Rechnungsprogramm

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Rechnungsprogramme für Selbstständige: Kleine Hilfen mit großer Wirkung
Rechnungen schreiben macht keinen Spaß und fällt in den Bereich der unproduktiven Tätigkeiten. Doch ohne Rechnungen kommt auch kein Geld herein, daher muss jeder Unternehmer und Freiberufler einen Weg finden, diese Tätigkeit möglichst zeitsparend und effektiv durchzuführen. Rechnungsprogramme (online und offline) helfen dabei.

Was ist ein Rechnungsprogramm?

Ein Rechnungsprogramm kann online oder offline genutzt werden und hilft bei der automatischen Rechnungserstellung. Teilweise können die Funktionen „Angebot erstellen“ und „Mahnung“ ebenfalls genutzt werden, sodass sich durch das Rechnungsprogramm die Buchhaltung entlasten lässt. Das Programm ist aber weniger umfangreich als ein Buchhaltungsprogramm.

Wer als Unternehmer Rechnungen, Angebote und Mahnungen schreiben will, ohne jedes Mal sämtliche Daten eintragen sowie diese miteinander abgleichen zu müssen, kommt um ein Rechnungsprogramm nicht herum. Dabei besteht die Wahl zwischen einem reinen Rechnungsprogramm und einer Variante, bei der die Funktion zum Schreiben von Rechnungen in das Buchführungsprogramm integriert ist. Insgesamt ist das Rechnungsprogramm deutlich weniger komplex als das Buchführungsprogramm.
Wer bisher über Word oder Excel Rechnungen erstellt hat, wird sich über diese Vorteile des Rechnungsprogramms freuen:

  • Das Schreiben von Rechnungen ist weniger zeitaufwendig.
  • Das Rechnungsprogramm ist flexibel und lässt Berechnungen nach verschiedenen Steuersätzen oder Auslandsrechnungen zu. Separate Vorlagen werden dafür nicht benötigt.
  • Der Überblick über die aktuellen Rechnungen sowie über ausstehende Zahlungen ist gegeben.
  • Aus der Rechnung heraus lässt sich die Mahnung verfassen, was ökonomischer ist.
  • Die Funktionen zu Angeboten, Rechnungen und Mahnungen können miteinander verknüpft werden.

Das Rechnungsprogramm kann als Software auf dem Rechner installiert und dort genutzt werden. Möglich ist eine Onlinevariante in der Cloud, die den Zugriff von jedem Ort der Welt aus erlaubt. Als Unternehmer ist es sogar möglich, vom Urlaub aus Rechnungen auszustellen. Durch ein Rechnungsprogramm in der Cloud ist der Zugriff auf die Daten jederzeit möglich. Hier stellt der Anbieter die Software und den Speicherplatz online zur Verfügung, sodass der unternehmensinterne Rechner nicht belastet wird.

Rechnungsprogramme, die über die Cloud funktionieren, richten sich vor allem an Kleinunternehmer sowie an kleine und mittlere Unternehmen, die intern keinen Steuerberater oder Buchhalter beschäftigen. Sie erfassen ihre Belege selbst und schreiben die Rechnungen, überwachen die Zahlungseingänge und müssen sich notfalls selber um das Mahnwesen kümmern. Wichtig ist, dass das Rechnungsprogramm auch vom Steuerberater einsehbar ist, der hiermit eine Basis für den Jahresabschluss sowie die Einkommenssteuererklärung des Unternehmers vorliegen hat.

Offline-Rechnungsprogramme bieten dafür selten eine direkte Schnittstelle, über die der Steuerberater Zugriff erhält, vielmehr müssen hier die Daten exportiert werden und meist manuell an ihn weitergeleitet werden. Für die Online-Version muss sich der Steuerberater lediglich einloggen bzw. registrieren und kann dann die vorhandenen Daten nutzen.

