Angebotssoftware

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Angebotssoftware für einen guten Service

Als Unternehmer bist du darauf angewiesen, Kunden von dem zu überzeugen, was du anbietest, ganz unabhängig davon, ob es sich um eine Ware oder eine Dienstleistung handelt. Am überzeugendsten wirkt neben einem guten Service ein seriöses Angebot. Um ein solches zu erstellen, kannst du auf sogenannte Angebotssoftware zurückgreifen. Sie kann dich bei der Erstellung eines gut durchdachten Angebots an deinen Kunden unterstützen.

Was ist eine Angebotssoftware?

Ganz grundsätzlich handelt es sich bei einer Angebotssoftware um ein hoch spezialisiertes Computerprogramm. Die Software bietet dir oder deinen Vertriebsmitarbeitern sozusagen ein technisches Gerüst, mit dem du folgende Aufgaben erledigen kannst:

  • Festlegung der Kundenbedürfnisse
  • Auswahl und Konzipierung einer an diesen Bedürfnissen ausgerichteten Lösung
  • Festlegung des korrekten Preises (als Basis dient der Herstellungspreis)
  • Festlegung von Rahmenbedingungen (wie Menge, Lieferzeit oder Versandkosten)
  • Erstellung eines schriftlichen Angebots

Darüber hinaus kann dir die Angebotssoftware technische Spezifikationen für eine interne Nutzung bieten und Angebotsanalysen erstellen, mit denen du Risiken besser abschätzen kannst und einen Überblick über deinen Spielraum bei möglichen Verhandlungen erhältst. Es gibt sowohl kostenlose Angebotssoftware (auch als Angebotssoftware Freeware bezeichnet) als auch kostenpflichtige Programme.

Zudem werden solche Programme für unterschiedliche Berufe bzw. Branchen angeboten, etwa in Form von Angebotssoftware Bau oder auch als Handwerker Angebotssoftware.

Anbieter von Angebotssoftware

Gerade im Bereich der Software für Unternehmen hat sich ein breiter Markt mit zahlreichen Anbietern entwickelt. Zu den bekanntesten Unternehmen im Bereich der Angebotssoftware zählen beispielsweise:

sevDesk Logo

sevDesk

Dieses Programm von sevDesk gehört zur Angebotssoftware mit Cloud und hilft dir dabei, alle wichtigen Informationen an einem einzigen Ort zu speichern. Die Erstellung von Angeboten erledigt diese Angebotssoftware automatisch, indem sie auf die gespeicherten Daten zugreift. Dadurch vermiedet es Fehler, z. B. beim Ausfüllen. Das Programm von sevDesk stellt dir zudem einen Steuereinschätzungsrechner, eine kostenlose App, Online-Banking sowie eine Liste aller erstellten Angebote zur Verfügung. Diese Angebotssoftware ist kostenpflichtig.

infosense Angebotssoftware Logo

Infosense

Die kostenpflichtige Angebotssoftware von Infosense beinhaltet unter anderem die Möglichkeit, Zahlungskonditionen zu hinterlegen, berechnet ganz individuell Rabatte, bietet dir darüber hinaus frei wählbare Dokumentenvorlagen, Nummernkreise und Textbausteine. Zudem gibt es eine Cloud-basierte Datenverwaltung und du kannst auf spezielle Kunden zugeschnittene Preise hinterlegen. Auch Angebotsstatistiken kann die Angebotssoftware erstellen.

BizSoft Logo

BizSoft

Die bei BIZ Software erhältliche Angebot Software übernimmt alle wichtigen Kundendaten und nutzt vorbereitete Texte (z. B. Einleitungs- und Abschlusstexte). Die Angebot Software von BIZ Software stellt dir auf Wunsch ein Layout zur Verfügung, dessen Design du an deine Wünsche anpassen kannst. Auch den Umsatzsteuersatz kannst du voreinstellen (7% oder 19%) oder ihn deaktivieren (bei Kleinunternehmerregelung). Eine Besonderheit ist, dass du diese Software kaufen oder mieten kannst.

