Du musst eine Rechnung schreiben und suchst nach einer schnellen, unkomplizierten Lösung? Mit dem kostenlosen Rechnungsgenerator erstellst du deine Rechnung einfach online – ohne Anmeldung und ohne Installation. Gib deine Daten ein, und das Tool erstellt automatisch eine professionelle Rechnung mit allen Pflichtangaben. Anschließend kannst du sie als PDF herunterladen. Zusätzlich findest du hier hilfreiche Informationen rund ums Rechnungen schreiben sowie kostenlose Rechnungsvorlagen für Word und Excel.
Rechnungen kostenlos online schreiben
Erstelle deine Rechnung mit dem Rechnungsgenerator direkt online oder lade kostenlose Rechnungsvorlagen für Word und Excel herunter – schnell, einfach und ohne Abo.
Erstelle jetzt direkt deine Rechnung
Mit unserem Rechnungsgenerator ist es möglich, dass du schnell und einfach online Rechnungen schreiben kannst. Das Beste daran ist aber, dass dieser Rechnungsgenerator für dich völlig kostenlos ist und du sofort damit beginnen kannst.
Du möchtest mehr Funktionen nutzen? – Kein Problem!
Ein Logo hinzufügen, Vorlagen speichern, zwischen mehreren Designs wählen & vieles mehr. Erstelle einen sevDesk Probe-Account und teste all dies kostenlos!
ACHTUNG: Eventuell fehlen noch wichtige Angaben auf deiner Rechnung. Um ein ordnungsgemäßes Dokument zu erhalten, gehe zurück und ergänze fehlende Angaben.
Anleitung: So nutzt du den Rechnungsgenerator
Mit dem Rechnungsgenerator erstellst du deine Rechnung in nur wenigen Schritten:
Rechnungspositionen angeben
Trage die Leistungen oder Produkte ein, die du abrechnen möchtest. Und zwar mit Beschreibung, Menge und Einzelpreis. Den Preis kannst du netto angeben. Die Umsatzsteuer wird dann automatisch nach dem Steuersatz berechnet.
Deine Daten und die deines Kunden eingeben
Füge alle notwendigen Angaben zu dir und deinem Kunden hinzu: Name, Adresse und optional deine Steuernummer. Diese Informationen sind wichtig für die Pflichtangaben auf der Rechnung.
Zahlungsbedingungen und Details festlegen
Wähle dein Zahlungsziel, trage deine Bankverbindung ein und lege weitere Optionen fest. Du kannst auch einen individuellen Kopf- und Fußtext ergänzen, um deine Rechnung zu personalisieren.
Rechnung prüfen und herunterladen
Kontrolliere in der Vorschau alle Angaben auf Richtigkeit. Wenn alles passt, lädst du deine fertige Rechnung als PDF herunter – bereit zum Versenden oder Ausdrucken.
Was du über das Rechnungen schreiben wissen musst
Damit deine Rechnung gültig ist und du keine Probleme mit dem Finanzamt bekommst, gibt es ein paar wichtige Regeln zu beachten.
Pflichtangaben einer Rechnung
Damit deine Rechnung steuerlich korrekt ist, müssen alle gesetzlichen Pflichtangaben enthalten sein. Fehlt eine davon, kann das Finanzamt die Rechnung ablehnen oder den Vorsteuerabzug verweigern. Folgende Angaben gehören auf jede vollständige Rechnung:
- Name und Anschrift deines Unternehmens
- Name und Anschrift des Rechnungsempfängers (Rechnungsadresse)
- deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Liefer- oder Leistungsdatum
- Fortlaufende und einmalige Rechnungsnummer
- Genaue Bezeichnung der Leistung oder gelieferten Waren (Art und Menge)
- Rechnungsbetrag mit: Netto-Betrag, Umsatzsteuersatz, Brutto-Betrag
- Optional: Zahlungsziel, Skonto oder Rabatte
Was musst du bei der Rechnungsnummer beachten?
Deine Rechnungsnummer kannst du nicht einfach wahllos eintragen – sie muss einmalig und fortlaufend sein. Das schreibt das Umsatzsteuergesetz vor, damit jede Rechnung eindeutig zugeordnet werden kann.
Heißt konkret: Nach RE-01 muss RE-02 und dann RE-03 kommen. Du darfst keine zwei Rechnungen mit RE-01 erstellen, aber auch RE-02 nicht auslassen.
Wie du die Nummer aufbaust, bleibt dir überlassen: Du kannst einfach bei 1 starten oder ein System mit Jahreszahl, Kundenkürzel oder Monat nutzen (z. B. 2025-001 oder K001-01).
Achte beim Rechnungsgenerator immer darauf, die nächste freie Nummer selbst einzutragen. Dafür kannst du dir zum Beispiel eine Excel-Übersicht erstellen.
Tipp
Du willst dir den Stess mit den Rechnungsnummern sparen? Dann setze auf ein professionelles Rechnungsprogramm wie sevdesk.
Wie lange musst du Rechnungen aufbewahren?
