Rechnungen

Eigenbeleg

By 27. Januar 2021 Keine Kommentare

Der Eigenbeleg, an dieses selbstausgestellte Ersatzdokument werden besondere Anforderungen gestellt. Sie müssen in ihrer Gesamtheit erfüllt sein, damit der Eigenbeleg als steuerabzugsfähig anerkannt werden kann.

Beleg im Rechnungswesen – Fremdbeleg vs. Eigenbeleg

Als Beleg für die eigene Buchhaltung und das Finanzamt wird ganz allgemein ein Schriftstück im betrieblichen Rechnungswesen bezeichnet, in dem der Geschäfts- als Zahlungsvorgang dokumentiert wird. Aufgrund seiner finanziellen Auswirkung wird jeder Beleg automatisch und zwangsläufig in der Buchhaltung erfasst. Auf diesem Grundsatz basiert die bekannte Redewendung „Keine Buchung ohne Beleg“. Unterschieden wird beim Erstellen in den Fremd- sowie in den Eigenbeleg.

  • Fremdbeleg
    Der externe Fremdbeleg wird vom Zahlungsempfänger ausgestellt und dir als dem Zahlungspflichtigen im Original ausgehändigt oder überlassen.
  • Eigenbeleg im Rechnungswesen
    Das Gegenteil vom Fremdbeleg ist der interne Beleg, auch Eigenbeleg genannt. Er betrifft ausschließlich firmeninterne Vorgänge der Buchhaltung. Zu den typischen Beispielen gehören Kontobewegungen als interne Umbuchungen. Auch sie müssen als Zahlungsvorgang dokumentiert werden. Das geschieht durch Kopieren des externen Fremdbeleges oder durch das Ausstellen eines Original-Eigenbeleges.
  • Eigenbeleg im Steuerrecht
    Ganz anders ist die Situation aus der Sicht von Steuerrecht und Finanzamt. Hier stellt der Eigenbeleg immer und ausschließlich einen gleichwertigen Ersatz für den nicht vorhandenen Fremdbeleg dar. Der externe Beleg dient als Nachweis für die steuerabzugsfähige Betriebsausgabe. Damit das auch für den ersatzweise ausgestellten Eigenbeleg gelten kann, werden an dieses selbstausgestellte Ersatzdokument besondere Anforderungen gestellt. Sie müssen in ihrer Gesamtheit erfüllt sein, damit der Eigenbeleg als steuerabzugsfähig anerkannt werden kann.

Originalbeleg als Fremdbeleg fehlt – was tun?

Du hast den Originalbeleg verloren oder gar keinen bekommen? Beruhigender Weise gilt grundsätzlich, dass ein Verlust von Zahlungs- und Buchungsbelegen oder die Verletzung einzelner Buchhaltungspflichten an sich keine strafbaren Handlungen sind; einmal abgesehen von Tatbeständen wie Steuerhinterziehung, Insolvenz- oder Vermögensstraftat. Der Nachteil für Dich als Unternehmer ist indessen, dass ohne Beleg die getätigte Ausgabe für keine Steuerart als betriebsbedingt steuerabzugsfähig anerkannt wird [Gewerbe-, Körperschafts- sowie Einkommensteuer].

Zur Vermeidung einer Steuerschätzung solltest du alles daransetzen, den Zahlungsvorgang in deiner Buchhaltung mit dem Erstellen von einem ordnungsgemäßen Eigenbeleg nachzuweisen. Den erfahrungsgemäß legt das Finanzamt eine Steuerschätzung meist großzügig zu seinen Gunsten aus. Die Gründe für den fehlenden Beleg sind vielfältig; sie reichen vom Vergessen über das Verlieren bis hin zum Wasser- oder Brandschaden. Das Eine wie das andere kümmert das Finanzamt herzlich wenig. Du als Steuerpflichtiger bist und bleibst in der Belegnachweispflicht für jeden einzelnen steuerabzugsfähigen Zahlungsvorgang einen Beleg einzureichen oder zu schreiben.

