Rechnungsprogramme für Selbstständige

Kleine Hilfen mit großer Wirkung

Anbieter von Rechnungsprogrammen

Die folgenden Anbieter von Rechnungsprogrammen sind derzeit auf dem Markt zu finden, stellen aber nur eine kleine Auswahl aller gängigen Anlaufstellen dar:

Funktionen von Rechnungsprogrammen

Neben den bereits beschriebenen Funktionen sollte ein gutes Rechnungsprogramm dir noch einige weitere Funktionen bieten. Diese Funktionen sollen dir dabei helfen, deinen Arbeitsalltag noch effizienter gestalten zu können.

Kostenlose Rechnungsprogramme: Anbieter, Vor- und Nachteile

Zahlreiche Rechnungsprogramme auf dem Markt sind kostenlos erhältlich. Diese drei Programme stehen beispielhaft für kostenlose Rechnungsprogramme, von denen auch die großen Anbieter der Branche meist einige anbieten, welche wiederum mit verschiedenen Modulen zu erweitern sind:

Rechnungsprogramme im Vergleich: Offline vs. Online-Rechnungsprogramm

Den derzeit interessantesten Vergleich müssen Rechnungsprogramme hinsichtlich der Datensicherung aushalten. Wird die Buchführung bzw. Rechnungslegung online durchgeführt, legt ein Unternehmen die Daten in den Schutz des Programmanbieters und dessen Partner. Bei einem Offline-Rechnungsprogramm hingegen obliegt der Datenschutz dem eigenen Unternehmen und regelmäßigen Sicherungen. Doch auch in anderen Punkten unterscheiden sich Online- und Offline-Rechnungsprogramme:

Was ist ein Rechnungsprogramm?

Ein Rechnungsprogramm hilft bei der automatischen Rechnungserstellung. Teilweise können die Funktionen „Angebot erstellen“ und „Mahnung“ ebenfalls genutzt werden, sodass sich durch das Rechnungsprogramm die Buchhaltung entlasten lässt. Das Programm ist aber weniger umfangreich als ein Buchhaltungsprogramm, bei dem die Funktion zum Schreiben von Rechnungen in das Buchführungsprogramm integriert ist.
Beachte außerdem, dass das Rechnungsprogramm GoBD-konform ist.

Das Rechnungsprogramm kann als Software auf dem Rechner installiert und lokal genutzt werden. Möglich ist eine Onlinevariante in der Cloud, womit der Zugriff von überall möglich ist. Hier stellt der Anbieter die Software und den Speicherplatz online zur Verfügung, sodass der unternehmensinterne Rechner nicht belastet wird. 

Cloud-basierte Rechnungsprogramme, richten sich vor allem an KMU. Sie erfassen ihre Belege, schreiben Rechnungen und überwachen die Zahlungseingänge. Wichtig ist, dass das Rechnungsprogramm auch eine Schnittstelle für den Steuerberater bietet, sodass dieser Einsicht und eine Basis für den Jahresabschluss sowie die Einkommenssteuererklärung des Unternehmers hat. 

Offline-Rechnungsprogramme bieten dafür selten eine direkte Schnittstelle, über die der Steuerberater Zugriff erhält, vielmehr müssen hier die Daten exportiert werden und meist manuell an ihn weitergeleitet werden. Für die Online-Version muss sich der Steuerberater lediglich einloggen bzw. registrieren und kann dann die vorhandenen Daten nutzen. 

Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer

In den Grundzügen muss ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer genauso aufgebaut sein wie für jeden anderen Selbstständigen oder Freiberufler. Das heißt, dass die Software eine Kundenverwaltung ebenso zulassen sollte wie das automatische Umwandeln eines Angebots in eine Rechnung und von dieser aus die Erstellung einer Mahnung.

Die Software sollte allerdings automatisch den Hinweis: „Gemäß § 19 UStG ist in dem auf der Rechnung ausgewiesenen Betrag keine Umsatzsteuer enthalten.“ aufführen.
Außerdem erfolgt keine Unterscheidung zwischen Brutto- und Nettopreis, der ausgewiesene Preis ist der für den Kunden relevante Endpreis. Des Weiteren gibt der Kleinunternehmer keine Umsatzsteuernummer an und führt keinen Umsatzsteuersatz auf. Die entsprechenden Felder auf der Rechnung können daher entfallen.

Rechnungsprogramme nach Branchen

Ein Rechnungsprogramm muss nicht nur einfach zu bedienen sein, sondern auch passgenau zu deiner Branche passen. Deshalb gibt es Rechnungsprogramm, die genau auf diese Thematik angepasst sind.

Rechnungsprogramme für KFZ

Im Bereich KFZ gibt es viele Rechnungen zu schreiben, viele Bestellungen zu tätigen und viele Angebote zu erstellen. Ein Rechnungsprogramm für KFZ ist genau auf diese Bedürfnisse abgestimmt. Neben der Rechnungserstellung ist hier auch die Stammdatenverwaltung von Kunden wichtig, aber auch die Material- und Lagerwirtschaft. Solch ein Rechnungsprogramm bietet jedem in dieser Branche viele Vorteile und vereinfacht den Arbeitstag.

