Der überwiegende Teil der berufstätigen Bevölkerung geht einer abhängigen Beschäftigung als Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer nach. Die Selbständigkeit, insbesondere als Freiberufler oder Gewerbetreibender, wird aber immer beliebter. Damit werden Arbeitnehmer zu Unternehmern und müssen eine Reihe von Pflichten erfüllen. Dabei ist einer der ersten Schritte die Selbstständigkeit anzumelden.
Freiberufler, Gewerbetreibender, Kaufmann – was bin ich eigentlich?
Unternehmerinnen und Unternehmer die ihre Selbstständigkeit anmelden, haben nicht alle den gleichen Status. So wird zum Beispiel zwischen Freiberuflern, die zahlreiche Privilegien genießen, und Gewerbetreibenden unterschieden. Steuerrechtlich regelt § 18 Abs. 1 Einkommensteuergesetz (EStG), wer zur bevorzugten Gruppe gehört. Die Normvorschrift listet eine ganze Reihe von Tätigkeiten explizit auf, dazu zählen beispielsweise:
- Wirtschaftsprüfer, vereidigte Buchprüfer und Steuerberater
- Beratende Volks- und Betriebswirte
- Rechts- und Patentanwälte
- Ärzte aller Studienrichtungen sowie Apotheker
- selbständige Pädagogen
- Dolmetscher und Übersetzer
Diese Berufe werden auch als Katalogberufe bezeichnet und ihre Vertreter gehören unstrittig zu den Freiberuflern. Darüber hinaus zählen auch alle selbständig ausgeübten wissenschaftlichen, künstlerischen, schriftstellerischen und pädagogischen Tätigkeiten zu den freiberuflichen. Hier wird die Abgrenzung aber schwieriger, die Grauzone ist recht breit.
Bei vielen Berufsgruppen kommt es beim selbstständig machen darauf an, ob der wissenschaftliche oder künstlerische Aspekt im Vordergrund steht und wie anspruchsvoll die Ausbildung des Selbständigen ist. Selbständige Nachhilfelehrerinnen, die bereits über ein abgeschlossenes Hochschulstudium verfügen, werden nahezu immer als Freiberufler qualifiziert, Schüler und Studierende, die Nachhilfe geben, gelten dagegen oft als Gewerbetreibende. Erschwerend kommt hinzu, dass die steuerrechtlichen und die gewerberechtlichen Kriterien für die Abgrenzung zwar sehr ähnlich, aber nicht identisch sind.
Die Finanzbehörden sind meist großzügiger, als die Gewerbeämter, da sie im Auftrag des Bundes und der Länder tätig sind, sich der Status aber vorwiegend auf die Gewerbesteuer und die Gewerbeaufsicht auswirken, die wiederum Sache der Städte und Gemeinden sind.
Im Zweifel solltest du dich beim anmelden deiner Selbstständigkeit gegenüber dem Finanzamt als Freiberufler deklarieren. Wenn das keine Einwände erhebt, kannst du erst einmal abwarten, ob sich die Kommune irgendwann einmal bei dir meldet und dich zur Anmeldung eines Gewerbes auffordert.
Kaufleute
Gewerbetreibende haben außerdem die Möglichkeit, sich ins Handelsregister eintragen zu lassen. Für Einzelunternehmer ist das fast immer eine freiwillige Option. Falls sie davon Gebrauch machen, haben sie das Recht und die Pflicht eine Firma (Handelsnamen) zu führen und müssen als eingetragene Kauffrau /Kaufmann auftreten. Für sie gelten dann auch die handelsrechtlichen Bestimmungen, einschließlich der Vorschriften zur Buchführung und externen Rechnungslegung.
Für Personenhandelsgesellschaften (OHG, KG) und Kapitalgesellschaften (UG, GmbH, AG) ist die Eintragung ins Handelsregister dagegen zwingend vorgeschrieben, selbst dann, wenn sie, wie etwa eine Steuerberatungsgesellschaft, freiberufliche Tätigkeiten ausüben. Sie werden deshalb auch als „Muss-Kaufleute“ bezeichnet. Mit der Gründung einer Kapitalgesellschaft verlieren Freiberufler deshalb ihre steuer- und gewerberechtlichen Privilegien. Partnergesellschaften, die den Angehörigen der Freien Berufe vorbehalten sind und ins Partnerschaftsregister eingetragen werden, sind dagegen keine Kaufleute, sondern werden auch selbst wie Freiberufler behandelt.