Anbieter von Rechnungsprogrammen

Die folgenden Anbieter von Rechnungsprogrammen sind derzeit auf dem Markt zu finden, stellen aber nur eine kleine Auswahl aller gängigen Anlaufstellen dar:

sevDesk
sevDesk bietet das Schreiben von Rechnungen und Angeboten, sowie die Erstellung von Zahlungserinnerungen, ein CRM, ein Kassenbuch und ein Archiv, in dem digital Belege aufbewahrt werden können. Außerdem lassen sich über sevDesk die Einnahme-Überschuss-Rechnung sowie Umsatzsteuervoranmeldungen erstellen. Zusätzlich wird eine App mit verschiedenen Funktionen geboten, womit man bequem von unterwegs aus arbeiten kann.

sevDesk verfügt über eine GoBD-Zertifizierung und hostet seine Software nur auf deutschen Servern. Zudem wurde sevDesk von Trusted mit fünf Sternen ausgezeichnet.

SalesKing Logo

SalesKing
Geboten werden bei SalesKing neben der reinen Rechnungserstellung auch die Verwaltung von Angeboten sowie CRM-Funktionen. Das Programm kann einfach in die eigene Buchhaltung integriert werden und bietet verschiedene Möglichkeiten zum Export der Daten. Die drei verschiedenen Pakete sind kostenpflichtig.

Collmex Logo

Collmex
Collmex ist ein kostenpflichtiges Angebot für das Erstellen von Online-Rechnungen und für die Abwicklung der kompletten Buchführung. Dabei sind verschiedene Angebote enthalten und können je nach Bedarf gebucht werden. Collmex bietet auch eine kostenfreie Version, diese ist aber stark abgespeckt und offeriert nur die nötigsten Anwendungen.

Smallinvoice Logo

SmallInvoice
Dieser Anbieter lässt den Unternehmer Rechnungen erstellen und unterstützt ihn sowohl beim Mahnwesen als auch bei der Verwaltung von Projekten. Der kostenfreie Zugang bei SmallInvoice nennt sich „Free“-Account und bietet einen API-Zugang.

lexoffice Logo

lexoffice
Die Brandbreite der Funktionen in lexoffice erstreckt sich ähnlich wie bei anderen über Rechnungen schreiben, Kassenbuch, Angebotserstellung, EÜR und Ähnliches. Der Anbieter verfügt über drei Preismodelle, die sich im Funktionsumfang voneinander unterscheiden.

Debitoor Logo

Debitoor
Das Online Rechnungsprogramm Debitoor ermöglicht das Schreiben von Rechnungen mit Vorlagen. Für mehr Flexibilität bietet auch dieser Anbieter eine App mit den Basisfunktionen, wie etwa Ausgabenerfassung.

RechnungXXL Logo

Rechnung XXL
Das Kostenmodell bei Rechnung XXL ist etwas ungewöhnlich, weil hier entweder ein monatlicher Grundpreis zu entrichten ist oder eine einmalige Gebühr bezahlt wird. Danach ist die Nutzung frei. Das Programm bietet die üblichen Funktionen rund um die Erstellung von Rechnungen, die sich online verschicken oder ausdrucken lassen.

WISO Logo

WISO
Die Software von WISO, nach der ZDF-Sendung WISO, ist geeignet für diverse Buchhaltungsaufgaben, Jahresabschluss und Bilanz. Die Finanzsoftware bietet auch eine Lagerverwaltung und das Erstellen von Rechnungen.

FastBill Logo

FastBill
Abgesehen von Rechnungs- und Angebotserstellung, bietet FastBill eine Scan-App für Belege. Hierbei ist zu beachten, dass die automatische Texterkennung nur über „Dokumenten-Upload“ funktioniert und nicht über „Beleg erfassen“. Ferner kann man noch die UStVA erstellen, jedoch ist das Programm nicht als Buchhaltungssoftware zu verstehen und bietet hierfür keine solchen Funktionen an.

