Was ist eine Kleinbetragsrechnung?

Unter einer Kleinbetragsrechnung versteht man Rechnungen, die einen Rechnungsbetrag von 250 Euro brutto nicht übersteigen. Für diese Art von Rechnungen gelten andere Anforderungen als an Rechnungen, die über diesem Betrag liegen. Bei einer Kleinbetragsrechnung hast du eine deutlich geringere Anzahl erforderlicher Pflichtangaben gegenüber herkömmlichen Rechnungen. Allgemein gesehen gilt eine Kleinbetragsrechnung als vollwertiges Rechnungsdokument und du kannst sie wie jede andere Eingangsrechnung oder Ausgangsrechnung verbuchen. Diese Regelung ist vor allem für dich als Unternehmer oder deinen Geschäftskunden wichtig, da auch eine Kleinbetragsrechnung zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Wie hoch darf der Rechnungsbetrag maximal sein?

Um den Verwaltungsaufwand zu verringern, hat man den Grenzbetrag für Kleinbetragsrechnungen durch das Inkrafttreten des Zweiten Bürokratieentlastungsgesetzes im Mai 2017 rückwirkend ab dem 01.01.2017 auf 250 Euro brutto erhöht. Zuvor lag die Grenze für die vereinfachte Rechnungslegung bei 150 Euro brutto.

Als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer wird dir durch diese Regelung neben der Rechnungslegung auch der Vorsteuerabzug erleichtert. Zwar musst du auch bei Kleinbetragsrechnungen den zu Grunde liegenden Mehrwertsteuersatz ausweisen, jedoch wird bei Beträgen unterhalb der genannten Grenze keine zusätzliche Rechnung benötigt. Kaufst du für dein Unternehmen beispielsweise etwas im Baumarkt ein, ist der Kassenbon als Rechnung ausreichend. Aus diesem Grund solltest du als Unternehmer alle Kassenbons aufbewahren, da diese als Beleg für Betriebsausgaben gelten. Nicht nur für Kassenbons, sondern auch für Rechnungen gelten Aufbewahrungsfristen. Sind die formalen Anforderungen gegeben, kannst du den Beleg steuermindernd einsetzen.

Warum gibt es diese Art von Rechnungen?

Als Unternehmer wirst du sicher wissen, dass es manchmal sehr zeitaufwendig und mitunter auch kompliziert sein kann, Ausgangsrechnungen zu schreiben. Laut dem Umsatzsteuergesetz musst du zudem, wenn du Waren oder Leistungen erhältst, dem Finanzamt eine Rechnung vorweisen können, die alle gesetzlichen Pflichtangaben enthält. Aus diesem Grund gibt es Kleinbetragsrechnungen, die dir bei geringen Kaufbeträgen die Rechnungslegung und den Vorsteuerabzug erleichtern.

Das Erstellen einer solchen Rechnung ist vergleichsweise einfach und erspart dir einiges an Aufwand bei der Buchhaltung. Du musst auf der Kleinbetragsrechnung nicht einmal den Empfänger der Rechnung erwähnen. Es genügt, wenn man lediglich Name und Anschrift deines Unternehmens, das Rechnungsdatum, eine Auflistung der gelieferten Waren oder ausgeführten Dienstleistungen mit Bruttobeträgen und den zu Grunde liegenden Steuersatz angibt.

Bei Eingangsrechnungen kannst du durch die Kleinbetragsregelung auch die Umsatzsteuer abziehen, wenn weder Leistungsempfänger angeführt noch Umsatzsteuer einzeln ausgewiesen wird. Somit ist eine Kleinbetragsrechnung sowohl für Rechnungsempfänger als auch Rechnungssteller wesentlich einfacher zu handhaben und erfordert weniger bürokratischen Aufwand.

Die nach §14 UStG geltenden, gesetzlich verpflichtenden Rechnungsangaben kann man zudem im Rechtsverkehr des Alltags häufig nicht umsetzen. Jeder Kassenbon oder Restaurantbeleg müsste sämtliche Pflichtangaben wie den Leistungsempfänger enthalten, was man nicht praktikabel umsetzen kann. Daher hat man für solche Fällen die Kleinbetragsregelung eingeführt, die solche Belege als Rechnung gelten lassen. §33 UStDV reduziert die erforderlichen Angaben im Kontext der Kleinbetragsrechnung auf ein Mindestmaß und ermöglicht dir damit im Alltag einen praktikablen Umgang mit einfachen Rechnungsbelegen.

Die Bestandteile einer Kleinbetragsrechnung – was muss drauf stehen?

