Bewirtungsbeleg Vorlage

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Für die fehlerfreie Bewirtungskostenabrechnung stellen wir dir im nachfolgenden Artikel eine Bewirtungsbeleg Vorlage zum kostenlosen Download bereit. Um dir das korrekte Ausfüllen der Vorlage zu erleichtern, haben wir dir eine Anleitung erstellt. Zudem erhältst du wichtige Tipps und Infos rund um das Thema Bewirtungsbeleg.

Was ist ein Bewirtungsbeleg?

Als Bewirtungsbeleg wird eine Vorlage bezeichnet, mit der du ein Geschäftsessen oder eine andere gastronomische Veranstaltung mit Kunden oder potenziellen Kunden erfassen kannst. Dies ist wichtig, um diese Kosten später auch von der Steuer absetzen zu können. Ob du Freiberufler bist oder in einer anderen Art als Unternehmer tätig bist, spielt bei diesem Bewirtungsbeleg keine Rolle.

Wichtig:

Der Bewirtungsbeleg entspricht nicht dem Kassenbeleg. Es handelt sich hier um ein zusätzliches Dokument, welches mit dem Kassenbeleg beim Finanzamt eingereicht wird. Vergisst man den Bewirtungsbeleg, kann man das entsprechende Geschäftsessen nicht als Geschäftsausgabe steuerlich geltend machen.

Wann braucht man einen Bewirtungsbeleg?

Im Berufsalltag kommt es nicht selten vor, dass man seine Geschäftspartner oder potenziellen Kunden bewirtet. Die dabei anfallenden Kosten kannst du mit einem Bewirtungsbeleg von der Steuer absetzten, hierbei gilt es aber folgendes zu beachten:

  • Nach § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG kannst du bei einem Treffen mit einem Geschäftspartner oder einem deiner Kunden, gegen Einreichung der Bewirtungsbeleg Vorlage bis zu 70 % der angefallenen Kosten geltend machen.
  • Führst du eine Veranstaltung durch, an der ausschließlich deine Mitarbeiter teilnehmen, dann kannst du sogar bis zu 100 % abrechnen und von der Steuer absetzen.

Was du beim Thema Bewirtungsbeleg noch beachten musst

Der Bewirtungsbeleg muss vom Wirt ausgefüllt werden. Machst du das, ist dieser leider nicht gültig. Folgerichtig ist es dir daher nur möglich Geschäftsessen oder geschäftliche Treffen die in einem Restaurant oder einem Café abgehalten wurden abzusetzen. Führst du das Treffen in deinen privaten Räumlichkeiten durch, können die Kosten nicht als Geschäftsessen geltend gemacht werden.

Der Gesetzgeber schreibt vor, dass ein Essen nur dann von der Steuer abgesetzt werden kann, wenn alle Beteiligten auch direkt betroffen sind. Das bedeutet, dass nur Kosten für Personen absetzbar sind, welche beispielsweise an Verhandlungen oder Besprechungen beteiligt sind.

Bei der Erstellung musst du zudem darauf achten, um welche Art von Rechnung es sich bei deinem Geschäftsessen und der dazugehörigen Bewirtungsbeleg Vorlage handelt. Es wird unterschieden zwischen einer Kleinbetragsrechnung, wenn der Bewirtungsbeleg unter einem Betrag von 150 Euro liegt. Und einer normalen Rechnung, wenn die Kosten über dem Betrag von 150 Euro liegen. Im letzten Fall müssen auf der Bewirtungsbeleg Vorlage bestimmte Pflichtangaben einer Rechnung enthalten sein. In unserer Anleitung zum Ausfüllen der Bewirtungsbeleg Vorlage haben wir dir diese ausführlich aufgeführt.

