Rechnungsprogramm

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Rechnungsprogramme für Selbstständige: Kleine Hilfen mit großer Wirkung
Rechnungen schreiben macht keinen Spaß und fällt in den Bereich der unproduktiven Tätigkeiten. Doch ohne Rechnungen kommt auch kein Geld herein, daher muss jeder Unternehmer und Freiberufler einen Weg finden, diese Tätigkeit möglichst zeitsparend und effektiv durchzuführen. Rechnungsprogramme (online und offline) helfen dabei.

Was ist ein Rechnungsprogramm?

Ein Rechnungsprogramm kann online oder offline genutzt werden und hilft bei der automatischen Rechnungserstellung. Teilweise können die Funktionen „Angebot erstellen“ und „Mahnung“ ebenfalls genutzt werden, sodass sich durch das Rechnungsprogramm die Buchhaltung entlasten lässt. Das Programm ist aber weniger umfangreich als ein Buchführungsprogramm.

Wer als Unternehmer Rechnungen, Angebote und Mahnungen schreiben will, ohne jedes Mal sämtliche Daten eintragen sowie diese miteinander abgleichen zu müssen, kommt um ein Rechnungsprogramm nicht herum. Dabei besteht die Wahl zwischen einem reinen Rechnungsprogramm und einer Variante, bei der die Funktion zum Schreiben von Rechnungen in das Buchführungsprogramm integriert ist. Insgesamt ist das Rechnungsprogramm deutlich weniger komplex als das Buchführungsprogramm.
Wer bisher über Word oder Excel Rechnungen erstellt hat, wird sich über diese Vorteile des Rechnungsprogramms freuen:

  • Das Schreiben von Rechnungen ist weniger zeitaufwendig.
  • Das Rechnungsprogramm ist flexibel und lässt Berechnungen nach verschiedenen Steuersätzen oder Auslandsrechnungen zu. Separate Vorlagen werden dafür nicht benötigt.
  • Der Überblick über die aktuellen Rechnungen sowie über ausstehende Zahlungen ist gegeben.
  • Aus der Rechnung heraus lässt sich die Mahnung verfassen, was ökonomischer ist.
  • Die Funktionen zu Angeboten, Rechnungen und Mahnungen können miteinander verknüpft werden.

Das Rechnungsprogramm kann als Software auf dem Rechner installiert und dort genutzt werden. Möglich ist eine Onlinevariante, die den Zugriff von jedem Ort der Welt aus erlaubt. Als Unternehmer ist es sogar möglich, vom Urlaub aus Rechnungen auszustellen. Auch durch ein Rechnungsprogramm in der Cloud ist der Zugriff auf die Daten jederzeit möglich. Hier stellt der Anbieter in der Cloud die Software und den Speicherplatz zur Verfügung, sodass der unternehmensinterne Rechner nicht belastet wird.

Rechnungsprogramme, die über die Cloud funktionieren, richten sich vor allem an Kleinunternehmer sowie an kleine und mittlere Unternehmen, die keinen Steuerberater oder Buchhalter beschäftigen. Sie erfassen ihre Belege selbst und schreiben die Rechnungen, überwachen die Zahlungseingänge und müssen sich notfalls selber um das Mahnwesen kümmern. Wichtig ist, dass das Rechnungsprogramm auch vom Steuerberater einsehbar ist, der hiermit eine Basis für den Jahresabschluss sowie die Einkommenssteuererklärung des Unternehmers vorliegen hat. Offline-Rechnungsprogramme bieten dafür meist eine Schnittstelle, über die der Steuerberater Zugriff erhält. Für die Online-Version muss sich der Steuerberater einloggen bzw. registrieren und kann dann die vorhandenen Daten nutzen.

Anbieter von Rechnungsprogrammen

Die folgenden Anbieter von Rechnungsprogrammen sind derzeit auf dem Markt zu finden, stellen aber nur eine kleine Auswahl aller gängigen Anlaufstellen dar:

sevdesk Rechnungsprogramm und Buchhaltungssoftware

sevDesk
SevDesk bietet das Schreiben von Rechnungen sowie eine Faktura, die Verwaltung des Lagers, ein kleines CRM, ein Kassenbuch und ein Archiv, in dem digital Belege aufbewahrt werden könen. Außerdem lassen sich über SevDesk die Einnahme-Überschuss-Rechnung sowie Umsatzsteuervoranmeldungen erstellen. Zusätzlich wird eine App mit verschiedenen Grundfunktionen geboten. Faktura mit einem Gigabyte Speicher ist kostenfrei nutzbar.

