Angebotsvorlage

In der Regel kommen Kunden mit einer ganz konkreten Anfrage auf dich als Verkäufer oder Dienstleister zu. Du beantwortest seine Frage normalerweise durch ein entsprechendes Angebot, das du mit unserer Angebotsvorlage einfach und schnell erstellen kannst. Das fertige Angebot kannst du dem Kunden in unterschiedlichen Formen zukommen lassen:

• mündlich (in einem persönlichen Gespräch)
• telefonisch oder via Videokonferenz
• per E-Mail (auf elektronischem Wege

Als sicherste Variante gilt ein schriftlich verfasstes Angebot, dass du beispielsweise mithilfe einer Angebotsvorlage erstellt hast. Eine Angebot Vorlage Excel oder eine Angebot Vorlage Word ist ein rechtsverbindliches Schreiben. Das bedeutet, dass ein Vertrag mit dem Empfänger des Angebots zustande kommt, sobald dieser dein Angebot akzeptiert und dir eine inhaltlich gleichlautende Bestellung schickt.

Ähnlich wie bei Rechnungen bzw. Quittungen, muss auch ein Angebotsschreiben nach Vorlage ganz bestimmte, formale Kriterien erfüllen. Neben einem frei wählbaren Layout (dieses sollte trotzdem professionell und ansprechend wirken) muss ein Angebot bestimmte Pflichtangaben enthalten. Nur wenn diese in korrekter und vor allem vollständiger Form auftauchen, ist dein Angebot rechtssicher formuliert.

Pflichtangaben eines Angebots

Ob frei formuliert oder mithilfe einer Angebot Vorlage verfasst, die folgenden Inhalte müssen in deinem Schreiben zwingend enthalten sein:

• vollständige Anschrift des Unternehmens
• sämtliche Kontaktdaten des Empfängers
• das Angebotsdatum
• detaillierte Bezeichnung sowie Umfang und Preis der Ware oder Dienstleistung
• die Angabe von Rabatt oder Skonto (bei Sofortzahlung gewährter Preisnachlass)
• die wichtigsten Informationen zu den Zahlungsbedingungen
• für Verpackung und/oder Lieferung erhobene Kosten
• die Bedingungen der Lieferung (z. B. welcher Zustelldienst)
• der genaue Zeitrahmen für die Lieferung der Ware bzw. die Erbringung der Dienstleistung
• der Hinweis auf AGBs sowie Nennung des Gerichtsstandes
• Bankdaten (Name der Bank, IBAN und BIC sowie Umsatzsteuer-Identifikationsnummer)

Nicht verpflichtend aber sinnvoll kann die Angabe verschiedener Kontaktmöglichkeiten sein, also Telefonnummer bzw. E-Mail- oder Web-Adresse. Außerdem wird deinem Kunden die Kontaktaufnahme zusätzlich erleichtert, wenn im Angebot gleich ein bestimmter Ansprechpartner (einschließlich seiner Kontaktdaten) genannt wird. So weiß der potenzielle Kunde genau, an wen er sich wenden muss. Ein solcher persönlicher Ansprechpartner zeugt von Seriosität und stärkt das Vertrauen in dein Angebot.

Schon oft hat sich auch das Einfügen einer (nicht gesetzlich vorgeschriebenen) Annahmefrist für das Angebot bewährt. Auf diese Weise ist dem Empfänger klar, wie lange er sich Zeit lassen kann, bevor das Angebot seine Gültigkeit verliert. Falls du dein Angebot an weitere Bedingungen knüpfen möchtest, solltest du auch sie im Angebotsschreiben klar und verständlich formulieren.

Du kannst Angebote per Muster bzw. Vorlage erstellen, solltest dann aber beachten, dass auch solche Vorlagen immer Vor- und auch Nachteile mit sich bringen. Ein großer Vorteil einer Angebotsschreiben Vorlage besteht natürlich darin, dass du sie immer wieder neu verwenden kannst, sobald du sie von der Website eines Anbieters heruntergeladen und nach deinen Wünschen gestaltet hast.

