Vorsteuerabzug: Was du dazu beachten musst

Unternehmer müssen grundsätzlich Umsatzsteuer zahlen. Der Begriff des Vorsteuerabzugs kommt aus dem Umsatzsteuergesetz (UStG) und bezeichnet die Möglichkeit, von der Umsatzsteuerschuld eine sogenannte Vorsteuer abzuziehen. Geregelt ist das in den §§ 15, 15a UStG. Gläubiger einer solchen Umsatzsteuerschuld sind Vorunternehmern, Finanzämter und Zollstellen. Wirtschaftsgüter und Leistungen kann ein Unternehmer von einem anderen Unternehmer durch Abzug der Vorsteuer umsatzsteuerfrei erwerben. So muss lediglich die Umsatzsteuer für die Abgabe an Verbraucher gezahlt werden.

Wann darfst du die Vorsteuer abziehen?

Voraussetzungen: Wer ist vorsteuerabzugsberechtigt?

Wichtig hierfür ist, dass du Unternehmer bist und als solcher verpflichtet bist, Umsatzsteuer zu bezahlen. Bist du Kleinunternehmer, steht dir kein Recht auf Vorsteuerabzug zu.

Welche Beträge darfst du abziehen?

Du darfst die Umsatzsteuer, die du selbst gezahlt hast, als Vorsteuer abziehen. Die Vorsteuer ergibt sich aus den Eingangsrechnungen oder Gutschriften, die du erstellt hast. Bei Rechnungen über 200 Euro gelten die verpflichtenden Angaben des § 14 Abs. 4 UStG. Bei kleineren Beträgen gilt in § 33 UStDV (Umsatzsteuerdurchführungsverordnung). Dort ist aufgeführt, welche Angaben nötig sind.

Die verschiedenen Möglichkeiten beim Vorsteuerabzug

Folgende Steuern kannst du als Vorsteuer abziehen: 1. Umsatzsteuer auf Waren und Leistungen für deine Firma (§ 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG), 2. Einfuhrumsatzsteuer für Waren, die für deine Firma importiert wurden (§ 15 Abs. 1 Nr. 2 UStG), 3. Steuern auf innergemeinschaftlichen Warenerwerb (§ 15 Abs. 1 Nr. 3 UStG), 4. Umsatzsteuer beim Reverse-Charge-Verfahren (§ 15 Abs. 1 Nr. 4 UStG), 5. Umsatzsteuer bei der Auslagerung von Waren aus einem Umsatzsteuerlager (§ 15 Abs. 1 Nr. 5 UStG).

Zu welchem Zeitpunkt findet der Vorsteuerabzug statt?

Die Vorsteuer darfst du abziehen, sobald du die Leistung nebst Rechnung mit der ausgewiesenen Umsatzsteuer erhalten hast. Wann du bezahlt hast, spielt hierfür keine Rolle. Es sei denn, es wurden Anzahlungen getätigt. Dann wird die Vorsteuer abgezogen, sobald diese geleistet wurden.

Wann darf kein Vorsteuerabzug erfolgen?

Der Vorsteuerabzug darf nicht erfolgen, wenn du privat Waren einkaufst. Bei einer fehlerhaften Rechnung darfst du ebenfalls keine Vorsteuer abziehen. Des Weiteren ist bei umsatzsteuerfreien Annahmen kein Vorsteuerabzug möglich. Beispiele für umsatzsteuerfreie Annahmen finden sich in § 4 UStG.

Anforderungen der GoBD für die Rechnung

Das Bundesfinanzministerium hat mit der sogenannten GoBD festgelegt, wie die Rechnung auszusehen hat. GoBD ist die Abkürzung für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.“ Um diesen Anforderungen zu genügen, machst du die folgenden Fehler besser nicht.

Fehler, die es zu vermeiden gilt

Zu den typischen Fehlern beim Vorsteuerabzug gehören unvollständige oder nicht vorhandene Rechnungen. Besonders zu achten ist auf die folgenden Punkte:

Bei Rechnungen über 200 Euro muss die Steuernummer des Ausstellenden sowie Datum und Rechnungsnummer enthalten sein. Die Leistungsbeschreibung sollte so präzise wie möglich sein, damit eindeutig zu erkennen ist, für welche Leistung die Rechnung erstellt wird.

