Buchhaltungssoftware

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Buchhaltungssoftware

einfache Lösungen für deine Buchhaltungsprobleme

Gehörst auch du zu den Selbstständigen, Kleinunternehmern und Freiberuflern und überlegst deine Buchhaltung über eine professionelle Buchhaltungssoftware  abzuwickeln? Dann bist du hier genau richtig, denn hier findest du alles was du zu diesem Thema unbedingt wissen und beachten musst:

Vorteile einer Buchhaltungssoftware

Mit einer guten Buchhaltungssoftware erledigst du deine Buchhaltung schnell und unkompliziert.

Du profitierst von zahlreichen Vorteilen beim Nutzen einer Buchhaltungssoftware:

  • Spare Kosten!
  • Spare Zeit!
  • Vermeide Buchhaltungs-Fehler!
  • Behalte den Überblick!
  • Sei gesetzlich auf dem neusten Stand!

Beispiele für Anbieter von Buchhaltungssoftware

Die folgenden Anbieter von Buchhaltungssoftware findest du unter anderen auf dem deutschsprachigen Markt.

sevdesk logo

sevDesk – die online Buchhaltungssoftware

sevDesk ist eine leicht bedienbare Buchhaltungssoftware mit hoher Funktionalität. Dir stehen eine Vielzahl von Funktionen zur Verfügung.

  • Rechnungen und Quittungen abfotografieren und via App integrieren
  • Rechnungen rechtssicher schreiben und diese in Stornorechnungen, Gutschriften und Mahnungen umwandeln
  • Zahlungen durchführen
  • Umsatzsteuervoranmeldungen schreiben und ans Finanzamt schicken
  • Gewinnberechnungen (EÜR) durchführen
  • Kassenbuch führen
  • Kostenstellen für verschiedene Projekte einrichten
  • Kundenverwaltung
  • DATEV-Export
  • und viele mehr…
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Reviso Logo

Reviso – das online Buchhaltungsprogramm

Reviso ist ein cloudbasiertes Buchhaltungsprogramm. Allerdings ist hier der Funktionsumfang gegenüber anderen Anbietern doch eingeschränkt. Für Kleinunternehmer ist diese Buchhaltungssoftware geeignet und bietet dir folgende Funktionen.

  • Online-Banking
  • Schnittstellen zu DATEV und ELSTER
  • CRM
  • auch als APP erhältlich
  • zertifiziert nach GoB
  • Rechnungsstellung
  • Belege scannen
  • Kassenbuch

Überdies gibt es zusätzliche Module, mit denen du die weitere Funktionen kostenpflichtig erweitern kannst.

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Sage Logo

Sage – Buchhaltungssoftware für jede Unternehmensgröße

Sage bietet eine Buchhaltungssoftware für Betriebe jeder Größe. In ihrer Basisversion 50 cloud stehen dir folgende wichtige Funktionen zur Verfügung.

  • Auftragsbearbeitung
  • Finanzbuchhaltung
  • Warenwirtschaft
  • Online-Banking
  • Erstellung von Rechnungen, Lieferscheinen und Angeboten
  • zentrale Archivierung
  • Artikel-, Kunden- und Lieferantenverwaltung
  • Offene-Posten-Verwaltung

Brauchst du weitere Funktionen, so werden dir dafür mehrere unterschiedliche Pakete kostenpflichtig angeboten.

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easybill Logo

Easybill – Buchhaltungssoftware für Selbstständige & KMUs

Easybill ist eine cloudbasierte Buchhaltungssoftware, die folgende Funktionen anbietet:

  • Projektverwaltung mit Zeiterfassung
  • Erstellung und Versendung von Rechnungen
  • Wiederholungsrechnungen
  • Mahnverfahren
  • Kundenverwaltung
  • Versand von Dokumenten per E-Mail, Post und Fax

Je nach gewünschtem Funktionsumfang im jeweiligen Tarif unterscheiden sich natürlich die Preise. Eine Belegerfassung gibt es nicht.

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Buchhaltungssoftware Vergleich verschiedener Anbieter

sevdesk logo

Preis pro Monat

Angebote & Rechnungen

E-Rechnung

Auftragsbestätigungen

Lieferscheine erstellen

Rechnungskorrektur

EÜR

GuV

Bilanz

Auswertungen

Belegerfassung

Online Banking Integration

Elster Schnittstelle

Gutschriften

Kontaktmanagement (CRM)

Online Kassenbuchführung

Steuerberaterzugang

DATEVConnect

Artikelpflege

Versch. Währungen

Individuelle SKRs

API und Integrationspartner

Inkl. App & mobiles Arbeiten

Support: Telefon, Email, Chat

Rabattangebote

Kostenlose Testphase

ab 13,90 €

ab 15,00 €

(✓) mit StB

k. A.