Belegvorlagepflicht vs. Belegvorhaltepflicht

Belegvorlagepflicht beim Finanzamt bedeutet, dass du die betreffenden Buchungsbelege dem Finanzamt vorlegen und sie der Steuererklärung als Anlage beifügen musst. Belegvorhaltepflicht heißt, dass die Belege nicht eingereicht, sondern bei Dir zuhause in Deiner Buchhaltung aufbewahrt, beziehungsweise „vorgehalten“ werden müssen.

Vorlage beim Finanzamt erst auf Nachfrage

Aufgrund des seit Januar 2018 geltenden „Gesetzes zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens“ brauchen Buchhaltungsbelege nicht mehr als Anlage zur Steuererklärung eingereicht, sondern müssen zuhause vorgehalten, das heißt aufbewahrt werden. Erst wenn sich das Finanzamt bei Dir meldet und den Belegnachweis anfordert, gilt die bisherige Belegvorlagepflicht. Ein Grund für diese Verwaltungsvereinfachung ist die Digitalisierung des Steuerrechts mitsamt der elektronischen Steuererklärung. Erfahrungsgemäß werden digitale Steuererklärungen deutlich schneller als manuelle bearbeitet.

Wenn du die Steuererklärung digital abgibst, dann solltest du auf die freiwillige Belegeinreichung verzichten, also auf keinen Fall Belege an das Finanzamt schicken. Ansonsten besteht die Gefahr, dass Deine Steuererklärung nicht digital, sondern personell bearbeitet wird. Das wiederum kann wesentlich länger dauern.

Anlässe zum Einreichen eines Eigenbeleges beim Finanzamt

Nach dem Ausschlussprinzip musst du zur Steuerabzugsfähigkeit als Betriebsausgabe immer dann einen Eigenbeleg beibringen, wenn es keinen Fremdbeleg gibt. Um dem betreffenden Sacharbeiter möglichst wenig Ermessungsspielraum für eine Nichtanerkennung zu geben, solltest du den Anlass für den Eigenbeleg schriftlich gut begründen.

Möglichkeiten für einen Eigenbeleg anstelle eines Fremdbeleges

  • Abhanden gekommene Quittung: Du hast die Quittung als Empfangsbestätigung über eine Barzahlung verloren, wie man sagt verbummelt. Das sollte nicht, kann aber vorkommen.
  • Automatenbezahlung mit defekter oder ganz ohne Belegausgabe: Auf den Parkautomaten hast du keinen Einfluss. Er kann reibungslos funktionieren, defekt oder so alt sein, dass der Parkplatzbenutzer gar keinen Beleg erhält. Der Eigenbeleg wird mit hoher Wahrscheinlichkeit als steuerabzugsfähig anerkannt, wenn sich aus der Berufsfahrt schlüssig ergibt, dass du das Fahrzeug anlassbezogen dort geparkt hast.
  • Trinkgeld: In der Gastronomie sowie für die Taxibenutzung ist es üblich, ein Trinkgeld nach eigenem Ermessen zu geben. Es ist immer eine freiwillige Leistung zusätzlich zu der erbrachten und berechneten Dienstleistung. In Deutschland beträgt das übliche Trinkgeld bis zu zehn Prozent des Rechnungsbetrages. Das schreiben von einem Eigenbeleg in etwa dieser Höhe dürfte, für die Anerkennung der steuerlichen Abzugsfähigkeit, problemlos möglich sein.
  • Reisenebenkosten: Beispiele für diese Kostenart sind Telefax- und Telefonkosten, Mautgebühren, Benutzung von Auto- und Personenfähre, temporäre Gepäckaufbewahrung sowie Parkkosten mit Parkuhr oder Hotelgarage. Für die meisten dieser Zahlungen erhältst du einen Beleg. Insofern wird von Dir eine überzeugende Begründung dafür erwartet, dass du einen Eigenbeleg ausstellst.
  • Pauschalierte Ausgaben für regelmäßige Aufwendungen: Gängige Beispiele sind die Entfernungspauschale für Pkw sowie für den öffentlichen Personennahverkehr oder die Sachzuwendung als Präsent von Dir als dem Zuwendenden an Deine Geschäftspartner. Ein regelmäßiger Aufwand ist auch das Reinigen von Berufskleidung in der heimischen Waschmaschine.