Der Umsatzsteuerbetrag muss bei Rechnungen (außer für Kleinbeträge) ausdrücklich ausgewiesen werden. Die Rechnung darf nicht unleserlich sein. Hüte dich also vor Thermopapier oder scanne die Rechnungen vorsichtshalber ein.

Unser Tipp:

Um Fehler zu vermeiden, bietet sich das Einscannen der Rechnungen an. Hierfür gibt es viele online Buchhaltungssoftwares auf dem Markt, die dir deine Arbeit um ein Vielfaches abnehmen.

Alternative für alle mit wenigen Ausgaben: der pauschale Vorsteuerabzug

Unternehmer mit wenigen Ausgaben können den Vorteil des pauschalen Vorsteuerabzugs genießen. Das bedeutet: Egal, wie viel Umsatzsteuer du an das Finanzamt zahlen musstest, du kannst immer einen Anteil deiner Einnahmen als Vorsteuer abziehen. Dazu nimmst du als Grundlage die Einkünfte im jeweiligen Zeitraum, für den du die Umsatzsteuer zahlen müsstest. Darauf berechnest du einen Prozentsatz, der für deine Branche üblich ist, beispielsweise 5 % von 1000 Euro. Diese 50 Euro ziehst du von der eingenommenen Umsatzsteuer ab und hast damit deine Umsatzsteuerschuld ermittelt.

Voraussetzungen

Nicht jeder Unternehmer darf die Vorsteuer pauschal berechnen. Voraussetzung ist, dass du nicht der Buchführungspflicht nach § 23 Abs. 1 UStG unterliegst und dein Umsatz im vorigen Kalenderjahr nicht mehr als 61356 Euro betrug. Der pauschale Vorsteuerabzug ist für das ganze Kalenderjahr gültig. Es ist nicht möglich, sich für jede Umsatzsteuervoranmeldung die beste Lösung herauszusuchen.

Beispielhaft einige Prozentsätze (Anlage § 69 UStDV)

In der Anlage § 69 UStDV sind die einzelnen Prozentsätze aufgeführt, die für den Vorsteuerabzug gelten. Zum Beispiel gelten für Architekten 1,9 %, für die Bau- und Möbeltischlerei 9,0 %, für Floristik 5,7 %, für Buchbinderei 5,4 %, bei Bäckern sind es 5,4 %, an Bühnen, Funk, Film und Fernsehen 3,6 %, Drogerien 10,9 %, Druckereien 6,4 %, Elektrobranche 9,1 %, Einzelhandel mit Zweirädern 12,2 %, Fliesenleger 8,6 %, Friseurhandwerk 4,5 %, Gaststätten 8,7 %, Glasereien 9,2 %, Grafikdesign 5,2 %, Gärtnereien 5,8 %, Hochbau 6,3 %, Journalismus 4,8 %, Obst- und Gemüsehandel 6,4 %, Kfz-Reparaturbetrieb 9,1 %, Klempner 8,4 %, Malerhandwerk 3,7 %, Lebensmitteleinzelhandel 8,3 %, Bekleidungseinzelhandel 12,3 %, Rechtsanwälte und Notare 1,5 %, Schneiderhandwerk 6,0 %, Schriftsteller 2,6 %, Schuhmachereien 6,5 % Taxifahrer 6,0 %, Unternehmensberater und Wirtschaftsprüfer 1,7 % Zeitungshändler 6,3 %.

An diesen Zahlen kannst du sehen, dass der Prozentanteil für die pauschale Vorsteuer höher sind, wenn auch die Ausgaben in dem jeweiligen Gewerbe höher liegen.

Wie du siehst, ist der Vorsteuerabzug eigentlich eine ganz einfache Sache. Wer die obigen Hinweise beachtet, kann nichts mehr falsch machen.