Rechnungen musst du in Deutschland grundsätzlich 8 Jahre lang aufbewahren – das gilt sowohl für ausgestellte als auch für erhaltene Rechnungen. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung erstellt wurde. Eine Rechnung von März 2025 musst du also bis Ende 2033 aufbewahren.
Wichtig: Elektronisch empfangene Rechnungen (z. B. als PDF per E-Mail) müssen zwingend digital im Originalformat aufbewahrt werden – ein Ausdruck reicht nicht aus. Papierrechnungen kannst du digitalisieren und das Original vernichten, allerdings nur, wenn du den Scanvorgang in einer sogenannten Verfahrensdokumentation nach GoBD festhältst.
Achtung: Seit 2025 müssen Unternehmer E-Rechnungen schreiben
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich: Alle Unternehmen müssen elektronische Rechnungen empfangen und erstellen können.Beim Versenden gibt es noch Übergangsfristen: Bis Ende 2026 kannst du weiterhin klassische Papier- oder PDF-Rechnungen verschicken, wenn dein Kunde zustimmt. Ab 2027 dürfen größere Unternehmen an andere Unternehmen nur noch E-Rechnungen verschicken. Ab 2028 gilt das für alle.
Aber Achtung: Eine E-Rechnung ist nicht einfach ein PDF per E-Mail. Sie muss in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format vorliegen – zum Beispiel als XRechnung oder ZUGFeRD.
Diese Formate kannst du nicht einfach manuell erstellen – dafür brauchst du eine passende Software. Welche Lösungen es gibt und welche am besten zu dir passt, erfährst du in unserem E-Rechnung Software-Vergleich.Wer kann Rechnungen online schreiben?
Ein Online-Rechnungsgenerator eignet sich für alle, die schnell und unkompliziert eine Rechnung erstellen möchten – egal ob du selbstständig arbeitest, nur gelegentlich Rechnungen schreibst oder nebenberuflich tätig bist. Besonders praktisch ist das Tool, wenn du keine Buchhaltungssoftware nutzt, aber trotzdem eine korrekte Rechnung mit allen Pflichtangaben benötigst.
Rechnung schreiben als Freiberufler
Als Freiberufler – egal ob du Designer, Texter oder Programmierer – arbeitest du oft projektbezogen und stellst deine Leistungen unterschiedlichen Kunden in Rechnung. Der Rechnungsgenerator hilft dir dabei, schnell und ohne großen Aufwand eine professionelle Rechnung zu erstellen. Du trägst einfach deine Daten ein und lädst die fertige Rechnung als PDF herunter.
Rechnung schreiben als Kleinunternehmer
Als Kleinunternehmer musst und darfst du keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen. Im Rechnungsgenerator aktivierst du einfach die Kleinunternehmerregelung, und das Tool fügt automatisch den Hinweis „Umsatzsteuerfreie Leistungen gemäß § 19 UStG.“ ein. So stellst du sicher, dass deine Rechnung alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt.
Rechnung schreiben als Handwerker
Als Handwerker rechnest du oft Material und Arbeitszeit getrennt ab – zum Beispiel bei Reparaturen, Renovierungen oder Installationen. Mit dem Rechnungsgenerator kannst du verschiedene Positionen übersichtlich auflisten und jeweils Menge sowie Preis angeben. So erhalten deine Kunden eine transparente und nachvollziehbare Rechnung, die alle Pflichtangaben enthält.
Rechnung schreiben als Online-Händler
Als Online-Händler verschickst du Produkte an Kunden und benötigst schnell eine Rechnung zum Versand oder als Download. Mit dem Rechnungsgenerator kannst du Artikelbezeichnungen, Mengen und Preise ruckzuck angeben und die fertige Rechnung direkt als PDF herunterladen. Ideal für alle, die eher gelegentlich Rechnungen für ihren Onlineshop schreiben.
Rechnung schreiben als Privatperson
Auch als Privatperson kannst du in bestimmten Fällen eine Rechnung ausstellen – zum Beispiel beim Verkauf von (gebrauchten) Gegenständen, bei kleinen Dienstleistungen oder wenn du einmalig etwas abrechnest. Der Rechnungsgenerator hilft dir dabei, schnell und unkompliziert eine Rechnung zu erstellen und direkt als PDF herunterzuladen und auszudrucken.
Noch einfacher: Rechnungen schreiben mit Software
Der Rechnungsgenerator ist ideal für gelegentliche Rechnungen oder wenn du schnell eine einzelne Rechnung brauchst. Wenn du aber regelmäßig Rechnungen schreibst, mehrere Kunden verwaltest oder deine Buchhaltung insgesamt digitalisieren möchtest, lohnt sich der Umstieg auf ein Rechnungsprogramm oder eine Buchhaltungssoftware wie sevdesk. Diese Tools automatisieren viele Prozesse, speichern deine Kundendaten und helfen dir, den Überblick über offene und bezahlte Rechnungen zu behalten.
