Bürosoftware

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Bürosoftware für ein papierloses Büro

Früher wurden sämtliche Vorgänge in einem Büro mittels verschiedener Aktenordner oder mithilfe anderer Ablagesysteme in Papierform strukturiert, bearbeitet und aufgehoben. Heute übernimmt solche Aufgaben fast immer der Computer, so dass du auf Papier weitgehend verzichten kannst. Um von der E-Mail bis zum Jahresabschluss alle Vorgänge zu bewältigen wurde die Bürosoftware entwickelt. Wenn du eine Bürosoftware kaufen möchtest, solltest du vorher einen Bürosoftware Vergleich durchführen, um das für dich beste Computerprogramm zu finden.

Was ist eine Bürosoftware?

Bei der Bürosoftware handelt es sich um ein hochspezialisiertes Computerprogramm, das in der Lage ist, die verschiedensten Bereiche, mit denen beispielsweise das Büro eines Unternehmens zu tun hat, zu bearbeiten und miteinander zu verknüpfen. Meist kann eine Bürosoftware die folgenden Arbeitsbereiche abdecken:

  • Kommunikation (intern via Intranet und extern)
  • Meeting- und Termin-Management
  • Kunden- und Kontaktdaten
  • Zeit- und Ressourcenmanagement (Personal, Produkte, Dienstleistungen)
  • Aufgabenmanagement (To-Do Listen, Delegationen, Projektmanagement)
  • Notizen (Erstellung, Sammlung, Umwandlung)
  • Vertrieb und Marketing (vom Angebot bis zur Rechnung, Forderungsmanagement, Newsletter, Mailing)
  • Dokumenten- und Wissensmanagement (Verzeichnisse, Protokolle, Stichwortverzeichnis)
  • Projektmanagement (Planung für Zeit und Kosten, Controlling, Projektkommunikation)
  • Eventmanagement (Organisation für Kongresse, Messen, Konferenzen, inklusive Erstellung von Angeboten, Aufträgen und Rechnungen)

Die Bürosoftware ist nicht nur in der Lage, diese eben genannten Bereiche zu bearbeiten, sondern kann sie auch miteinander verknüpfen, Analysen erstellen und am Ende des Geschäftsjahres den Jahresabschluss für die Steuererklärung erstellen.

Anbieter von Bürosoftware

Der Markt für Bürosoftware ist inzwischen vielfältig und du findest für verschiedene Anforderungen unterschiedliche Computerprogramme. Dabei kannst du zwischen einer Bürosoftware für Mac oder Computerprogrammen für Android wählen Die folgenden Anbieter bzw. Produkte gehören zur Kategorie „sehr häufig verwendete Bürosoftware“:

sevDesk

Diese Software, die auch eine App beinhaltet, kannst du zum Schreiben von Rechnungen ebenso nutzen, wie zum Fakturieren oder zur Verwaltung von Lagerbeständen. Außerdem bietet dir sevDesk ein CRM (Customer-Relationship-Management), ein Kassenbuch sowie eine Archivfunktion, mit der du Belege digital aufbewahren kannst. Darüber hinaus kannst du mit sevDesk Einnahmen-Überschuss-Rechnungen (EÜR) und, falls dies notwendig ist, Umsatzsteuervoranmeldungen erstellen.

Orgamax Logo

OrgaMAX

Diese sehr umfassende, kostenpflichtige Bürosoftware verfügt über alle notwendigen Funktionen, die ein Unternehmen benötigt. Es kann deine Finanzen verwalten, organisiert die Buchhaltung, hat die nötigen Funktionen, um eine Lagerverwaltung abzuwickeln und verfügt über ein intuitives Kassensystem inklusive Rechnungserstellung und Berichtswesen. Die OrgaMAX Bürosoftware kannst du in drei unterschiedlichen Versionen erwerben.

lexoffice

Der Funktionsumfang bei dieser Software ist ähnlich groß wie bei ihren Mitbewerbern. Du kannst mit Lexoffice Rechnungen erstellen, das Kassenbuch führen, Angebote erstellen oder deine EÜR (Einnahme-Überschussrechnung) schreiben. Bei der Lexware Bürosoftware kannst du aus insgesamt drei Preisvarianten auswählen. Der Unterschied besteht dann in einem unterschiedlichen Funktionsumfang.

Billomat

Die Billomat Bürosoftware erfüllt alle Anforderungen, die Freelancer, Start-ups, nebengewerblich Selbstständige und auch größere Unternehmen (Angebot auf Anfrage) haben und kann Rechnungen und Angebote erstellen. Darüber hinaus organisiert die Bürosoftware das Mahnwesen, erstellt Stornos und Gutschriften und ist in der Lage, Lieferscheine sowie Auftragsbestätigungen zu erstellen.

