Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?

Wie eine Rechnung aussehen sollte, ist im UStG umfassend geregelt. Die Pflichtangaben einer Rechnung sind für den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers entscheidend. Daher musst du diese Angaben in deiner Rechnung vollständig und korrekt aufführen, damit der Empfänger deiner Rechnung berechtigt ist, die Vorsteuer abzuziehen. Dieser ist verpflichtet, deine Angaben auf ihre Vollständigkeit und Korrektheit zu prüfen. Deine Rechnung dient also als Beleg für den Vorsteuerabzug und muss innerhalb von sechs Monaten ausgestellt werden. Die Pflichtangaben einer Rechnung sind im HGB nach §14 UStG wie folgt festgelegt:

  • Der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Der vollständige Name und die vollständige Anschrift des Leistungsempfängers
  • Die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-ID)
  • Das Datum der Ausstellung der Rechnung/Rechnungsdatum
  • Eine einmalig vergebene, fortlaufende Rechnungsnummer zur Identifizierung der Rechnung
  • Die Art und Menge/Umfang der gelieferten Waren oder der erbrachten Leistung in handelsüblicher Bezeichnung
  • Der Zeitpunkt bzw. der Zeitraum der Lieferung oder Leistungserbringung
  • Die Angabe der Entgelte, also für die einzelnen Positionen, des Gesamtbetrages netto sowie brutto inklusive Umsatzsteuer. Diese musst du einzeln aufgelistet nach Brutto- und Nettosumme, dem Steuerbetrag sowie dem anzuwendenden Steuersatz angeben. Gilt für die Lieferung oder Leistung eine Steuerbefreiung, musst du einen entsprechenden Hinweis darauf geben.
  • Vorab vereinbarte Minderungen des Entgelts
  • Wenn du per Gutschrift abrechnest, muss dies auf der Rechnung mit dem Begriff „Gutschrift“ gekennzeichnet werden.

Ist dir beim Schreiben deiner Rechnung ein Fehler unterlaufen, kannst du diese unter bestimmten Voraussetzungen nachträglich ändern.

Die Pflichtangaben einer Rechnung

Pflichtangaben einer Rechnung auf Englisch

Möchtest du eine Rechnung auf Englisch schreiben, gelten ebenfalls die genannten Pflichtangaben. Wie die entsprechenden Begriffe für die Angaben lauten, kannst du in folgender Liste nachlesen:

  • Daten des leistenden Unternehmers/persönliche Daten – personal information
  • Daten des Leistungsempfängers – customer information
  • Steuernummer – VAT number
  • Umsatzsteuer-ID – EU VAT number
  • Rechnungsnummer – invoice number
  • Rechnungsdatum – invoice date
  • Leistungs- bzw. Lieferdatum – delivery date
  • Art und Menge bzw. Umfang der Lieferung oder Leistung – product description
  • Nettobetrag – subtotal without VAT
  • Bruttobetrag – total
  • Umsatzsteuer – VAT (value added tax)

Hinweis auf einer Rechnung zur Aufbewahrungspflicht

Zusätzlich zu den genannten Pflichtangaben einer Rechnung musst du den Leistungsempfänger in bestimmten Fällen auf seine Aufbewahrungsfrist der Rechnung über 10 Jahre hinweisen. In welchen Fällen das zutrifft, ist im §14b Abs. 1 Satz 5 zur Aufbewahrung von Rechnungen geregelt.

Angaben zu IBAN und BIC

Seit der Umstellung auf SEPA (Single Euro Payment Area) als einheitliches Lastschriftverfahren im gesamten Euro-Raum wurden die Kontonummern durch die IBAN (International Bank Account Number) und die Bankleitzahl durch den BIC (Business Identifier Code) ersetzt. IBAN und BIC sind zwar keine Pflichtbestandteile einer Rechnung, da keine rechtliche Verpflichtung besteht, eine gültige Bankverbindung anzugeben, allerdings ist dies für einen reibungslosen Zahlungsfluss durchaus zu empfehlen.

Rechnungen an Privatpersonen

Wenn du eine Rechnung an eine Privatperson schreibst, musst du die Regelungen der Preisangabenverordnung (PAngV) beachten. In §1 PAngV ist festgelegt, dass Preise bzw. Entgelte für Privatpersonen inklusive sämtlicher Bestandteile ausgewiesen werden müssen, also samt Umsatzsteuer und anderer Bestandteile des Preises. Somit erstellst du eine Bruttorechnung, bei der Einzel- und Gesamtpreise brutto angegeben werden und ein Zusatz die in diesem Preis enthaltene Mehrwertsteuer angibt. Im Gegensatz dazu steht die Nettorechnung, die du an Unternehmen stellst. Bei dieser gibst du die Einzelpreise netto an und ergänzt anschließend die Mehrwertsteuer, woraus sich der Gesamtbetrag ergibt.