Orgamax Logo

OrgaMAX

Diese kostenpflichtige Angebotssoftware eignet sich für Freiberufler, Handwerker, Dienstleister sowie kleine oder mittelständische Unternehmen und gehört zur Kategorie der All-in-one Lösungen. Du kannst dir einzelne Bausteine der Software kaufen, je nach den Erfordernissen deines Unternehmens. Die Rechnung und Angebotssoftware verfügt über eine kostenfreie Angebotsvorlage, deren Ausfüllen sich durch die Übernahme von gespeicherten Stammdaten sehr einfach gestaltet. Daten neuer Kunden oder Angaben zu neuen Produkten werden mit einem Klick automatisch übernommen.

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Grip

Bei der Angebotssoftware von Grip handelt es sich um eine kostenpflichtige Software zur Angebotserstellung, bei der du deinen Kunden online ein Angebot schicken kannst. Er kann es auf einer eigens dafür vorgesehenen Landingpage einsehen, kommentieren und auch annehmen oder ablehnen. Du kannst deine Angebote mit Grip aber auch als PDF-Dokument versenden. Diese Software ist verschlüsselt, es gibt eine Statusverwaltung sowie die Möglichkeit zur Einbindung von Tabellen, Listen oder Produktbildern.

Scopevisio Logo

Scopevisio

Auch die Angebotssoftware von Scopevisio ist kostenpflichtig. Dafür bietet sie dir aber eine Vielzahl von Funktionen, mit denen du deine Angebote zügig und korrekt erstellen kannst. Es gibt eine Stammdatenbank mit allen wesentlichen Kundendaten und Produktinformationen, einen automatisierten Einbau von Textbausteinen sowie die Möglichkeit, das erstellte Angebot als E-Mail oder in Form eines PDF-Dokuments auszugeben. Kommt es zum geschäftlichen Abschluss, macht die Software aus dem Angebot einen Auftrag, einen Lieferschien und natürlich eine Rechnung.

lexoffice

Mit der kostenpflichtigen Software von Lexoffice erhältst du mehr, als nur ein Programm zur Angebotserstellung. Das Programm ist schon deshalb sehr innovativ, weil du deine Angebote nicht nur per Mail oder PDF verschicken, sondern sie auch per Link an deine Kunden senden kannst. Beim Erstellen helfen dir die Stammdatenbank, die von dir vorbereiteten und gespeicherten Texte, optional wählbare Produkte bzw. Dienstleistungen, hinterlegte Zahlungsbedingungen sowie ein einfacher Datenimport.

Billomat

Hier handelt es sich um eine kostenpflichtige Buchhaltungs- und Rechnungssoftware, mit der du aber auch Angebote erstellen kannst. Die Software verfügt über eine Angebotsmaske, in die du lediglich die wichtigsten Elemente eintragen musst, soweit sie noch nicht aus der Stammdatenbank übernommen wurden. Das Programm kann dir einen Angebotsaufbau vorschlagen, di kannst Anpassungen vornehmen und hast die Möglichkeit, das Angebot in unterschiedlichen Sprachen zu erstellen. Eine App steht ebenfalls zur Verfügung.

Collmex Logo

Collmex

Das Unternehmen Collmex bietet eine Buchhaltungssoftware, in deren Gesamtpaket auch Funktionen zur Angebotserstellung enthalten sind. Dazu kannst du die hinterlegten Kunden- und Produktdaten nutzen. Die Software ist Cloud-basiert und alle Daten werden in einem gut gesicherten Rechenzentrum gespeichert. Die Services dieser Software sind kostenpflichtig.

Sage Logo

Sage

Dieses für Gründer, Freiberufler, kleinere Unternehmen und Selbstständige geeignete und kostenpflichtige Programm bietet dir Cloud-basierte Funktionen, durch die du ein Angebot schnell und zuverlässig erstellen und an deine Kunden weitergeben kannst. Eine wichtige Grundlage für die Erledigung ist die Datenbank mit allen wichtigen Informationen. Auch deine Warenwirtschaft, Finanzverwaltung und Buchhaltung erledigt die Software von Sage.

