Buchhaltungssoftware

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Buchhaltungssoftware: flexible Lösungen für jeden Bedarf

Inhaber von KMUs und Freiberufler wickeln ihre Buchhaltung mithilfe einer Buchhaltungssoftware ab. Das spart Zeit, Geld, Papier und hilft außerdem, kostspielige Fehler zu vermeiden. Doch ist nicht jede Software für jedes Unternehmen gleich gut geeignet. Wichtig ist außerdem, dass das gewählte Produkt den GoBD entspricht.

Was ist Buchhaltungssoftware?

Eine Buchhaltungssoftware hat die Aufgabe, Belege, die für die Buchhaltung benötigt werden, digital zu erfassen, zu buchen und zu speichern. Sie ist für Unternehmer notwendig, um die vom Gesetzgeber vorgeschriebene Buchführungspflicht zu erfüllen.

Buchhaltungssoftware ist als Online-Programm und als Offline-Version zum Download auf PC und Laptop erhältlich. Mittlerweile gibt es unzählige Produkte am Markt, die kostenpflichtig oder kostenfrei zu haben sind. Mithilfe einer Buchhaltungssoftware sind Unternehmen und Freiberufler imstande, ihrer Pflicht zur einfachen (Kleinunternehmer, Freiberufler) oder doppelten Buchführung nachzukommen. Über eine DATEV-Schnittstelle übermitteln sie sämtliche Daten an ihr Steuerbüro, das diese dann weiterverarbeitet. Denn Buchhalter dürfen nicht alle buchhalterischen Aufgaben in vollem Umfang erledigen. Da sich die Steuergesetzgebung häufig ändert, sollten Sie in Ihrem Unternehmen stets die neueste Version Ihrer Buchhaltungssoftware verwenden. In diese sind dann alle Änderungen bereits eingearbeitet.

Sind Sie gesetzlich zur Buchführung verpflichtet, benötigen Sie eine Software, mit deren Hilfe Sie die doppelte Buchführung durchführen können. Als Kleinunternehmer reicht es aus, ein Programm für die vereinfachte Buchführung mit EÜR (Einnahmenüberschussrechnung) zu wählen. Mittlerweile gibt es sogar Programme, mit denen man beide Buchführungsarten erledigen kann. Buchhaltungssoftware unterscheidet sich hauptsächlich in den Modulen

  • Lohn/Gehalt
  • Rechnungslegung
  • Offene-Posten-Verwaltung und mehrstufiges Mahnwesen
  • Kassenbuch
  • Anlagenverwaltung

Daher sollten Sie sich vor dem Kauf einer solchen Software fragen, welchen Funktionsumfang sie haben muss. Als Einzelunternehmer ohne Mitarbeiter benötigen Sie beispielsweise kein Modul Lohn/Gehalt. Ebenfalls wichtig ist, ob die Buchführung via Internet und Cloud oder traditionell nach dem Herunterladen der Software auf die Festplatte erfolgen soll. Eine Buchhaltungssoftware erfasst nicht nur sämtliche Einnahmen und Ausgaben, die in Ihrem Unternehmen anfallen. Dabei spielt es keine Rolle, in welcher Branche Sie tätig sind. Mit ihrer Hilfe fertigen Sie außerdem Ihre Umsatzsteuervoranmeldung und Ihre Einnahmenüberschussrechnung an. Erstere können Sie sogar direkt aus der Software an die zuständige Steuerbehörde übermitteln. Grundsätzlich gilt: Je mehr Mitarbeiter Ihre Firma hat, desto wichtiger ist der Einsatz professioneller Software.

Buchhaltungsprogramme für größere Unternehmen sind natürlich umfangreicher. Haben Sie beispielsweise Anlagevermögen, können Sie dieses damit ebenfalls buchen. Außerdem benötigen Sie den Programmteil Lohn/Gehalt für Zahlungen an Ihre Mitarbeiter. Sogar das Anfertigen von Berichten ist mit umfangreicherer Buchhaltungssoftware möglich. Sind Sie mit dem Programm noch nicht vertraut, können Sie sich mithilfe des virtuellen Assistenten durch die einzelnen Module führen lassen.

Buchhaltungssoftware hilft Ihnen, folgenschwere Fehler zu vermeiden. Denn führt das Finanzamt einmal eine Betriebsprüfung durch und findet es dabei Lücken in den Buchungen, folgt eine hohe Geldstrafe. Verwenden Sie jedoch ein gutes Buchhaltungsprogramm, werden Ihre Angaben von diesem umgehend auf Plausibilität geprüft. Bei Unstimmigkeiten im Datenbestand erhalten Sie eine Fehlermeldung. Ebenfalls wichtig ist, dass Ihre Softwarelösung mit anderen in Ihrem Unternehmen genutzten Programmen kompatibel ist. Führen Sie eine neue Software für Ihre Buchhaltung ein, sollte sie einen reibungslosen Datentransfer von der bisher genutzten Lösung in die neue Software gewährleisten. Außerdem muss Ihre neue Buchhaltungslösung zu Ihrem Betriebssystem passen, wenn Sie eine Software zum Download verwenden möchten. Online Buchhaltungsprogramme funktionieren auf Windows-, Linux- und Mac-Computern gleichermaßen.