Kostenlose Rechnungsprogramme: Anbieter, Vor- und Nachteile

Zahlreiche Rechnungsprogramme auf dem Markt sind kostenlos erhältlich. Dabei gibt es durchaus ausgefeilte Programme, wie die unten aufgeführten Beispiele zeigen. Kostenpflichtige Programme hingegen sind meist noch umfassender, bieten weitreichende Lösungen und einen umfassenden Service. Diese drei Programme stehen beispielhaft für kostenlose Rechnungsprogramme, von denen auch die großen Anbieter der Branche meist einige anbieten, welche wiederum mit verschiedenen Modulen zu erweitern sind:

Programm

Vorteile

Nachteile

Fazit

  • Open Source Programm (kostenlose Nutzung)
  • Erstellung von Rechnungen, Angeboten, Lieferscheinen und Gutschriften
  • Datenverwaltung möglich
  • Erstellung von Teil- und Gesamtrechnungen
  • Erstellung von Mahnungen
  • Kosten für die Cloud-Version 17,79 Euro monatlich
  • Onlinebanking nur gegen Gebühr
  • Datenexport gegen Gebühr
  • Nutzung von Belegen und Belegvorlagen nur gegen Gebühr

Gutes Rechnungsprogramm, das kostenlos nutzbar ist. Zusatzfunktionen kosten jedoch teils hohe Gebühren. Vor allem für Kleinunternehmen geeignet.

  • Umfassende Leistungen wie Erstellen und Versenden von Rechnungen und Mahnungen, Finanzbuchhaltung, Einahmen-Ausgaben-Erfassung, Onlinebanking
  • Verschiedene Leistungsumfänge buchbar
  • Live-Reporting gegen Gebühr
  • Für kleine Unternehmen zu viele Funktionen
  • Zusatzfunktionen nur gegen Gebühr

Umfassendes Rechnungsprogramm, das als komplettes Buchführungsprogramm nutzbar ist. Eher für größere Unternehmen geeignet, für Kleinunternehmer zwar nutzbar, jedoch mit zu vielen Funktionen versehen.

  • Alle nötigen Funktionen für kleine und mittlere Unternehmen sind enthalten (Rechnungslegung, Mahnwesen, Erstellen von Lieferscheinen, Gutschriften und Verwaltung von Kunden- und Produktdaten)
  • Umfassendere Funktionen befinden sich in Planung, werden aber kostenpflichtig sein

Ausreichendes Rechnungsprogramm für kleine und mittlere Unternehmen, die keinen Wert auf ein umfassendes Buchführungsprogramm legen.

Rechnungsprogramme im Vergleich: Offline vs. Online-Rechnungsprogramm

Den derzeit interessantesten Vergleich müssen Rechnungsprogramme hinsichtlich der Datensicherung aushalten. Wird die Buchführung bzw. Rechnungslegung online durchgeführt, legt ein Unternehmen die Daten in den Schutz des Programmanbieters und dessen Partner. Bei einem Offline-Rechnungsprogramm hingegen obliegt der Datenschutz dem eigenen Unternehmen und regelmäßigen Sicherungen. Doch auch in anderen Punkten unterscheiden sich Online- und Offline-Rechnungsprogramme:

Vergleichspunkt

Online-Rechnungsprogramm

Offline-Rechnungsprogramm

Einrichtung

  • Registrierung nötig
  • Keine Registrierung, dafür Installation auf dem Rechner

Tempo

  • Abhängig von der Internetgeschwindigkeit
  • Abhängig von der Geschwindigkeit des Rechners und des Netzwerkes

Aktualität

  • Automatische Aktualisierungen ohne Nutzungsausfall
  • Kostenpflichtige Aktualisierungen, die eigenverantwortlich vorgenommen werden müssen

Nutzbarkeit

  • Mit Internetzugang von überall nutzbar
  • Nur vom Rechner aus, auf dem die Software installiert ist, nutzbar

Abhängigkeit

  • Von Internetzugang abhängig
  • Auch ohne Netzanbindung nutzbar

Kosten

  • Kostenlose Registrierung und Nutzung der Services
  • Weitere Module meist kostenpflichtig, dann monatliche Nutzungsgebühr
  • Anschaffungskosten für die Software
  • Keine Folgekosten, außer für kostenpflichtige Updates

Beide Varianten der Rechnungsprogramme haben ihre Vor- und Nachteile, wie die eben beschriebenen Eigenschaften zeigen. Vor allem die Punkte Datensicherheit und Abhängigkeit vom Internet sind als negative Kriterien bei Online-Rechnungsprogrammen zu sehen. Wer offline arbeitet, ist dafür an den firmeninternen Rechner gebunden. Der Zugriff auf die Daten kann damit nicht von einem anderen Ort der Welt aus vorgenommen werden. Dafür sind viele Offline-Rechnungsprogramme umfassender, während kostenfreie Angebote im Internet individuell zu ergänzen sind (was dann kostenpflichtig ist).