Beispielhafte Anlässe zum Erstellen von Eigenbelegen

Im Alltag gibt es verschiedene Situationen bei denen ein Eigenbeleg erstellt werden kann bzw. muss. Hier zeigen wir Dir typische Beispiele auf:

  • Privateinlage und Privatentnahme
    Bei diesen beiden Buchungsvorgängen geht es nicht anders als mit Eigenbelegen, weil du gleichzeitig Auszahlender und Zahlungsempfänger bist; auf der einen Seite als Unternehmer, auf der anderen Seite als Privatperson und umgekehrt. Entscheidend ist, dass jeder Eigenbeleg für die Buchhaltung und das Finanzamt von Form und Inhalt her vollständig ist und nicht beanstandet werden kann.
  • Trinkgeld an Bedienung anlässlich eines Geschäftsessens
    Die Gastronomie arbeitet bekanntermaßen mit unterschiedlichen, also modernen, neueren, älteren oder ganz alten Kassensystemen. Demzufolge kann die Belegführung über TIP für die Bedienung zu Problemen führen. Das weiß auch der Sachbearbeiter beim Finanzamt. Solange die Summe des Trinkgeldes mit der nachgewiesenen Ausgabe der Geschäftseinladung „in vernünftiger Weise“ korrespondiert und der Eigenbeleg formell richtig erstellt ist, sollte die steuerliche Abzugsfähigkeit vom Finanzamt anerkannt werden.
  • Bewirtungskosten
    Eine ähnliche Situation kann sich für die Bewirtungskosten selbst ergeben. Unterschieden wird zwischen dem betrieblichen und dem geschäftlichen Anlass. Um ein Geschäftsessen handelt es sich immer dann, wenn du mindestens jeweils eine betriebszugehörige und eine betriebsfremde Person bewirtest. Für das Geschäftsessen mit der Gesamtsumme ab 150 Euro aufwärts muss auch der Fremdbeleg ergänzende Angaben enthalten. Mit einem älteren Kassensystem ist das, besonders im Ausland, oftmals nicht möglich.
  • Parken auf überwachtem Parkplatz ohne Parkbeleg
    Der typische Fall ist die Situation, dass auf dem privatbetriebenen Parkplatz eine Parkgebühr zwar kassiert, die Zahlung jedoch nicht belegmäßig quittiert wird. Das Geld ist weg, ohne einen Beleg als Gegenwert in der Hand zu haben. In diesem Fall führt kein Weg an einem Eigenbeleg vorbei. Hilfreich kann es sein, die ausgehängte Gebührenordnung für die Parkplatzbenutzung mit dem Smartphone abzulichten – sofern es eine gibt.
  • Privatübernachtung anlässlich einer Dienstreise
    Bei einer Privatübernachtung, beispielsweise im Freundes- oder Bekanntenkreis, ist es nicht praktikabel, dass der Gastgeber einen Übernachtungsbeleg ausstellt, und das noch aufgeteilt in Bed & Breakfast. Die Übernachtung wird anstelle mit Geld gerne mit einem Blumenstrauß, einem Pralinenkasten oder einem Präsent für den Familiennachwuchs beglichen. Diese Ausgabe ist ihrerseits nicht steuerlich abzugsfähig, wohl aber ein Übernachtungs-Pauschalbetrag in Form des Eigenbeleges.
  • Fahrt- und Reisekosten
    Die steuerliche Abzugsfähigkeit bei Eigenbelegen für diese Kostenarten ist sehr schwierig und wird nicht gerne anerkannt. Der Grund für diese restriktive Handhabung liegt darin, dass es heutzutage für wirklich jede Kostenart bei den Fahrt- und Reisekosten einen Fremdbeleg gibt; selbst für den Kilometernachweis für die Autofahrt mit dem Google-Routenplaner. Deine Begründung für den Eigenbeleg zu Fahrt- und Reisekosten muss schon wirklich hieb- und stichfest sein. Selbst falls dies zutrifft, dann bist du immer noch auf das wohlwollende Ermessen des Sachbearbeiters beim Finanzamt angewiesen. Er kann, er muss jedoch nicht den Eigenbeleg anerkennen.

