Einnahmen-Überschuss-Rechnung – eine Vereinfachung der Gewinnermittlung

Jeder, der ein Gewerbe anmeldet beziehungsweise als Selbstständiger oder Freiberufler arbeitet, ist zur Abgabe einer jährlichen Steuerklärung verpflichtet. Kleine Gewerbetriebe, landwirtschaftliche Betriebe sowie Freiberufler müssen jedoch unterhalb bestimmter Umsatz-/Gewinngrenzen nicht bilanzieren. Sie dürfen hingegen ihren Gewinn mittels der sogenannten Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) ermitteln.

Das Handelsgesetzbuch als Grundlage

In §238 Abs. 1 sagt das Handelsgesetzbuch: „Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.“

Mit anderen Worten besteht für jeden Unternehmer die gesetzliche Pflicht, seine Aktivitäten in einer ordentlichen Buchhaltung zu erfassen. Diese muss so strukturiert sein, dass ein sachverständiger Dritter einen Überblick über die wirtschaftliche Lage des Unternehmens erhält. Dabei sind die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) zu beachten.

Die wichtigsten Grundsätze der GoB lauten:

  • Die Buchhaltung muss sachgerecht organisiert sein.
  • Der Jahresabschluss muss übersichtlich gegliedert sein.
  • Aufwendungen und Erträge sowie Vermögenswerte und Schulden dürfen nicht gegeneinander aufgerechnet werden.
  • Buchungen dürfen weder mit Bleistift geschrieben sein nochunleserlich gemacht werden.
  • Geschäftsvorfälle sind sowohl fortlaufend als auch vollständig, zeitgerecht und sachlich geordnet zu buchen.
  • Keine Buchung ohne Beleg!!!
  • Die Buchführungsunterlagen müssen gemäß den gesetzlichen Bestimmungen ordnungsgemäß aufbewahrt werden.

Abgrenzung der verschiedenen Berufsgruppen

Grundsätzlich dürfen alle Freiberufler auf die Anwendung einer doppelten Buchführung verzichten und ihren Gewinn mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln. Als Freiberufler gelten Personen, die einer nichtgewerblichen, selbstständigen Tätigkeit nachgehen. Sie zählen somit zur Gruppe der sogenannten Katalogberufe, die §18 Einkommensteuergesetz definiert. Zu diesem Personenkreis gehören beispielsweise Rechtsanwälte, Ärzte, Wirtschaftsprüfer, Journalisten, Dolmetscher oder Künstler.

Selbstständig vs. gewerbetreibend

Selbstständig arbeiten Personen, die Rechnungen erstellen beziehungsweise ihre Honorare vollständig ausbezahlt bekommen. Demzufolge kümmern sie sich selbst um ihre soziale Absicherung, genießen keinen Kündigungsschutz und haben weder Anspruch auf Urlaubsgeld noch auf Bezahlung im Krankheitsfall. Als Selbstständige gelten sowohl Gewerbetreibende ohne Kaufmannseigenschaft als auch Gewerbetreibende, Einzelunternehmen und Kleinunternehmen mit einem Jahresumsatz über 17.500 Euro. Bei den Gewerbetreibenden ohne Kaufmannseigenschaft handelt es sich nicht um den Kaufmann im wirtschaftlichen Sinne, sondern im Rechtssinn. Gewerbetreibend ist jeder, der keinen Katalogberuf oder ähnlichen Beruf ausübt und eine Gewerbeanmeldung besitzt sowie Gewerbesteuer bezahlt. Kaufleute sind Gewerbetreibende, die ein Handelsgewerbe betreiben. Allen Selbstständigen ist wie Vereinen die Einnahmen-Überschuss-Rechnung gestattet, sofern sie nicht im Handelsregister eingetragen sind, der Jahresgewinn unter 60.000 Euro liegt beziehungsweise die Umsätze 600.000 Euro pro Jahr nicht überschreiten. Für landwirtschaftliche Betriebe und Forstbetriebe gilt eine Jahresgewinngrenze von ebenfalls 60.000 Euro, dabei muss der Nutzflächenwert jedoch unter 25.000 Euro liegen.