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ab 14,00 €

(✓) mit StB

(✓) mit StB

k. A.

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Funktionen einer Buchhaltungssoftware im Überlick

Angebote & Rechnungen schreiben

Mit einer Buchhaltungssoftware schreibst du professionelle Angebote und kannst somit Aufträge gewinnen. Mit wenigen Klicks generierst du dann aus dem angenommenen Auftrag eine Rechnung, die du direkt deinem Kunden schickst.

UStVA einfach automatisch erstellen

Die Umsatzsteuervoranmeldung machst du noch händisch? Mit einer Buchhaltungssoftware erfolgt sie automatisch! Mit einer Registrierung beim Finanzamt versendest du sie dann bequem und einfach über ELSTER.

Einnahmen-Überschuss Rechnung & Jahresabschluss

Einnahmen & Ausgaben hast du stets im Blick. Du generierst mit wenigen Klicks deine Einnahmen-Überschuss Rechnung. Den vorbereitenden Jahresabschluss erledigst du in kurzer Zeit und sendest ihn dem Steuerberater.

Integration deines Online Bankings

Deine Buchhaltungssoftware kannst du mit deinem Online Banking über eine integrierte Schnittstelle verbinden. Somit hast du deine Zahlungsflüsse immer im Blick und kannst direkt aus der Software Überweisungen tätigen.

Ordnungsgemäßes Kassenbuch führen

Dein Kassenbuch führst du ganz einfach in der Buchhaltungssoftware ordnungsgemäß und erstellst auch Kassenberichte. Tages- und Monatsabschlüsse erstellst du somit mit wenigen Klicks.

Datev Export für den Steuerberater

Datev ist für deine Zusammenarbeit mit dem Steuerberater sehr wichtig. Mit dem Datev-Export ladest du alle wichtigen Daten aus der Buchhaltungssoftware herunter und leitest sie einfach digital an deinen Steuerberater weiter.

Offene Posten und Mahnwesen

In deiner Buchhaltungssoftware siehst du die offenen Posten und Rechnungen auf einen Blick und versendest Mahnungen und Zahlungserinnerungen mit nur wenigen Klicks direkt an deine Kunden.

Kunden verwalten durch integriertes CRM

Deine Kunden verwaltest du digital über das integrierte CRM deiner Buchhaltungssoftware. Alle Kundendaten stehen dir jederzeit zur Verfügung, was dir die Auftragsabwicklung erleichtert.

Viele weitere hilfreiche Funktionen

Deine Buchhaltungssoftware bietet dir außerdem viele weitere Funktionen, die dir deine Arbeit erleichtern und dir mehr Zeit verschaffen. Diese unterscheiden sich natürlich von Anbieter zu Anbieter.

Buchhaltungssoftware online oder offline

Online vs. Offline Buchhaltungssoftware

Eine Online Buchhaltungssoftware ist vor allem bei Freiberuflern und Einzelunternehmern beliebt. Die oft schlanken Versionen beinhalten sämtliche Funktionen, die man für die vereinfachte Buchführung benötigt. Sie können dank ihrer intuitiven Bedienbarkeit sogar von Personen genutzt werden, die nur geringe Buchhaltungskenntnisse haben. Da eine Online Buchhaltungssoftware cloudbasiert ist, musst du dich als Unternehmer um Back-ups und Updates keine Sorgen machen. Sicherungsdateien werden täglich automatisch erstellt, Updates in regelmäßigen Abständen eingespielt. Dadurch arbeitest du stets mit der aktuellen Version. Die Online Buchhaltungssoftware ist über den Webbrowser deines PCs und via Mobilgerät sogar von unterwegs aus abrufbar. Sie ersparen sich das zeitraubende Herunterladen auf die Festplatte und du kannst sofort mit deinen Buchungen beginnen. Die Cloud-Software hinterlegt deine Daten sicher auf einem deutschen Server und bietet dir damit die bestmögliche Datensicherheit. Darüber hinaus punktet sie mit einem deutlich niedrigeren Preis. Die monatlich anfallenden Gebühren richten sich in den meisten Fällen nach dem Umfang des gebuchten Pakets.