Ein großer Vorteil der Online-Rechnungsprogramme liegt im Support: Kommt es zu Problemen, werden diese in der Regel umgehend behoben. Wer jedoch mit seinem fest installierten Rechnungsprogramm Schwierigkeiten hat, muss oft länger auf den Support warten. Zudem haben die Mitarbeiter des Supports oft keinen Zugriff auf den Rechner, wenn dieser nicht eigens dafür freigegeben wird. Dies wiederum kann durchaus Fragen nach der Datensicherheit auf den Plan rufen.

Weitere Funktionen von Rechnungsprogrammen

Neben den bereits beschriebenen Funktionen sollte ein gutes Rechnungsprogramm dir noch einige weitere Funktionen bieten. Diese Funktionen sollen dir dabei helfen, deinen Arbeitsalltag noch effizienter gestalten zu können.

Elektronische ZUGFeRD Rechnung mit einem Rechnungsprogramm

Unter ZUGFeRD Rechnung musst du ein elektronisches Rechnungsdatenformat verstehen. In Zusammenarbeit mit Ministerien, Unternehmen und Verbänden wurde ZUGFeRD zusammen mit dem Forum elektronische Rechnung Deutschland entwickelt und im Oktober 2019 veröffentlicht. Ziel ist es, dass Rechnungen, welche ZUGFeRD-konform sind, zwischen der öffentlichen Verwaltung und Unternehmen auf schnelle, einfache und komfortable Weise ausgetauscht werden können.

Kassenbuch führen

Ein Rechnungsprogramm soll dir mit der Funktion Kassenbuch führen diese Aufgabe deutlich einfacher machen. Es spielt keine Rolle, ob es sich um eine Bareinzahlung handelt oder die Entnahme von Portogebühren aus der Kasse. Mit dem elektronischen Kassenbuch erfasst du online jeden einzelnen Vorgang und hast damit deinen aktuellen Kassenstand immer im Blick.

Verwaltung von Inventar

Mit einem guten Rechnungsprogramm muss es dir auch möglich sein, über die Funktion Lagerverwaltung stets deine Bestände und deine gesamte Warenwirtschaft im Blick zu haben. Du siehst damit aber nicht nur deinen Bestand, sondern auch alle Verkaufspreise und die Einkaufspreise. Eine intelligente Artikelsuche spart dir täglich viel Zeit.

Überblick über Unternehmenszahlen und Finanzen

Für dich als Unternehmer ist es wichtig, dass du jederzeit den Blick über die Finanzen des Unternehmens hast. Aus diesem Grund ist ein Dashboard in einem Rechnungsprogramm eine weitere wichtige Funktion. Du musst deine Gewinne und Verluste genauso auf einen Blick sehen, wie auch offene Forderungen und vieles mehr.

Integrierte Zeiterfassung

Eine integrierte Zeiterfassung sollte bei deinem Rechnungsprogramm ebenfalls nicht fehlen. Mit dieser Funktion kannst du deine eigene Arbeitszeit ganz genau erfassen. Das macht dir die spätere Rechnungsstellung an deine Kunden viel einfacher und vor allem schneller.

Rechnungsversand

In der heutigen Zeit ist es unnötig, die Rechnungen noch auszudrucken und zum Versand zur Post zu bringen. Das kostet nicht nur Zeit, sondern auch Geld. Mit dem Versand von elektronischen Rechnungen per E-Mail steht dir eine Funktion zur Verfügung, die für das Versenden nur ein paar Mausklicks an Aufwand braucht.

Briefpapiere und individuelle Layouts

Corporate Design spielt für ein Unternehmen eine wichtige Rolle. Deshalb sollte dein Rechnungsprogramm eine Funktion haben, mit der du nicht nur dein Briefpapier, sondern auch deine Rechnungen und sonstigen Dokumente mit deinem individuellen Design gestalten kannst. Einfach einmal anlegen und dann für alle Schreiben verwenden.