Kleinbetragsrechnung bis 250 €

Bei Rechnungen unterhalb eines bestimmten Gesamtbetrages spricht man von sogenannten Kleinbetragsrechnungen. Der maximale Betrag lag bisher bei 150 € und wurde im Rahmen der Änderung der Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung rückwirkend um 01. Januar 2017 auf 250 € erhöht. Die Pflichtangaben einer Rechnung bis 250 € sind auf folgende Punkte begrenzt:

  • Der vollständige Name und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Das Ausstellungsdatum
  • Die Art und Menge/Umfang der gelieferten Waren oder der erbrachten Leistung in handelsüblicher Bezeichnung
  • Das Entgelt und den darauf entfallenden Steuerbetrag für Lieferung bzw. Leistung in Summe
  • Den anzuwendenden Steuersatz
  • Einen Hinweis im Falle einer für die Lieferung bzw. Leistung geltenden Steuerbefreiung

Pflichtangaben einer Kleinunternehmerrechnung 

Das Rechnung schreiben als Kleinunternehmer unterscheidet sich prinzipiell kaum von den Unternehmer mit Regelbesteuerung. Der einzige Unterschied besteht darin, dass die Pflichtangaben der Rechnung ohne Umsatzsteuer angeführt werden.

Unterliegst du der Kleinunternehmerregelung, musst du in einer Rechnung keine Umsatzsteuer ausweisen und gibst lediglich das Entgelt bzw. die Preise netto an. Allerdings bist du beim Rechnung schreiben als Kleinunternehmer verpflichtet, das Fehlen der Umsatzsteuer zu begründen. Dies machst du mit Hilfe eines Vermerks auf die geltende Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG).

Pflichtangaben der Rechnung einer GmbH

Zusätzlich zu den bereits genannten Pflichtangaben einer Rechnung muss eine GmbH nach §35a GmbHG folgende Angaben machen:

  • Der vollständige Name der Firma in Übereinstimmung mit dem Wortlaut, der im Handelsregister eingetragen ist
  • Die Rechtsform der Gesellschaft
  • Der Sitz der Gesellschaft
  • Das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft und die Nummer der Eintragung der Gesellschaft im Handelsregister
  • Sämtliche Geschäftsführer mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
  • Wenn die Gesellschaft einen Aufsichtsrat gebildet hat und dieser über einen Vorstand verfügt, der Vorsitzende des Aufsichtsrates mit Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen

Rechnungsstellung ins Ausland

Je nachdem, in welchem Land dein Kunde bzw. der Leistungsempfänger ansässig ist, gibt es unterschiedliche Pflichtangaben einer Rechnung. Dabei spielt es unter Anderem eine Rolle, ob du die Rechnung in das EU-Ausland oder in sogenannte Drittländer stellst. Generell gilt, dass du:

  • Deine eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angibst
  • die USt-ID Deines Kunden angibst.

Das Finanzamt fordert, dass du die Gültigkeit und Korrektheit der Adressdaten sowie der USt-ID deines Kunden vorab prüfst. Wenn du das nicht tust und die Angaben stellen sich anschließend als fehlerhaft oder falsch heraus, kannst du für die Zahlung der Umsatzsteuer belangt werden.

Lieferst du jedoch Waren an Unternehmer innerhalb anderer Staaten der EU, weist du auf der Rechnung keine Umsatzsteuer aus. Diese Lieferungen unterliegen der Erwerbsbesteuerung im Land des Kunden. Dies gilt auch für Lieferungen in Drittländer wie China oder der Schweiz. Für Rechnungen, die du an ausländische Unternehmen außerhalb der EU stellst, weist du keine Umsatzsteuer aus und musst diese auch nicht abführen. Allerdings solltest du vor Rechnungsstellung zwingend die Umsatzsteuerpflicht im jeweiligen Ausland prüfen. So kannst du klären, ob die Leistung oder Lieferung nach geltendem Recht im Ausland der Umsatzsteuerpflicht unterliegt und du diese daher abführen musst.

Musterrechnung und Beispiel

Damit du die Pflichtangaben einer Rechnung nicht nur theoretisch kennenlernst, sondern praktisch an einem Beispiel, kannst du dir mit diesen Rechnungsvorlagen einen anschaulichen Überblick über die einzelnen Bestandteile und ihre Anordnung verschaffen.