Debitoor Logo

Debitoor

Auch die Software von Debitoor ist eigentlich eine Rechnungssoftware, für die du bezahlen musst. Sie enthält allerdings verschiedene Funktionen für die Angebotserstellung. So hast du die Möglichkeit, das Layout des Angebots an deine Bedürfnisse anzupassen. Wichtige Daten werden aus der Stammdatenbank in das Angebot übertragen, du kannst es aber auch individuell bearbeiten. Debitoor stellt eine App für Android und iOS zur Verfügung, du kannst also Angebote erstellen per App.

WISO Logo

WISO

Die Angebotssoftware von WISO ermöglicht es dir, das jeweilige Angebot mit den Gestaltungsoptionen nach deinen Erfordernissen zu designen und freie Einleitungs- und Schlusstexte einzubauen. Zudem kannst du Rabatte festlegen und wenn der Kunde es wünscht, hast du die Möglichkeit, den anfallenden Lohnkostenanteil auf dem Angebot auszuweisen. Diese unter der Bezeichnung „Mein Büro 365“ angebotene Software ist kostenpflichtig in verschiedenen Versionen erhältlich.

easybill Logo

easybill

Dieses Programm ist eigentlich eine kostenpflichtige Rechnungssoftware, mit der du aber auch Angebote erstellen kannst. Dafür greift das Programm auf seine Stammdatenbank zurück. Du kannst aber auch individuelle Veränderungen am Angebot vornehmen und es so an die Bedürfnisse des Kunden anpassen. Diese Software kannst du überall mobil nutzen.

Kostenlose Angebotssoftware – Anbieter, Vor- und Nachteile

Neben den zahlreichen kostenpflichtigen Anbietern findest du auch einige, die dir ihre Angebotssoftware kostenfrei zur Verfügung stellen. Angebotssoftware als Freeware findest du (oft in Form einer kostenfreien Basisversion) unter anderem unter folgenden Bezeichnungen oder Unternehmensnamen:

  • Freeware Faktura
  • 1A Faktura
  • Papierkram
  • Diabolo
  • sevDesk
  • Easybill

Der Vorteil liegt vor allem darin, dass du weniger Ausgaben hast, wenn du dir eine kostenlose Angebotssoftware besorgst. Als Nachteil musst du allerdings fast immer eingeschränkte Funktionen in Kauf nehmen.

Rechnung schreiben mit Apple Mac

Angebotssoftware im Vergleich: Offline vs. Online Angebotssoftware

Willst du eine für dich passende Angebotssoftware finden, musst du dich auch mit den Unterschieden zwischen Online- und Offline Angebotssoftware befassen. Der folgende Vergleich in Form einer Tabelle zeigt, wo die wichtigsten Unterschiede liegen.

Vergleichsschwerpunkt

Art der Einrichtung

Geschwindigkeit

Aktualität

Nutzungsmöglichkeiten (örtlich)

Nutzbarkeit

Kosten für die Nutzung

Online Angebotssoftware

mittels Registrierung

Internetgeschwindigkeit ist ausschlaggebend

Updates werden automatisch vorgenommen

Internetzugang ermöglicht die Nutzung von überall aus

Internetzugang muss vorhanden sein

Registrierung kostenlos, Zusatzmodule sind kostenpflichtig

Offline Angebotssoftware

Installation auf dem PC

Geschwindigkeit des PCs bestimmt das Tempo

Updates sind kostenpflichtig und liegen in der Verantwortung des Unternehmens

Kosten für die Anschaffung der Angebotssoftware, Folgekosten nur durch Updates

Nutzung ist auch ohne Internetzugang möglich

Nutzung ist ausschließlich am PC möglich

Angebotssoftware für Kleinunternehmer

Wenn du als Kleinunternehmer oder Freiberufler tätig bist, bist du durch die Kleinunternehmerregelung normalerweise von der Komplexität einer doppelten Buchführung befreit, musst aber natürlich dennoch Angebote verfassen, Rechnungen stellen und deine Umsätze korrekt abrechnen, schon alleine aus steuerrechtlichen Gründen.

