Buchhaltungssoftware

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Buchhaltungssoftware: flexible Lösungen für jeden Bedarf

Inhaber von KMUs, Selbstständige, Kleinunternehmer und Freiberufler wickeln ihre Buchhaltung meistens mithilfe einer Buchhaltungssoftware ab. Das spart Zeit, Geld, Papier und hilft außerdem, kostspielige Fehler zu vermeiden. Doch ist nicht jede Software für jedes Unternehmen gleich gut geeignet. Wichtig ist außerdem, dass das gewählte Produkt den GoBD entspricht.

Was ist eine Buchhaltungssoftware?

Eine Buchhaltungssoftware hat die Aufgabe, Belege, die für die Buchhaltung benötigt werden, digital zu erfassen, zu buchen und zu speichern. Sie ist ein professionelles Hilfsmittel für Unternehmer und Selbstständige, um die vom Gesetzgeber vorgeschriebene Buchführungspflicht zu erfüllen.

Eine Buchhaltungssoftware ist als Online-Programm und als Offline-Version zum Download auf PC und Laptop erhältlich. Mittlerweile gibt es unzählige Produkte am Markt, die kostenpflichtig oder kostenfrei zu haben sind. Mithilfe einer Buchhaltungssoftware bist du als Unternehmer und Freiberufler imstande, deiner Pflicht zur einfachen (Kleinunternehmer, Freiberufler) oder doppelten Buchführung nachzukommen. Über eine DATEV-Schnittstelle übermittelt eine Buchhaltungssoftware sämtliche Daten an dein Steuerbüro, das diese dann weiterverarbeitet. Buchhalter dürfen nicht alle buchhalterischen Aufgaben in vollem Umfang erledigen. Da sich die Steuergesetzgebung häufig ändert, solltest du in deinem Unternehmen stets die neueste Version deiner Buchhaltungssoftware verwenden. In diese sind dann alle Änderungen bereits eingearbeitet.

Es ist keine Seltenheit, dass vor allem Kleinunternehmer und Freiberufler die Buchführung als eine ungeliebte Aufgabe empfinden. Aus diesem Grund soll eine Buchhaltungssoftware dir entsprechende Hilfestellung geben und deine Arbeit vereinfachen. Mit der Buchhaltungssoftware kannst du Rechnungen schreiben, Angebote erstellen, Aufträge bestätigten und Belege erfassen. Dies sind nur ein paar ihrer wichtige Funktionen. Von Beginn deiner unternehmerischen Tätigkeit bist du in der Lage, alle Einnahmen und Ausgaben vom ersten Moment an genau zu erfassen und zu verwalten.

Vorteile einer Buchhaltungssoftware

Mit einer guten Software kannst du deine Buchhaltung schnell und unkompliziert erledigen.

Große und mittlere Betriebe bevorzugen umfassende Lösungen, die auch noch Module für die Bereiche Lohn und Gehalt und Anlagenbuchhaltung haben und jederzeit erweiterbar sind. Führst du ein junges Startup, bist Kleinunternehmer oder Freiberufler, ist es ratsam, von Anfang an eine Buchhaltungssoftware mit ausreichender Funktionalität zu verwenden. Hast du ohnehin vor, den größten Teil deiner Buchhaltung an dein Steuerbüro zu übergeben, reicht eine schlankere Lösung aus.

In jedem Fall bringen Buchhaltungssoftwares einige Vorteile mit sich, die wir dir im Folgenden vorstellen:

  • Fehlervermeidung: Bei Unstimmigkeiten im Datenbestand bekommst du eine Fehlermeldung. Die Gefahr von falschen oder unstimmigen Buchungen wird für dich deshalb deutlich vermindert.
  • Kostenersparnis: Mit einer Buchhaltungssoftware kannst du einiges an Kosten sparen. Nicht nur beim Thema Steuerberater oder Buchhalter. Auch Ordner, Papier, Drucker und Aufbewahrungsflächen kosten dich Geld. Mit einer Buchhaltungssoftware kannst du dir vieles davon sparen. Überdies sparst du Porto – mit der Software und einer ELSTER- und DATEV-Schnittstelle kannst du alles einfach und schnell an das Finanzamt schicken.
  • Zeitersparnis: Die Buchhaltungssoftware macht ein händisches sortieren überflüssig. Du kannst alles digital und zentral speichern und findest alles wieder sehr schnell. Über Eingabemasken wird dir die Arbeit erleichtern und alles geht viel schneller von der Hand.
  • Gesetzesaktualität: Die Buchhaltungssoftware gewährleistet, dass du gesetzlich immer auf dem aktuellsten Stand bist.
  • Alles auf einen Blick: Du hast immer den aktuellsten Überblick über deine Einnahmen und Ausgaben und hast zu jeder Zeit den besten Überblick über die finanzielle Situation deines Unternehmens.
  • Anpassbar: Buchhaltungssoftwares sind meist flexibel. Sollte sich deine geschäftlichen Anforderungen oder deine Unternehmensgröße später ändern, stehen dir Upgrades zur Verfügung, mit denen du die Funktionalität deines Programms erweitern kannst.