GOB und GOBD-Konformität

Mit GOB und GOBD werden Grundsätze festgelegt, welche an die Erstellung von geschäftlichen Dokumenten und deren Aufbewahrungsfristen geknüpft sind. Seit dem Jahr 2017 kannst du als Unternehmer bestraft werden, wenn du dich nicht an die GOBD konformen Prozesse hältst. Um dies gewährleisten zu können und keine Strafe zu riskieren, muss dein Rechnungsprogramm auch der GOB und GOBD-Konformität unterliegen. Vor allem folgende Vorschriften musst du dabei vor allem bei deinen Rechnungen beachten.

  • Nachprüfbarkeit muss gegeben sein
  • Jede Rechnung muss nachvollziehbar sein
  • Du musst auf die Vollständigkeit achten
  • Richtigkeit und Zeitgerechtheit sind zu beachten
  • Gleiches gilt für Ordnung und Unveränderbarkeit

Das bedeutet, dass Rechnungen, welche du beispielsweise mit Word oder Excel erstellst, leicht zu verändern sind. Speicherst du nun zusätzlich noch diese Rechnungen ganz normal auf dem PC, missachtest du die kompletten GOBD-Grundsätze. Mit einem Rechnungsprogramm kann dir dies nicht passieren.

Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer

Die Anforderungen an eine rechtswirksame Rechnung eines Kleinunternehmers sind deutlich geringer als bei einem „normalen“ Unternehmer, der die Umsatzsteuer berechnen und auf seinen Rechnungen ausweisen muss.

Was muss eine Software also bieten, damit ein Kleinunternehmer ordnungsgemäße Rechnungen ausfertigen kann?
In den Grundzügen muss das Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer genauso aufgebaut sein wie für jeden anderen Selbstständigen oder Freiberufler. Das heißt, dass die Software eine Verwaltung der Kundendaten ebenso zulassen sollte wie das automatische Umwandeln eines Angebots in eine Rechnung und von dieser aus die Erstellung einer Mahnung erlauben sollte.

Die Software sollte allerdings automatisch den Hinweis: „Gemäß § 19 UStG ist in dem auf der Rechnung ausgewiesenen Betrag keine Umsatzsteuer enthalten.“ aufführen. Außerdem erfolgt keine Unterscheidung zwischen Brutto- und Nettopreis, der ausgewiesene Preis ist der für den Kunden relevante Endpreis. Des Weiteren gibt der Kleinunternehmer keine Umsatzsteuernummer an und führt keinen Umsatzsteuersatz auf. Die entsprechenden Felder auf der Rechnung können daher entfallen.

Rechnungsprogramme nach Branchen

Ein Rechnungsprogramm muss nicht nur einfach zu bedienen sein, sondern auch passgenau zu deiner Branche passen. Deshalb gibt es Rechnungsprogramm, die genau auf diese Thematik angepasst sind.

Rechnungsprogramme für KFZ

Im Bereich KFZ gibt es viele Rechnungen zu schreiben, viele Bestellungen zu tätigen und viele Angebote zu erstellen. Ein Rechnungsprogramm für KFZ ist genau auf diese Bedürfnisse abgestimmt. Neben der Rechnungserstellung ist hier auch die Stammdatenverwaltung von Kunden wichtig, aber auch die Material- und Lagerwirtschaft. Solch ein Rechnungsprogramm bietet jedem in dieser Branche viele Vorteile und vereinfacht den Arbeitstag.

Rechnungsprogramme für Handwerker

Vor allem Handwerker stellen an ihr Rechnungsprogramm ganz spezifische Anforderungen. Deshalb muss ein Rechnungsprogramm für Handwerker das einfache Erstellen von Kostenvoranschlägen, Angeboten und Rechnungen ermöglichen. Wichtig ist auch die Funktion einer Zahlungsverfolgung und Mahnwesen. Für den Handwerker ist es überdies wichtig, dass ihm das Rechnungsprogramm jederzeit eine Übersicht und Überwachung über seinen Cashflow bietet. Dies sind nur ein paar wichtige Funktionen, welche ein Rechnungsprogramm für Handwerker beinhalten sollte.