Zu den hierzulande am häufigsten eingesetzten Buchhaltungslösungen gehören Lexoffice und Lexware. Sie sind sogar für Einsteiger leicht zu bedienen. SAGE und DATEV eignen sich nur für Nutzer, die bereits Grundkenntnisse im Bereich der Buchhaltung haben. Die genannten Softwareprogramme sind GoBD-zertifiziert und verfügen darüber hinaus über die erforderlichen DATEV- und ELSTER-Schnittstellen.

Beispiele für Anbieter von Buchhaltungssoftware

Die folgenden Anbieter von Buchhaltungssoftware sind derzeit auf dem Markt zu finden, stellen aber nur eine kleine Auswahl aller gängigen Anlaufstellen dar:

1und1 Online-Buchhaltung

1&1 Online Buchhaltungssoftware
Der deutsche Anbieter 1&1 hat eine Online Software, die über eine Web-App verfügbar ist. Sie ist gegen Zahlung einer monatlichen Gebühr erhältlich und mit einem 24/7 Kundensupport kombiniert. Mit ihrer Hilfe lassen sich sämtliche Belege abfotografieren, Buchungen und Belege via DATEV-Anbindung zum Steuerberater schicken und Umsatzsteuervoranmeldungen, EÜR, GuV und Dokumentationen erstellen. Der Nutzer kann allerdings beim Schreiben von Rechnungen, Mahnungen und Angeboten auf keine Textbausteine zurückgreifen. Die 1&1 Buchhaltung basiert auf der sevDesk Architektur und eignet sich für KMUs und Freiberufler gleichermaßen. Das Softwarepaket kann von maximal drei Mitarbeitern gleichzeitig genutzt werden und ist um ein Paket erweiterbar.

sevdesk Rechnungsprogramm und Buchhaltungssoftware

sevDesk
ist eine leicht bedienbare Buchhaltungssoftware mit hoher Funktionalität. Mit ihr können Sie

  • Rechnungen und Quittungen abfotografieren und via App integrieren
  • Rechnungen rechtssicher schreiben und diese in Stornorechnungen, Gutschriften und Mahnungen umwandeln
  • Lieferscheine anfertigen
  • Zahlungen durchführen
  • Umsatzsteuervoranmeldungen schreiben und ans Finanzamt schicken
  • Gewinnberechnungen (EÜR) durchführen
  • Kassenbuch führen
  • Kostenstellen für verschiedene Projekte einrichten
  • Produktbestände verwalten
  • geschäftliche Kontakte anlegen
  • Zugriffsrechte und Mitarbeiterfunktionen verwalten
  • Belege in verschiedenen Formaten exportieren
  • Unterlagen über DATEV-Schnittstelle weiterreichen

sevDesk verfügt über eine GoBD-Zertifizierung und hostet seine Software nur auf deutschen Servern. Es ordnet die Belege automatisch bestimmten Buchhaltungskategorien zu. Eingegangene Rechnungen bezahlen Sie einfach mit einem Klick. Zahlungseingänge werden den jeweiligen Rechnungen automatisch zugewiesen. Ihre Einnahmen und Ausgaben verarbeitet das Programm automatisch zu einer EÜR. Außerdem können Sie mit sevDesk Ihre GuV und Ihre Umsatzsteuervoranmeldung erstellen und letztere direkt ans zuständige Finanzamt übermitteln.

pebe smart Rechnungsprogramm und Buchhaltungssoftware

pebe smart
ist ein Schweizer Online Buchhaltungsprogramm für kleine und mittelgroße Betriebe. Der Anwender fotografiert seine Belege mit der mobilen App oder schickt sie via E-Mail direkt an den Anbieter. Die Algorithmen erkennen die Kategorie des Belegs und geben diese dann als Buchungsvorschlag aus. Lesen Sie Ihren Kontoauszug ein, ordnet das System automatisch die eingegangenen Zahlungen den jeweiligen Ausgangsrechnungen zu. So erkennen Sie Ihre noch offenen Posten sofort. Die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater erfolgt wie normalerweise üblich via Datenexport.