Funktionen einer Buchhaltungssoftware

Grundsätzlich musst du bei der Anschaffung einer Buchhaltungssoftware darauf achten, dass sie alle Funktionen bietet, die für dich und dein Unternehmen wichtig sind. Die Buchhaltungssoftware muss dich bei deiner täglichen Arbeit unterstützen. Überdies muss sie dir eine Zeit- und Kostenersparnis bringen. Ein paar wichtige Funktionen einer Buchhaltungssoftware haben wir im Folgenden aufgelistet:

Angebote schreiben

Vor einer jeden Rechnung kommt für dich zunächst ein Auftrag. Vor dem Auftrag braucht dein Kunde aber in der Regel noch ein Angebot von dir. Mit der Buchhaltungssoftware kein Problem. Überdies kannst du aus dem angenommenen Auftrag dann daraus eine Rechnung generieren.

Rechnungen schreiben und verwalten

Zu jeder guten Buchhaltungssoftware gehört ein Modul, über welches du deine Rechnungen schreiben und verwalten kannst. Jede Rechnung kannst du für deine monatliche Buchführung ausdrucken. Überdies bietet dir ein solches Modul einen elektronischen Rechnungsversand.

Lieferscheine

Neben Rechnungen und Aufträge sollte eine gute Software auch die Möglichkeit bieten, dass du damit Lieferscheine erstellen kannst.

UStVA

Die Umsatzsteuervoranmeldung musst du nicht mehr händisch machen. Mit einer Registrierung beim Finanzamt kannst du sie bequem und einfach über das ELSTER-Portal versenden. Die Daten dafür zieht die Buchhaltungssoftware ganz automatisch.

EÜR und Jahresabschluss

Statt umständlich deine Einnahmen-Überschuss-Rechnung mit Excel zu erstellen, hast du deine Einnahmen und Ausgaben mit der Buchhaltungssoftware immer tagesaktuell im Blick und kannst sie jederzeit abrufen. Gleiches gilt auch für deinen Jahresabschluss.

BWA

Mit der BWA, der betriebswirtschaftlichen Auswertung, kannst du betriebswirtschaftliche Kennzahlen errechnen. Mit einer Buchhaltungssoftware ist diese schnell erstellt und für dich jederzeit abrufbar.

Gutschriften und Storno-Rechnungen

Es kommt immer wieder vor, dass du eine Gutschrift erstellen musst. Auch eine Storno-Rechnung zu erstellen gehört zum Tagesgeschäft. Mit der Buchhaltungssoftware alles ganz einfach. Überdies sorgt die Software für die korrekte Verbuchung.

Mahnwesen

In der Regel beinhaltet eine Buchhaltungssoftware auch ein Mahnwesen. Meistens ist dies in das Modul für Rechnungen integriert. Deine Buchhaltungssoftware informiert dich, wenn eine Rechnung nicht bezahlt wurde. Dann kannst du eine freundliche Zahlungserinnerung darüber verschicken.

Kassenbuch

In einigen Geschäftsbereichen ist das Führen von einem Kassenbuch gesetzlich vorgeschrieben. Mit einer Buchhaltungssoftware kannst du dein Kassenbuch digital führen. Damit ist eine korrekte Buchhaltung perfekt möglich.

Online-Banking

Die Buchhaltungssoftware kannst du einfach an dein Online-Banking anbinden. So laufen deine Buchhaltung und dein Konto immer synchron.

Kundenverwaltung

Eine gute Buchhaltungssoftware bietet dir die Möglichkeit, auch deine Kunden sauber darüber verwalten zu können.

Anlagenverwaltung

Die Anlagenverwaltung ist ein Teil der Finanzbuchhaltung. Auch hier macht dir eine Buchhaltungssoftware das Leben einfacher und du sparst viel Zeit.