Ein weiterer Vorteil einer solchen Angebot Vorlage Word bzw. Angebot Vorlage Excel besteht darin, dass es sie für klassische Unternehmen und auch für Kleinunternehmer gibt. Letztere sind ja in vielen Fällen nicht umsatzsteuerpflichtig, weshalb die Umsatzsteuer in den entsprechenden Vorlagen für Angebote nicht auftaucht.

Die meisten Vorlagen lassen sich problemlos in dein Rechnungsprogramm integrieren. Dazu kann es allerdings notwendig sein, dass die Vorlagen und das Rechnungsprogramm vom selben Anbieter stammen.

Zu den Nachteilen von Angebotsvorlagen gehört beispielsweise, dass du als Nutzer dich selbst darum kümmern musst, dass die Angebote ordentlich abgelegt werden, in einem Buchhaltungs- und Rechnungsprogramm übernimmt dies meist die Software. Ein weiterer Nachteil besteht darin, dass dir bei diesen Vorlagen keine automatisch erzeugten, fortlaufenden Angebotsnummern zur Verfügung stehen. Diese musst du selbst vergeben. Bei vielen Angebotsvorlagen kannst du darüber hinaus nur sehr eingeschränkt auf automatische Rechenoperationen zurückgreifen, wenn es etwa darum geht, dass die Vorlage automatisch die Umsatzsteuer berechnet. Auch eine integrierte Adressverwaltung bezüglich deiner Kundendaten stellen solche Vorlagen in vielen Fällen nicht zur Verfügung.

Bezüglich der Aufbewahrung sowie der Art der Buchführung musst du bezüglich der von dir erstellen Angebote die Vorgaben beachten die durch die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) thematisiert und geregelt sind. Ein Angebot, auf das ein Auftrag folgte, musst du z. B. über einen Zeitraum von 6 Jahren aufbewahren.

Du fragst dich, wie das Angebot erstellen per Vorlage funktioniert? Zunächst musst du die Vorlage downloaden, nach deinen Bedürfnissen gestalten (Eintragen des Firmennamens, Setzen eines Logos) und auf deinem Computer speichern. Willst du dann ein Angebot erstellen, rufst du die Angebot Vorlage Word bzw. die Angebot Vorlage Excel auf, füllst sie mit den notwendigen Angaben aus und speicherst sie unter einem geeigneten Namen ab. Hier solltest du dir vorher ein sinnvolles Ablagesystem überlegen. Soll das Angebot per E-Mail verschickt werden, speichere es zuvor als pdf-Datei. Möchtest du das Angebot lieber per Brief versenden, drucke die ausgefüllte Vorlage einfach aus, bevor du sie speicherst.

Kostenloser Download der Angebotsvorlage für Word und Excel

Im Zeitalter des Internets und der fortschreitenden Digitalisierung musst du deine Angebote eigentlich nicht mehr händisch erstellen. Im Internet findest du eine große Zahl von Anbietern, die dir kostenlose Angebot Vorlagen zur Verfügung stellen. Dabei hast du die Wahl, ob du lieber eine Angebot Vorlage Word oder eine Angebot Vorlage Excel verwenden möchtest. Hier kommt es darauf an, mit welchem Format du selbst besser arbeiten kannst, aber auch darauf, welches Format du besser mit deinem Rechnungsprogramm verbinden kannst.

Natürlich gibt es auch kostenpflichtige Vorlagen für Angebote, die umfangreicher sind, aber kostenlose Angebotsvorlagen erfüllen ihren Zweck, gerade dann, wenn du zu den Kleinunternehmen zählst und vielleicht nicht so viel Geld in eine kostenpflichtige Vorlage oder sogar in ein Rechnungsprogramm investieren kannst.