1und1 Online-Buchhaltung

1&1 Online Buchhaltungssoftware
Dieses Rechnungsprogramm greift auf die bewährte Lösung von SevDesk zurück und setzt das eigene Branding darauf. Zur Zielgruppe gehören kleine und mittlere Unternehmen, die aus den drei Tarifen wählen können.

pebe smart Rechnungsprogramm und Buchhaltungssoftware

pebe smart
Diese Bürosoftware stammt aus der Schweiz und lässt den Unternehmer Angebote und Rechnungen schreiben, es können Belege erfasst und die Buchhaltung erledigt werden. Auch das Ausdrucken der Rechnung mit einem Einzahlungsschein ist möglich bzw. der Versand der Rechnung per E-Mail. Außerdem wird automatisch eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung erstellt.

SalesKing
Geboten werden neben der reinen Rechnungserstellung auch die Verwaltung von Angeboten sowie CRM-Funktionen. Das Programm kann einfach in die eigene Buchhaltung integriert werden und bietet verschiedene Möglichkeiten zum Export der Daten. Die drei verschiedenen Pakete sind kostenpflichtig.

Collmex
Collmex ist ein kostenpflichtiges Angebot für das Erstellen von Online-Rechnungen und für die Abwicklung der kompletten Buchführung. Dabei sind verschiedene Angebote enthalten und können je nach Bedarf gebucht werden. Collmex bietet auch eine kostenfreie Version, diese ist aber stark abgespeckt und offeriert nur die nötigsten Anwendungen.

SmallInvoice
Dieser Anbieter lässt den Unternehmer Rechnungen erstellen und unterstützt ihn sowohl beim Mahnwesen als auch bei der Verwaltung von Projekten. Der kostenfreie Zugang nennt sich „Free“-Account und bietet einen API-Zugang.

Rechnung XXL
Das Kostenmodell bei Rechnung XXL ist etwas ungewöhnlich, weil hier entweder ein monatlicher Grundpreis zu entrichten ist oder eine einmalige Gebühr bezahlt wird. Danach ist die Nutzung frei. Das Programm bietet die üblichen Funktionen rund um die Erstellung von Rechnungen, die sich online verschicken oder ausdrucken lassen.

Kostenlose Rechnungsprogramme: Anbieter, Vor- und Nachteile

Zahlreiche Rechnungsprogramme auf dem Markt sind kostenlos erhältlich. Dabei gibt es durchaus ausgefeilte Programme, wie die unten aufgeführten Beispiele zeigen. Kostenpflichtige Programme hingegen sind meist noch umfassender, bieten weitreichende Lösungen und einen umfassenden Service, sind allerdings für kleine und mittlere Unternehmen oft zu umfassend. Diese drei Programme stehen beispielhaft für kostenlose Rechnungsprogramme, von denen auch die großen Anbieter der Branche meist einige anbieten, welche wiederum mit verschiedenen Modulen zu erweitern sind:

Programm

Vorteile

Nachteile

Fazit

Open 3A

  • Open Source Programm (kostenlose Nutzung)
  • Erstellung von Rechnungen, Angeboten, Lieferscheinen und Gutschriften
  • Datenverwaltung möglich
  • Erstellung von Teil- und Gesamtrechnungen
  • Erstellung von Mahnungen
  • Kosten für die Cloud-Version 17,79 Euro monatlich
  • Onlinebanking nur gegen Gebühr
  • Datenexport gegen Gebühr
  • Nutzung von Belegen und Belegvorlagen nur gegen Gebühr

Gutes Rechnungsprogramm, das kostenlos nutzbar ist. Zusatzfunktionen kosten jedoch teils hohe Gebühren. Vor allem für Kleinunternehmen geeignet.