Finanzbuchhaltung

Die Finanzbuchhaltung ist für dich als Unternehmer eine sehr wichtige Aufgabe. Mit ihr steht und fällt dein Unternehmenserfolg. Mit der Buchhaltungssoftware wird dir deine Finanzbuchhaltung um einiges erleichtert.

Für wen eignet sich eine Buchhaltungssoftware im Allgemeinen?

Buchhaltungssoftware für Freiberufler und Selbstständige

Du als Freiberufler oder Selbstständiger bist nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet. Das entbindet dich aber nicht davon, dass du eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen musst. Auch du musst im Laufe eines Geschäftsjahres alle Belege sammeln und dem Finanzamt gegenüber deine Einnahmen erklären. Gibst du nun deine Einnahmen und Ausgaben in eine Buchhaltungssoftware ein, so erstellt diese, in den meisten Fällen, diese EÜR ganz automatisch. Außerdem hast du immer aktuell einen Überblick über deinen Cashflow. Fest steht, dass du mit einer solchen Software eine solide und zuverlässige Finanzbuchhaltung führen kannst und du kein Experte sein musst. Du bist in der Lage, jederzeit die Entwicklung deines Unternehmens sehen zu können. Deine Einnahmen und Ausgaben kannst du damit viel besser planen. Der Vergleich zum Vorjahr ist für dich besser einzuschätzen.

Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen und Kleingewerbe

Für die Anforderungen von Kleinunternehmern (vereinfachte Buchführung inklusive Einnahmeüberschussrechnung) reicht eine gute Online Buchhaltungssoftware völlig aus. Sie berücksichtigt die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, also den bei der zuständigen Steuerbehörde beantragten Verzicht auf die Entrichtung der Umsatzsteuer.

Die Kleinunternehmerregelung ist lediglich vom im Vorjahr erzielten und voraussichtlich erzielbaren Umsatz, nicht jedoch von der Rechtsform des Unternehmens abhängig. Daher weisen Rechnungen, die Kleinunternehmer schreiben, keine Umsatzsteuer aus und enthalten einen Vermerk, dass nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer berechnet wird. Um ihre Gewinne zu ermitteln, addierst du als Kleinunternehmer einfach deine Bruttoeinnahmen und ziehst von diesen deine Bruttoausgaben ab. Zu dieser formlosen Gewinnermittlung ist keine Bilanzierung erforderlich. Allerdings musst du als Kleinunternehmer in deiner EÜR alle Kostenarten getrennt aufführen. Möchtest du deine Buchhaltung softwaregestützt erledigen, solltest du am besten auf ein GoBD-zertifiziertes Produkt zurückgreifen.

Buchhaltungssoftware für Startups und Gründer

Nicht jeder Startup-Unternehmer oder Gründer ist gleichzeitig auch ein Experte im Bereich Finanzen. Für dich als Gründer ist es jedoch wichtig, dass du gerade am Anfang alle deine Einnahmen und Ausgaben genau im Auge hast. Am Anfang ist es aus Kostengründen nicht immer gleich möglich, einen Steuerberater mit der Buchhaltung zu betrauen. Alternativ ist es deshalb eine Buchhaltungssoftware eine hervorragende Anschaffung. Sie erleichtert dir nicht nur die einzelnen Arbeitsschritte, sondern hilft dir auch im Umgang mit deinen Finanzen. Als unerfahrener Gründer oder Startup-Unternehmer kannst du mit der Software deine Kenntnisse erweitern bzw. vertiefen. Von Vorteil für dich ist überdies, dass du alle deine Geschäftsvorfälle lückenlos aufzeigen kannst.

Welche Buchhaltungssoftware eignet sich für dein Business?

Bist du gesetzlich zur Buchführung verpflichtet, benötigst du eine Software, mit deren Hilfe du die doppelte Buchführung durchführen kannst. Als Kleinunternehmer reicht es aus, ein Programm für die vereinfachte Buchführung mit EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) zu wählen. Mittlerweile gibt es sogar Programme, mit denen man beide Buchführungsarten erledigen kann – wobei diese sich dann preislich stark voneinander differenzieren können.