Aufbau einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Der Aufbau einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist relativ einfach:

Einnahmen

  • Umsatzerlöse ohne Umsatzsteuer (Einnahmen, die für erbrachte Leistungen erzielt werden. Dazu gehören Sachentnahmen ebenso wie sämtliche Betriebseinnahmen, umsatzsteuerfreie Betriebseinnahmen, Auflösung von Rücklagen sowie private Nutzung von PKW, Telefon und Ähnliches.)
  • Umsatzsteuer laufendes Jahr

Summe der Einnahmen

Ausgaben

  • Abziehbare Vorsteuer
  • Umsatzsteuervorauszahlungen
  • Fremdleistungen und Wareneinsatz
  • Personalaufwendungen: Gehälter & Gesetzliche soziale Aufwendungen
  • Abschreibungen
  • Sonstige betriebliche Aufwendungen: Raumkosten wie Miete, Gas, Strom, Wasser, Raumreinigung und Ähnliches
  • Beiträge und Versicherungen
  • Rechts- und Beratungskosten: Buchführungskosten, Abschluss- und Prüfungskosten
  • Fahrzeugkosten wie Benzin, Reparaturen, Parkgebühren und Ähnliches
  • Werbe- und Repräsentationsaufwendungen, dazu gehören neben Werbekosten auch Geschenke, Bewirtungskosten und Aufmerksamkeiten
  • Reisekosten wie Bahntickets, Übernachtung, Mehraufwendung für Verpflegung und Ähnliches
  • Reparaturen und Instandhaltungen, unter anderem Wartungskosten für Hard- und Software
  • Sonstige Aufwendungen: Sonstige betriebliche Aufwendungen wie Mahngebühren und Ähnliches, sowie alle Betriebsausgaben, die sich keinem anderen Konto eindeutig zuordnen lassen. Porto, Telefon, Internet, Fax, Bürobedarf, Zeitschriften, Bücher, Fortbildungskosten, Nebenkosten des Geldverkehrs (Bankgebühren), Sonstiger Betriebsbedarf
  • Eingeschränkt abziehbare Betriebsausgaben wie Eigenanteil an den Bewirtungskosten, Geschenke an Mitarbeiter und dergleichen

Summe der Ausgaben

Gewinn/Verlust (Summe der Einnahmen abzüglich Summe der Ausgaben)

Bei den angegebenen Konten handelt es sich um eine typische Einnahmen-Überschuss-Rechnung, gebucht mit dem Kontenrahmen SKR3. Wer sich nicht mit einem Buchführungsprogramm auseinandersetzen möchte, kann die EÜR auch mithilfe einer Excel-Datei erstellen. Hier findest du einen kostenlosen Download einer speziellen Excel-Datei für Kleinunternehmer & Freiberufler:

Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Definition Zufluss-Abfluss-Prinzip

Die Anwendung des Zufluss-Abfluss-Prinzips ist das Hauptmerkmal der Einnahmen-Überschuss-Rechnung. Der Ausdruck leitet sich von der Tatsache ab, dass bei dieser vereinfachten Form der Gewinnermittlung lediglich die Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben erfasst werden, die tatsächlich geflossen sind. Bestandsveränderungen sind nicht enthalten, ebenso entfällt die periodengenaue Betrachtung. Das heißt, für die Verbuchung besitzt nur der tatsächliche Zeitpunkt der Einnahmen und Ausgaben Relevanz. Damit kann sowohl die Anlage von Debitoren und Kreditoren als auch eine zeitliche Abgrenzung entfallen. Zudem muss kein Kassenbuch vorhanden sein.

Regeln zur Aufzeichnungspflicht

Obgleich bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung auf ein Kassenbuch verzichtet wird und eine einfache Excel-Tabelle zur Darlegung der Einnahmen und Ausgaben genügt, entbindet dies nicht vollständig von allen Aufzeichnungspflichten. Sie richten sich nach §22 Umsatzsteuergesetz. Dementsprechend besteht der Gesetzgeber bei einer einfachen EÜR genau wie bei der doppelten Buchführung auf eine chronologische Aufstellung aller Einnahmen und Ausgabe. Eine reine Belegsammlung ist allerdings unzulässig. Einnahmen und Ausgaben sind getrennt voneinander aufzulisten, zudem müssen in einem Anlagenverzeichnis alle nicht abnutzbaren Wirtschaftsgüter aufgeführt sein. Des Weiteren gehört zur Einnahmen-Überschuss-Rechnung eine Übersicht über die Abschreibungen mit jeweiligem Restwert, die separate Aufzeichnung beschränkt absetzbarer Ausgaben sowie die Erfassung von geringwertigen Wirtschaftsgütern (GwG). Bei den geringwertigen Wirtschaftsgütern sind Wirtschaftsgüter mit einem Anschaffungs- oder Herstellungswert von maximal 250 Euro getrennt von Wirtschaftsgütern mit einem Wert zwischen 250 Euro und 800 Euro zu listen. GwGs können im Jahr der Anschaffung in voller Höhe steuermindernd abgeschrieben werden.

