Das Rechnungen schreiben mit einer kostenlosen Rechnungsvorlage in PDF Format geht ganz einfach indem du diese in Excel und Word bearbeitest und dann als PDF exportierst. Dies bietet den Vorteil der Zeitersparnis und außerdem sind alle Pflichtfelder bereits vorhanden, du musst deine individuellen Angaben nur noch schnell eintragen!
Rechnungsvorlage PDF
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Hinweis:
Rechnungen, die du als PDF erstellst, sind nicht GoBD-konform. Daher empfehlen wir dir die Nutzung eines zertifizierten Rechnungsprogramms.
Kostenlose Vorlagen für eine Rechnung als PDF
Einfacherer und sicherer Versand von Rechnungen per PDF – ganz unkompliziert in Word oder Excel erstellt und besonders praktisch für Kleinunternehmer. Das ist nun mit unseren Vorlagen möglich. Sie enthalten alle standardmäßigen Bestandteile und können weiterhin mit individuellen Elementen, zum Beispiel einem Firmenlogo, oder Regelungen für Kleinunternehmer ergänzt werden. Die kostenlosen Downloads der Vorlagen sind auf dieser Seite zu finden.
Welche Vorteile hat eine Rechnung im PDF-Format?
Ein PDF-Dokument hat den großen Vorteil, dass es nicht manipulierbar ist. Sollten beispielsweise zwischen Lieferant und Kunde Uneinigkeiten über die Rechnung oder die Bezahlung entstehen, wird das PDF-Dokument als das Originale dienen können. Es lässt sich kein Betrag oder Empfänger mehr ändern. Für Anpassungen der Rechnung muss das ursprüngliche Programm, also Microsoft Word, Excel oder OpenOffice benutzt werden. Das bedeutet, nur der Inhaber der Ursprungsdatei kann Änderungen vornehmen. Wird dagegen ein bearbeitbares Dokument, zum Beispiel ein .DOCX versendet, kann dieses unkontrolliert editiert werden.
Neben der Lesbarkeit und Sicherheit von PDF-Dateien gibt die Umwandlung von Dateien aus Word, Excel und Co auch eine große Flexibilität. Bei notwendigen Änderungen einer einzelnen Rechnung oder eines Musters wird einfach das Original in dem entsprechenden Quellprogramm (Microsoft oder OpenOffice) angepasst und unkompliziert eine neue PDF-Datei erstellt.
Vor allem bei vielen in Rechnung zu stellenden Artikeln können die Rechenfunktionen von Excel nützlich sein. Hier kann zum Beispiel die Auflistung von allen Linien verkürzt werden, indem eine entsprechende Liste in einer Tabelle hinterlegt wird. Die Excel-Rechnungsvorlage kann sich dann per Verweis-Funktion (SVERWEIS) alle weiteren Informationen wie zum Beispiel Warenbeschreibung und Preis aus der Datenbank herausziehen und spart Zeit beim Ausfüllen.
Was muss beim Arbeiten mit einer Vorlage beachtet werden?
Da die Rechnungsvorlage in einem nicht weiter verknüpften Bearbeitungsprogramm auf dem Computer des Nutzers verwendet wird, gibt es keine Kontrolle. Das heißt, ein Check, ob die Rechnung an den richtigen Kunden verschickt wird, ist aufwändig und oft manuell.
Des Weiteren sind Rechnungsmuster nicht GoBD-konform und entsprechen somit nicht den Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchhaltung.
Ein Online-Rechnungs- oder Buchhaltungsprogramm kann je nach Anspruch und Bedarf eine Alternative zur umgewandelten PDF-Rechnung bieten. Eine Vielzahl an im Netz verfügbaren Dienstleistungen bietet einen Service rund um die Rechnungsstellung an, in dem auch ein Rechnungsmuster integriert ist. Das entsprechende Muster kann online angelegt und ausgefüllt werden und wird dann oft auch als PDF-Datei per E-Mail verschickt, ohne jedoch ein Word-, Excel- oder OpenOffice-Dokument zu erstellen. Diese Vorgehensweise kann für Unternehmen mit vielen Transaktionen von Vorteil sein.
Anleitung: Rechnungsvorlage ausfüllen
Jede Rechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten. Die folgende Anleitung zeigt dir Schritt für Schritt, welche Angaben in deiner Rechnung nicht fehlen dürfen.
- Firmeninformationen und Logo links oben in der Vorlage einsetzen
- Empfängeradresse des Kunden unter den eigenen Firmenangaben einfügen
- Steuernummer des Leistungsbringers
- Datum und Rechnungsnummer
- Kundennummer
- Text des Anschreibens
- Dienstleistung oder Produkte, die in Rechnung gestellt werden
- Zahlungsbedingungen unter dem Rechnungsinhalt
- Fälligkeitsdatum
- Kontaktinformationen des Unternehmens
- Bankverbindung
Wissenswert: Deine Rechnung ist auch ohne Unterschrift rechtsgültig.
Anleitung zum Umwandeln der Rechnung von Word, Excel, OpenOffice in PDF
Für einfaches Wiederfinden und eine effektive Datenstruktur ist zu empfehlen, die bearbeitbare Datei (als Word, Excel oder OpenOffice) unter einem für den Nutzer logischen Pfad abzuspeichern. Gängig sind die Sortierung nach Datum oder Kunde.
Im Menü des jeweiligen Programms, mit dem das Muster ausgefüllt wurde, findet sich unter dem Punkt „Menü“ die Aktion „Speichern als“. Hier gibt es in der Auswahl die Möglichkeit „PDF“ als Endung zu wählen. Speichern als .pdf wandelt die Datei in eine PDF-Datei um, speichert sie unter dem angegebenen Pfad und behält die originale, bearbeitbare Datei an ihrem ursprünglichen Speicherort bei. Die neue PDF-Datei öffnet sich automatisch selbst und kann hier auch sofort überprüft werden.