Kostenlose Buchhaltungssoftware

Im Internet stehen diverse Buchhaltungsprogramme zum kostenlosen Installieren zur Verfügung. Diese Freeware hat einen wesentlich geringeren Funktionsumfang und ist mitunter die abgespeckte Variante kostenpflichtiger Buchhaltungssoftware. Wird eine neue Version veröffentlicht, muss sich der Anwender diese selbst herunterladen. Die wenigen Funktionen der Freeware sind meist GoBD-konform. Wegen ihres reduzierten Funktionsumfangs sollte der Nutzer eine umfassende Unterstützung durch sein Steuerbüro einplanen. Freeware für die Buchhaltung lässt sich oft schlechter handhaben und bietet natürlich keinen kostenlosen Support, falls Sie einmal technische Probleme haben. Außerdem entfällt die kostenfreie Einweisung durch Mitarbeiter des Anbieters. Ein virtueller Assistent fehlt ebenfalls. Demoversionen laufen nach einer bestimmten Zeit ab und sind dann nur noch als kostenpflichtiges Upgrade verfügbar. Außerdem kann es bei der Entscheidung für Freeware passieren, dass manche Produkte nicht mehr mit älteren Betriebssystemen kompatibel sind. Einen für die einfache Buchführung völlig ausreichenden Funktionsumfang hat das kostenfreie Buchhaltungstool TZ-EasyBuch. Zero-Buchhaltung ist eines der wenigen kostenlosen Buchhaltungsprogramme, mit denen Sie doppelte Buchführung mit einer Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) machen können.

Buchhaltungssoftware online oder offline

Online vs. Offline Buchhaltungssoftware

Online Buchhaltungssoftware ist vor allem bei Freiberuflern und Einzelunternehmern beliebt. Die oft sehr schlanken Versionen beinhalten sämtliche Funktionen, die man für die vereinfachte Buchführung benötigt. Sie können dank ihrer intuitiven Bedienbarkeit sogar von Personen genutzt werden, die nur geringe Buchhaltungskenntnisse haben. Da Online Buchhaltungssoftware cloudbasiert arbeitet, müssen Sie sich als Unternehmer um Back-ups und Updates keine Sorgen machen: Sicherungsdateien werden täglich automatisch erstellt, Updates in regelmäßigen Abständen eingespielt. Dadurch arbeiten Sie stets mit der aktuellen Version. Die Online Buchhaltungssoftware ist über den Webbrowser Ihres PCs und via Mobilgerät sogar von unterwegs aus abrufbar. Sie ersparen sich das zeitraubende Herunterladen auf die Festplatte und können sofort mit Ihren Buchungen beginnen. Die Cloud-Software hinterlegt Ihre Daten sicher auf einem deutschen Server und bietet Ihnen damit bestmögliche Datensicherheit. Darüber hinaus punktet sie mit einem deutlich niedrigeren Preis: Die monatlich anfallenden Gebühren richten sich nach dem Umfang des gebuchten Pakets. Zu den leistungsfähigsten Online Buchhaltungslösungen am Markt gehören Lexoffice, SAGE One Buchhaltung und WISO Buchhaltung 365.

Desktop Buchhaltungssoftware hat oft einen größeren Funktionsumfang und sinnvolle Zusatzfunktionen und ist daher optimal für die doppelte Buchführung geeignet. Sie wird als Softwarepaket gekauft und auf die Festplatte heruntergeladen. Diese umfassende Buchhaltungslösung ist vor allem für die Unternehmen vorteilhaft, die die Kosten für ihren Steuerberater möglichst niedrig halten wollen. Namhafte Hersteller von Offline Lösungen bieten außerdem einen 24/7 technischen Support an. Da Sie mit dem Kauf derartiger Software eine Lizenz erwerben, sind Sie für den Download, die Wartung, Back-ups und Updates des Programms selbst verantwortlich. Manche Hersteller bieten noch zusätzlich eine mobile App für die Nutzung unterwegs an. Zu den anwenderfreundlichsten Offline Buchhaltungslösungen gehören Lexware Buchhaltung, SAGE 50 und DATEV Mittelstand Faktura und Rechnungswesen.

Funktionen guter Buchhaltungssoftware

Gute Buchhaltungssoftware verfügt über alle Funktionen, die in Ihrem Betrieb benötigt werden. Obligatorisch sind nur:

  • Erfassen von Belegen
  • Erstellen von Rechnungen
  • Verbuchen von Zahlungen
  • Absetzen von Abgaben

Mithilfe guter Software können Sie Ihre Buchführung schnell und unkompliziert erledigen und minimieren so die Kosten für den Steuerberater. Große und mittlere Betriebe bevorzugen umfassende Lösungen, die auch noch Module für die Bereiche Lohn und Gehalt und Anlagenbuchhaltung haben oder jederzeit erweiterbar sind. Auch wenn Sie ein junges Start-up, Kleinunternehmer oder Freiberufler sind, ist es ratsam, von Anfang an eine Buchhaltungssoftware mit ausreichender Funktionalität zu verwenden. Haben Sie ohnehin vor, den größten Teil Ihrer Buchhaltung an Ihr Steuerbüro zu übergeben, reicht jedoch eine schlankere Lösung aus. Sollte sich die Situation später ändern, stehen Ihnen Upgrades zur Verfügung, mit denen Sie die Funktionalität Ihres Programms erweitern können.