Abgabenordnung

Ein gewisser Widerspruch ergibt sich durch die Abgabenordnung. Gemäß §143 und §144 bestehen besondere Aufzeichnungspflichten bei gewerblichen Abnehmern. Die Pflichten für den Unternehmer können von einer exakten Tagesabrechnung bis zur Führung eines Warenausgangsbuchs reichen. Bei der Nutzung einer Registrierkasse wird die Führung eines Kassenbuchs genauso zur Pflicht wie bei großen, bargeldintensiven Betrieben.

Aufbewahrung von Dokumenten, ein Muss für Unternehmen

Neben einer sauberen Einnahmen-Überschuss-Rechnung ist die Beachtung der Aufbewahrungspflichten wichtig. §158 Abgabenordnung (AO), Beweiskraft der Buchführung, sagt dazu: „Die Buchführung und die Aufzeichnungen des Steuerpflichtigen, die den Vorschriften der §§ 140 bis 148 entsprechen, sind der Besteuerung zugrunde zu legen, soweit nach den Umständen des Einzelfalls kein Anlass ist, ihre sachliche Richtigkeit zu beanstanden.“

Das heißt nichts anderes, als dass alle buchungsrelevanten Belege inklusive der Nachweise über Privateinlagen und Privatentnahmen aufzubewahren sind. Das gilt auch für Ausgangsrechnung und Vorsteuer. Die Aufbewahrungspflicht beginnt am Ende des Jahres, in dem das Dokument entstand. Die Fristen schwanken in Abhängigkeit vom Schriftstück zwischen sechs und zehn Jahren.

Sechs Jahre aufbewahren musst du

  • Angebote, die du erhalten hast und Kopien deiner Angebote
  • Auftragsbestätigungen, die du erhalten hast und Kopien deiner Auftragsbestätigungen
  • Nachweise der Bruttoerlöse
  • Finanzberichte
  • Nachweise über Geschenke
  • Kaufverträge
  • Leasingunterlagen
  • Mahnbescheide
  • Mahnungen
  • Mietunterlagen nach Vertragsbeendigung
  • Pachtunterlagen nach Vertragsbeendigung
  • Schadensmeldungen
  • Schadensunterlagen
  • Sozialversicherungsunterlagen
  • Sämtliche Steuerunterlagen
  • Versicherungspolicen
  • Verträge

Unter die Zehnjahresfrist fallen

  • Abschreibungen
  • Abwertungen
  • Änderungsnachweise der EDV-Buchführung
  • Bankbelege
  • alle Rechnungen und Belege für Barausgaben und Bareinnahmen
  • sämtliche buchungsrelevanten Belege
  • Bilanzen inklusive zugehöriger Bücher und Konten
  • Eingangsrechnungen
  • Einnahmen-Überschuss-Rechnungen
  • Fahrtenbücher
  • Geschäftsberichte
  • Geschäftsbriefe ohne Rechnungen und Gutschriften
  • Gewinn- und Verlustrechnungen
  • Nachweise zu Gutschriften
  • Inventarunterlagen
  • Inventurunterlagen
  • Jahresabschlüsse inklusive Anhang und Erläuterungen
  • Lieferscheine
  • Lizenzen
  • Nachweise zum Mutterschaftsgeld, Pensionszahlungen und Pesionsrücklagen
  • Quittungen
  • Rechnungen
  • Reisekostenabrechnungen
  • Repräsentationskosten
  • Skontounterlagen
  • Spendenquittungen
  • Steuerbescheide
  • Steuererklärungen
  • Stornobelege
  • Umsatzsteuervoranmeldungen
  • Umsatzsteuervergütungen
  • Vermögensverzeichnis
  • Zollbelege

