Muss eine Rechnung unterschrieben werden?

Nein, eine Rechnung ist ohne Unterschrift rechtsgültig, ganz gleich, ob Du das Dokument in Papierform oder per E-Mail verschickst.

Empfehlung: Rechnung unterschreiben – Ja oder Nein?

Es wird sogar davon abgeraten, diese Dokumente zu unterschreiben. Denn im Fall von Unstimmigkeiten liegt die Beweislast bei Dir, weil Du die Rechnung unterschrieben hast und damit deren Richtigkeit garantierst. Der Rechnungsempfänger könnte das Dokument zum Beispiel mit „Betrag dankend erhalten“ stempeln. In diesem Fall musst Du beweisen, dass Du den Betrag nicht erhalten hast wie behauptet. Allerdings gehen die Meinungen hier dennoch auseinander. Manche Unternehmer meinen, es gehöre einfach zum guten Ton, eine Rechnung zu unterschreiben. Sie sehen darin eine besondere Wertschätzung ihrer Kunden. Immer wieder mal taucht die Meinung auf, wer eine Rechnung ohne Unterschrift verschickt, setze sich dem Risiko aus, dass zahlungsunwillige Kunden die fehlende Unterschrift beanstanden würden. Da laut Gesetzgeber eine Rechnung jedoch auch ohne Unterschrift ein anerkanntes Dokument ist und eine Unterschrift zudem gemäß § 14 UStG nicht vorgesehen ist, musst Du Dir um diesen Punkt keine Gedanken machen. Kein Kunde kann ein rechtskräftiges Dokument, das alle vom Gesetzgeber geforderten Pflichtangaben enthält, beanstanden. Wenn Du allerdings Kunden hast, mit denen schon seit langem ein vertrauensvolles Geschäftsverhältnis besteht und die Zahlungen immer pünktlich eingegangen sind, besteht kein Grund, die Rechnung nicht zu unterschreiben. Denn manche Kunden sind „altmodisch“ und wünschen sich eine Unterschrift unter dem Dokument.

Unter welchen Bedingungen muss ich eine Rechnung unterschreiben?

Pflichtangaben und Bestandteile einer Rechnung

Gemäß § 14 Abs. 4 UStG muss eine Rechnung bestimmte Pflichtangaben enthalten, damit sie nicht nur für den Empfänger, sondern auch für Dritte, in erster Linie das zuständige Finanzamt, nachvollziehbar sind.

  • vollständiger Name und Anschrift des Unternehmens
  • Datum
  • spätestens Zahlungsdatum
  • Steuernummer und/oder USt-ID
  • fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer
  • Leistungsbeschreibung
  • Lieferdatum beziehungsweise Zeitraum der Leistungserbringung
  • Netto-Betrag in Euro
  • eventuell gewährte Boni, Rabatte, Skonto
  • Umsatzsteuersatz (7 % oder 19 %)
  • Bruttobetrag in Euro

Bei Rechnungen, die aufgrund von Lieferungen und Leistungen innerhalb der EU-Gemeinschaft, jedoch außerhalb Deutschlands erbracht werden, erfolgt der Hinweis auf die Steuerbefreiung. Diese Steuerbefreiung liegt immer dann vor, wenn Dein Unternehmen Leistungen für Geschäftspartner erbringt, die ihren Unternehmenssitz nicht in Deutschland haben. In diesem Fall fällt keine Umsatzsteuer an.

Bevor Du Deine Rechnungen verschickst, solltest Du auf jeden Fall prüfen, ob alle Pflichtangaben in dem Dokument enthalten sind. Denn schon eine fehlende Pflichtangabe führt dazu, dass der Empfänger die geforderte Rechnungssumme nicht begleichen muss.

 Ausnahmen: Steuerberater und Anwälte

Allerdings gibt es auch in diesem Fall Ausnahmen von der Regel. So müssen Steuerberater und Rechtsanwälte ihre Rechnungen grundsätzlich unterschreiben. Die entsprechenden Vorschriften finden sich in der Vergütungsordnung für Steuerberater und Rechtsanwälte. Dies liegt vor allem in der besonderen Verantwortung, die der Ausführung ihrer Tätigkeit zugrunde liegt. Dies bedeutet natürlich nicht, dass Du als Unternehmer weniger Verantwortung für Dein tägliches Handeln trägst. Steuerberater und Rechtsanwälte genießen jedoch eine besondere Vertrauensstellung, denn immerhin beraten und vertreten sie ihre Mandanten in Sachen Vermögen, Steuern und in sensiblen Rechtsbereichen.

Mit ihrer Unterschrift unter der Rechnung garantieren sie für die Richtigkeit der gemachten Angaben. Die Unterschrift besagt, dass die Rechnung begründet ist und das der Aussteller die zeitnahe Begleichung des ausstehenden Betrages erwartet. Ohne Unterschrift entfalten diese Rechnungen keine Rechtsgültigkeit und werden lediglich als Entwurf eingestuft. Wer eine Rechnung ohne Unterschrift von seinem Steuerberater oder Rechtsanwalt erhält, ist nicht zur Zahlung verpflichtet. Andererseits wissen die Empfänger, dass die Unterschrift sie zur Zahlung verpflichtet.