Sage Logo

Sage

Die Sage Bürosoftware ist auf kleine und mittlere Unternehmen ausgelegt und übernimmt die Warenwirtschaft, die Auftragsbearbeitung sowie die Finanzbuchhaltung. Entwickelt wurde die Bürosoftware fürs Handwerk und für Kaufleute. Die Software ist kostenpflichtig, Sage bietet aber einen Gratismonat an.

Collmex Logo

Collmex

Bei dieser kostenpflichtigen Software hast du die Möglichkeit, Online-Rechnungen zu erstellen und deine komplette Buchführung abzuwickeln. Die verschiedenen Angebote von Collmex kannst du je Bedarf buchen. Die Software ist auch als kostenfreie Variante erhältlich, bietet dann aber lediglich Grundfunktionen an und stellt dir die nötigsten Anwendungen zur Verfügung.

Debitoor Logo

Debitoor

Bei Verwendung dieses Online Rechnungsprogramms hast du die Möglichkeit, Rechnungen mithilfe von Vorlagen zu erstellen. Die Software bietet zudem eine mit den wichtigsten Grundfunktionen (z. B. Ausgabenerfassung) ausgestattete App an, was deine Flexibilität erhöht, weil du auch mobil arbeiten kannst. Debitoor eignet sich vor allem für Gründer, Freelancer und Kleinunternehmer. Du kannst verschiedene Varianten dieser Bürosoftware kaufen.

WISO Logo

WISO

Diese nach der gleichnamigen TV-Sendung WISO benannte Bürosoftware eignet sich für die Erledigung von Aufgaben im Bereich Buchhaltung und du kannst deinen Jahresabschluss sowie die Bilanz für dein Unternehmen mit ihr erstellen. Darüber hinaus ist es mit dem Programm möglich, Rechnungen zu schreiben und die Lagerverwaltung zu organisieren. Bei der Bürosoftware WISO handelt es sich um ein kostenpflichtiges Programm, dass du in unterschiedlichen Versionen kaufen kannst.

Papierkram Bürosoftware Logo

Papierkram

Mit der Bürosoftware von Papierkram kannst du sämtliche Aufgaben in den Bereichen Projektzeiterfassung, Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA), Angebots- oder Rechnungserstellung, Einnahmen-Überschussrechnung (EÜR) und digitales Belegarchiv durch die Nutzung eines einzigen Tools erledigen. Das Unternehmen bietet dir neben einer kostenlosen Basisversion drei weitere, dann kostenpflichtige Versionen an.

easybill Logo

easybill

Die Easybill Bürosoftware mit Cloud gehört zum Bereich kostenpflichtige Rechnungssoftware und umfasst in der Basic-Version die Verwaltung von bis zu 20 Kunden, einen kostenlosen E-Mailversand und eigenes Briefpapier. Der Funktionsumfang erhöht sich bei den beiden anderen Versionen und umfasst dann beispielsweise Zeiterfassung und Verwaltung von Projekten, Mitarbeiterverwaltung, automatische Durchführung von Mahnverfahren sowie einen Import-Manager.

Monkey Office Bürosoftware Logo

Monkey Office

Die Bürosoftware von Monkey Office eignet sich für Dienstleistungsunternehmen und Handwerker und ist mit seinem modularen Aufbau im Grunde für sämtliche Branchen als Buchhaltungs-, Rechnungs- und Finanzsoftware geeignet. Über die Grundfunktionen hinaus kannst du zusätzliche Module kaufen und die Software erweitern. Du kannst aus insgesamt fünf Lizenzvarianten auswählen, die sich durch unterschiedliche Leistungsumfänge auszeichnen.

Kostenlose Bürosoftware

Vor allem als Gründer, Kleinunternehmer oder Freiberufler bist du aus Kostengründen darauf angewiesen, kostenlose Bürosoftware zu nutzen. Obwohl viele Unternehmen für ihre Programme Geld verlangen, gibt es durchaus gratis Bürosoftware, die du einfach downloaden und anschließend verwenden kannst. Eine solche Software hat natürlich immer Vor- und auch Nachteile.

Anbieter, Vor- und Nachteile

Eine hilfreiche Bürosoftware ist OpenOffice, bei der es sich um die kostenfreie Alternative zum kostenpflichtigen Office-Paket aus dem Hause Microsoft handelt. OpenOffice verfügt über eine Textverarbeitung, Tabellenkalkulation sowie ein Zeichen- und Präsentationsprogramm, eine Datenbank sowie einen Formel-Editor. Diese Bürosoftware bietet also alle in einem Büro nützlichen Funktionen. Allerdings besteht der Nachteil darin, dass die für ein Unternehmen wichtigen Features nicht vorhanden sind.

Schon eher für dein Unternehmen geeignet ist die kostenfreie Bürosoftware von Easy Cash & Tax, mit der du beispielsweise deine Einnahmen-Überschussrechnungen, Umsatzsteuervoranmeldungen oder Umsatzsteuererklärungen erstellen kannst. Sie eignet sich aber hauptsächlich für Freiberufler und Kleingewerbetreibende, für größere Unternehmen verfügt die Bürosoftware von Easy Cash & Tax nicht über genügend Funktionen.