Wie melden Gewerbetreibende ihre Selbständigkeit an?
Gewerbetreibende melden sich beim Gewerbeamt der Gemeinde an, in der sich der Gewerbesitz befindet. Bei „Homeoffice-Unternehmern“ ist das der Wohnort. Dafür wird lediglich ein amtliches Ausweisdokument und bei Ausländern aus Drittstaaten eine Aufenthaltsbewilligung benötigt. Nach der Anmeldung stellen die meisten Kommunen sofort einen Gewerbeschein aus, den du vor allem dann benötigst, wenn deine Auftraggeber selbst Unternehmer sind. Diese Kunden verlangen oft einen Nachweis für die Selbständigkeit. Das vermindert das Risiko, dass die Sozialbehörden bei einer späteren Prüfung eine Scheinselbständigkeit konstatieren.
Komplizierter wird die Anmeldung für Personaldienstleister, Makler, Bauträger, Spediteure und andere Selbständige, die eine spezielle behördliche Erlaubnis benötigen, um ihr Gewerbe ausüben zu dürfen. In diesen Fällen muss erst die Erlaubnis beantragt und bewilligt werden, bevor das Gewerbe angemeldet werden kann.
Der genaue Ablauf der Anmeldung ist von Kommune zu Kommune unterschiedlich, da das Gewerberecht nicht bundeseinheitlich geregelt ist.
Das Gewerbeamt verständigt aber nach erfolgter Anmeldung stets das zuständige Finanzamt und die Industrie- und Handelskammer, die dann auf die frisch gebackenen Unternehmer zukommen. Wer es eilig hat und dringend eine Steuernummer braucht, um Rechnungen auszustellen, sollte aber selbst aktiv werden und von sich aus auf das Finanzamt zugehen. Wie das funktioniert, erklären wir dir im nächsten Abschnitt.
Unser Tipp:
Wenn du regelmäßig Rechnungen erstellen musst, empfehlen wir dir die Nutzung eines Rechnungsprogramms. Pflichtangaben, wie beispielsweise deine Steuernummer, sind automatisch enthalten. Mit nur wenigen Klicks hast du alle Positionen erstellt und kannst die Rechnung per Post oder direkt per Mail verschicken.
Selbstständigkeit als Freiberufler anmelden
Freiberufler zahlen keine Gewerbesteuer und unterliegen auch nicht der kommunalen Gewerbeaufsicht. Sie müssen deshalb auch kein Gewerbe anmelden und werden nicht ins Gewerberegister eingetragen. Allerdings sind sie gesetzlich verpflichtet, sich beim Finanzamt anzumelden (§ 138 AO). Der Prozess ist hier bei allen Unternehmern gleich.
Für die Anmeldung gibt es ein spezielles Formular, den sogenannten „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“, den du ausgefüllt und unterschrieben an das zuständige Finanzamt schickst. Wenn du nicht sicher bist, welches das richtige ist, dann kannst du dich erst einmal telefonisch bei jeder Finanzbehörde der Stadt, in der dein Betrieb oder du selbst ansässig sind, erkundigen. Kleine Gemeinden haben ohnehin nur ein Finanzamt.
Die Anmeldung muss innerhalb vier Wochen nach Betriebsgründung erfolgen, die Selbständigkeit rückwirkend anmelden ist nach Ablauf dieser Frist also eigentlich nicht erlaubt, die Finanzämter sind hier aber meist kulant. Insbesondere prüfen sie in aller Regel nicht, ob der Termin, den du im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung angegeben hast, auch wirklich stimmt. Zumindest nicht, solange du deine Einnahmen vollständig deklarierst und deine Steuern zahlst.
Freiberufler, die der Berufsaufsicht durch eine Kammer oder einen Verband unterliegen, sollten sich außerdem rechtzeitig mit diesen Organen in Verbindung setzen und abklären, um ihre Selbstständigkeit anzumelden, welche spezifischen berufsrechtlichen Erfordernisse mit der Selbständigkeit verbunden sind.