Daher solltest du dich vor dem Kauf einer solchen Software fragen, welchen Funktionsumfang sie haben muss. Als Einzelunternehmer ohne Mitarbeiter benötigst du beispielsweise kein Modul Lohn/Gehalt. Ebenfalls wichtig ist, ob die Buchführung via Internet und Cloud oder traditionell nach dem Herunterladen der Software auf die Festplatte erfolgen soll. Dabei spielt es keine Rolle, in welcher Branche du tätig bist.

Buchhaltungsprogramme für größere Unternehmen sind natürlich umfangreicher. Hast du beispielsweise Anlagevermögen, kannst du dieses damit ebenfalls buchen. Auch der Jahresabschluss ist bei größeren Unternehmen meist mit erhöhtem Aufwand verbunden. Als GmbH oder KG gehört eine Erstellung der Bilanz zur den essentiellen buchhalterischen Aufgaben. Außerdem benötigst du die Funktion der Lohnbuchhaltung für Zahlungen an deine Mitarbeiter.

Beispiele für Anbieter von Buchhaltungssoftware

Die folgenden Anbieter von Buchhaltungssoftware sind unter anderen auf dem deutschsprachigen Markt zu finden.

sevDesk Logo

sevDesk

ist eine leicht bedienbare Buchhaltungssoftware mit hoher Funktionalität. Dir stehen eine Vielzahl von Funktionen zur Verfügung.

  • Rechnungen und Quittungen abfotografieren und via App integrieren
  • Rechnungen rechtssicher schreiben und diese in Stornorechnungen, Gutschriften und Mahnungen umwandeln
  • Lieferscheine anfertigen
  • Zahlungen durchführen
  • Umsatzsteuervoranmeldungen schreiben und ans Finanzamt schicken
  • Gewinnberechnungen (EÜR) durchführen
  • Kassenbuch führen
  • Kostenstellen für verschiedene Projekte einrichten
  • Produktbestände verwalten
  • geschäftliche Kontakte anlegen
  • Zugriffsrechte und Mitarbeiterfunktionen verwalten
  • Belege in verschiedenen Formaten exportieren
  • Unterlagen über DATEV-Schnittstelle weiterreichen

sevDesk verfügt über eine GoBD-Zertifizierung und hostet seine Software nur auf deutschen Servern. Es ordnet die Belege automatisch bestimmten Buchhaltungskategorien zu. Eingegangene Rechnungen bezahlst du einfach mit einem Klick. Zahlungseingänge werden den jeweiligen Rechnungen automatisch zugewiesen. Deine Einnahmen und Ausgaben verarbeitet das Programm automatisch zu einer EÜR. Außerdem kannst du mit sevDesk deine GuV und deine Umsatzsteuervoranmeldung erstellen und letztere direkt ans zuständige Finanzamt übermitteln. sevDesk gibt es für dich als Cloudversion, welche du 14 Tage testen kannst.

Billomat
ist eine Software, die für Kleinunternehmen und Freelancer gedacht ist. Das Rechnungsprogramm beinhaltet Funktionalitäten wie Rechnungen schreiben, Mahnungen, Angebote und Lieferscheine. Erstere sind jedoch an ihrer Anzahl begrenzt. Du kannst außerdem wiederkehrende Rechnungen erfassen. Billomat kannst du als Vollversion 30 Tage lang gratis testen. In dieser Software findest du in der Basisversion bereits die wichtigsten Funktionen.

  • Belegerfassung
  • Rechnungen und Mahnungen schreiben
  • Auftragsabwicklung
  • Kundendaten und Artikeldaten pflegen
  • EÜR erstellen und Umsatzsteuervoranmeldung durchführen
  • Lohn- und Gehaltsabrechnung
  • DATEV-Schnittstelle

Billomat kannst du nach Bedarf modular jederzeit erweitern.

lexoffice

ist ein Online Buchhaltungsprogramm mit vielen Funktionen. Die Software ist vor allem für KMUs geeignet. Folgende Funktionen stehen dir zur Verfügung.

  • Rechnungen und Belege scannen
  • Lagerverwaltung
  • Kassenbuch führen und Offene Posten verwalten
  • Angebote und Rechnungen schreiben
  • Umsatzsteuervoranmeldungen schreiben und ans Finanzamt schicken
  • EÜR und GuV erstellen
  • UStVA erstellen
  • Kundenverwaltung

Wie auch sevDesk, hat lexoffice eine GoBD-Zertifizierung und eine DATEV-Schnittstelle. Ebenso sind Funktionen wie Online-Banking und Mahnwesen integriert. Darüber hinaus kannst du mit der App mobil arbeiten. Den Überblick behältst du auf deinem lexoffice Dashboard, auf dem du alle Zahlen einsehen und verwalten kannst. Du kannst diese Software 30 Tage lang gratis testen.