Im Gegensatz zu einer herkömmlichen Rechnung benötigst du bei einer Kleinbetragsrechnung lediglich wenige Pflichtangaben. Diese ergeben sich aus §33 UStDV wie folgt:

  • Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Art & Menge bzw. Umfang der Lieferung oder Leistung
  • Bruttoentgelt und enthaltener Steuerbetrag in einer Summe
  • Zu Grunde liegender Umsatzsteuersatz, also 7% und/oder 19%
  • Bei Kleinunternehmern der Hinweis auf die Steuerbefreiung nach §19 UStG

Tipp: Führst du in der Kleinbetragsrechnung mehrere Posten auf, genügt jeweils die Angabe des Bruttopreises!

Wichtig ist, dass du die Umsatzsteuerbeträge explizit anführst. Angaben wie „inklusive gesetzlicher Umsatzsteuer“ reichen dir dabei nicht aus. Bei mehreren Posten, die unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen, also 7% und 19% unterliegen, musst du für die den jeweiligen Sätzen unterliegenden Lieferungen und Leistungen die jeweils anfallenden Summen anführen.

Weiterhin gibt es Fälle, bei denen man keine Erleichterungen durch Kleinbetragsrechnungen hat, da diese nicht gültig sind. Diese sind wie folgt:

  • Grenzüberschreitender Versandhandel nach §3c UStG
  • Innergemeinschaftliche Lieferungen nach §6a UStG
  • Reverse-Charge-Leistungen nach §13b UStG
Bestandteile einer Kleinbetragsrechnung

Unterschiede zwischen einer Kleinbetragsrechnung und einer normalen Rechnung

Im Vergleich zu einer normalen Rechnung kannst du bei einer Kleinbetragsrechnung auf folgende Angaben verzichten:

Kleinbetragsrechnung mit falschem Leistungsempfänger oder falscher Anschrift

Trotz des Bürokratieentlastungsgesetzes II hat kommen im Alltag häufig Schwierigkeiten bei den Anwendungsfällen der Kleinbetragsrechnung vor. Dies betrifft vor allem Fälle, in denen du unvollständige sowie falsche Angaben zum Leistungsempfänger oder nicht notwendige Angaben vorliegen oder ausgewiesen hast. Nach §33 UStDV ist es kein Pflichtbestandteil im Rahmen der Kleinbetragsrechnung, dass du den Leistungsempfängers sowie seine Anschrift angeben musst.

Möchtest du dennoch Angaben auf der Rechnung anführen, die über die Pflichtangaben für eine Kleinbetragsrechnung hinausgehen, müssen diese korrekt und vollständig sein. Sind die Angaben dies nicht, verwehrt das Finanzamt in vielen Fällen den Vorsteuerabzug mit der Begründung, dass du die Rechnung nicht gemäß den Vorgaben des §33 UStDV erstellt hast. Somit ist ein leeres Adressfeld gesetzeskonform, ein nicht ausreichend oder falsch ausgefülltes Adressfeld allerdings nicht. Um kein Risiko einzugehen und deinen Abzug der Vorsteuer zu gefährden, solltest du daher darauf achten, dass du lediglich die gesetzlichen Pflichtangaben für eine Kleinbetragsrechnung angibst.

Achtung: Bestimmte Arten von Rechnungen müssen auch weiterhin ausführlichere Angaben enthalten. Ein Beispiel dafür wären Bewirtungsrechnungen. Auf ihnen musst du sowohl den Anlass der Bewirtung als auch explizit die Personen angeben, die bewirtet wurden.  

Was ist mit dem Vorsteuerabzug, wenn die Rechnung auf einen Mitarbeiter ausgestellt wurde?

Im Falle einer Dienstreise kann es vorkommen, dass du eine Kleinbetragsrechnung auf einen Mitarbeiter ausstellst. Dies ergibt sich beispielsweise daraus, da für deinen Mitarbeiter Übernachtungskosten oder Verpflegungskosten anfallen. Grundsätzlich kannst du bei solchen Kosten anlässlich einer Geschäftsreise nach §15 UStG die Vorsteuer abziehen. Dazu muss du die Aufwendungen durch gesetzeskonforme Rechnungen mit Ausweis der Steuer auf den Namen und die Anschrift deines Unternehmens oder im Falle von Kleinbetragsrechnungen nach den Voraussetzungen des §33 UStDV belegen.

Empfängt dein Mitarbeiter als Arbeitnehmer anlässlich einer Auswärtstätigkeit die Verpflegungsleistungen von dir als Arbeitgeber bzw. Leistungsempfänger und trägst du die Kosten dafür in voller Höhe, kannst du die Vorsteuer abziehen. Daher musst du eine Übernachtungsrechnung, die ein Frühstück mit einschließt, nicht um letzteres kürzen, um den Abzug der Vorsteuer zu ermöglichen. Dies gilt selbst dann, wenn du für Lohnsteuerzwecke die Verpflegungspauschale um den Betrag des Frühstücks kürzt.

