Ist eine Rechnung per E-Mail rechtskräftig?
Elektronische Rechnungen entfalten genau dieselbe Rechtsgültigkeit wie Rechnungen in Papierform und das sogar ohne digitale Signatur. Der Gesetzgeber hat die Hürden für die Versendung von Rechnungen per E-Mail gesenkt und die allgemeine Lebenserfahrung gewürdigt. Diese besagt, dass immer mehr Unternehmen ihre Rechnungen per E-Mail verschicken, denn diese vom Gesetzgeber eingeräumte Möglichkeit spart Zeit und Geld. Ein schöner Nebeneffekt besteht darin, dass der elektronische Versand wesentlich schneller erfolgt als per Post. Deine Kunden erhalten ihre Rechnungen sofort nach dem elektronischen Versand. Die Außenstände Deines Unternehmens werden zügig beglichen, sodass Du diese Kapitalsummen viel schneller investieren kannst.
Unser Tipp:
Mit einem Rechnungsprogramm kannst du die erstellte Rechnung ganz einfach per Mail verschicken.
Warum gibt es überhaupt eine digitale Signatur?
Seit 2011 sind elektronische Rechnungen auch ohne digitale Signatur rechtskräftig. Eine Ausnahme besteht zum Beispiel für Rechtsanwälte und Steuerberater. Der Rechnungsempfänger muss die Möglichkeit haben, die Echtheit der Rechnung zu überprüfen. Die Herkunft, also die Identität des Ausstellers und die Angaben in dem Dokument müssen zweifelsfrei feststehen und jeder Überprüfung standhalten. Um diesen vom Gesetzgeber geforderten Anforderungen gerecht zu werden, mussten elektronische Rechnungen bis 2011 mit einer digitalen Signatur versehen sein.
Die Echtheit einer Rechnung kann auch auf anderem Wege rechtssicher festgestellt werden. Der Rechnungsempfänger muss überprüfen, ob die Angaben in der Rechnung mit der bestellten und gelieferten Ware übereinstimmen. Dazu vergleicht er die Eingangsrechnung mit dem Lieferschein. Ferner wird die bestellte Ware sofort bei Lieferung auf Menge, Qualität und eventuelle Schäden überprüft. Daher wissen die meisten Kunden bei Erhalt der Rechnung, ob die Angaben mit den gelieferten Waren übereinstimmen.
Wenn es auch ohne geht, warum gibt es dann überhaupt eine digitale Signatur?
Wie im Fall von Papierdokumenten besteht auch bei digitalen Dokumenten eine Frage, die sich häufig stellt. Kommt das digitale Dokument wirklich von der Person, die im E-Mail-Absender genannt wird? Der normale E-Mail-Nutzer hat kaum eine Möglichkeit, die Echtheit einer E-Mail beziehungsweise eines E-Mail-Anhangs zu überprüfen. Die digitale Signatur wird als Äquivalent zur notariellen beglaubigten Unterschrift gewertet. Durch einen kryptografischen Algorithmus werden die digital signierten Daten der E-Mail mit dem digitalen Zertifikat verbunden. Diese digitale Signatur lässt sich mit einem Fingerabdruck vergleichen, denn sie ist genauso einzigartig. Digitale Signaturen garantieren, dass das Dokument authentisch ist und von einer verifizierten Quelle stammt. Sobald ein digitales Dokument nachträglich manipuliert wird, verliert die digitale Signatur ihre Gültigkeit. Allerdings kannst Du Deine Rechnungen auch fälschungssicher als PDF-Datei konvertieren, sodass eine digitale Signatur nicht unbedingt notwendig ist.
Anleitung: Rechnungsvorlage erstellen und in PDF umwandeln
Wer keine spezielle Rechnungssoftware einsetzt, erstellt Rechnungen in der Regel mit Word oder Excel. Wenn Du diese Dokumente anschließend per E-Mail an Deine Kunden versenden möchtest, solltest Du Deine Rechnungen in eine PDF-Datei umwandeln. Mit dieser Technik werden Kompatibilitätsprobleme beim Rechnungsempfänger ausgeschlossen. Ferner hat dieser die Sicherheit, dass Deine Dokumente virenfrei sind. Der wichtigste Vorteil von PDF-Dateien besteht jedoch darin, dass der Rechnungsempfänger Deine Dokumente nicht verändern kann. Wenn Du ein einfaches Word- oder Excel-Dokument verschickst, besteht die Möglichkeit, dass der Empfänger die Rechnungsangaben, zum Beispiel Datum, Menge oder die Gesamtsumme zu seinen Gunsten verändert.