Reviso Logo

Reviso
ist eine cloudbasierte Lösung mit vielen Schnittstellen. Allerdings ist hier der Funktionsumfang gegenüber anderen Anbietern doch eingeschränkt. Vor allem für Kleinunternehmer ist diese Software geeignet und bietet dir folgende Funktionen.

  • Online-Banking
  • Schnittstellen zu DATEV und ELSTER
  • CRM
  • auch als APP erhältlich
  • zertifiziert nach GoB
  • Rechnungsstellung
  • Belege scannen
  • Kassenbuch

Überdies gibt es zusätzliche Module, mit denen die weitere Funktionen erweitern kannst. Dir steht hier eine 14-tägige kostenlose Testversion zur Verfügung.

Sage Logo

Sage

bietet eine Buchhaltungssoftware für Betriebe jeder Größe. In ihrer Basisversion 50 cloud stehen dir folgende wichtige Funktionen zur Verfügung.

  • Auftragsbearbeitung
  • Finanzbuchhaltung
  • Warenwirtschaft
  • Online-Banking
  • Erstellung von Rechnungen, Lieferscheinen und Angeboten
  • zentrale Archivierung
  • Artikel-, Kunden- und Lieferantenverwaltung
  • Offene-Posten-Verwaltung

Brauchst du weitere Funktionen, so werden dir dafür mehrere unterschiedliche Pakete angeboten. Alle Pakete kannst du 30 Tage lang kostenlos testen.

Debitoor Logo

Debitoor

stellt dir eine Buchhaltungssoftware zur Verfügung, die sich vor allem für Gründer, Kleinunternehmer und Freelancer richtet. Die wichtigsten Funktionen von Debitoor in der Basisversion.

  • DATEV-Schnittstelle
  • Belegerfassung
  • Wiederholungsrechnungen
  • Mahnungen
  • Gutschriften
  • Rechnungen schreiben

Falls du mehr Funktionen brauchst, dann kannst du diese je nach Version dazubekommen. Die Software kannst du sieben Tage lang unverbindlich testen.

easybill Logo

easybill

ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware, die folgende Funktionen anbietet:

  • Projektverwaltung mit Zeiterfassung
  • Erstellung und Versendung von Rechnungen
  • Wiederholungsrechnungen
  • Mahnverfahren
  • Kundenverwaltung
  • Versand von Dokumenten per E-Mail, Post und Fax

Je nach gewünschtem Funktionsumfang im jeweiligen Tarif unterscheiden sich natürlich die Preise. Eine Belegerfassung gibt es wie bei Billomat auch hier nicht. Stattdessen ist es Ihnen möglich eine Finanzauswertung anzufertigen und eine Lohn- und Gehaltsabrechnung.  Sei es Angebote, Mahnungen, Rechnungen oder Lieferscheine – Sie können diese durch easybill erstellen.

Buchhaltungssoftware online oder offline

Online vs. Offline Buchhaltungssoftware

Eine Online Buchhaltungssoftware ist vor allem bei Freiberuflern und Einzelunternehmern beliebt. Die oft schlanken Versionen beinhalten sämtliche Funktionen, die man für die vereinfachte Buchführung benötigt. Sie können dank ihrer intuitiven Bedienbarkeit sogar von Personen genutzt werden, die nur geringe Buchhaltungskenntnisse haben. Da eine Online Buchhaltungssoftware cloudbasiert arbeitet, musst du dich als Unternehmer um Back-ups und Updates keine Sorgen machen. Sicherungsdateien werden täglich automatisch erstellt, Updates in regelmäßigen Abständen eingespielt. Dadurch arbeitest du stets mit der aktuellen Version. Die Online Buchhaltungssoftware ist über den Webbrowser deines PCs und via Mobilgerät sogar von unterwegs aus abrufbar. Sie ersparen sich das zeitraubende Herunterladen auf die Festplatte und du kannst sofort mit deinen Buchungen beginnen. Die Cloud-Software hinterlegt deine Daten sicher auf einem deutschen Server und bietet dir damit die bestmögliche Datensicherheit. Darüber hinaus punktet sie mit einem deutlich niedrigeren Preis. Die monatlich anfallenden Gebühren richten sich in den meisten Fällen nach dem Umfang des gebuchten Pakets.