Rechnungsprogramme für weitere Branchen

In der heutigen Zeit wird die Rechnungsstellung und die Buchhaltung fast nur noch über den PC erledigt. Das bedeutet aber nicht, dass ein Rechnungsprogramm den Herausforderungen und Bedürfnissen jeder Branche gerecht wird. Deshalb ist es wichtig, genau zu prüfen und zu überlegen, welche Art Rechnungsprogramm benötigt wird. Aus diesem Grund gibt es Rechnungsprogramme für eine Vielzahl von Branchen. Nachfolgend ein kleiner Überblick von Branchen, für die es speziell abgestimmte Software gibt. Dies sind nur einige Beispiele, welche aber zeigen, wie breit gefächert das Angebot ist – egal, ob es um Aufträge, Lieferscheine oder die klassische Rechnung geht.

  • Branche Kosmetik
  • Branche Architekt
  • Branche Werbetechnik
  • Branche Rechtsanwalt
  • Branche Freiberufler
  • Branche Handel
Rechnung schreiben mit Apple Mac

Rechnungen schreiben mit dem Mac

Gerade Existenzgründer haben oft Probleme mit der Mac-Nutzung: Wie soll die Rechnungsstellung erfolgen? Pages und Numbers als Äquivalente zum MS Office-Paket zu nutzen, stellt oft keine Alternative dar. Der Grund: Diese beiden Produkte von Apple sind weniger umfangreich und bieten durch ihre abgespeckten Funktionen nur einen eingeschränkten Nutzen für den Unternehmer.

Letztlich landet der Mac-Nutzer dann doch wieder bei MS Office und den Produkten Word sowie Excel, wobei beide für die ersten Rechnungen nach der Gründung ausreichend sind. Geht es dann an die Wahl eines kompletten Rechnungsprogramms, stehen viele Mac-User wieder vor einem Problem: Offline-Software ist oft nur für Windows gedacht und mit dem Mac einfach nicht kompatibel. Außerdem kann es Probleme mit der Datenübertragung geben, wenn beispielsweise ein Steuerberater ebenfalls Zugriff auf die Daten bekommen soll. Wie also soll die Anwendung nutzbar werden?

Die Lösung lautet auch hier wieder: Auf Online-Rechnungsprogramme setzen! Der Vorteil: Hier müssen keine Daten auf der Festplatte gespeichert werden und es gibt keinerlei Probleme mit der Kompatibilität. Die meisten Online-Anbieter von Rechnungsprogrammen arbeiten mit verschiedenen Betriebssystemen und lassen somit die Nutzung durch Windows ebenso zu wie durch Mac OS oder Linux. Auch in Bezug auf den Browser ist der Anwender nicht gebunden und kann den Internet Explorer ebenso nutzen wie Opera oder Safari. Der Zugriff auf das Online-Rechnungsprogramm ist immer und von jedem Ort aus möglich!

In Bezug auf die gebotenen Funktionen sind die Versionen für den Mac nicht eingeschränkt. Sie offerieren den vollen Nutzungsumfang und lassen das Schreiben von Rechnungen ebenso zu wie die Übernahme von Daten aus einem Angebot oder die Erinnerung an einen überfälligen Zahlungstermin. In puncto Rechnungsstellung stehen Mac-Nutzer den Anwendern von Windows in nichts nach!

Mit dem Steuerberater zusammenarbeiten

Selbst wenn ein Unternehmen einen Großteil seiner gesamten Buchhaltung selbst erledigt, ist auf Dienste des Steuerberaters nur selten ganz zu verzichten. Aus diesem Grund sollte ein Rechnungsprogramm auch die Möglichkeit bieten, mit diesem einfach und schnell zusammenarbeiten zu können. Dies geschieht durch eine spezielle Schnittstelle zu diesem. Damit wird möglich gemacht, dass du alle deine Rechnungen und Belege deinem Steuerberater digital zur Verfügung stellen kannst. Diese Schnittstelle sollte so aufgebaut sein, dass sie auch dem Prinzip der doppelten Buchführung entspricht. Das macht deine Arbeit und die deines Steuerberaters einfacher und beide können viel Zeit damit sparen.