Eigenbeleg erstellen: Das sollten du beachten!

Aus rechtlicher Sicht gibt es keine genauen inhaltlichen oder formalen Vorschriften darüber, wie ein vom Finanzamt anzuerkennender Eigenbeleg aussehen muss. Er kann sowohl maschinen- als auch handschriftlich sein. Papier nebst Aufdruck dürfen nicht vergänglich sein oder verblassen; beides muss die mehr- bis langjährige Belegvorhalte- und Belegaufbewahrungszeit schadlos überstehen. Darüber hinaus darf der Beleg nicht durch die linksseitige Lochleiste beschädigt oder teilweise unleserlich werden.

Diese Angaben muss der Eigenbeleg enthalten

  • Kommunikationsdaten des Zahlungsempfängers
    Dazu gehören auf jeden Fall der Zu- und der Rufname sowie die postalische Anschrift mit Straße + Hausnummer und die Postleitzahl + Wohnsitz. Hilfreich bis notwendig sind weiterhin die Telefax-, Festnetz- und Mobilnummer sowie die E-Mail-Adresse. Zur Firmenbezeichnung gehört auch die Rechtsform.
  • Aufwendungsdatum und Belegerstellungsdatum
    Diese beiden notwendigen Daten können, sie müssen aber nicht identisch sein. Üblicherweise stellst du den Eigenbeleg im Nachhinein zuhause am Schreibtisch aus. Je nachdem wann du die Schreibtischarbeit erledigst, können das Tage bis Wochen nach dem Aufwendungsdatum sein.
  • Bezeichnung der Aufwendung
    Hierzu sind einige zutreffende Stichpunkte beim Erstellen ausreichend. Du brauchst nicht in ganzen Sätzen zu schreiben, solltest Dich allerdings so klar ausdrücken, dass der Sachbearbeiter beim Finanzamt den steuerlichen Aufwand zweifelsfrei erkennt und anerkennen muss.
  • Kostenaufwand mit ausgewiesener Mehrwertsteuer
    Ab jetzt wird es sehr genau. Der Eigenbeleg muss so aufgeschlüsselt sein wie es der Fremdbeleg wäre. Dazu gehören Einzel- oder Stückpreis und der sich daraus ergebende Gesamtpreis mit jeweils ausgewiesener Mehrwertsteuer oder dem Hinweis, dass keine Mehrwertsteuer berechnet wird. Der Umsatzsteuersatz muss auf jeden Fall angegeben werden; und zwar unabhängig davon, ob die Umsatzsteuer im Rechnungsbetrag enthalten oder separat in Euro und Cent ausgewiesen ist.
  • Gesamtsumme der Aufwendung mit externem Nachweis
    Vom Finanzamt wird es immer gern gesehen, wenn du die Richtigkeit der Einzelbeträge oder die Gesamtsumme des Eigenbeleges mit einem externen Nachweis untermauern kannst. Das erhöht die Glaubwürdigkeit und kann auch letzte Zweifel des Sachbearbeiters an der sachlichen sowie rechnerischen Richtigkeit des Eigenbeleges beseitigen. Bedenke immer, dass du das Finanzamt brauchst und nicht umgekehrt. Erleichtere dem Sachbearbeiter seine Arbeit so weit wie möglich und lass ihm keinen Spielraum zu Deinen Lasten.
  • Anlass für die Ausstellung des Eigenbeleges
    An diesem Punkt solltest du ganz einfach ehrlich sein und den Sachverhalt so schildern wie er ist. Der Anlass kann noch so kurios sein; wenn er in sich glaubhaft und schlüssig ist, dann wirst du kaum Probleme mit der steuerabzugsfähigen Anerkennung bekommen.
  • Eigenhändige Unterschrift des Ausstellers
    Du musst den Eigenbeleg auf jeden Fall mit einer Kugelschreibermine unterzeichnen und nicht mit Tinte. Erfahrungsgemäß verblasst Tinte im Laufe der Zeit und vor allem dann, wenn über Jahre hinweg Papier auf Papier liegt. Unter die eigenhändige Unterschrift solltest du ergänzend in Druck- oder Blockschrift Deinen Namen so schreiben, wie du händisch unterschrieben hast.