Eine Offline Buchhaltungssoftware auf dem Desktop hat oft einen großen Funktionsumfang und sinnvolle Zusatzfunktionen und ist daher mehr für die doppelte Buchführung geeignet. Du kannst sie als Softwarepaket kaufen und auf die Festplatte herunterladen. Namhafte Hersteller von Offline Lösungen bieten außerdem einen 24/7 technischen Support an. Da du mit dem Kauf derartiger Software eine Lizenz erwirbst, bist du für den Download, die Wartung, Back-ups und Updates des Programms selbst verantwortlich. Manche Hersteller bieten noch zusätzlich eine mobile App für die Nutzung unterwegs an.

Eine (neue) Buchhaltungssoftware einführen – das ist zu beachten

Bei der Einführung von einer neuen Buchhaltungssoftware willst du natürlich, dass alles reibungslos verläuft. Eine 100%ige Garantie gibt es dafür natürlich nie, aber du kannst einige Punkte beachten. Diese helfen dir die Einführung möglichst problemlos durchzuführen.

  • Vor Beginn der Implementierung musst du eine Planung mit allen Beteiligten durchführen.
  • Wichtig ist, dass deine Softwarelösung mit anderen in deinem Unternehmen genutzten Programmen kompatibel ist. Führst du eine neue Software für deine Buchhaltung ein, sollte sie einen reibungslosen Datentransfer von der bisher genutzten Lösung in die neue Software gewährleisten.
  • Außerdem muss deine neue Buchhaltungslösung zu deinem Betriebssystem passen. Dies gilt in erster Linie dann, wenn du eine Software zum Download verwenden möchtest. Online Buchhaltungsprogramme in der Cloud funktionieren auf Windows-, Linux- und Mac-Computern gleichermaßen.
  • Besonderen Wert solltest du auf ein hohes Maß an Datensicherheit legen. Der Datentransfer muss sehr genau geplant werden. Lieber ein paar Euro mehr ausgeben, als einen Datenverlust zu riskieren.
  • Während die Implementierung läuft, musst du genau alle auftretenden Fehler oder Probleme protokollieren. Überdies solltest du alle mit einbeziehen, die später auch mit der Buchhaltungssoftware arbeiten werden.

Professionelle Buchhaltungssoftware – das macht sie aus

Eine gute Buchhaltungssoftware sollte über alle Funktionen verfügen, die in deinem Betrieb benötigt werden. Achte deshalb auf bestimmte Funktionen und Begebenheiten.

  • Zusammenarbeit mit dem Steuerberater: Bei manchen Softwareprodukten wie beispielsweise sevDesk, ist es nicht nur möglich, die Daten in das vom Steuerberater verwendete System zu überspielen. Das Steuerbüro hat sogar noch die Möglichkeit, mit einer eigenen sevDesk Lizenz für Steuerberater darin Korrekturen vorzunehmen.
  • Schnittstellen (zu anderen Programmen): Es ist wichtig , dass deine Software über Schnittstellen zu deiner Bank ( für das Onlinebanking), zum Steuerbüro (DATEV) und zur Steuerbehörde (ELSTER) verfügt. Betreibst du einen Onlineshop, benötigst du noch weitere Schnittstellen, über die dein Webshop mit Verkaufsportalen wie eBay, Amazon und mehreren Bezahlsysteme angebunden wird. Führst du deine Buchhaltung online mit einer flexibel nutzbaren Cloud-Software durch, profitierst du noch zusätzlich davon, von unterwegs aus durch eine App Buchungen vornehmen zu können.
  • GoBD konforme Buchhaltungssoftware: Eine professionelle Buchhaltungssoftware hilft dir, folgenschwere Fehler zu vermeiden. Denn führt das Finanzamt einmal eine Betriebsprüfung durch und findet es dabei Lücken in den Buchungen, folgt eine hohe Geldstrafe. Verwendest du jedoch ein professionelles Buchhaltungsprogramm, werden deine Angaben von diesem umgehend auf Plausibilität geprüft.
  • Belegerkennung durch künstliche Intelligenz: Durch die Verwendung von KI bieten sich dir viele weitere Vorteile. Dein Buchhaltungsprogramm kann durch KI Rechnungen in verschiedenen Sprachen erkennen und auswerten. KI macht es möglich, dass die Belegerkennung sich selbst ständig verbessert und dazulernt. Dies ist aber nur der Anfang.
  • Arbeiten von unterwegs – Buchhaltungssoftware in der App: Mit der App spielt es keine Rolle mehr, von welchem Ort der Welt aus du arbeiten möchtest. Deine Buchhaltungssoftware hast du immer dabei. Das einzige was du brauchst, ist eine Verbindung zum Internet. Jetzt kann eine Geschäftsreise auch mal länger dauern.
  • Teamwork durch mehrere Zugänge:Dieser Punkt ist sehr wichtig, wenn du in deinem Unternehmen mehrere Mitarbeiter mit der Buchhaltung betraut hast. Je nach Tätigkeit kannst du verschiedene Zugriffsrechte mit unterschiedlichen Ansichten einrichten. Gleichzeitig können mehrere Personen im Team mit der Software arbeiten.
  • Rechnungen in Drittländer (Fremdwährung, etc.): Geschäftsaktivitäten sind für viele Unternehmen ein globales Geschäft geworden. Das bedeutet, dass eine gute Software auch mit Rechnungen aus oder an Drittländer mit den unterschiedlichsten Währungen umgehen muss. Schließlich müssen auch diese korrekt verbucht werden.

Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Du als Selbstständiger oder dein angestellter Buchhalter dürfen im Normalfall lediglich vorbereitende Arbeiten für das Steuerbüro machen. Dies gilt sogar für Bilanzbuchhalter. Der  Arbeits- und Kompetenzbereich unterscheidet sich laut Steuerberatungsgesetz (StBerG) von dem des Steuerberaters. Verglichen mit letzterem darf der Buchhalter keine Jahresabschlüsse und keine Bilanzen erstellen, sondern diese lediglich vorbereiten. Steuerberater hingegen sind befugt, die gesamte Buchhaltung zu übernehmen und Steuererklärungen für Unternehmen anzufertigen und zu versenden.

Um deine Steuerberaterkosten jedoch so niedrig wie möglich zu halten, ist es ratsam, eine optimal geeignete Buchhaltungssoftware zu verwenden. Alle gesetzlich erlaubten Unterlagen kannst du damit selbst erstellen und diese dann an das Steuerbüro übersenden. Bei manchen Softwareprodukten ist es nur möglich, die Daten in das vom Steuerberater verwendete System zu überspielen. Das Steuerbüro hat sogar noch die Möglichkeit, mit einer eigenen Lizenz für Steuerberater bei einer Buchhaltungssoftware darin Korrekturen vorzunehmen.

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Konforme Buchhaltungssoftware nutzen – GoBD und GDPdU

Seit Anfang Januar 2017 gelten verschärfte GoBD-Bestimmungen. GoBD ist die Abkürzung für Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form und zum Datenzugriff.

Daher solltest du nur GoBD-konforme Software verwenden. In welcher Form und welchem Umfang du deine ordnungsgemäße Buchführung vornehmen solltest, ist darin nicht geregelt. Allerdings bist du verpflichtet, dafür zu sorgen, dass deine Dokumente korrekt, vollständig, unveränderbar, zeitgerecht und nachvollziehbar (geordnet) sind. Dabei kann dir eine GoBD-konforme Buchhaltungssoftware von großem Vorteil sein.

Zu diesen seit 2017 einzuhaltenden Vorgaben gehören beispielsweise tägliche Bargeldbuchungen, zehntägige Buchungsfristen für bargeldlose Zahlungen sowie die zeitnahe Erfassung von Belegen (Einscannen und folgendes Uploaden in der GoB-zertifizierten Buchhaltungssoftware). Die GoBD ersetzen die 2001 erschienenen GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen).

Fazit

Für die meisten Selbstständigen, egal ob Freelancer, Kleinunternehmer oder Mittelstandsunternehmer stellt die Buchhaltung eine Aufgabe dar, welche in der Regel ein lästiges Thema ist. Vor allem aber kostet Buchhaltung Zeit. Erleichterung bringt hier eine gute Buchhaltungssoftware. Diese hat die Aufgabe, sie wenig Aufwand wie möglich mit der Buchhaltung zu schaffen und alles schneller zu erledigen. Doch Software ist nicht gleich Software und eine Software eignet sich nicht für jede Form von Unternehmen. Doch die Auswahl ist groß und es gibt die richtige Buchhaltungssoftware für Unternehmen die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, genauso wie für den Kleinunternehmer. Es gibt die Software für den Einsteiger, den Fortgeschrittenen und den Profi.