächst ganz höflich darauf aufmerksam gemacht, dass eine Rechnung noch nicht beglichen wurde. Dieses freundliche Anschreiben ist aber in der Tat nur eine Erinnerung, denn es zieht keine Rechtsfolgen nach sich.

Darin liegt auch der Hauptunterschied zur Mahnung. Mit der Mahnung wird der Schuldner offiziell in Zahlungsverzug gesetzt und ab diesem Zeitpunkt schuldet er dem Gläubiger auch Verzugszinsen. Dazu kommen auch die Kosten für die Beauftragung eines Anwalts oder Inkassounternehmens sowie weitere Mahn- und Gerichtskosten. Wenn es wirklich zu einem Gerichtsverfahren kommt, dann werden alle entstandenen Kosten als Nebenforderungen eingebracht und der Schuldner hat sie am Ende ebenfalls zu übernehmen.

Vor- und Nachteile einer Mahnung Vorlage

Die Vorteile der Nutzung eines Zahlungserinnerungs Musters sowie einer Mahnschreiben Vorlage liegen ganz klar auf der Hand. Denn es müssen in dem Fall mindestens drei Schreiben vorbereiten werden. Alle individuell im Einzelfall neu aufzusetzen, nimmt viel zu viel Zeit in Anspruch. Da ist es einfacher, entsprechende Vorlagen zu erstellen, die immer wieder verwendet werden können.

Unser Zahlungsaufforderungs Muster ist dafür ideal. Denn das kannst du entsprechend individuell abändern und abspeichern. Daraus lassen sich sogar noch verschärfte Varianten für weitere Mahnungen erstellen. Dazu kommt, dass bei einem vorliegenden Mahnung Muster konkret alle Pflichtangaben bereits enthalten sind und somit rechtlich nichts schiefgehen kann.

Nachteilig ist, dass du dennoch einen gewissen Zeitaufwand hast, um die notwendigen Pflichtangaben auszufüllen.

Unser Tipp:

Eine gute Lösung ist daher bei einer Vielzahl von Mahnungen eine Buchhaltungssoftware, die dich automatisch unterstützt. Das ist schneller und sicherer.

Was sind die Gefahren bei der Nutzung einer Vorlage?

Wenn du zum Mahnung schreiben ein Muster benutzt, gibt es dafür verschiedene Quellen im Internet. Bevor du dich für eines entscheidest, solltest du sicher sein, dass es von einer renommierten Firma angeboten wird. Du könntest sonst später rechtliche Probleme bekommen, wenn es nicht gut recherchiert und sorgfältig zusammengestellt wurde. Diesbezüglich bist du  mit unserer Mahnungs Vorlage auf der sicheren Seite.

Beim Mahnung schreiben mit Vorlage ist aber auch zu berücksichtigen, dass der Stand dieser Vorlage sich nicht verändert. Die rechtliche Situation könnte sich aber sehr wohl ändern. Eine einmal heruntergeladene Vorlage kann also nicht ewig verwendet werden, du solltest sie gelegentlich prüfen und aktualisieren. Wir kümmern uns bei unseren Vorlagen darum, dass sie stets auf dem neusten Stand sind!

Außerdem kann es passieren, dass du in der Vorlage noch versehentlich alte Daten (alte Rechnungsnr., altes Datum) von einer anderen Mahnung stehen lässt. Somit bekommt der Kunde eine falsche Mahnung, die dann keine Rechtswirkung hat.

Hinzu kommt, dass eine Word oder Excel Vorlage nicht GoBD-konform ist und vom Finanzamt nicht akzeptiert wird.

Anleitung zum Ausfüllen der kostenlosen Mahnung Vorlage

Du kannst mit Word oder Excel arbeiten und zunächst nach dem Download deine eigenen Firmendaten, dein Logo und die Adressdaten des Schuldners eintragen. Vergiss nicht, einen Ansprechpartner anzugeben, an den sich der Kunde wenden kann, wenn er Rückfragen zur Mahnung hat. In der Fußzeile des Schreibens (das wie dein Kopfbogen aussehen sollte), kommen noch alle weiteren Firmendaten inklusive Bankverbindung, Umsatzsteuer-Ident.Nr. und Name des Geschäftsführers.

Danach musst du folgende Felder sorgfältig ausfüllen:

  • Datum der Zahlungserinnerung oder Mahnung.
  • Rechnungsnummer der offenen Rechnung sowie das Rechnungsdatum dieser Rechnung.
  • Lieferdatum der betreffenden Ware oder Dienstleistung.
  • Wenn du mit Kundennummern arbeitest, dann füge auch die Kundennummer ein.
  • Wichtig ist die Info, um die wievielte Mahnung es sich handelt.
  • Dann folgt ein Text, der die neue Bezahlfrist plus die Bitte um Bezahlung enthält.
  • Führe die gelieferten Artikel/die Dienstleistung nochmals exakt auf mit Menge, Preis, Gesamtbetrag und enthaltenem Steuerbetrag.
  • Ganz unten ist Platz für die Unterschrift.

Nun kannst du die ausgefüllte Vorlage speichern, drucken oder als pdf per E-Mail an den Schuldner senden.

Kostenlose Mahnung Vorlage zum Download

Wir bieten dir ein rechtlich sicheres und individuell veränderbares Zahlungsaufforderungs Muster, das du kostenlos downloaden und sofort verwenden kannst. Hier kannst du leicht deine Firmendaten einfügen und beinahe intuitiv damit arbeiten. Dennoch findest du nachfolgend noch eine Anleitung zum Ausfüllen:

Eine ansprechende und zeitsparende Vorlage für eine Word oder Excel Mahnung findest du hier zum kostenlosen Download.

Tipp: Nutze ein professionelles Rechnungsprogramm

Mehr erfahren