Nachweis der Bewirtungskosten im Ausland

Natürlich kannst du mit dem Bewirtungsbeleg nicht nur Kosten für die Bewirtung im Inland geltend machen. Es ist durchaus in vielen Branchen notwendig, dass ein Geschäftsessen im Ausland stattfindet. Doch egal ob Inland oder Ausland, dem Finanzamt musst du in beiden Fällen einen Bewirtungsbeleg vorlegen. Aber nicht in jedem Land bekommst du einen korrekten Bewirtungsbeleg. In solchen Fällen reicht in Ausnahmefällen auch eine ausländische Rechnung für den Besuch von einem Restaurant. Diese kann sogar nur handschriftlich erstellt werden. Das diese vom Finanzamt anerkannt wird, musst du darauf achten, dass in jedem Fall folgende Angaben enthalten sind:

  • Ort und Tag
  • Auflistung der Teilnehmer
  • Anlass der Bewirtung
  • Höhe der Aufwendungen

Ab einem bestimmten Betrag muss auf dem ausländischen Bewirtungsbeleg auch der Name vom Gastgeber stehen. Ideal ist es, wenn du für das Finanzamt die Rechnung einfach beilegst. Solltest du Bewirtungskosten aus dem Ausland steuerlich geltend machen, solltest du dich am besten mit deinem Steuerberater abstimmen. Er kann dir hier unterstützend zur Seite stehen und dir wertvolle Tipps geben.

Wichtig:

Auf dem Bewirtungsbeleg darf nie als Anlass nur Geschäftsessen oder beruflich stehen. Der Anlass muss ganz genau definiert werden. Beispielsweise als „Vertragsverhandlung für Abschluss des Projektes Sonnenschein“.

Bewirtungsbeleg Muster Vorlage kostenlos downloaden

Du kannst den Bewirtungsbeleg nachfolgend kostenlos herunterladen. Er steht dir im Word Format zur Verfügung. Überdies kannst du beispielsweise die Bewirtungsbeleg Vorlage in Word nach dem Ausfüllen als PDF abspeichern und als Druckvorlage verwenden. Mit der Vorlage kannst du einiges an Zeit einsparen und sicherstellen das keine Angaben auf dem Bewirtungsbeleg vergessen werden.

Eine ansprechende und zeitsparende Vorlage für deinen Bewirtungsbeleg findest du hier zum kostenlosen Download

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Anleitung: Bewirtungsbeleg Vorlage richtig ausfüllen

Die Bewirtungsbeleg Vorlage kannst du als Vorlage in Word downloaden. Nach dem Download kannst du sofort damit beginnen die Bewirtungsbeleg Vorlage ausfüllen.

Dabei musst du auf folgende Pflichtangaben achten, die unbedingt auf einem Bewirtungsbeleg stehen müssen:

  1. An oberster Stelle beim Bewirtungsbeleg Muster muss der Name und die Anschrift vom Restaurant stehen
  2. Das Datum der Bewirtung
  3. Der Name des Rechnungsempfängers
  4. Die Rechnungsnummer
  5. Die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-ID des Restaurantbesitzers
  6. Das Leistungsdatum oder das Lieferdatum
  7. Falls abweichend noch das Datum der Rechnung
  8. Eine detaillierte Auflistung aller Speisen und Getränke
  9. Der Gesamtbetrag
  10. Der Nettobetrag
  11. Der korrekte Steuersatz und der korrekte Steuerbetrag
  12. Handschriftlich sollte auf dem Bewirtungsbeleg Trinkgeld vermerkt werden. Hier kann mit dem Bewirtungsbeleg auch 70 % als Betriebsausgabe geltend gemacht werden.
  13. Eine Auflistung der Personen, welche bewirtet wurden
  14. Unterschrift vom Restaurantbesitzer oder dessen Bevollmächtigten

Bei der Kleinbetragsrechnung müssen neben den Personendaten und der genauen Auflistung der Speisen und Getränke nur die Steuervermerke enthalten sein. Der Bewirtungsbeleg für die Kleinbetragsrechnung muss vom Gastwirt unterzeichnet werden.