Eine Offline Buchhaltungssoftware auf dem Desktop hat oft einen großen Funktionsumfang und sinnvolle Zusatzfunktionen und ist daher mehr für die doppelte Buchführung geeignet. Du kannst sie als Softwarepaket kaufen und auf die Festplatte herunterladen. Namhafte Hersteller von Offline Lösungen bieten außerdem einen 24/7 technischen Support an. Da du mit dem Kauf derartiger Software eine Lizenz erwirbst, bist du für den Download, die Wartung, Back-ups und Updates des Programms selbst verantwortlich. Manche Hersteller bieten noch zusätzlich eine mobile App für die Nutzung unterwegs an.

Professionelle Buchhaltungssoftware – das macht sie aus

Eine gute Buchhaltungssoftware sollte über alle Funktionen verfügen, die in deinem Betrieb benötigt werden. Achte deshalb auf bestimmte Funktionen und Begebenheiten.

  • Zusammenarbeit mit dem Steuerberater: Bei manchen Softwareprodukten wie beispielsweise sevDesk, ist es nicht nur möglich, die Daten in das vom Steuerberater verwendete System zu überspielen. Das Steuerbüro hat sogar noch die Möglichkeit, mit einer eigenen sevDesk Lizenz für Steuerberater darin Korrekturen vorzunehmen.
  • Schnittstellen (zu anderen Programmen): Es ist wichtig , dass deine Software über Schnittstellen zu deiner Bank ( für das Onlinebanking), zum Steuerbüro (DATEV) und zur Steuerbehörde (ELSTER) verfügt. Betreibst du einen Onlineshop, benötigst du noch weitere Schnittstellen, über die dein Webshop mit Verkaufsportalen wie eBay, Amazon und mehreren Bezahlsysteme angebunden wird. Führst du deine Buchhaltung online mit einer flexibel nutzbaren Cloud-Software durch, profitierst du noch zusätzlich davon, von unterwegs aus durch eine App Buchungen vornehmen zu können.
  • GoBD konforme Buchhaltungssoftware: Eine professionelle Buchhaltungssoftware hilft dir, folgenschwere Fehler zu vermeiden. Denn führt das Finanzamt einmal eine Betriebsprüfung durch und findet es dabei Lücken in den Buchungen, folgt eine hohe Geldstrafe. Verwendest du jedoch ein professionelles Buchhaltungsprogramm, werden deine Angaben von diesem umgehend auf Plausibilität geprüft.
  • Belegerkennung durch künstliche Intelligenz: Durch die Verwendung von KI bieten sich dir viele weitere Vorteile. Dein Buchhaltungsprogramm kann durch KI Rechnungen in verschiedenen Sprachen erkennen und auswerten. KI macht es möglich, dass die Belegerkennung sich selbst ständig verbessert und dazulernt. Dies ist aber nur der Anfang.
  • Arbeiten von unterwegs – Buchhaltungssoftware in der App: Mit der App spielt es keine Rolle mehr, von welchem Ort der Welt aus du arbeiten möchtest. Deine Buchhaltungssoftware hast du immer dabei. Das einzige was du brauchst, ist eine Verbindung zum Internet. Jetzt kann eine Geschäftsreise auch mal länger dauern.
  • Teamwork durch mehrere Zugänge:Dieser Punkt ist sehr wichtig, wenn du in deinem Unternehmen mehrere Mitarbeiter mit der Buchhaltung betraut hast. Je nach Tätigkeit kannst du verschiedene Zugriffsrechte mit unterschiedlichen Ansichten einrichten. Gleichzeitig können mehrere Personen im Team mit der Software arbeiten.
  • Rechnungen in Drittländer (Fremdwährung, etc.): Geschäftsaktivitäten sind für viele Unternehmen ein globales Geschäft geworden. Das bedeutet, dass eine gute Software auch mit Rechnungen aus oder an Drittländer mit den unterschiedlichsten Währungen umgehen muss. Schließlich müssen auch diese korrekt verbucht werden.

Für wen eignet sich eine Buchhaltungssoftware im Allgemeinen?

Es gibt verschiedene Arten und Anbieter von Buchhaltungssoftware, die auf bestimmte Bereiche der Buchhaltung ausgelegt sind. Je nach Größe und Umfang deines Unternehmens brauchst du verschiedene Funktionen. Außerdem kommt es darauf an, ob du zur einfachen oder zur doppelten Buchführung verpflichtet bist.