Rechnungsprogramme für Handwerker

Vor allem Handwerker stellen an ihr Rechnungsprogramm ganz spezifische Anforderungen. Deshalb muss ein Rechnungsprogramm für Handwerker das einfache Erstellen von Kostenvoranschlägen, Angeboten und Rechnungen ermöglichen. Wichtig ist auch die Funktion einer Zahlungsverfolgung und Mahnwesen. Für den Handwerker ist es überdies wichtig, dass ihm das Rechnungsprogramm jederzeit eine Übersicht und Überwachung über seinen Cashflow bietet. Dies sind nur ein paar wichtige Funktionen, welche ein Rechnungsprogramm für Handwerker beinhalten sollte.

Rechnungsprogramme für weitere Branchen

In der heutigen Zeit wird die Rechnungsstellung und die Buchhaltung fast nur noch über den PC erledigt. Das bedeutet aber nicht, dass ein Rechnungsprogramm den Herausforderungen und Bedürfnissen jeder Branche gerecht wird. Deshalb ist es wichtig, genau zu prüfen und zu überlegen, welche Art Rechnungsprogramm benötigt wird. Aus diesem Grund gibt es Rechnungsprogramme für eine Vielzahl von Branchen, sei es für die Kosmetikbranche, in der Werbetechnik oder für den Handel. Das Angebot für Architekten, Rechtsanwälte und Freiberufler ist ebenfalls breit gefächert  – egal, ob es um Aufträge, Lieferscheine oder die klassische Rechnung geht.

Automatisierung der Rechnungsstellung

Die Automatisierung der Rechnungsstellung und Rechnungsbearbeitung stellt für viele Unternehmen eine deutliche Senkung des Zeitaufwands und Potenzial für Kostensenkung dar.

Was bieten die intelligenten Rechnungsprogramme?

Eine intelligente Rechnungssoftware bietet in erster Linie den Vorteil, dass sich damit so viel wie möglich automatisieren lässt. Das bedeutet, dass sie seinem Nutzer so viel Aufwand wie möglich abnimmt und für erhebliche Zeiteinsparung sorgt. Damit kein sich jeder Unternehmen auf seine Kernaufgaben konzentrieren, die in der Regel viel wichtiger sind, als beispielsweise Belege zu sortieren. Dies gilt für alle Unternehmen gleichermaßen, egal ob klein oder groß. Der Versand von Rechnungen, Angeboten oder anderen Dokumenten erfolgt bei einem intelligenten Rechnungsprogramm direkt aus der Software heraus. Wiederkehrende Rechnungen lassen sich einfach automatisieren und in bestimmten Zeitintervallen automatisch erstellen.

Braucht man zukünftig noch einen Buchhalter?

Abläufe in der Buchhaltung gehören zu denen, die immer mehr von der Digitalisierung betroffen sind. In Zukunft wird von einer Software der überwiegende Anteil an Tätigkeiten übernommen werden. Viele sehen vor allem in dem Voranschreiten der Künstlichen Intelligenz eine große Gefahr für Berufe wie beispielsweise den Buchhalter. Das bedeutet aber nicht, dass ein Buchhalter in naher Zukunft nicht mehr gebraucht wird. Vielmehr wird der Fall sein, dass sich sein Anforderungsprofil ändern wird. Neue Kenntnisse und Kompetenzen werden gefragt sein. Ein Buchhalter muss bereits heute mehr als nur starre Zahlenkombinationen und Daten zu erfassen. Er muss in der Lage sein, historische Daten an die Unternehmensführung zu leiten und daraus Handlungsempfehlungen abzuleiten. Die klassischen Aufgaben von einem Buchhalter allerdings werden mit hoher Wahrscheinlichkeit immer mehr die Programme übernehmen.

Buchhaltungs- oder Rechnungsprogramm wählen?

Bei den modernen Rechnungsprogrammen verwischen die Grenzen zum umfassenderen Buchhaltungsprogramm mehr und mehr. Denn auch eine Software zur Erstellung von Rechnungen erfasst inzwischen Belege und lässt deren Archivierung zu. Des Weiteren werden die Einnahmen-Überschuss-Rechnung und die Umsatzsteuervoranmeldung ermöglicht. Auch wenn ein Buchhaltungsprogramm noch einige Zusatzfunktionen aufweist, steht ein modernes Rechnungsprogramm diesem in nichts nach bzw. bietet alle Basis-Funktionen.

Fazit

Die Aufgabe von einem digitalen Rechnungsprogramm liegt darin, die Arbeitsprozesse zu optimieren und zu automatisieren. Diese Prozesse reichen von der Rechnungsstellung über die digitale Erfassung von Belegen bis hin zum automatischen Mahnwesen. Mit einem Rechnungsprogramm lässt sich viel Zeit sparen und damit auch Kosten in einem Unternehmen senken. Professionell erstellte Rechnungen hinterlassen nicht nur einen positiven Eindruck beim Kunden, sondern verschaffen auch Rechtssicherheit.
Moderne Rechnungsprogramme enthalten viele nützliche und hilfreiche Funktionen, die auch die Buchhaltung einfacher machen!