Spesenabrechnung Vorlage

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Zur Vorlage

Eine Spesenabrechnung Vorlage benötigst du, um Kosten abzurechnen, die während einer Dienst- oder Geschäftsreise angefallen sind. Die Kosten müssen abseits vom üblichen Arbeitsort entstanden sein. Als Spesen werden alle Kosten bezeichnet, die du für Verpflegung sowie Übernachtung und Fahrt anfallen. In der Regel machst du als Angestellter eine Spesenabrechnung und bekommst die angefallenen Kosten von deinem Arbeitgeber erstattet. Bist du Selbstständiger oder Freiberufler, kannst du deine angefallenen Kosten von der Steuer absetzen. Überdies kannst du auch deinem Auftraggeber deine Spesen in Rechnung stellen.

Was ist eine Spesenabrechnung?

Im Sprachgebrauch wird die Spesenabrechnung oft auch als Reisekostenabrechnung bezeichnet. Mit einer Spesenabrechnung werden alle Kosten, die dir während deiner geschäftlichen oder dienstlichen Reise entstanden sind, übersichtlich dargestellt. Dazu gehören alle Fahrtkosten, alle angefallene Kosten für Übernachtung und Verpflegung sowie die sogenannten Reisenebenkosten. Wichtig ist für dich, dass du für alle dieser genannten Kosten auch entsprechende Quittungen und Belege deiner Spesenabrechnung beifügen kannst.

Was kann ich als Spesen abrechnen?

In der Regel kannst du grundsätzlich die folgenden Kostenpunkte in deiner Spesenabrechnung aufführen:

  • Alle Kosten, die mit der Anreise und der Abreise in Verbindung stehen. Dies können Kosten für Benzin, Kosten für Tickets für Flug oder Bahn sein oder auch für Fahrten mit dem Taxi.
  • Alle Kosten, die für die Verpflegung während dieser Dienstreise anfallen. Dazu gehören Kosten für alle Speisen und Getränke sowie für Snacks.
  • Der größte Kostenfaktor sind meistens die Übernachtungskosten. Dies können Kosten für das Hotel, einer Pension, einer Ferienwohnung oder andere Übernachtungsmöglichkeiten sein.

Dies ist allerdings nur eine grobe Unterteilung. Im Detail sehen die zu abrechnenden Spesen in einem Spesenabrechnung Beispiel wie folgt aus:

Art der Spesen Beschreibung
Fahrtkosten Fahrtkosten fallen je nach Verkehrsmittel immer unterschiedlich aus. Abgerechnet werden können Flugtickets, Bus- oder Bahntickets. Aber auch Fahrten mit dem Taxi, welche in direktem Zusammenhang mit einer Dienstreise stehen, können auf der Spesenabrechnung Vorlage aufgeführt werden.
Kilometerpauschale Fährst du mit dem eigenen Pkw, so kannst du die Kosten einfach mit der sogenannten Kilometerpauschale abrechnen. Diese Kilometerpauschale beträgt pro gefahrenem Kilometer derzeit 0,30 Euro.
Übernachtungskosten Übernachtungskosten kannst du nur dann geltend machen, wenn du an einen Ort musst, der von deinem Wohnort so weit entfernt ist, dass dir eine Rückreise am selben Tag nicht möglich ist. Welche Übernachtungsmöglichkeit du wählst, bleibt dir überlassen. Das kann ein Hotel sein oder eine Pension. Es besteht auch die Möglichkeit, für die Dauer der Dienstreise oder der Geschäftsreise eine Ferienwohnung anzumieten. Nicht anrechenbar sind allerdings Unterkünfte, die dir unentgeltlich zur Verfügung gestellt werden.
Verpflegungskosten Während deiner Reise musst du auch essen. Dies gilt natürlich für dich als Angestellter oder Chef gleichermaßen. Diese Kosten für die Verpflegung werden auch als Verpflegungsmehraufwand bezeichnet. In deiner Spesenabrechnung Vorlage kannst du alle Speisen und Getränke abrechnen, welche du dir nicht selbst zubereiten kannst. Dazu gehören auch Snacks für zwischendurch. In den meisten Fällen kannst du für den Verpflegungsstand in der Spesenabrechnung Vorlage Pauschalen nutzen:

  • bei Abwesenheit über 8 Stunden beträgt die Pauschale 12 Euro
  • bei Abwesenheit über 24Stunden beträgt die Pauschale 24 Euro
  • bei Abwesenheit über Nacht beträgt die Pauschale 12 Euro
  • eine besondere Beachtung musst du in deiner Spesenabrechnung dem Frühstück widmen. Ist dieses bereits in den Übernachtungskosten enthalten, so muss dies mit einem Satz von 20 % von der Pauschale abgezogen werden

Dauert die Dienst- oder Geschäftsreise mehrere Tage, so gilt in diesem Fall die Pauschale von 12 Euro auch für den Tag der Abreise.

Bei einer Dienst- oder Geschäftsreise ins Ausland gelten andere Pauschalen. Diese sind je nach Land unterschiedlich. Beim zuständigen Finanzamt kannst du hier um eine entsprechende Liste bitten.

Reisenebenkosten

Auf einer Dienst- oder Geschäftsreise fallen noch einige weitere Kosten an, die du in deiner Spesenabrechnung Vorlage aufführen kannst. Diese werden als Reisenebenkosten bezeichnet. Dazu gehören beispielsweise:

  • Alle angefallenen Kosten für dienstliche Telefonate oder Kosten für das Internet
  • Alle Mautgebühren und Parkgebühren
  • Kosten durch Nutzung von öffentlichen Verkehrsmittel am Ort der Dienstreise
  • Angefallene Kosten für kleine Geschenke an den Kunden wie beispielsweise Blumen etc.
  • Gebühren für die Nutzung von Toiletten

Die korrekte Spesenabrechnung für die Steuererklärung

Als Arbeitnehmer gehst du für deinen Arbeitgeber bei den Spesen in Vorleistung. Werden dir mittels deiner Spesenabrechnung als Arbeitnehmer diese Kosten vom Arbeitgeber erstattet, so sind diese steuerfrei.

Wichtig:

In der Regel gehst du auch als Freiberufler oder Selbstständiger bei einer Geschäftsreise für deinen Auftraggeber mit den Spesen in eine Vorleistung. Aus diesem Grund sind die Spesen in den meisten Fällen ebenfalls steuerfrei. Deshalb ist es besonders wichtig, dass du alle Spesenabrechnungen während eines Jahres mit deiner Steuererklärung einreichst.

Um deine Spesenabrechnung bei der Steuer gegenüber dem Finanzamt geltend zu machen, stehen dir zwei Optionen zur Auswahl:

  • Du reichst deine Spesenabrechnungen beim Finanzamt als Anhang zu deiner Steuererklärung ein
  • Du rechnest deine Spesen mit dem Finanzamt mit deiner Steuererklärung ab. In diesem Fall führst du deine Spesen als Werbekosten und bekommst diese darüber rückerstattet.

Spesenabrechnung Vorlage in Word und Excel downloaden

Du hast die Möglichkeit, zwischen der Spesenabrechnung Vorlage in Word oder der Spesenabrechnung Vorlage in Excel zu wählen. Beide Vorlagen kannst du selbstverständlich kostenlos downloaden. Nach dem Ausfüllen kannst du die Spesenabrechnung Vorlage als PDF speichern und bei Bedarf auch ausdrucken. Für weitere Reisekostenabrechnungen kannst du diese kostenlose Vorlage immer wieder neu verwenden.

Eine ansprechende und zeitsparende Vorlage für deine Spesenabrechnung findest du hier zum kostenlosen Download

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Tipp: Nutze ein professionelles Rechnungsprogramm

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Anleitung: Spesenabrechnung Vorlage richtig ausfüllen

Um das Spesenabrechnung Muster auch richtig auszufüllen, musst du in folgenden Schritten vorgehen:

  1. Im ersten Schritt musst du dir das Spesenabrechnung Muster kostenlos in Word oder Excel herunterladen.
  2. Ist dies geschehen, kannst du sofort mit dem Ausfüllen beginnen.
  3. Trage oben links deine Firmendaten ein.
  4. Im nächsten Schritt füllst du die Felder wie Personalnummer, Abteilung sowie deinen Vornamen und Nachnamen ein.
  5. Dann folgen die Angaben zu deiner Reise. Dazu gehören der Reisebeginn und das Reiseende. Außerdem musst du den Reisezweck, das Reiseziel und das gewählte Verkehrsmittel angeben.
  6. Im nächsten Schritt musst du alle entstandenen Kosten durch die Reise auflisten. Also alle Kosten für Fahrt, Übernachtung, Verpflegung und die Reisenebenkosten.
  7. In der Fußzeile vom Spesenabrechnung Muster müssen noch die Firmendaten eingetragen werden.
  8. Anschließend noch das Datum eintragen. Dann am besten ausdrucken und unterschreiben. Füllst du diesen Vordruck für die Spesen für das Finanzamt als Arbeitnehmer aus, so musst du die Spesenabrechnung Vorlage noch vom Vorgesetzten unterschreiben lassen.