Früher wurden sämtliche Vorgänge in einem Büro mittels verschiedener Aktenordner oder mithilfe anderer Ablagesysteme in Papierform strukturiert, bearbeitet und aufgehoben. Heute übernimmt solche Aufgaben fast immer der Computer, so dass du auf Papier weitgehend verzichten kannst. Um von der E-Mail bis zum Jahresabschluss alle Vorgänge zu bewältigen wurde die Bürosoftware entwickelt. Wenn du eine Bürosoftware kaufen möchtest, solltest du vorher einen Bürosoftware Vergleich durchführen, um das für dich beste Computerprogramm zu finden.
Bürosoftware für ein papierloses Büro
Anbieter von Bürosoftware
Der Markt für Bürosoftware ist inzwischen vielfältig und du findest für verschiedene Anforderungen unterschiedliche Computerprogramme. Dabei kannst du zwischen einer Bürosoftware für Mac oder Computerprogrammen für Android wählen Die folgenden Anbieter bzw. Produkte gehören zur Kategorie „sehr häufig verwendete Bürosoftware“:
sevdesk – Die All-in-One Bürosoftware
Diese Software, die auch eine App beinhaltet, kannst du zum Schreiben von Rechnungen ebenso nutzen, wie zum Fakturieren oder zur Verwaltung von Lagerbeständen.
Außerdem bietet dir sevdesk ein CRM (Customer-Relationship-Management), ein Kassenbuch sowie eine Archivfunktion,
mit der du Belege digital aufbewahren kannst.
Darüber hinaus kannst du mit sevdesk Einnahmen-Überschuss-Rechnungen (EÜR) und, falls dies notwendig ist, Umsatzsteuervoranmeldungen erstellen.
Collmex – die Software für Büroarbeit
Bei kostenpflichtigen Software von Collmex hast du die Möglichkeit, Online-Rechnungen zu erstellen und deine komplette Buchführung abzuwickeln. Die verschiedenen Angebote kannst du je Bedarf buchen. Die Software ist auch als kostenfreie Variante erhältlich, bietet dann aber lediglich Grundfunktionen an und stellt dir die nötigsten Anwendungen zur Verfügung.
easybill – das Büroprogramm
Die easybill Bürosoftware mit Cloud gehört zum Bereich kostenpflichtige Rechnungssoftware und umfasst in der Basic-Version die Verwaltung von bis zu 20 Kunden, einen kostenlosen E-Mailversand und eigenes Briefpapier. Der Funktionsumfang erhöht sich bei den beiden anderen Versionen und umfasst dann beispielsweise Zeiterfassung und Verwaltung von Projekten, Mitarbeiterverwaltung, automatische Durchführung von Mahnverfahren sowie einen Import-Manager.
MonKey Office – das Programm für Büroaufgaben
Die Bürosoftware von MonKey Office eignet sich für Dienstleistungsunternehmen und Handwerker und ist mit seinem modularen Aufbau im Grunde für sämtliche Branchen als Buchhaltungs-, Rechnungs- und Finanzsoftware geeignet. Über die Grundfunktionen hinaus kannst du zusätzliche Module kaufen und die Software erweitern. Du kannst aus insgesamt fünf Lizenzvarianten auswählen, die sich durch unterschiedliche Leistungsumfänge auszeichnen.
Bürosoftware Vergleich verschiedener Anbieter
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|---|---|---|---|
| Preis pro Monat | ab 17,90 € | ab 90,00 € | ab 25 € |
| Rabattangebote | Rabatt auf bis zu 12 Monate sichern! | ✓ | ✓ |
| Rechnungen erstellen | ✓ | ✓ | ✓ |
| E-Rechnung | ✓ | ✘ | ✘ |
| Auftragsbestätigungen | ✓ | ✓ | ✓ |
| Angebote & Lieferscheine erstellen | ✓ | ✘ | ✓ |
| Individuelle Layoutgestaltung | ✓ | k.A. | k.A. |
| Dokumentenmanagement | ✓ | k.A. | ✓ |
| Kassenbuch | ✓ | ✓ | ✓ |
| UStVA | ✓ | ✓ | ✘ |
| Belege digitalisieren | ✓ | ✓ | ✓ |
| ELSTER Schnittstelle | ✓ | k. A. | ✓ |
| EÜR & GUV | ✓ | ✓ | ✓ |
| Online Banking | ✓ | ✘ | ✘ |
| Artikelverwaltung | ✓ | k.A. | k.A. |
| Kontaktmanagement (CRM) | ✓ | ✓ | k.A. |
| Support: Telefon, Email, Chat | ✓ | k. A. | k. A. |
| Kostenlose Testphase | ✓ | k. A. | k. A. |
Kostenlose Bürosoftware
Vor allem als Gründer, Kleinunternehmer oder Freiberufler bist du aus Kostengründen darauf angewiesen, kostenlose Bürosoftware zu nutzen. Obwohl viele Unternehmen für ihre Programme Geld verlangen, gibt es durchaus gratis Bürosoftware, die du einfach downloaden und anschließend verwenden kannst. Eine solche Software hat natürlich immer Vor- und auch Nachteile.
Anbieter
OpenOffice
Easy Cash & Tax
FreewareFaktura
Vorteile
- Alternative zum kostenpflichtigen Office-Paket
- Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Zeichen- und Präsentationsprogramm
- Datenbank und Formel-Editor
- EÜR, Umsatzsteuervoranmeldungen & Umsatzsteuererklärungen erstellen
- eignet sich für Freiberufler & Kleingewerbetreibende
- Angebote, Aufträge, Rechnungen und Gutschriften erstellen
- Unterstützung bei der Verwaltung von Geldflüssen
- Mahnwesen, Produktverwaltung, Kundenverwaltung
Nachteile
Enthält leider nicht die, für ein Unternehmen relevanten, Features.