Länger als 10 Jahre

Zudem gibt es Dokument, die du auch nach zehn Jahren nicht vernichten darfst. Das sind zum Beispiel Kaufverträge für Immobilien und Ähnliches. Du kannst Unterlagen in digitaler Form archivieren, musst dabei jedoch sicherstellen, dass sie jederzeit innerhalb der Aufbewahrungsfristen abrufbar sind. Eine Absicherung gegen Datenverlust ist ebenfalls vorgeschrieben. Elektronische Unterlagen wie E-Mails kannst du in elektronischer Form behalten. Nicht sichern musst du hingegen „elektronische Lieferanten“, wie zum Beispiel eine Mail, in deren Anhang sich eine Rechnung befindet. Zu archivieren ist dann die Rechnung, nicht die Mail. Enthält die E-Mail jedoch Korrespondenz zu geschäftlichen Vereinbarungen und ist diese für das Verständnis der Vereinbarung maßgeblich, so darfst du die Mail nicht vernichten.

Auch wenn es so scheint, musst du nicht alles aufbewahren, was mit deinem Geschäftsbetrieb zu tun hat. Angebote, die zu keinem Auftrag führten, darfst du ebenso entsorgen, wie Monatsbilanzen, Quartalsabschlüsse und Halbjahresbilanzen. Kalkulationen und Pläne für rein statische Zwecke, steuerlich irrelevante Berechnungen sowie Preislisten und Angebotslisten gehören ebenfalls zu den Unterlagen, auf deren Archivierung du verzichten kannst.

Gewinnermittlung

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung in der Steuererklärung

Steuererklärungen unterliegen bestimmten Formvorschriften. Du kannst sie nicht formlos abgeben, sondern bist an die amtlichen Formulare gebunden. Neben dem verpflichtenden, vierseitigen Mantelbogen, gibt es weitere Formulare, die du je nach Einzelfall beifügst. Freiberufler und Selbstständige nutzen für ihre Einnahmen-Überschuss-Rechnung die Anlagen S und EÜR (§18 Einkommenssteuergesetz) sowie die Jahresumsatzsteuererklärung, bei Gewerbetreibenden kommt zudem die Anlage G (§15 Einkommenssteuergesetz) hinzu.

Anleitung:

Die Anlagen sind selbsterklärend und einfach auszufüllen. So beinhalten die ersten Zeilen der Anlage EÜR deine Kontaktdaten, die Steuernummer des Unternehmers und Betriebsangaben. In Zeile 11 bis 21 führst du zuerst deine Einnahmen auf und errechnest für Zeile 22 die Summe. Von Zeile 23 bis 63 sind anschließend die Betriebsausgaben aufzulisten. Bei den jeweiligen Zeilen ist genau aufgeführt, welche Ausgaben du wo eintragen musst. In Zeile 25 kommen beispielsweise Waren, Rohstoffe und Hilfsstoffe einschließlich der Nebenkosten. In Zeile 39, unter „sonstige unbeschränkt abziehbare Betriebskosten“ gibst du Ausgaben wie „Aufwendungen für Telekommunikation“ oder in Zeile 52 unter „beschränkt abziehbare Betriebsausgaben und Gewerbesteuer“ Kosten für Geschenke an. Auch bei den Ausgaben addierst du zum Schluss die Beträge. Den Gewinn/Verlust ermittelst du, indem du die Summe der Betriebseinnahmen aus Zeile 22 in Zeile 71 und die Summe der Betriebsausgaben aus Zeile 64 in Zeile 72 überträgst und von den Einnahmen die Ausgaben abziehst.

Formulare online ausfüllen

Beachte bitte, dass die Abgabe der Steuererklärungen jedoch nur noch auf elektronischem Weg möglich ist. Händisch ausgefüllte Formulare erkennt das Finanzamt als Härtefall auf Antrag nur für einen befristeten Zeitraum an. Einen Zugang zum zuständigen Finanzamt erhältst du über das Elsterportal. Verwendest du hingegen eine Buchhaltungssoftware, füllt das Programm die Formulare für dich aus und verschickt sie.