Braucht eine Rechnung eine digitale Signatur?

Da Rechnungen in Papierform auch keine Unterschrift benötigen, hat der Gesetzgeber die Rechtslage in dieser Hinsicht angepasst. Bis 2011 musste jede per E-Mail verschickte Rechnung eine digitale Signatur erhalten. Eine digitale Signatur kommt einer beglaubigten Unterschrift durch einen Notar gleich. Hintergrund war, dass der Rechnungsempfänger sicher sein sollte, dass die Rechnung in seinem Postfach auch tatsächlich von dem entsprechenden E-Mail-Absender stammt und zudem fälschungssicher ist. Der Gesetzgeber hat jedoch die tägliche Praxis gewürdigt und festgestellt, dass Rechnungsempfänger die Echtheit des Dokumentes auch mit ganz einfachen Mitteln wie Lieferschein- und Warenvergleich feststellen können. Daher musst Du Rechnungen nicht mehr mit einer digitalen Signatur versehen, sie sind auch ohne rechtsgültig.

Welche Vollmachtarten gibt es?

In allen Unternehmen ist es üblich, Vollmachten an verschiedene Personen zu vergeben. Mit einer Vollmacht ist die entsprechende Person berechtigt, Dokumente für das Unternehmen zu unterzeichnen. Abhängig von der Art der Vollmacht gibt es eingeschränkte und weitreichende Vollmachten. Je mehr ein Unternehmen wächst, desto wichtiger werden Personen, die mit verantwortungsvollen Aufgaben und Entscheidungen betraut werden und die mit ihrer Unterschrift die entsprechenden Handlungen vornehmen können. Sie handeln im Namen des Vollmachtgebers nach außen hin klar erkennbar im Namen des Unternehmens. Für alle unternehmerischen Handlungen können Vollmachten vergeben werden. Ausgeschlossen sind lediglich die höchst persönlichen Rechtsgeschäfte, die ausschließlich persönlich vorgenommen werden können und nicht übertragbar sind. Hierzu gehören in erster Linie alle Rechtsgeschäfte aus dem Familien- und Erbbereich.

Generalvollmacht

Diese Art der Vollmacht ist die umfangreichste Vertretungsberechtigung. Der Generalbevollmächtigte ist berechtigt, Insolvenzanträge zu stellen, Steuererklärungen und Jahresabschlüsse zu unterzeichnen, Anträge auf Eintragungen ins Handelsregister auszufertigen, Grundstücke zu belasten und zu verkaufen und Prokura zu erteilen.

Prokura

Der Prokurist hat gleichfalls eine weitreichende Vertretungsbefugnis. Er führt alle gerichtlichen und außergerichtlichen Geschäfte für das Unternehmen durch. Der Unterschied zur Generalvollmacht besteht darin, dass der Prokurist nicht dazu berechtigt ist, Grundstücke zu belasten und zu veräußern. Die Unterzeichnung von Bilanzen, Steuererklärungen und Jahresabschlüssen ist nicht durch die Prokura gedeckt. Einträge ins Handelsregister darf der Prokurist nicht vornehmen. Die Erteilung von Prokura an weitere Personen ist nicht möglich, da diese Art der Vollmacht nur von dem Unternehmensinhaber oder den gesetzlichen Vertretern erteilt werden. Im Fall einer GmbH ist der gesetzliche Vertreter der Geschäftsführer, im Fall einer Aktiengesellschaft der Vorstand.

Handlungsvollmacht

Diese Vollmacht beinhaltet weniger Verantwortung als die Prokura oder die Generalvollmacht. Der Handlungsbevollmächtigte darf alle für das jeweilige Handelsgewerbe üblichen Geschäfte durchführen. In diesem Fall besitzt er Generalhandelsvollmacht. Die Artvollmacht berechtigt den Bevollmächtigten, ganz bestimmte Geschäfte durchzuführen, zum Beispiel nur den Einkauf- oder Verkauf bestimmter Waren. Die Spezialvollmacht deckt lediglich ein genau bezeichnetes Rechtsgeschäft ab, zum Beispiel den Abschluss eines Vertrages. Diese Art der Vollmacht wird durch die gesetzlichen Vertreter eines Unternehmens oder einen Prokuristen erteilt.

Die Beendigung der oben genannten Vollmachtarten ergibt sich meistens aus der schriftlichen Vereinbarung. Sie kann zeitlich unbefristet oder befristet sein. Vollmachten können jederzeit widerrufen werden, es sei denn, es handelt sich um eine unwiderrufliche Vollmacht. Diese sollte jedoch nur im Ausnahmefall erteilt werden, denn Vollmachten können auch jederzeit verlängert werden.