Eigenbeleg Vorlage

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Tipp:

Eine Eigenbeleg Vorlage kann dir deine Buchhaltung um einiges erleichtern. Dies liegt allein schon an einem Grundsatz im deutschen Steuerrecht. Dieser Grundsatz besagt, dass es keine Buchung geben kann, wenn es dafür nicht den passenden Beleg gibt. Das ist aber nicht immer möglich und deshalb kannst du selbst einen Eigenbeleg erstellen. Wie das geht und wie das Eigenbeleg Muster dir dabei helfen kann, erfährst du in diesem Beitrag. Die Eigenbeleg Vorlage in Word und Excel stellen wir dir ganz unten auf der Seite kostenlos zum Download zur Verfügung.

Was ist ein Eigenbeleg?

Um als Unternehmer Betriebsausgaben geltend machen zu können, müssen diese korrekt verbucht werden. Es gibt aber leider nicht für alle Geschäftsvorfälle eine Rechnung oder Quittung, um eine Buchung auch ordnungsgemäß vornehmen zu können. Ein Beleg geht schnell einmal verloren oder ist nicht mehr leserlich. Es gibt viele Gründe dafür, dass dir ein Beleg fehlt. Für diesen Fall gibt es den sogenannten Eigenbeleg, den du als Unternehmer selbst ausstellen darfst. Zu beachten gilt es allerdings, dass dieser Eigenbeleg nicht einen Wert von 150 Euro übersteigt.

Eigenbeleg erstellen – Pflichtangaben in der Übersicht

Viele Kleinbeträge können sich durchaus zu einer großen Ausgabe für ein Unternehmen summieren. Ärgerlich nur, wenn für diese Ausgaben keine Belege vorliegen oder diese verloren gingen. Das sollte für dich aber noch kein Grund zur Panik sein. Du kannst in solchen Fällen einen Eigenbeleg erstellen. Schauen wir aber zunächst auf mögliche Gründe, warum ein solcher Beleg fehlt:

  • Es wurde grundsätzlich kein Beleg erstellt. Kommt beispielsweise bei Zahlung von Trinkgeldern vor.
  • Der Beleg wurde schlichtweg verloren oder verlegt.
  • Du hast für eine Geschäftsreise keine entsprechenden Belege für die angefallenen Reisekosten oder für deine Verpflegungsmehraufwendungen.
  • Du willst private Geldeinlagen oder private Geldentnahmen verbuchen.

Mit einem Eigenbeleg kannst du jede betriebliche Veranlassung belegen, sofern die mögliche Höchstgrenze für einen Eigenbeleg nicht überschritten wird. Wichtig ist, dass du bei der Erstellung von einem Eigenbeleg darauf achtest, dass diese Erstellung auch nachvollziehbar und vor allem plausibel ist. Am besten nutzt du beim Eigenbeleg erstellen ein Muster. Achte aber darauf, dass auf dem Eigenbeleg Muster auch alle Pflichtangaben vorhanden sind:

  • Name und Anschrift vom Empfänger der Zahlung
  • Die Art der Aufwendung und das Datum
  • Genauer Rechnungsbetrag
  • Grund für die Ausstellung vom Eigenbeleg Muster
  • Aktuelles Datum und Unterschrift

Checkliste zur Eigenbeleg Vorlage: Was gibt es noch zu beachten?

Neben den Pflichtangaben musst du noch weitere Punkte beachten, damit deine Eigenbelege auch eine Chance auf Anerkennung beim Finanzamt haben:

Zu beachtende Punkte Beschreibung
Buchhaltung und Archivierung In deiner Buchhaltung muss der Eigenbeleg 10 Jahre lang archiviert werden. Bei einer Ausstellung von einem Eigenbeleg kannst du keinen Vorsteuerabzug durchführen.
Pflichtangaben Alle Pflichtangaben müssen auf dem Eigenbeleg aufgeführt sein. Nur so kannst du die Chancen auf Anerkennung deutlich steigern. Grundsätzlich gibt es keinen gesetzlichen Anspruch auf die Anerkennung von deinem Eigenbeleg.
GoBD-konform Beim Eigenbeleg erstellen mit Vorlage müssen diese GoBD-konform sein. Das bedeutet, dass sie bestimmte Anforderungen erfüllen müssen:

Sie müssen absolut unveränderbar sein

Es besteht die Pflicht zur Vollständigkeit der Aufzeichnungen

Die Aufzeichnungen müssen nachvollziehbar sein

Bei der Erfassung müssen Zeitvorgaben berücksichtigt werden

Ausstellungsform Es ist möglich, dass du die Eigenbeleg Vorlage auch händisch ausfüllst.
Kontoauszug Solltest du eine Zahlung mit einer EC-Karte vorgenommen haben, kannst du den entsprechenden Kontoauszug zusammen mit dem geschriebenen Eigenbeleg ablegen.