Ein weiterer Anbieter für kostenlose Bürosoftware ist Freewarefaktura, ein Computerprogramm, mit dem du Angebote, Aufträge, Rechnungen und Gutschriften erstellen kannst und das dir bei der Verwaltung von Geldflüssen hilft. Außerdem erledigt diese gratis Software für dich das Mahnwesen, die Produktverwaltung sowie die Verwaltung deiner Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern. Die Bürosoftware ist einfach strukturiert und lässt sich leicht handhaben. Wie bei vielen kostenlosen Software-Programmen ist der Leistungsumfang aber begrenzt.

Buerosoftware

Bürosoftware im Vergleich: Offline vs. Online Bürosoftware

Da es sehr viele Bürosoftwares auf dem Markt gibt, zeigen wir dir hier einen Vergleich zwischen Online- und Offline Bürosoftwares. Die folgende Tabelle zeigt auf einem Blick, wo die wichtigsten Unterschiede liegen:

Vergleichsschwerpunkt

Einrichtung

Updates

Nutzungsmöglichkeiten (örtlich)

Nutzbarkeit

Kosten für die Nutzung

Online Bürosoftware

durch Registrierung

automatisch

mittels Internetzugang Nutzung überall aus möglich

Internetzugang muss vorhanden sein

kostenlose Registrierung, Zusatzmodule wie Add-Ons sind kostenpflichtig

Offline Bürosoftware

Installation auf dem PC

eigenständig durchführen und kostenpflichtig

einmalige Anschaffungskosten, Folgekosten durch Updates

Nutzung ist auch ohne Internetzugang möglich

nur am PC ist Nutzung möglich

Bürosoftware für Kleinunternehmer

Wenn du ein Kleinunternehmen führst, benötigst du meist nicht so umfangreiche Funktionen bei deiner Bürosoftware, wie sie in großen Konzernen oft notwendig sind. Insofern lohnt es sich für dich, gezielt nach Programmen zu suchen, die deine Anforderungen erfüllen. Solche findest du am ehesten, wenn du, je nach deinem Beruf beispielsweise die Suchbegriffe „Bürosoftware Handwerk“, „Bürosoftware Architekten“ oder ähnliche Begriffe eingibst. Hast du z. B. keine Mitarbeiter, kann der Bereich Mitarbeiterverwaltung oder Lohnbuchhaltung wegfallen. Bist du Handwerker, brauchst du eventuell keine Lagerverwaltung. Sicherlich ist es auch sinnvoll, auf den Preis zu achten, wenn du Bürosoftware kaufen möchtest. Beispiele für entsprechende Bürosoftware wären etwa die Programme von:

  • Woax-IT
  • Billomat
  • Ionos
  • CANDIS
  • bizSoft

Die Entwickler dieser Bürosoftware haben sich auf die Bedürfnisse von Kleinunternehmern spezialisiert und bieten entsprechende Lösungen an.

Bürosoftware für verschiedene Betriebssysteme

In Unternehmen kommen Computer mit unterschiedlichen Betriebssystemen zum Einsatz, meist arbeiten die Büros mit Mac oder mit Android. Für beide Betriebssysteme gibt es kostenlose Bürosoftware, als auch kostenpflichtige Bürosoftware.

Wenn du die von dir genutzte Software auf deine Anforderungen hin verändern möchtest, kannst du auf sogenannte Bürosoftware Open Source zurückgreifen. Dabei handelt es sich um Computerprogramme, bei denen vom entwickelnden Unternehmen der Quellcode öffentlich zugänglich gemacht wurde und dadurch vom Nutzer verändert, sprich umgeschrieben werden kann.

Ein Beispiel für eine solche Open Source Bürosoftware wäre OpenZ, ein sehr umfangreiches Programm, mit dem dein Unternehmen sämtliche Bereiche verwalten könnte.

buerosoftware

Fazit

Als Unternehmer, unabhängig von der Größe deiner Firma, musst du nicht alle Arbeiten bezüglich der Verwaltung und Abrechnung nicht selbst machen. Dafür gibt es spezielle Bürosoftware. Diese kannst du sowohl als kostenlose Bürosoftware, als auch in Form von kostenpflichtigen Computerprogrammen erwerben.

Der Funktions-Umfang ist dabei meist abhängig vom Preis der Software. Bei manchen Programmen musst du einmalig für eine Lizenz zahlen, für andere verlangt der Anbieter eine monatliche Gebühr.

Benötigst du eine Bürosoftware, die du selbst an deine Bedürfnisse anpassen kannst, musst du nach Open Source Bürosoftware suchen. Grundsätzlich kann man sagen, dass es für jeden Anspruch die passende Software gibt.

Zudem solltest du vor einem Kauf oder kostenlosen Download entscheiden, mit welchem Betriebssystem die Software laufen soll und ob du lieber ein Offline- oder Online-Programm verwenden möchtest.