Rechnungsvorlage Englisch

Im ersten Moment mag eine Rechnung auf Englisch kompliziert und schwierig klingen. Doch keine Angst. Im Grunde ist eine englische Rechnung nichts anderes als das deutsche Gegenstück. Wichtigste Voraussetzung, um eine korrekte Rechnung auf Englisch zu erstellen, ist Beachtung der festgeschriebenen Pflichtangaben.
Weitere wichtige Punkte, die es für dich zu beachten gibt, sind das Reverse-Charge-Verfahren und natürlich die Rechnungsstellung für Drittländer. Bei diesem Punkt spielt der Rechnungsempfänger eine entscheidende Rolle.

So gibt es folgende Arten von Rechnungen in Drittländer:

• Rechnung auf Englisch von Regelunternehmer an eine Privatperson, auch B2C genannt
• Rechnung auf Englisch von Regelunternehmer an anderen Regelunternehmer, auch B2B genannt
• Rechnung auf Englisch als Kleinunternehmer an ein Drittland

Wie bereits erwähnt, müssen auf dem Muster einer englischen Rechnung die gleichen Pflichtangaben enthalten sein, wie dies auch bei der Rechnung in deutscher Sprache erforderlich ist. Der Unterschied zwischen einer Vorlage für eine deutsche Rechnung und dem Muster für eine englische Rechnung ist einzig und allein die Formulierung der Pflichtangaben in Englisch. Die notwendigen Pflichtangaben lauten auf dem Muster für die Rechnung in Englisch wie folgt:

• Personal information: Diese Angaben stehen in der Kopfzeile vom Muster der englischen Rechnung und enthalten den Namen und die Anschrift des leistenden Unternehmens. Außerdem kommen noch Daten wie beispielsweise E-Mail-Adresse und Telefonnummern hinzu.
• Customer information: Neben den Angaben zum Leistungserbringer muss das Muster der Rechnung auf Englisch auch die persönlichen Daten des Leistungsempfängers enthalten. Zu diesen Daten gehören neben Name und Anschrift auch der Name des Unternehmens.
• VAT number/EU VAT number: VAT steht im englischsprachigen Raum für Value Added Tax und ist das Gegenstück zur deutschen Umsatzsteueridentifikationsnummer, kurz auch Umsatzsteuer-ID genannt. Sie ist notwendig, um ein Unternehmen steuerrechtlich zu identifizieren.
• Invoice number: Um eine Rechnung jederzeit nachvollziehen zu können, ist eine fortlaufende Rechnungsnummer erforderlich.
• Invoice date: Auch das Rechnungsdatum und dessen Bedeutung sollte dir von einer deutschen Rechnung bekannt sein.
• Delivery date: Hier musst du den Lieferzeitpunkt oder den Zeitpunkt der Leistungserbringung angeben.
• Product describtion: Unter diesem Punkt sind die Produkte oder Leistungen genau zu beschreiben.
• Product price: Auf deinem Muster der Rechnung in englischer Sprache hast du einen Produktpreis, der sich aus dem Nettopreis (subtotal without VAT), dem Betrag der Umsatzsteuer und dem entsprechenden Satz (VAT) und dem Bruttobetrag (total) zusammensetzt.

Sind alle diese Angaben enthalten, so ist deine Rechnung auf Englisch fertig und gültig.

Eine Proformarechnung auf Englisch mit Vorlage wirst du immer dann stellen, wenn du z.B. deine Dienstleistungen zu deinen Kunden ins Ausland lieferst. Ist dies der Fall, dann gibt es einen Punkt, auf den du genau achten muss – die Umsatzsteuerregelung. Im Normalfall, also bei Lieferung innerhalb von Deutschland, besteht für deine Waren oder Dienstleistungen die deutsche Umsatzsteuerpflicht. Das bedeutet, dass deine Umsatzsteuer von dir ganz normal an das deutsche Finanzamt abgeführt wird. Eine Proformarechnung auf Englisch als Vorlage stellt allerdings keine Rechnung im herkömmlichen Sinne dar. Vielmehr handelt es sich um einen Beleg und stellt keine Zahlungsaufforderung dar. Sehr häufig wird sie bei Exportgeschäften im EU-Ausland angewendet.

Stellst du eine pro forma Rechnung auf Englisch mit einem Muster aus, dann ist in der Regel der Leistungsort im Ausland. Diese Tatsache hat natürlich auch Auswirkungen auf die steuerlichen Regelungen. Konkret bedeutet dies, dass hier zwischen Ländern in der EU und anderen Drittstaaten differenziert werden muss.

Um das Reverse-Charge-Verfahren anwenden zu können, müssen einige Voraussetzungen erfüllt sein. Grundsätzlich ist dieses Verfahren NICHT möglich, wenn du als Kleinunternehmer tätig bist. Auch der Rechnungsempfänger darf KEIN Kleinunternehmer sein. Eine Voraussetzung für das Reverse-Charge-Verfahren ist also, dass sowohl du als auch dein Geschäftskunde ein Regelunternehmer seid. Doch was bedeutet das Reverse-Charge-Verfahren eigentlich genau? Dies mag zwar kompliziert klingen, ist aber ganz einfach. Schreibst du eine Reverse Charge Rechnung, dann ist der Rechnungsempfänger ein Geschäftskunde und hat seinen Unternehmenssitz im EU-Ausland. Die sogenannte Steuerschuldnerschaft fällt dabei auf ihn. Das heißt nichts anderes, als dass du keine Umsatzsteuer für diese Rechnung an dein Finanzamt abführen musst, sondern der Empfänger deiner Rechnung diese an sein Finanzamt abführt.

Für deine Muster Reverse Charge Rechnung auf Englisch bedeutet dies Folgendes:

• Du berechnest auf dieser Rechnung keine Umsatzsteuer.
• Angeben musst du auf der Reverse Charge Rechnung deine eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die deines Kunden.
• Auf der Rechnung musst du den Hinweis vermerken, dass hier das Reverse-Charge-Verfahren Anwendung findet.

Beim Schreiben deiner Rechnung auf Englisch kannst du natürlich Musterformulierungen nutzen. Textbausteine helfen dir dabei, die Rechnung noch schneller auszustellen und trotzdem immer die richtigen Worte zu treffen. Dabei kannst du beispielsweise folgende Musterformulierungen verwenden, die auch für die Vorlage einer Rechnung auf Englisch für eine Dienstleistung anwendbar sind.

Wir stellen dir eine kostenlose Rechnung auf Englisch Vorlage in Word zur Verfügung. Dieses Muster für eine Rechnung auf Englisch kannst du ganz individuell auf deine Bedürfnisse anpassen. Sollte Word nicht das richtige Format für dich sein, kannst du natürlich auch kostenlose die Rechnung auf Englisch Vorlage in Excel verwenden. Ganz wie du es willst bzw. brauchst. Die Verwendung einer Rechnung auf Englisch Vorlage bringt dir einige Vorteile, die du nicht verachten solltest:

• Sie erleichtert dir die Rechnungsstellung und du kannst Zeit sparen.
• Auf der Vorlage der Rechnung in Englisch sind alle Pflichtangaben enthalten und du kannst nichts Wichtiges vergessen.
• Du kannst die Rechnungsvorlage auf Englisch leicht an deine Bedürfnisse anpassen.
• Die kostenlose Rechnung auf Englisch Vorlage in Word kannst du bequem im PDF-Format abspeichern.