Das Umwandeln von Word/Excel in PDF geht ganz einfach. Du öffnest das gewünschte Dokument und wählst die Option Datei beziehungsweise Exportieren (Word, Excel 2013 bzw. 2016). Im nächsten Schritt klickst Du auf den Button „PDF/XPS-Dokument“. Ein neues Fenster öffnet sich. Jetzt kannst Du den Namen und den Speicherort für das neue PDF-Dokument festlegen. Achte unten rechts auf das Fenster, das den Dateityp angibt. Nicht immer ist die Bezeichnung „PDF“ voreingestellt. In diesem Fall musst Du lediglich den Dateityp „PDF“ im Drop-Down-Menü auswählen. Bei Word/Excel 2016 werden PDF-Dateien mit der Option „Veröffentlichen“ erstellt.
Das Verschicken des PFD-Dokumentes per E-Mail geht ganz einfach. Wenn Du den Text Deiner E-Mail geschrieben hast, gehst Du auf „Datei von Festplatte hinzufügen“ und schon ist die PDF-Rechnung als Anhang verfügbar. Danach gehst Du nur noch auf „senden“ und schon kann Dein Kunde die Rechnung in seinem E-Mail-Postfach abrufen.
Alternative: Online-Rechnungsprogramm
Online-Rechnungsprogramme sind besonders praktisch, denn mit nur wenigen Klicks sind Deine Rechnungen online. Die Software stellt verschiedene Funktions- und Einsatzmöglichkeiten zur Verfügung. Das Abgleichen von Zahlen und personenbezogenen Daten ist nicht notwendig, denn die Software importiert die Kundendaten und alle Rechnungsangaben aus den hinterlegten Stammdaten. Die Vergabe der Rechnungsnummern erfolgt automatisch fortlaufend. Ein angenehmer Nebeneffekt ist, dass alle rechtlichen Pflichtangaben berücksichtigt werden. So kannst Du sicher gehen, dass Deine Rechnungen jederzeit den vom Gesetzgeber geforderten Angaben entsprechen und durch das Finanzamt akzeptiert werden. Die Umsatzsteuer wird anhand der aktuellen Steuersätze automatisch berechnet. Auch ein individuelles Design ist mit dieser Software möglich.
Die integrierte Postschnittstelle ermöglicht das Versenden von Rechnungen per E-Mail mit nur einem Klick. Zeitaufwendiges und teures Ausdrucken, Kuvertieren und Verschicken von Rechnungen in Papierform gehören der Vergangenheit an. Alternativ ist auch das Versenden als PDF-Datei im E-Mail-Anhang möglich.
Das Umwandeln von Word/Excel in PDF geht ganz einfach. Du öffnest das gewünschte Dokument und wählst die Option Datei beziehungsweise Exportieren (Word, Excel 2013 bzw. 2016). Im nächsten Schritt klickst Du auf den Button „PDF/XPS-Dokument“. Ein neues Fenster öffnet sich. Jetzt kannst Du den Namen und den Speicherort für das neue PDF-Dokument festlegen. Achte unten rechts auf das Fenster, das den Dateityp angibt. Nicht immer ist die Bezeichnung „PDF“ voreingestellt. In diesem Fall musst Du lediglich den Dateityp „PDF“ im Drop-Down-Menü auswählen. Bei Word/Excel 2016 werden PDF-Dateien mit der Option „Veröffentlichen“ erstellt.
Das Verschicken des PFD-Dokumentes per E-Mail geht ganz einfach. Wenn Du den Text Deiner E-Mail geschrieben hast, gehst Du auf „Datei von Festplatte hinzufügen“ und schon ist die PDF-Rechnung als Anhang verfügbar. Danach gehst Du nur noch auf „senden“ und schon kann Dein Kunde die Rechnung in seinem E-Mail-Postfach abrufen.
E-Mail-Anschreiben zu Rechnungen im Anhang
Das sollte im Text vorhanden sein
Rechnungsnummer
Rechnungsdatum
Rechnungsbetrag
Kundennummer
Lieferscheinnummer
Vorlage
Sehr geehrter Herr Mustermann,
als Dateianhang zu dieser E-Mail erhalten Sie unsere Rechnung Nr. 12163 vom 01.06.2018 über den Betrag von 5.000 Euro. Bitte überprüfen Sie die Rechnung umgehend und vergleichen Sie diese mit Lieferschein Nr. 12400.
Bitte überweisen Sie den ausstehenden Betrag bis zum 01.07.2018 wie angegeben.
Alternativ
Entsprechend des von Ihnen erteilten Mandats erfolgt der Einzug des genannten Betrags per Sepa-Lastschrift von dem angegebenen Konto.
Mit freundlichen Grüßen
