Das Rechnungen schreiben mit OpenOffice bietet so manchen Vorteil. Einmal erstellt, kannst du die Vorlage immer benutzen und musst lediglich die Zahlen anpassen. Das spart Zeit und ermöglicht dir, dich auf andere Dinge zu konzentrieren.
Rechnungen, die du mit Open Office erstellst, sind nicht GoBD-konform. Daher empfehlen wir dir die Nutzung eines zertifizierten Rechnungsprogramms.
Als frischgebackener Freelancer freust du dich sicher schon sehr darauf, die erste externe Rechnung für einen Kunden schreiben zu dürfen. Mit ihr wirst du dein erstes Honorar erhalten. Allerdings stehst du noch vor einem kleinen Problem. Du weißt nicht, wie du diese Rechnung sinnvoll aufbaust, welche Informationen sie enthalten muss und überhaupt ist die ganze Buchhaltungsthematik für dich noch vermeintlich kompliziert und unübersichtlich.
Da wäre es doch deutlich einfacher, wenn du mit deinen gewohnten Programmen von OpenOffice eine Rechnungsvorlage nutzen könntest, die du nur noch öffnen, fix ausfüllen und dann als PDF abspeichern musst, bevor du sie versendest.
Eines sei an dieser Stelle verraten: Es gibt solche Vorlagen wirklich und weiter unten kannst du dir sogar kostenlos eine downloaden. Doch bedenke, dass eine Musterrechnung auch Nachteile hat – unter anderem, dass es nicht GoBD-konform ist, Rechnungen mit Programmen wie OpenOffice Calc zu erstellen und zu versenden.
Du möchtest die Musterrechnung jetzt kostenlos downloaden? Wenn OpenOffice nicht das Richtige für dich ist, haben wir auch eine Rechnungsvorlage für Word oder Excel zur Auswahl. Bitte beachte die genannten Nachteile und insbesondere die fehlende GoBD-Konformität. Wir empfehlen dir, von Anfang an ein professionelles und unkompliziertes Rechnungsprogramm zu nutzen.
Es gibt viele verschiedene Herangehensweisen, die eigenen Bücher zu führen. Du könntest dir ein lokales Buchhaltungsprogramm auf dem Rechner installieren. Doch das ist recht komplex für alle, die nicht schon einmal in der Finanzabteilung eines größeren Unternehmens gesessen haben. Eine kostenlose Rechnungsvorlage, die du downloaden und dann einfach in OpenOffice ausfüllen kannst, erscheint da logischerweise als die beste Idee. Und denkst du diesen Gedanken weiter, werden dir viele Vorteile in den Sinn kommen.
So musst du dich beispielsweise nicht an neue Systeme gewöhnen, sondern kannst einfach mit den Programmen arbeiten, die du schon kennst. OpenOffice ist so etwas wie deine Komfortzone, die du nicht verlassen musst. Ebenfalls musst du dich nicht damit auseinandersetzen, welche Angaben auf deine Rechnung gehören. Die Rechnungsvorlage weist alle gesetzlich erforderlichen Inhalte auf. Du musst nur noch bestimmte Daten an den vorgesehenen Stellen ergänzen und kannst dann schon erstmals deine Leistungen berechnen. Speziell bei dieser Musterrechnung zählt darüber hinaus noch der Designvorteil. Denn sie sieht – im Gegensatz zu vielen anderen Vorlagen für OpenOffice – sehr ansprechend aus und repräsentiert dich und dein Unternehmen ideal. Natürlich kannst du bei Bedarf aber optische Anpassungen vornehmen.
Tatsächlich musst du dir das sehr genau überlegen. Sicherlich kannst du eine Musterrechnung für die ersten paar Rechnungen verwenden, wenn es schnell gehen soll und du dich einfach auf andere Dinge konzentrieren möchtest. Jedoch ist eine länger andauernde Buchhaltung mit OpenOffice nicht erlaubt.
Genauer gesagt spricht man hier von einer nicht vorliegenden „GoBD-Konformität“. Beim GoBD handelt es sich um „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Oder, einfach ausgedrückt, um verbindliche Richtlinien hinsichtlich einer ordnungsgemäßen Buchführung und Dokumentarchivierung. Diese wurden gemeinsam von den Finanzverwaltungen des Bunds und der Länder aufgestellt und sollen verhindern, dass jeder seine Buchhaltung so macht, wie er es gerade möchte. Leider gehören mit OpenOffice erstellte und anschließend als einfache Datei abgespeicherte Rechnungen zu den nicht erwünschten Herangehensweisen.
Aber das ist nicht der einzige Nachteil. Denn irgendwann wirst du an den Punkt kommen, wo du eine immer größere Menge an Rechnungen für immer mehr verschiedene Kunden schreiben musst. Da kann es mit der Rechnungsvorlage OpenOffice äußerst unübersichtlich sowie zeitaufwendig werden. Ganz abgesehen davon, dass sich Flüchtigkeitsfehler einschleichen können. Beispielsweise bei der Rechnungsnummer, die du im Eifer des Gefechts doppelt vergeben oder einfach überspringen könntest. Spätestens an diesem Punkt ist es sinnvoll eine Buchhaltungssoftware anzuwenden, welche die Angaben automatisch einfügt. So musst du genau genommen nur noch deine Leistungen mit der entsprechenden Menge und dem Einzelpreis eintragen. Und Kundenadressen musst du dank des Kontaktbuchs auch nicht mehr manuell anpassen.
Wenn du die Kleinunternehmerregelung beanspruchst, darfst du keine 19 Prozent Umsatzsteuer erheben, so wie sie die Rechnungsvorlage beinhaltet. Nimm die entsprechende Tabellenzeile dann heraus und füge über den Zahlungsbedingungen noch folgenden Satz hinzu: „Diese Rechnung ist aufgrund von §19 UstG von der Umsatzsteuer befreit.“