Buchhaltungssoftware für Freiberufler und Selbstständige

Du als Freiberufler oder Selbstständiger bist nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet. Das entbindet dich aber nicht davon, dass du eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen musst. Auch du musst im Laufe eines Geschäftsjahres alle Belege sammeln und dem Finanzamt gegenüber deine Einnahmen erklären. Gibst du nun deine Einnahmen und Ausgaben in eine Buchhaltungssoftware ein, so erstellt diese, in den meisten Fällen, diese EÜR ganz automatisch. Außerdem hast du immer aktuell einen Überblick über deinen Cashflow. Fest steht, dass du mit einer solchen Software eine solide und zuverlässige Finanzbuchhaltung führen kannst und du kein Experte sein musst. Du bist in der Lage, jederzeit die Entwicklung deines Unternehmens sehen zu können. Deine Einnahmen und Ausgaben kannst du damit viel besser planen. Der Vergleich zum Vorjahr ist für dich besser einzuschätzen.

Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmen und Kleingewerbe

Für die Anforderungen von Kleinunternehmern (vereinfachte Buchführung inklusive Einnahmeüberschussrechnung) reicht eine gute Online Buchhaltungssoftware völlig aus. Sie berücksichtigt die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG, also den bei der zuständigen Steuerbehörde beantragten Verzicht auf die Entrichtung der Umsatzsteuer.

Die Kleinunternehmerregelung ist lediglich vom im Vorjahr erzielten und voraussichtlich erzielbaren Umsatz, nicht jedoch von der Rechtsform des Unternehmens abhängig. Daher weisen Rechnungen, die Kleinunternehmer schreiben, keine Umsatzsteuer aus und enthalten einen Vermerk, dass nach § 19 UStG keine Umsatzsteuer berechnet wird. Um ihre Gewinne zu ermitteln, addierst du als Kleinunternehmer einfach deine Bruttoeinnahmen und ziehst von diesen deine Bruttoausgaben ab. Zu dieser formlosen Gewinnermittlung ist keine Bilanzierung erforderlich. Allerdings musst du als Kleinunternehmer in deiner EÜR alle Kostenarten getrennt aufführen. Möchtest du deine Buchhaltung softwaregestützt erledigen, solltest du am besten auf ein GoBD-zertifiziertes Produkt zurückgreifen.

Buchhaltungssoftware für Startups und Gründer

Nicht jeder Startup-Unternehmer oder Gründer ist gleichzeitig auch ein Experte im Bereich Finanzen. Für dich als Gründer ist es jedoch wichtig, dass du gerade am Anfang alle deine Einnahmen und Ausgaben genau im Auge hast. Am Anfang ist es aus Kostengründen nicht immer gleich möglich, einen Steuerberater mit der Buchhaltung zu betrauen. Alternativ ist es deshalb eine Buchhaltungssoftware eine hervorragende Anschaffung. Sie erleichtert dir nicht nur die einzelnen Arbeitsschritte, sondern hilft dir auch im Umgang mit deinen Finanzen. Als unerfahrener Gründer oder Startup-Unternehmer kannst du mit der Software deine Kenntnisse erweitern bzw. vertiefen. Von Vorteil für dich ist überdies, dass du alle deine Geschäftsvorfälle lückenlos aufzeigen kannst.

Welche Buchhaltungssoftware eignet sich für dich?

Bist du gesetzlich zur Buchführung verpflichtet, benötigst du eine Software, mit deren Hilfe du die doppelte Buchführung durchführen kannst. Als Kleinunternehmer reicht es aus, ein Programm für die vereinfachte Buchführung mit EÜR (Einnahmen-Überschuss-Rechnung) zu wählen. Mittlerweile gibt es sogar Programme, mit denen man beide Buchführungsarten erledigen kann – wobei diese sich dann preislich stark voneinander differenzieren können.

Daher solltest du dich vor dem Kauf einer solchen Software fragen, welchen Funktionsumfang sie haben muss. Als Einzelunternehmer ohne Mitarbeiter benötigst du beispielsweise kein Modul Lohn/Gehalt. Ebenfalls wichtig ist, ob die Buchführung via Internet und Cloud oder traditionell nach dem Herunterladen der Software auf die Festplatte erfolgen soll. Dabei spielt es keine Rolle, in welcher Branche du tätig bist.

Buchhaltungsprogramme für größere Unternehmen sind natürlich umfangreicher. Hast du beispielsweise Anlagevermögen, kannst du dieses damit ebenfalls buchen. Auch der Jahresabschluss ist bei größeren Unternehmen meist mit erhöhtem Aufwand verbunden. Als GmbH oder KG gehört eine Erstellung der Bilanz zur den essentiellen buchhalterischen Aufgaben. Außerdem benötigst du die Funktion der Lohnbuchhaltung für Zahlungen an deine Mitarbeiter.

Eine (neue) Buchhaltungssoftware einführen – das ist zu beachten

Bei der Einführung von einer neuen Buchhaltungssoftware willst du natürlich, dass alles reibungslos verläuft. Eine 100%ige Garantie gibt es dafür natürlich nie, aber du kannst einige Punkte beachten. Diese helfen dir die Einführung möglichst problemlos durchzuführen.