Online-Rechnungsgenerator vs. Buchhaltungssoftware im Vergleich
| Funktion | Online-Rechnungsgenerator | Buchhaltungssoftware (z. B. sevdesk) |
| Rechnungen erstellen | ✅ Ja | ✅ Ja |
| Pflichtangaben automatisch | ⚠️ Teilweise | ✅ Ja |
| Individuelles Design | ❌ Nein | ✅ Ja |
| PDF-Download | ✅ Ja | ✅ Ja |
| Direkter Versand per Mail | ❌ Nein | ✅ Ja |
| Kundenverwaltung | ❌ Nein | ✅ Ja |
| Wiederkehrende Rechnungen | ❌ Nein | ✅ Ja |
| Angebote & Lieferscheine erstellen | ❌ Nein | ✅ Ja |
| Zahlungsstatus verfolgen | ❌ Nein | ✅ Ja |
| Mahnungen erstellen | ❌ Nein | ✅ Ja |
| Belege erfassen & verwalten | ❌ Nein | ✅ Ja |
| Automatische Umsatzsteuerberechnung | ⚠️ Teilweise | ✅ Ja |
| E-Rechnungen erstellen (XRechnung, ZUGFeRD) | ❌ Nein | ✅ Ja |
| GoBD-konforme Archivierung | ❌ Nein | ✅ Ja |
| Schnittstellen (Banking, Steuerberater) | ❌ Nein | ✅ Ja |
| Teamzugriff & Rechteverwaltung | ❌ Nein | ✅ Ja |
| Kosten | Kostenlos | Ab ca. 10–20 € / Monat |
| Ideal für | Gelegentliche Rechnungen | Regelmäßige Rechnungen, Buchhaltung |
Tipp: Kostenlose Rechnungsprogramme nutzen
Du möchtest mehr Funktionen als der Rechnungsgenerator bietet, aber erstmal kostenlos starten? Viele Anbieter – darunter auch sevdesk – bieten kostenlose Rechnungsprogramme an, mit denen du Rechnungen erstellen kannst, aber ohne ständig alle Daten neu einzugeben. Ideal, um zu testen, ob sich eine Software für dich lohnt, bevor du in ein kostenpflichtiges Abo investierst.
Häufig gestellte Fragen zum online Rechnungen schreiben
Ist eine online erstellte Rechnung rechtsgültig?
Ja, eine online erstellte Rechnung ist genauso rechtsgültig wie eine Papierrechnung. Wichtig ist nur, dass alle Pflichtangaben enthalten sind – der Rechnungsgenerator sorgt automatisch dafür.
Können auch Kleinunternehmer den Rechnungsgenerator nutzen?
Ja, der Rechnungsgenerator ist auch für Kleinunternehmer geeignet. Du aktivierst einfach die Kleinunternehmerregelung, und das Tool fügt automatisch den Hinweis „Umsatzsteuerfreie Leistungen gemäß § 19 UStG.“ auf deiner Rechnung ein.
Kann ich meine Rechnungen speichern oder wiederverwenden?
Der Rechnungsgenerator speichert deine Daten nicht dauerhaft. Du kannst die fertige Rechnung als PDF herunterladen und auf deinem Computer archivieren. Wenn du Rechnungen speichern und wiederverwenden möchtest, lohnt sich eine Buchhaltungssoftware wie sevdesk.
Muss ich mich anmelden, um den Rechnungsgenerator zu nutzen?
Nein, der Rechnungsgenerator funktioniert ohne Anmeldung. Du gibst einfach deine Daten ein und lädst die fertige Rechnung herunter.
Kann ich den Rechnungsgenerator auch mobil nutzen?
Ja, der Rechnungsgenerator funktioniert auf allen Geräten – egal ob am Computer, Tablet oder Smartphone.
Was kostet der Rechnungsgenerator?
Der Rechnungsgenerator ist komplett kostenlos und ohne versteckte Kosten nutzbar.
Kann ich mit dem Rechnungsgenerator auch E-Rechnungen erstellen?
Nein, der Rechnungsgenerator erstellt klassische PDF-Rechnungen. Für E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD benötigst du eine passende Software – mehr dazu in unserem E-Rechnung Software-Vergleich.
Was ist der Unterschied zwischen dem Rechnungsgenerator und einer Rechnungsvorlage?
Der Rechnungsgenerator erstellt deine Rechnung direkt online im Browser – du gibst deine Daten ein und lädst die fertige Rechnung als PDF herunter. Eine Rechnungsvorlage ist eine Datei (z. B. Word oder Excel), die du manuell ausfüllen und bearbeiten musst. Der Generator ist schneller und bequemer, Vorlagen bieten dafür mehr Flexibilität bei der Gestaltung.
Rechnungsvorlagen – kostenlos für Word und Excel!
Verschiedene kostenlose Rechnungsvorlagen für Word, Excel oder auch als OpenOffice-Dokument zur Verfügung. Neben den allgemeinen Rechnungsvorlagen stehen dir auch Vorlagen zur Verfügung, die zu deiner Branche und Anforderungen passen. So kannst du in kürzester Zeit deine Rechnungen schreiben und keine Zeit mehr verlieren.
