Wer doch lieber selbst eine Vorlage erstellen möchte, sollte sich zunächst gut darüber informieren, welche Pflichtangaben auf einer Rechnung erforderlich sind. Dabei solle man an die unterschiedlichen Regelungen für Kleinbetragsrechnungen oder Kleinunternehmer denken. Ist die Vorlage fertig, muss sie unbedingt als Excel-Vorlage abgelegt werden. Wählen Sie daher beim Speichern den Typ „ Excel-Vorlage“ aus! So können Sie Ihre Rechnungsvorlage bei jedem neuen Vorgang ganz einfach wieder auswählen.
Ist alles erledigt und die Rechnung fertig, sollten Sie sich noch überlegen, in welchem Format Sie die Rechnung abspeichern und verschicken möchten. Das Verschicken einer PDF-Datei ist meist die einfachste und schnellste Möglichkeit. Wer seine Excel-Rechnung als PDF speichert, vermeidet technische Probleme, falls der Rechnungsempfänger eine ältere Version von Excel benutzt. Was noch viel wichtiger ist: Der Rechnungsinhalt kann bei einem PDF-File nachträglich nicht mehr verändert werden.
Falls Sie Ihre Rechnungen ausdrucken und per Post versenden möchten, sollten Sie auf jeden Fall die Druckvorschau in Excel verwenden. So können Sie auswählen, welche Spalten auf einer Seite ausgedruckt werden. Um eine fehlerhafte Darstellung zu vermeiden, lohnt sich in jedem Fall ein Probedruck.