Eigenbeleg Muster und Beispiele anhand typischer Geschäftsvorfälle

Wie bereits erwähnt, kannst du in der Buchhaltung keinen Geschäftsvorfall verbuchen, wenn es dafür keinen Beleg gibt. Die Verwendung von einem Eigenbeleg Muster kann hier ein Lösungsweg darstellen. Aber du musst beim Eigenbeleg schreiben mit Vorlage darauf achten, dass du nicht nur auf alle Pflichtangaben angibst, sondern dass du auch für alle Eigenbelege eine gute Begründung liefern kannst. Den ohne eine genaue und nachvollziehbare Begründung wirst du mit großer Wahrscheinlichkeit auch keine Anerkennung bekommen. Nachfolgend ein paar Eigenbeleg Beispiele, wie es diese im Alltag geben kann:

Beispiel Eigenbeleg: Verpflegungsmehraufwand Muster

Ein sehr gutes Eigenbeleg Beispiel ist das Thema Verpflegungsmehraufwand. Dieser entsteht dir in der Regel bei einer Dienstreise und bei einer Abwesenheit von mehr als 8 Stunden. Den anfallenden Verpflegungsmehraufwand kannst du sogar pauschal abrechnen. Bei einer Dienstreise mit einer Abwesenheit von mindestens 8 Stunden beträgt die Pauschale 12 Euro und bei einer Abwesenheit von 24 Stunden liegt dieser Satz bei 24 Euro pro Tag. Geht die Geschäftsreise ins Ausland, liegen diese Sätze je nach Land noch höher.

Ein Eigenbeleg Verpflegungsmehraufwand Muster würde wie folgt aussehen.

Eigenbeleg
Belegnummer: 00
Zweck der Ausgabe: Verpflegungsmehraufwand aufgrund Dienstreise zur Firma Mustermann, Sonnenstraße 111, 11111 Sonnendorf
Betrag: 12 Euro
Datum der Zahlung: xx.xx.xxxx
Grund für Eigenbeleg: Mittagessen in Kantine des Kunden
Name des Erstellers vom Eigenbeleg: Max Mustermann
Unterschrift Ersteller Beleg

Beispiel Eigenbeleg: Bewirtung Vorlage

Beim Thema Bewirtung kommt es zwischen Unternehmer und Finanzamt immer wieder zu gegensätzlichen Auffassungen und nicht selten zu bösem Blut zwischen den Parteien. Sehr oft kommt es vor, dass ein Eigenbeleg zu Bewirtungskosten durch das Finanzamt abgelehnt wird. Wichtig ist deshalb, dass du Daten wie Tag, Ort, Teilnehmer und Anlass der Bewirtung genau angibst. Ein solches Eigenbeleg Beispiel sollte wie folgt aussehen.

Eigenbeleg
Belegnummer: 01
Zweck der Ausgabe: Bewirtungskosten aufgrund Geschäftsempfang zum Vertragsabschluss Bau neues Gebäude in Musterhausen
Betrag: xx Euro
Datum der Zahlung: xx.xx.xxxx
Grund für Eigenbeleg: Bewirtungskosten für Besucher der Firma xy. Besucher: Herr XY, Frau XY, Herr XZ
Name des Erstellers vom Eigenbeleg: Max Mustermann
Unterschrift Ersteller Beleg

Beispiel Eigenbeleg: Fahrtkosten Vorlage

Als Selbstständiger kannst du jede Dienstreise mit deinem eigenen Pkw pauschal von der Steuer absetzen. Für jeden gefahrenen Kilometer sind dies 0,30 Euro. Aber auch ein Arbeitnehmer kann eine sogenannte Pendlerpauschale geltend machen. Auch hier gibt es 0,30 Euro für die einfache Strecke. Bei diesem Fall kannst du eine Eigenbeleg Fahrtkosten Vorlage nutzen. Für dieses Eigenbeleg Beispiel würde dies wie folgt aussehen.