Nebenberufliche Selbstständigkeit anmelden
Ob du dich haupt- oder nur nebenberuflich selbständig machen möchtest, ist für die Frage der Anmeldung irrelevant. Es gelten immer die gleichen Regelungen. Voraussetzung ist allerdings, dass du tatsächlich einen Betrieb gründest, also kontinuierlich selbständig tätig sein willst. Wenn du nur einmalig ein Computerprogramm entwickelt und verkauft hast und nicht planst, das künftig regelmäßig zu tun, bist du kein Unternehmer. Das gleiche gilt, wenn die selbständigen Einnahmen nur Ausfluss einer hauptberuflichen Verpflichtung sind. Das betrifft zum Beispiel abhängig beschäftigte oder verbeamtete Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler, die regelmäßig in Fachzeitschriften publizieren und dafür ein Honorar erhalten. Diese Einnahmen müssen aber natürlich trotzdem versteuert werden. Das erfolgt im Rahmen der jährlichen Einkommensteuererklärung.
Die Vermietung von Wohnraum an Privatpersonen zählt in aller Regel nicht als unternehmerische Tätigkeit und du musst deshalb auch keine Selbstständigkeit anmelden. Etwas anderes kann allerdings gelten, wenn du eine Ferienwohnung bewirtschaftest oder regelmäßig Zimmer an Urlauber und andere Kurzaufenthalter vermietest. Hier gibt es in vielen Gemeinden außerdem Sonderregelungen, zum Beispiel Gesetze zur Erhebung und Abführung der Kurtaxe und anderer lokaler Abgaben, die eine Anmeldung bei der Stadtverwaltung erforderlich machen.
Was kostet die Anmeldung der Selbstständigkeit?
Das anmelden der Selbstständigkeit in Form eines nicht genehmigungspflichtigen Gewerbes kostet in den meisten Gemeinden zwischen 20 und 30 Euro. Wer es genau wissen will, muss bei der zuständigen Behörde anrufen, das das Gewerberecht Ländersache ist und jedes Bundesland seinen Kommunen hier große Gestaltungsspielräume gewährt. Für die Anmeldung beim Finanzamt fallen keine Gebühren an.
Auf Angehörige der Freien Berufe, die ständisch organsiert sind, können noch zusätzliche Kosten, etwa Beiträge und Gebühren, die die Berufskammer erhebt, hinzukommen.
Wann musst du Gewerbesteuer zahlen?
Freiberufler zahlen keine Gewerbesteuer, das gilt auch dann, wenn sie sich zu einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) oder einer Partnergesellschaft zusammenschließen. Kapitalgesellschaften (UG, GmbH, AG) und Personenhandelsgesellschaften sind dagegen immer gewerbesteuerpflichtig, auch wenn alle Gesellschafter Freiberufler sind.
Gewerbliche Einzelunternehmer profitieren von einem Gewerbesteuer-Freibetrag in Höhe von 24.500 Euro, für Personenhandelsgesellschaften sinkt dieser auf 5.000 Euro pro Jahr. Kapitalgesellschaften bittet der Fiskus bereits ab dem ersten Euro Gewinn zur Kasse.
Welche Steuern fallen nach dem Anmelden einer Selbstständigkeit sonst noch an?
Einzelunternehmer zahlen, egal ob Freiberufler, Kaufleute oder Gewerbetreibende, auf ihre Gewinne Einkommensteuer, sofern ihre Gesamteinkünfte das steuerfreie Existenzminimum übersteigen. Auch die Gewinne von Personen- und Personenhandelsgesellschaften sowie von Partnergesellschaften werden durch die Gesellschafter versteuert. Kapitalgesellschaften sind dagegen juristische Personen und selbst steuerpflichtig, sie entrichten Körperschaftsteuer in Höhe von 15 Prozent des Jahresüberschusses. Auf ausgeschüttete Gewinne wird zudem Kapitalertragssteuer fällig.
Alle selbständigen Unternehmer, die nicht von der Kleinunternehmerregelung nach § 19 Abs. 1 UStG profitieren können oder wollen, müssen außerdem Umsatzsteuer erheben und an das Finanzamt abführen.