Ebenfalls wichtig ist, dass Ihre Software über Schnittstellen zu Ihrer Bank (Onlinebanking), zum Steuerbüro (DATEV) und zur Steuerbehörde (ELSTER) verfügt. Betreiben Sie einen Onlineshop, benötigen Sie noch weitere Schnittstellen, über die Ihr Webshop, Verkaufsportale wie eBay und Amazon und mehrere Bezahlsysteme angebunden werden. Führen Sie Ihre Buchhaltung online mit einer flexibel nutzbaren Cloud-Lösung durch, profitieren sich noch zusätzlich davon, von unterwegs aus Buchungen vornehmen zu können.

Zusammenarbeit zwischen Buchhalter und Steuerberater

Ihr Buchhalter darf im Normalfall lediglich vorbereitende Arbeiten für Ihr Steuerbüro machen. Dies gilt sogar für Bilanzbuchhalter. Denn sein Arbeits- und Kompetenzbereich unterscheidet sich laut Steuerberatungsgesetz (StBerG) von dem des Steuerberaters. Verglichen mit letzterem darf der Buchhalter keine Jahresabschlüsse und keine Bilanzen erstellen, sondern diese lediglich vorbereiten. Steuerberater hingegen sind befugt, die gesamte Buchhaltung zu übernehmen und Steuererklärungen für Unternehmen anzufertigen und zu versenden. Um Ihre Steuerberaterkosten so niedrig wie möglich zu halten, ist es ratsam, eine optimal geeignete Buchhaltungssoftware zu verwenden, alle gesetzlich erlaubten Unterlagen selbst zu erstellen und diese dann an das Steuerbüro zu übersenden. Bei manchen Softwareprodukten wie beispielsweise sevDesk ist es nicht nur möglich, die Daten in das vom Steuerberater verwendete System zu überspielen. Das Steuerbüro hat sogar noch die Möglichkeit, mit einer eigenen sevDesk Lizenz darin Korrekturen vorzunehmen.

buchhaltungssoftware

Finanzbuchhaltungssoftware für Kleinunternehmen

Für die Anforderungen von Kleinunternehmern und Freiberuflern (vereinfachte Buchführung inklusive Einnahmenüberschussrechnung) reicht eine gute Online Buchhaltungssoftware völlig aus. Sie berücksichtigt die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, also den bei der zuständigen Steuerbehörde beantragten Verzicht auf die Entrichtung der Umsatzsteuer. Die Kleinunternehmerregelung ist lediglich vom im Vorjahr erzielten und voraussichtlich erzielbaren Umsatz, nicht jedoch von der Rechtsform des Unternehmens abhängig. Daher weisen Rechnungen, die Kleinunternehmer schreiben, keine Umsatzsteuer aus und enthalten einen Vermerk, dass nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer berechnet wird. Um ihre Gewinne zu ermitteln, addieren Kleinunternehmen einfach ihre Bruttoeinnahmen und ziehen von diesen ihre Bruttoausgaben ab. Zu dieser formlosen Gewinnermittlung ist nicht einmal eine Buchhaltungssoftware und Bilanzierung erforderlich. Allerdings müssen Sie als Kleinunternehmer in Ihrer EÜR alle Kostenarten getrennt aufführen. Möchten Sie Ihre Buchhaltung dennoch softwaregestützt erledigen, greifen Sie am besten zu einem GoBD-zertifizierten Produkt.

GoBD und GDPdU

Seit Anfang Januar 2017 gelten verschärfte GoBD-Bestimmungen. GoBD ist die Abkürzung für Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form und zum Datenzugriff. Daher sollten Sie nur GoBD-konforme Software verwenden. In welcher Form und welchem Umfang Sie Ihre ordnungsgemäße Buchführung vornehmen sollten, ist darin nicht geregelt. Allerdings sind Sie verpflichtet, dafür zu sorgen, dass Ihre Dokumente korrekt, vollständig, unveränderbar, zeitgerecht und nachvollziehbar (geordnet) sind. Dabei kann Ihnen eine GoBD-konforme Buchhaltungssoftware von großem Vorteil sein. Zu diesen seit 2017 einzuhaltenden Vorgaben gehören beispielsweise tägliche Bargeldbuchungen, zehntägige Buchungsfristen für bargeldlose Zahlungen sowie die zeitnahe Erfassung von Belegen (Einscannen und folgendes Uploaden in der GoB-zertifizierten Buchhaltungssoftware). Die GoBD ersetzen die 2001 erschienenen GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen).