Das Business läuft hervorragend an, doch du möchtest die eigene Zeit ein wenig optimieren und gleichzeitig den Überblick bewahren? Dann kommt die Rechnungsvorlage Word (docx) genau richtig. Neben der schnellen und einfachen Rechnungserstellung bietet sie Leistungsbringern noch viele weitere Vorteile. In diesem Ratgeber findest du ausführliche Tipps und eine kurze Anleitung für die Erstellung einer Rechnungsvorlage Word von Microsoft.

Wichtig: Eine professionelle Rechnungsvorlage muss unbedingt gewissen Anforderungen gerecht werden. Die nachfolgenden Daten zählen zu den rechtlichen Pflichtangaben einer Rechnung:

•         Informationen zum Leistungsbringer (Name und Anschrift)
•         Angaben zum Leistungsempfänger (ebenfalls Name und Anschrift)
•         Steuernummer des Leistungsbringers
•         Rechnungsnummer und Rechnungsdatum
•         Liefer- sowie Leistungsdatum
•         Art und Menge des Produkts beziehungsweise der Dienstleistung
•         Preisangaben (Bruttobetrag, Umsatzsteuer und Nettobetrag)

Mit einer Rechnungsvorlage Word (doc)  gehst du auf Nummer sicher, denn diese beinhaltet alle rechtlichen Pflichtangaben, du musst lediglich die Zahlen anpassen.

Prinzipiell gesehen, liegen die Vorteile der Rechnungsvorlage Word klar auf der Hand: Die bereits angelegten Pflichtfelder, das perfekt vorgegebene Format und die einfache Individualisierung des Layouts mit firmeneigenen Informationen. Auf diese Weise arbeitest du nicht nur effizienter, sondern auch professioneller. Einmal erstellt, kannst du die Rechnungsvorlage Word wiederkehrend verwenden und sichergehen, dass alle gesetzlichen Pflichtangaben enthalten sind.

Eine Rechnungsvorlage Word ist nicht GoBD-konform und bietet somit keine ordnungsgemäße Führung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Hinzu kommt, dass du die Angaben auf einer Musterrechnung nie blind übernehmen solltest, denn so können sich leicht Fehler einschleichen.

Die Funktionen einer Buchhaltungssoftware können dir die Arbeit durch automatisches Ausfüllen erleichtern. Außerdem hast du stets einen Überblick über deine Finanzen und brauchst dir über die GoBD Richtlinien keine Gedanken mehr zu machen.

Außerdem hast du bei einer Musterrechnung nur begrenzte Designoptionen, wohingegen du mit einem Online Rechnungsprogramm das Layout deiner Rechnung individuell und vielfältig gestalten kannst.

Als Kleinunternehmer profitierst du von der Umsatzsteuerbefreiung, wenn dein Gesamtjahresumsatz im vorherigen Geschäftsjahr 22.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Geschäftsjahr voraussichtlich unter 50.000 Euro liegen wird. Somit bist du nach § 19 der Kleinunternehmerregelung nicht umsatzsteuerpflichtig und musst keine Umsatzsteuer (USt.) auf deiner Rechnung angeben.

1. Firmeninformationen: Zu Beginn werden alle wichtigen Firmeninformationen in der linken oberen Ecke angegeben.
2. Empfängerangaben: Unter den eigenen Firmeninformationen folgt nun die Anschrift des Kunden.
3. Rechnungsdatum: Auf Höhe der Empfängerdaten folgen auf der rechten Seite der Word Rechnung anschließend fünf weitere wichtige Angaben. Hierzu zählt auch das Rechnungsdatum.
4. Rechnungsnummer: Die Rechnungsnummer sorgt für einen besseren Überblick der gesamten Rechnungen und ermöglicht eine unkomplizierte Buchhaltung.

Wichtig: Jede Rechnungsnummer darf innerhalb eines Geschäftsjahres beziehungsweise eines Nummernkreises nur einmal vorkommen.

5. Kundennummer: Die Verwendung einer Kundendatenbank mit individuellen Kundennummern ist sehr empfehlenswert. So können auch Kunden mit ähnlichen Namen besser unterschieden werden. Die Rechnungserstellung wird dadurch deutlich vereinfacht.
6. Zahlungsziel: In diesem Spalt der Rechnungsvorlage in Word folgen die Angaben zur Dauer der Zahlungsfrist. Die Grundeinstellung beträgt hier in der Regel exakt 30 Tage. Natürlich kann das Zahlungsziel beliebig und individuell geändert werden.
7. Fälligkeitsdatum: Hier wird das Datum angegeben, an dem die offene Rechnung spätestens bezahlt werden soll. Das Fälligkeitsdatum ist ein wichtiger Bestandteil jeder Rechnung. Nur so hat der Kunde einen Überblick darüber, bis wann die Rechnung beglichen sein muss.
8. Zusatzinformationen: Zusätzliche Informationen folgen direkt über der detaillierten Rechnungsaufstellung. Hier kann man nochmals genauer auf eventuelle Vereinbarungen oder Konditionen eingehen. Auch anderweitige Informationen können hier festgehalten werden.
9. Ausführliche Aufstellung aller Produkte und Dienstleistungen: Hier werden alle verkauften Produkte beziehungsweise Services angegeben.

Achtung: Das Muster der Produkt- und Dienstleistungsaufstellung muss unbedingt mit folgenden Angaben ergänzt werden: Anzahl, Einheit, Preis, Umsatzsteuer in Prozent, Umsatzsteuer in Euro sowie den Gesamtbetrag.

10. Kontaktinformationen: Die eigenen Kontaktinformationen stehen stets unten links und in der Mitte. In diesem Anschnitt können nochmal alle wichtigen Kontaktdaten wie beispielsweise die Telefonnummer, E-Mail-Adresse oder Homepage angegeben werden. Auch die Umsatzsteueridentifikationsnummer wird hier angegeben.
11. Bankverbindung: Unten rechts neben den Kontaktinformationen folgen zu guter Letzt die Angaben zur Bankverbindung. Zu den wichtigsten Bankdaten zählen die IBAN, SWIFT/BIC und der Empfänger.

Wissenswert: Nach der Individualisierung der Rechnungsvorlage Word, kannst du diese in ein PDF Dokument umwandeln und abspeichern. Die Vorlage kannst du nun als Ausgangsdokument für alle zukünftigen Fakturierungen verwenden.