Für solche Zwecke gibt es spezielle Programme für die Bereiche Angebotssoftware Bau bzw. Handwerker Angebotssoftware. Solche Programme sind beispielsweise:

  • EasyFirma von WoAx-IT
  • ToolTime (für Handwerker)
  • Easy Invoice von PepperTools

Diese Angebotssoftware verfügt über alle wichtigen Funktionen, um deine Angebote zu erstellen und an deine jeweiligen Kunden anzupassen. Bereiche, die aufgrund deines Kleinunternehmerstatus eventuell wegfallen können, sind Funktionen der Lohnbuchhaltung, Bilanzerstellung oder Lagerverwaltung.

Angebote erstellen mit dem Mac

Für eine kostenlose Angebotssoftware gilt bei der Auswahl das gleiche, wie für eine kostenpflichtige. Du solltest unbedingt darauf achten, dass das entsprechende Programm mit dem Betriebssystem deines PCs, Tablet-PCs oder Smartphones kompatibel ist. Zwar ist die Angebotssoftware der meisten Anbieter inzwischen für unterschiedliche Betriebssysteme (Mac OS, Android oder Linux) erhältlich, dennoch ist es sinnvoll, sich vorher zu vergewissern. Hier geht es vor allem darum, ob du für deine Angebote früher eventuell Word- oder Excel-Dateien verwendet hast und beim Mac plötzlich die funktionstechnisch weniger umfangreichen Äquivalente Numbers und Pages nutzen sollst.

Bekannte Angebotssoftware für deinen Mac sind z. B. sevDesk, GrandTotal, Fakturama oder auch weclapp. Sie arbeiten auch mit anderen Betriebssystemen bzw. haben entsprechende „Schwesterprogramme“.

Angebotssoftware online

Angebotssoftware als Open Source Programm

Eine Besonderheit im Bereich der Angebotssoftware bildet die sogenannte Open Source Angebotssoftware, die nicht gekauft werden muss. Bei diesen Programmen handelt es sich um Software, dessen Quellcode vom Entwickler veröffentlicht wurde. So hast du als Nutzer die Möglichkeit, diesen Code zu verändern und die Software an deine speziellen Bedürfnisse anzupassen.

Beispiel für solche Programme sind etwa metafresh, Fakturama, Odoo oder open3A.

Damit diese Art von Angebotssoftware für dich nutzbar ist, musst du sie entweder selbst anpassen oder die Anpassung (also das Verändern des Quellcodes) bei einem IT-Experten in Auftrag geben. Dadurch können dir allerdings höhere Kosten entstehen, da IT-Spezialisten meist nicht unerhebliche Honorare in Rechnung stellen. Dafür erhältst du am Ende aber eine Angebotssoftware, die genau auf dein Unternehmen zugeschnitten ist.

Buchhaltungs- oder Angebotssoftware wählen?

Die Frage, ob du eine Buchhaltungssoftware oder eine Angebotssoftware nutzen sollst, hängt vor allem davon ab, wie groß dein Unternehmen ist bzw. auf welche Funktionen du für deine Tätigkeit angewiesen bist. Die meist umfangreichere Buchhaltungssoftware beinhaltet beispielsweise die Möglichkeit, eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zu erstellen, eine Umsatzsteuervoranmeldung in die Wege zu leiten und kann Funktionen zur Angebotserstellung bieten. Normalerweise weist eine solche Software aber nicht die Funktionsvielfalt einer spezialisierten Angebotssoftware auf.

Zudem solltest du vor einem Kauf oder kostenlosen Download entscheiden, mit welchem Betriebssystem die Software laufen soll und ob du lieber ein Offline- oder Online-Programm verwenden möchtest.