  • Vor Beginn der Implementierung musst du eine Planung mit allen Beteiligten durchführen.
  • Wichtig ist, dass deine Softwarelösung mit anderen in deinem Unternehmen genutzten Programmen kompatibel ist. Führst du eine neue Software für deine Buchhaltung ein, sollte sie einen reibungslosen Datentransfer von der bisher genutzten Lösung in die neue Software gewährleisten.
  • Außerdem muss deine neue Buchhaltungslösung zu deinem Betriebssystem passen. Dies gilt in erster Linie dann, wenn du eine Software zum Download verwenden möchtest. Online Buchhaltungsprogramme in der Cloud funktionieren auf Windows-, Linux- und Mac-Computern gleichermaßen.
  • Besonderen Wert solltest du auf ein hohes Maß an Datensicherheit legen. Der Datentransfer muss sehr genau geplant werden. Lieber ein paar Euro mehr ausgeben, als einen Datenverlust zu riskieren.
  • Während die Implementierung läuft, musst du genau alle auftretenden Fehler oder Probleme protokollieren. Überdies solltest du alle mit einbeziehen, die später auch mit der Buchhaltungssoftware arbeiten werden.

Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Du als Selbstständiger oder dein angestellter Buchhalter dürfen im Normalfall lediglich vorbereitende Arbeiten für das Steuerbüro machen. Dies gilt sogar für Bilanzbuchhalter. Der  Arbeits- und Kompetenzbereich unterscheidet sich laut Steuerberatungsgesetz (StBerG) von dem des Steuerberaters. Verglichen mit letzterem darf der Buchhalter keine Jahresabschlüsse und keine Bilanzen erstellen, sondern diese lediglich vorbereiten. Steuerberater hingegen sind befugt, die gesamte Buchhaltung zu übernehmen und Steuererklärungen für Unternehmen anzufertigen und zu versenden.

Um deine Steuerberaterkosten jedoch so niedrig wie möglich zu halten, ist es ratsam, eine optimal geeignete Buchhaltungssoftware zu verwenden. Alle gesetzlich erlaubten Unterlagen kannst du damit selbst erstellen und diese dann an das Steuerbüro übersenden. Bei manchen Softwareprodukten ist es nur möglich, die Daten in das vom Steuerberater verwendete System zu überspielen. Das Steuerbüro hat sogar noch die Möglichkeit, mit einer eigenen Lizenz für Steuerberater bei einer Buchhaltungssoftware darin Korrekturen vorzunehmen.

GoBD-konforme Buchhaltungssoftware

Seit Anfang Januar 2017 gelten verschärfte GoBD-Bestimmungen. GoBD ist die Abkürzung für Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form und zum Datenzugriff.

Daher solltest du nur GoBD-konforme Software verwenden. In welcher Form und welchem Umfang du deine ordnungsgemäße Buchführung vornehmen solltest, ist darin nicht geregelt. Allerdings bist du verpflichtet, dafür zu sorgen, dass deine Dokumente korrekt, vollständig, unveränderbar, zeitgerecht und nachvollziehbar (geordnet) sind. Dabei kann dir eine GoBD-konforme Buchhaltungssoftware von großem Vorteil sein.

Zu diesen seit 2017 einzuhaltenden Vorgaben gehören beispielsweise tägliche Bargeldbuchungen, zehntägige Buchungsfristen für bargeldlose Zahlungen sowie die zeitnahe Erfassung von Belegen (Einscannen und folgendes Uploaden in der GoB-zertifizierten Buchhaltungssoftware). Die GoBD ersetzen die 2001 erschienenen GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen).

Fazit

Für die meisten Selbstständigen, egal ob Freelancer, Kleinunternehmer oder Mittelstandsunternehmer stellt die Buchhaltung eine Aufgabe dar, welche in der Regel ein lästiges Thema ist. Vor allem aber kostet Buchhaltung Zeit. Erleichterung bringt hier eine gute Buchhaltungssoftware. Diese hat die Aufgabe, sie wenig Aufwand wie möglich mit der Buchhaltung zu schaffen und alles schneller zu erledigen. Doch Software ist nicht gleich Software und eine Software eignet sich nicht für jede Form von Unternehmen. Doch die Auswahl ist groß und es gibt die richtige Buchhaltungssoftware für Unternehmen die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, genauso wie für den Kleinunternehmer. Es gibt Buchhaltungssoftware für Einsteiger, Fortgeschrittene und Profis.