Nach der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung muss die Rechnung bis 250 Euro brutto gar nicht adressiert sein. In diesem Fall bist du zum Abzug der Vorsteuer berechtigt. Ist die Rechnung an einen Mitarbeiter adressiert, bist du nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt. Möchte dein Mitarbeiter anlässlich einer Geschäftsreise aus eigener Tasche bezahlte Leistungen nachträglich von dir erstattet bekommen, hast du keinen Anspruch darauf, die Vorsteuer abzuziehen. Dies gilt auch dann, wenn die Verpflegungsleistungen durch eine Rechnung belegt sind, solange sie nicht auf dich bzw. dein Unternehmen ausgestellt sind.

Solange du als Unternehmer auf der Rechnung als Leistungsempfänger ausgewiesen bist, kannst du auch Fahrtkosten für Privatfahrzeuge der Mitarbeiter von der Vorsteuer abziehen. Bei einer Kleinbetragsrechnung nach §33 UStDV gilt diese Regelung auch bei Nichtangabe des Leistungsempfängers bzw. leerem Adressfeld. Bei Pauschalbeträgen kannst du allgemein keinen Vorsteuerabzug durchführen.

So gehst du für den Vorsteuerabzug auf Nummer sicher

Als Unternehmer solltest du generell darauf achten, dass jegliche Rechnung an dein Unternehmen adressiert ist. Dies gilt unabhängig davon, ob du eine Kleinbetragsrechnung oder eine herkömmliche Rechnung ausstellst. So ist es trotzdem weiterhin möglich, dass dein Mitarbeiter seine Übernachtungs- und Verpflegungskosten selbst bezahlt und du sie ihm nach der Dienstreise erstattest.

Wird eine Kleinbetragsrechnung mit oder ohne Trinkgeld erstellt?

Grundsätzlich kannst du Trinkgeldzahlungen als Betriebsausgaben von der Steuer abziehen. Die Ausgaben für die Dienstleistung musst du jedoch nachweisen können. Dies erfolgt entweder dadurch, dass der Empfänger des Trinkgeldes dieses quittiert oder du als Unternehmer einen Eigenbeleg erstellst. In einer maschinell erstellten und registrierten Rechnung, einer Kleinbetragsrechnung oder dem Kassenbon kannst du das Trinkgeld gesondert anführen.

Häufig sieht der Praxisfall jedoch anders aus, da du in der Regel zuerst die Rechnung bekommst und anschließend anhand des Betrages die Höhe des Trinkgeldes festlegst.

Generell gilt für den Nachweis die Regelung der Feststellungslast. Diese liegt bei dir als Geber des Trinkgeldes, da der Vorgang die Steuer mindert. Der Nachweis über den Betrag des erhaltenen Trinkgeldes kannst du als Empfänger auf der Rechnung quittieren.

Viele Trinkgeldnehmer denken jedoch, dass man quittiertes Trinkgeld in ihrer Steuererklärung anführen muss und möchten den Erhalt in der Praxis ungern quittieren. Dies liegt daran, dass sie die diesbezügliche Regelung hinsichtlich der Steuer nicht kennen. Trinkgeld ist nämlich steuerfrei, selbst wenn du es quittiert hast. In solchen Fällen kannst du als Unternehmer einen Eigenbeleg erstellen, da jede Buchung einen Beleg benötigt.

Voraussetzungen für einen Eigenbeleg

Die Voraussetzungen für einen Eigenbeleg sind,

  • dass die Ausgaben durch das Unternehmen, also dich oder deine Mitarbeiter veranlasst wurden.
  • dass die Ausgaben für dein Unternehmen wirklich entstanden sind.

Den ersten Punkt kannst du dabei durch die Kostenrechnung nachweisen, die zu Grunde liegt. Bei dem zweiten Punkt ist deine Ehrlichkeit als Unternehmer der einzige Anhaltspunkt. Ein Eigenbeleg wird vom Finanzamt meist sehr sorgfältig kontrolliert, weshalb du sämtliche bekannten Angaben anführen solltest. Dazu solltest du neben den Namen der Teilnehmer auch den Namen des Kellners angeben.

Den Eigenbeleg solltest du jedoch gegenüber der Quittierung des erhaltenen Trinkgeldes durch den Empfänger eher als Notlösung sehen. Er gilt als Ersatzbeleg bzw. Notbeleg. Zweifelt das Finanzamt dessen Echtheit an, musst du als Unternehmer nachweisen können, dass der Beleg dem geschehenen Geschäftsvorgang wahrheitsgemäß entspricht.

Beispiel für eine Kleinbetragsrechnung

Wenn du dir einen Überblick verschaffen möchtest, wie eine Kleinbetragsrechnung aussieht, kannst du dies mit unserem Rechnungsgenerator machen. So kannst du schnell und einfach mit wenigen Schritten die oben genannten, erforderlichen Angaben einfügen und erhältst eine ordnungsgemäße Rechnung als Ergebnis.