Sage

  • Umfassende Leistungen wie Erstellen und Versenden von Rechnungen und Mahnungen, Finanzbuchhaltung, Einahmen-Ausgaben-Erfassung, Onlinebanking
  • Verschiedene Leistungsumfänge buchbar
  • Live-Reporting gegen Gebühr
  • Für kleine Unternehmen zu viele Funktionen
  • Zusatzfunktionen nur gegen Gebühr

Umfassendes Rechnungsprogramm, das als komplettes Buchführungsprogramm nutzbar ist. Eher für größere Unternehmen geeignet, für Kleinunternehmer zwar nutzbar, jedoch mit zu vielen Funktionen versehen.

Zervant

  • Alle nötigen Funktionen für kleine und mittlere Unternehmen sind enthalten (Rechnungslegung, Mahnwesen, Erstellen von Lieferscheinen, Gutschriften und Verwaltung von Kunden- und Produktdaten)
  • Umfassendere Funktionen befinden sich in Planung, werden aber kostenpflichtig sein

Ausreichendes Rechnungsprogramm für kleine und mittlere Unternehmen, die keinen Wert auf ein umfassendes Buchführungsprogramm legen.

Rechnungsprogramme im Vergleich: Offline vs. Online-Rechnungsprogramm

Den derzeit interessantesten Vergleich müssen Rechnungsprogramme hinsichtlich der Datensicherung aushalten. Wird die Buchführung bzw. Rechnungslegung online durchgeführt, legt ein Unternehmen die Daten in den Schutz des Programmanbieters und dessen Partner. Bei einem Offline-Rechnungsprogramm hingegen obliegt der Datenschutz dem eigenen Unternehmen und regelmäßigen Sicherungen. Doch auch in anderen Punkten unterscheiden sich Online- und Offline-Rechnungsprogramm:

Vergleichspunkt

Online-Rechnungsprogramm

Offline-Rechnungsprogramm

Einrichtung

  • Registrierung nötig
  • Keine Registrierung, dafür Installation auf dem Rechner

Tempo

  • Abhängig von der Internetgeschwindigkeit
  • Abhängig von der Geschwindigkeit des Rechners und des Netzwerkes

Aktualität

  • Automatische Aktualisierungen ohne Nutzungsausfall
  • Kostenpflichtige Aktualisierungen, die eigenverantwortlich vorgenommen werden müssen

Nutzbarkeit

  • Mit Internetzugang von überall nutzbar
  • Nur vom Rechner aus, auf dem die Software installiert ist, nutzbar

Abhängigkeit

  • Von Internetzugang abhängig
  • Auch ohne Netzanbindung nutzbar

Kosten

  • Kostenlose Registrierung und Nutzung der Services
  • Weitere Module meist kostenpflichtig, dann monatliche Nutzungsgebühr
  • Anschaffungskosten für die Software
  • Keine Folgekosten, außer für kostenpflichtige Updates

Beide Varianten der Rechnungsprogramme haben ihre Vor- und Nachteile, wie die eben beschriebenen Eigenschaften zeigen. Vor allem die Punkte Datensicherheit und Abhängigkeit vom Internet sind als negative Kriterien bei Online-Rechnungsprogrammen zu sehen. Wer offline arbeitet, ist dafür an den firmeninternen Rechner gebunden. Der Zugriff auf die Daten kann damit nicht von einem anderen Ort der Welt aus vorgenommen werden. Dafür sind viele Offline-Rechnungsprogramme umfassender, während kostenfreie Angebote im Internet individuell zu ergänzen sind (was dann kostenpflichtig ist). Ein großer Vorteil der Online-Rechnungsprogramme liegt im Support: Kommt es zu Problemen, werden diese in der Regel umgehend behoben. Wer jedoch mit seinem fest installierten Rechnungsprogramm Schwierigkeiten hat, muss oft länger auf den Support warten. Zudem haben die Mitarbeiter des Supports oft keinen Zugriff auf den Rechner, wenn dieser nicht eigens dafür freigegeben wird. Dies wiederum kann durchaus Fragen nach der Datensicherheit auf den Plan rufen.

Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer

Die Anforderungen an eine rechtswirksame Rechnung eines Kleinunternehmers sind deutlich geringer als bei einem „normalen“ Unternehmer, der die Umsatzsteuer berechnen und auf seinen Rechnungen ausweisen muss. Was muss eine Software also bieten, damit ein Kleinunternehmer ordnungsgemäße Rechnungen ausfertigen kann?
In den Grundzügen muss das Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer genauso aufgebaut sein wie für jeden anderen Selbstständigen oder Freiberufler. Das heißt, dass die Software eine Verwaltung der Kundendaten ebenso zulassen sollte wie das automatische Umwandeln eines Angebots in eine Rechnung und von dieser aus die Erstellung einer Mahnung erlauben sollte. Die Software sollte allerdings automatisch den Hinweis: „Gemäß § 19 UStG ist in dem auf der Rechnung ausgewiesenen Betrag keine Umsatzsteuer enthalten.“ aufführen. Außerdem erfolgt keine Unterscheidung zwischen Brutto- und Nettopreis, der ausgewiesene Preis ist der für den Kunden relevante Endpreis. Außerdem gibt der Kleinunternehmer keine Umsatzsteuernummer an und führt keinen Umsatzsteuersatz auf. Die entsprechenden Felder auf der Rechnung können daher entfallen.

Rechnung schreiben mit Apple Mac

Rechnungen schreiben mit dem Mac

Gerade Existenzgründer haben oft Probleme mit der Mac-Nutzung: Wie soll die Rechnungsstellung erfolgen? Pages und Numbers als Äquivalente zum MS Office-Paket zu nutzen, stellt oft keine Alternative dar. Der Grund: Diese beiden Produkte von Apple sind weniger umfangreich und bieten durch ihre abgespeckten Funktionen nur einen eingeschränkten Nutzen für den Unternehmer. Letztlich landet der Mac-Nutzer dann doch wieder bei MS Office und den Produkten Word sowie Excel, wobei beide für die ersten Rechnungen nach der Gründung ausreichend sind. Geht es dann an die Wahl eines kompletten Rechnungsprogramms, stehen viele Mac-User wieder vor einem Problem: Offline-Software ist oft nur für Windows gedacht und mit dem Mac einfach nicht kompatibel. Außerdem kann es Probleme mit der Datenübertragung geben, wenn beispielsweise ein Steuerberater ebenfalls Zugriff auf die Daten bekommen soll. Wie also soll die Anwendung nutzbar werden?
Die Lösung lautet auch hier wieder: Auf Online-Rechnungsprogramme setzen! Der Vorteil: Hier müssen keine Daten auf der Festplatte gespeichert werden und es gibt keinerlei Probleme mit der Kompatibilität. Die meisten Online-Anbieter von Rechnungsprogrammen arbeiten mit verschiedenen Betriebssystemen und lassen somit die Nutzung durch Windows ebenso zu wie durch Mac OS oder Linux. Auch in Bezug auf den Browser ist der Anwender nicht gebunden und kann den Internet Explorer ebenso nutzen wie Opera oder Safari. Der Zugriff auf das Online-Rechnungsprogramm ist immer und von jedem Ort aus möglich!
In Bezug auf die gebotenen Funktionen sind die Versionen für den Mac nicht eingeschränkt. Sie offerieren den vollen Nutzungsumfang und lassen das Schreiben von Rechnungen ebenso zu wie die Übernahme von Daten aus einem Angebot oder die Erinnerung an einen überfälligen Zahlungstermin. In puncto Rechnungsstellung stehen Mac-Nutzer den Anwendern von Windows in nichts nach!

Buchhaltungs- oder Rechnungsprogramm wählen?

Bei den modernen Rechnungsprogrammen verwischen die Grenzen zum umfassenderen Buchhaltungsprogramm mehr und mehr. Denn auch eine Software zur Erstellung von Rechnungen erfasst inzwischen Belege und lässt deren Archivierung zu. Des Weiteren werden die Einnahmen-Überschuss-Rechnung und die Umsatzsteuervoranmeldung ermöglicht. Hinzu kommt, dass der Unternehmer mithilfe des Rechnungsprogramms sein Mahnwesen im Griff hat und seine Daten an den Steuerberater übermitteln kann. Auch wenn ein Buchhaltungsprogramm noch einige Zusatzfunktionen aufweist, steht ein modernes Rechnungsprogramm diesem in nichts nach bzw. bietet alle nötigen Funktionen.