Unter folgendem Link findest du eine kostenlose Vorlage zum herunterladen: Eigenbeleg Vorlage.

Eigenbeleg und Vorsteuerabzug

Nach § 15 Umsatzsteuergesetz UStG „ist Voraussetzung für die Ausübung des Vorsteuerabzuges der Besitz einer nach den § 14 und 14a ausgestellten Rechnung“. Dabei muss es sich zwingend um eine externe, also um eine Fremdrechnung handeln. Der Eigenbeleg ist keine Rechnung im Sinne des UStG mit der Folge, dass ein Vorsteuerabzug ausgeschlossen ist.

Vorlage des Eigenbeleges beim Finanzamt

Hier zeigen wir dir wie du an ein kostenfreies Muster eines Eigenbelegs erhältst und du es sachlich und rechnerisch richtig aufstellst.

  • Muster für ein sachlich und rechnerisch richtiges Ausstellen des Eigenbeleges
    Du solltest den oder die Eigenbelege nicht per Hand, sondern maschinenschriftlich erstellen.
  • Download mit MS Word oder Excel
    Dazu bietet sich der MS-Download an, das Herunterladen wahlweise mit dem Schreibprogramm Microsoft Word oder mit dem Tabellenkalkulationsprogramm Excel.
  • Eigenbelegnummer
    So wie jeder andere Buchungsbeleg erhält auch der Eigenbeleg eine Belegnummer. Damit reiht er sich nahtlos in Deine fortlaufende Buchhaltung ein. Das System für die Belegnummern hast du bereits festgelegt.
  • Eigenbelegbetrag
    Hier bieten die Belegmuster sowohl bei Word als auch bei Excel mehrere aufeinander folgende Spalten an. Darin werden die folgenden Summen in Euro und Cent eingetragen: Nettobetrag, Steuersatz mit Angabe des Prozentsatzes, Mehrwertsteuerbetrag sowie Gesamtbetrag.
  • Zahlungsempfänger
    In die dafür vorgesehene Spalte setzt du Firmenbezeichnung sowie Postanschrift ein.
  • Verwendungszweck
    Eine kurze Erläuterung zu der Kostenart ist ausreichend. Du kannst Dich an dem Text orientieren, der auf dem Originalbeleg stehen würde.
  • Grund für die Erstellung
    Deine Begründung muss wahrheitsgemäß, stichhaltig und überzeugend sein, im Einzelfall bis hin zu nachprüfbar.
  • Ort, Datum, händische Unterschrift
    Ort der Eigenbelegausstellung ist Dein Firmensitz. Als Datum wählst du das Tagesdatum, an dem der Eigenbeleg ausgestellt und von Dir unterschrieben wird. Die Unterschrift sollte erkennbar die eigene sein. Erkennbar ist nicht dasselbe wie lesbar. Du unterschreibst so, wie du immer unterschreibst, zum Beispiel für Dein Firmenkonto.
  • Eigenbeleg-Vorlage kostenfrei downloaden
    Im Internet findest du eine Vielzahl von Anbietern, die eine Eigenbeleg-Vorlage zum Download als MS Word-docx oder als MX Excel-xlsx anbieten. Diese Downloads sind allesamt kostenlos und inhaltlich identisch. Lediglich die Platzierung auf dem Belegmuster mag etwas variieren, was Dich jedoch nicht irritieren sollte. Bei dem einen ist das Eingabefeld für die Belegnummer oben links, beim anderen oben rechts. Alle weiteren Inhalte sind in derselben Abfolge untereinander gereiht. Mit einer der Online-Vorlagen von Microsoft bist du auf der sicheren Seite.