Für größere Unternehmen verfügt die Bürosoftware von Easy Cash & Tax nicht über genügend Funktionen.
Wie bei vielen kostenlosen Software-Programmen ist der Leistungsumfang jedoch begrenzt.
Bürosoftware im Vergleich: Offline vs. Online Bürosoftware
Da es sehr viele Bürosoftwares auf dem Markt gibt, zeigen wir dir hier einen Vergleich zwischen Online- und Offline Bürosoftwares. Die folgende Tabelle zeigt auf einem Blick, wo die wichtigsten Unterschiede liegen:
Vergleichsschwerpunkt
Einrichtung
Updates
Nutzungsmöglichkeiten (örtlich)
Nutzbarkeit
Kosten für die Nutzung
Online Bürosoftware
durch Registrierung
automatisch
mittels Internetzugang Nutzung überall aus möglich
Internetzugang muss vorhanden sein
kostenlose Registrierung, jedoch nicht Zusatzmodule (Add-Ons)
Offline Bürosoftware
Installation auf dem PC
eigenständig durchführen und kostenpflichtig
einmalige Anschaffungskosten, Folgekosten durch Updates
Nutzung ist auch ohne Internetzugang möglich
Nutzung ist nur am PC möglich
Wichtige Infos zu Bürosoftware
Was ist eine Bürosoftware?
Bei der Bürosoftware handelt es sich um ein hochspezialisiertes Computerprogramm, das in der Lage ist, die verschiedensten Bereiche, mit denen beispielsweise das Büro eines Unternehmens zu tun hat, zu bearbeiten und miteinander zu verknüpfen.
Meist kann eine Bürosoftware die folgenden Arbeitsbereiche abdecken:
- Kommunikation
- Meeting- und Termin-Management
- Kunden- und Kontaktdaten
- Zeit- und Ressourcenmanagement
- Aufgabenmanagement
- Notizen
- Vertrieb und Marketing
- Projektmanagement
- Eventmanagement
Die Bürosoftware ist nicht nur in der Lage, diese eben genannten Bereiche zu bearbeiten, sondern kann sie auch miteinander verknüpfen, Analysen erstellen und am Ende des Geschäftsjahres den Jahresabschluss für die Steuererklärung erstellen.
Bürosoftware für Kleinunternehmer
Wenn du ein Kleinunternehmen führst, benötigst du meist nicht so umfangreiche Funktionen bei deiner Bürosoftware, wie sie in großen Konzernen oft notwendig sind. Insofern lohnt es sich für dich, gezielt nach Programmen zu suchen, die deine Anforderungen erfüllen.
Solche findest du am ehesten, wenn du, je nach deinem Beruf beispielsweise die Suchbegriffe „Bürosoftware Handwerk“, „Bürosoftware Architekten“ oder ähnliche Begriffe eingibst. Hast du z. B. keine Mitarbeiter, kann der Bereich Mitarbeiterverwaltung oder Lohnbuchhaltung wegfallen. Bist du Handwerker, brauchst du eventuell keine Lagerverwaltung. Sicherlich ist es auch sinnvoll, auf den Preis zu achten, wenn du Bürosoftware kaufen möchtest. Beispiele für entsprechende Bürosoftware wären etwa die Programme von:
- sevdesk
- Woax-IT
- Ionos
- CANDIS
- bizSoft
Die Entwickler dieser Bürosoftware haben sich auf die Bedürfnisse von Kleinunternehmern spezialisiert und bieten entsprechende Lösungen an.
Bürosoftware für verschiedene Betriebssysteme
In Unternehmen kommen Computer mit unterschiedlichen Betriebssystemen zum Einsatz, meist arbeiten die Büros mit Mac oder mit Android. Für beide Betriebssysteme gibt es kostenlose Bürosoftware, als auch kostenpflichtige Bürosoftware.
Wenn du die von dir genutzte Software auf deine Anforderungen hin verändern möchtest, kannst du auf sogenannte Bürosoftware Open Source zurückgreifen. Dabei handelt es sich um Computerprogramme, bei denen vom entwickelnden Unternehmen der Quellcode öffentlich zugänglich gemacht wurde und dadurch vom Nutzer verändert, sprich umgeschrieben werden kann.
Ein Beispiel für eine solche Open Source Bürosoftware wäre OpenZ, ein sehr umfangreiches Programm, mit dem dein Unternehmen sämtliche Bereiche verwalten könnte.
Fazit
Als Unternehmer, unabhängig von der Größe deiner Firma, musst du nicht alle Arbeiten bezüglich der Verwaltung und Abrechnung nicht selbst machen. Dafür gibt es spezielle Bürosoftware. Diese kannst du sowohl als kostenlose Bürosoftware, als auch in Form von kostenpflichtigen Computerprogrammen erwerben.
Der Funktionsumfang ist dabei meist abhängig vom Preis der Software. Bei manchen Programmen musst du einmalig für eine Lizenz zahlen, für andere verlangt der Anbieter eine monatliche Gebühr.
Benötigst du eine Bürosoftware, die du selbst an deine Bedürfnisse anpassen kannst, musst du nach Open Source Bürosoftware suchen. Grundsätzlich kann man sagen, dass es für jeden Anspruch die passende Software gibt.
Zudem solltest du vor einem Kauf oder kostenlosen Download entscheiden, mit welchem Betriebssystem die Software laufen soll und ob du lieber ein Offline- oder Online-Programm verwenden möchtest.