Automatisierung der Rechnungsstellung

Die Automatisierung der Rechnungsstellung und Rechnungsbearbeitung stellt für viele Unternehmen eine deutliche Senkung des Zeitaufwands und Potenzial für Kostensenkung dar.

Was bieten die intelligenten Rechnungsprogramme?

Eine intelligente Rechnungssoftware bietet in erster Linie den Vorteil, dass sich damit so viel wie möglich automatisieren lässt. Das bedeutet, dass sie seinem Nutzer so viel Aufwand wie möglich abnimmt und für erhebliche Zeiteinsparung sorgt. Damit kein sich jeder Unternehmen auf seine Kernaufgaben konzentrieren, die in der Regel viel wichtiger sind, als beispielsweise Belege zu sortieren. Dies gilt für alle Unternehmen gleichermaßen, egal ob klein oder groß. Der Versand von Rechnungen, Angeboten oder anderen Dokumenten erfolgt bei einem intelligenten Rechnungsprogramm direkt aus der Software heraus. Wiederkehrende Rechnungen lassen sich einfach automatisieren und in bestimmten Zeitintervallen automatisch erstellen.

Braucht man zukünftig noch einen Buchhalter?

Abläufe in der Buchhaltung gehören zu denen, die immer mehr von der Digitalisierung betroffen sind. In Zukunft wird von einer Software der überwiegende Anteil an Tätigkeiten übernommen werden. Viele sehen vor allem in dem Voranschreiten der Künstlichen Intelligenz eine große Gefahr für Berufe wie beispielsweise den Buchhalter. Das bedeutet aber nicht, dass ein Buchhalter in naher Zukunft nicht mehr gebraucht wird. Vielmehr wird der Fall sein, dass sich sein Anforderungsprofil ändern wird. Neue Kenntnisse und Kompetenzen werden gefragt sein. Ein Buchhalter muss bereits heute mehr als nur starre Zahlenkombinationen und Daten zu erfassen. Er muss in der Lage sein, historische Daten an die Unternehmensführung zu leiten und daraus Handlungsempfehlungen abzuleiten. Die klassischen Aufgaben von einem Buchhalter allerdings werden mit hoher Wahrscheinlichkeit immer mehr die Programme übernehmen.

Buchhaltungs- oder Rechnungsprogramm wählen?

Bei den modernen Rechnungsprogrammen verwischen die Grenzen zum umfassenderen Buchhaltungsprogramm mehr und mehr. Denn auch eine Software zur Erstellung von Rechnungen erfasst inzwischen Belege und lässt deren Archivierung zu. Des Weiteren werden die Einnahmen-Überschuss-Rechnung und die Umsatzsteuervoranmeldung ermöglicht. Hinzu kommt, dass der Unternehmer mithilfe des Rechnungsprogramms sein Mahnwesen im Griff hat und seine Daten an den Steuerberater übermitteln kann. Auch wenn ein Buchhaltungsprogramm noch einige Zusatzfunktionen aufweist, steht ein modernes Rechnungsprogramm diesem in nichts nach bzw. bietet alle nötigen Funktionen.

Fazit

Die Aufgabe von einem digitalen Rechnungsprogramm liegt darin, die Arbeitsprozesse zu optimieren und zu automatisieren. Diese Prozesse reichen von der Rechnungsstellung über die digitale Erfassung von Belegen bis hin zum automatischen Mahnwesen. Mit einem Rechnungsprogramm lässt sich viel Zeit sparen und damit auch Kosten in einem Unternehmen senken. Professionell erstellte Rechnungen hinterlassen nicht nur einen positiven Eindruck beim Kunden, sondern verschaffen auch Rechtssicherheit.
Moderne Rechnungsprogramme enthalten viele nützliche und hilfreiche Funktionen, die auch die Buchhaltung einfacher machen. Vor der Anschaffung von einem Rechnungsprogramm ist aber genau zu definieren, welche Anforderungen an die Software gestellt werden. Eine sorgfältige Auswahl von einem Rechnungsprogramm ist unerlässlich.