Du solltest jedoch darauf achten, dass dieser Eigenbeleg von MS Word respektiv Excel GoBD-konform ist. GoBD steht für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ als einer bundesweit geltenden Verwaltungsvorschrift sowohl im Handels- als auch im Steuerrecht. Die GoBD sind konform mit der Auffassung der Finanzverwaltung zu den formalen Anforderungen an die Buchführung nebst der Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten und Papierdokumenten nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung. Darüber hinaus konkretisieren die GoBD den elektronischen Datenzugriff der Finanzverwaltung bei Außenprüfungen. In den meisten Fällen findest du einen Hinweis GoBD-konform Ja/Nein.

Eigenbeleg erstellen – Version auf Englisch

Ob in Deutsch oder auf Englisch; der Eigenbeleg hat hier wie da dasselbe Aussehen und dieselbe Aufteilung.

Die Englisch-Version sieht folgendermaßen aus:

  • Eigenbeleg – own slip
  • Eigenbelegnummer – own document number
  • Eigenbelegbetrag – own slip amount
  • Zahlungsempfänger – payee
  • Verwendungszweck – usage
  • Grund für die Erstellung – reason for the creation
  • Ort, Datum, händische Unterschrift – place, date, handwritten signature

Die englische Sprache bietet, ebenso wie die deutsche zu den meisten Wörtern eine Mehrzahl von Alternativen. Diese recht einfach verständliche Englisch-Version wird, wie man sagt, bei jedermann gut ankommen.

Fazit zum Thema Eigenbeleg

  • Einen Eigenbeleg schreiben ist in den meisten Fällen, im geschäftlichen Zahlungsverkehr, der adäquate Ersatz für die nicht vorhandene Quittung.
  • Hintergrund für jeden Eigenbeleg ist die Anerkennung durch das Finanzamt als eine steuerabzugsfähige Betriebsausgabe
  • Diese steuerliche Anerkennung gilt auf keinen Fall für die Umsatzsteuer; da kann der Eigenbeleg noch so gut und richtig sein
  • In Deiner Buchhaltung sollte der Eigenbeleg die absolute Ausnahme sein, also nicht zur Regel werden
  • Das Finanzamt sieht die Höchstgrenze von 150 Euro für die Absetzbarkeit des einzelnen Eigenbeleges vor. Dieser Betrag war bis Mitte der 2010er-Jahre identisch mit der Grenze für eine Kleinbetragrechnung; die heutzutage 250 Euro beträgt
  • Eine fehler- oder lückenhafte Buchführung ist als solche nach dem StGB, dem Strafgesetzbuch nicht strafbar
  • Du als Steuerpflichtiger „bestrafst Dich selbst“, wenn Deine nicht belegten Kosten nicht als steuerlich abzugsfähige Betriebsausgaben anerkannt werden
  • Insofern sollte es Dir ein Anliegen sein, jeder Buchung auf dem Firmenkonto oder in der Bargeldkasse den dazugehörigen Beleg beizufügen – bis hin zum Eigenbeleg!