Eigenbeleg
Belegnummer: 02
Zweck der Ausgabe: Abrechnung von Fahrtkosten mit dem eigenen PKW aufgrund einer Dienstreise nach 11111 Musterhausen zum Geschäftstermin mit Hr. Franz Huber, Firma Musterbau AG
Betrag: 19 km x 0,30 Euro = 5,70 Euro
Datum der Geschäftsreise: xx.xx.xxxx
Grund für Eigenbeleg: Fahrtkosten mit eigenen PKW aufgrund Geschäftstermin
Name des Erstellers vom Eigenbeleg: Max Mustermann
Unterschrift Ersteller Beleg

Beispiel Eigenbeleg: Trinkgeld Muster

Häufig entstehen dir auch Ausgaben im Zusammenhang mit einem Geschäftsessen. Das Trinkgeld beispielsweise wird sehr oft bei einer normalen Erstattung nicht berücksichtigt. Für dieses aber kannst du mit einem Eigenbeleg Trinkgeld Muster für deine Erstattungsansprüche einen entsprechenden Eigenbeleg ausstellen. Dieses Eigenbeleg Beispiel könnte wie folgt aussehen:

Eigenbeleg
Belegnummer: 03
Zweck der Betriebsausgabe: Trinkgeld für die Servicekraft anlässlich eines Geschäftsessens mit dem Kunden Max Müller aus Hamburg im Restaurant Mondlicht, Wintergasse 10, 13507 Berlin.
Betrag: 15 Euro (dies entspricht fünfzehn Prozent des Rechnungsbetrags)
Datum der Zahlung: 20.01.2021
Grund für den Eigenbeleg: Keine Quittung für das Trinkgeld erhalten
Musterstadt, den 20.01.2021
Name des Belegerstellers: Max Mustermann
Unterschrift des Belegerstellers

Beispiel Eigenbeleg: Reisenebenkosten

Auf einer Geschäftsreise können dir nicht nur Kosten für Übernachtung und Fahrt entstehen, sondern auch einige Reisenebenkosten. Dies können beispielsweise Kosten für das Gepäck sein, Parkkosten, berufliche Telefongespräche oder Mautgebühren, um nur ein paar Beispiele zu nennen. In der Regel sind dies meistens Gebühren, die nicht allzu hoch sind und deshalb auch in den meisten Fällen vom Finanzamt ohne große Diskussionen erstattet werden. Du kannst die Kosten mit einem Eigenbeleg Reisekosten Vorlage geltend machen. Dieses Eigenbeleg Beispiel sieht etwa so aus:

Eigenbeleg
Belegnummer: 04
Zweck der Betriebsausgabe: Angefallene Telefonkosten im Hotel für geschäftliche Gespräche bei einer Dienstreise
Betrag: 8,70
Datum der Zahlung: 15.01.2021
Grund für den Eigenbeleg: Keine Quittung für die Telefonkosten erhalten
Musterstadt, den 15.01.2021
Name des Belegerstellers: Max Mustermann
Unterschrift des Belegerstellers

Eigenbeleg Vorlage kostenfrei für Excel und Word zum Download

Mit der Eigenbeleg Vorlage Word oder eine Eigenbeleg Vorlage Excel kannst du dir einiges an Arbeit und Zeit bei der Ausstellung ersparen. Die Eigenbeleg Vorlagen stellen wir dir ganz unten auf der Seite kostenlos zum Download zur Verfügung.

Du kannst sowohl die Eigenbeleg Vorlage Word als auch die Eigenbeleg Vorlage Excel auf deine Wünsche anpassen und als Eigenbeleg Vorlage PDF abspeichern. Damit kannst du sicherstellen, dass es beim Drucken der Belege nicht zu Formatierungsfehler kommt. Die Eigenbeleg Vorlage zum Ausdrucken kannst du auch für die Archivierung der Eigenbelege anlässlich der Belegvorhaltepflicht beim Finanzamt nutzen. Du musst zwar deine Belege nicht mehr automatisch beim Finanzamt einreichen, es besteht aber die Belegvorhaltepflicht. Du siehst also, dass die Verwendung einer Eigenbeleg Vorlage durchaus sehr nützlich sein kann.

Eine zeitsparende Vorlage für einen Eigenbeleg für Word oder Excel findest du hier zum kostenlosen Download.

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