Proforma Rechnung

Wann wird eine Proforma Rechnung ausgestellt?

In der Regel wird die Proformarechnung bei Exportgeschäften ins Ausland, genauer gesagt in Länder außerhalb der EU, für Zollzwecke ausgestellt. Sie ermöglicht dir, kostenlos Waren an einen deiner Geschäftspartner zu schicken. Die Erhebung des Zolls wird mit einer Proforma Rechnung nicht berührt. Der tatsächlich gezahlte Preis für die Ware wird dabei zu Grunde gelegt. Diese Art von Rechnung kannst du etwa dann verwenden, wenn die Waren, die du verschicken möchtest, keinen Handelswert besitzen. Dazu zählen beispielsweise Muster oder Proben eines Produkts. Zudem kannst du sie bei Geschenken an deinen Kunden kannst du ebenfalls ausstellen.

Ausstellung bei Zahlung per Vorkasse

Des Weiteren kannst du eine Proformarechnung ausstellen, wenn ein Warenaustausch stattfindet oder du bei Garantie- oder Kulanzfällen Ersatzteile an deinen Kunden senden möchtest. Ebenfalls kann sie zum Einsatz kommen, wenn dein Kunde Dienstleistungen oder Waren vorab per Vorkasse gezahlt hat und du sie anschließend liefern möchtest. Für interne Zwecke kannst du sie ebenfalls verwenden, wenn du etwa eine Tochterfirma im Ausland hast. Dann kannst du sie für Eigenbedarfslieferungen ausstellen, um den Erwerb im Ausland selbst zu versteuern.

Im Folgenden haben wir die Anwendungszwecke einer Proforma Rechnung zusammengefasst:

• Import oder Export von Waren, um den Warenwert für Feststellungen von Finanzamt und Zoll nachzuweisen
• Leistungen und Lieferungen auf Vorkasse als Zahlungsgrundlage
• Kostenlose Sendungen von Mustern oder Proben
• Ersatzteillieferungen oder Warenaustausch bei Garantie- und Kulanzfällen
• Geschenke an Kunden
• Spenden

Nutzung für den Erhalt einer Spendenbescheinigung

Wenn du bei einer Spende eine Proformarechnung ausstellst, kann die Organisation, die diese empfängt, eine Spendenquittung bzw. eine Zuwendungsbestätigung über den gespendeten Betrag ausstellen. Dazu muss die Organisation allerdings vom Finanzamt als gemeinnützig anerkannt sein.

Anwendung in der Buchhaltung

Mit Hilfe einer Proformarechnung kannst du eine Rechnung ersetzen, die du noch nicht als Beleg vorliegen hast. Daher dient diese Art von Rechnung in der Buchhaltung auch zur Rechnungsabgrenzung für Debitoren und Kreditoren. Wenn du beispielsweise den Jahresabschluss machen möchtest, kann dir die Proforma Rechnung in einer Funktion als Eigenbeleg nützlich sein. Wenn es am Ende des Jahres absehbar ist, dass du eine Rechnung für eine Lieferung oder Leistung bekommen wirst und du den exakten Rechnungsbetrag bereits kennst, kannst du dafür eine Proformarechnung schreiben. Diese erlaubt es dir, den Aufwand buchen zu können. Wenn du die originale Rechnung anschließend bekommst, musst du sie jedoch mit dieser Originalrechnung ersetzen. Lediglich die Originalrechnung ist als Beleg bzw. Dokument anerkannt und erfüllt die gesetzlichen Voraussetzungen.

Kann man eine Proformarechnung als Endrechnung nutzen?

Da du eine Proformarechnung unmissverständlich durch das Wort „Proforma“ kennzeichnen musst, kannst du diese selbstverständlich nicht ohne Weiteres als Endrechnung verwenden. Üblicherweise ist es aber möglich, dass du das Wort aus der Rechnung streichst. Ergänzt du diese dann noch um die erforderlichen Pflichtangaben für eine „richtige“ Rechnung, kannst du sie als solche nutzen.

Was muss enthalten sein?

Im Gegensatz zu einer üblichen Eingangsrechnung oder Ausgangsrechnung gibt es bei einer Proformarechnung keine gesetzlichen Vorgaben bzw. Pflichtangaben hinsichtlich Inhalt und Form. Dennoch benötigt dein Kunde bestimmt Angaben, die vorhanden sein sollten. Wichtig ist vor allem eine Kennzeichnung, dass es sich um eine Proforma Rechnung handelt. Diese sollte in Deutsch sowie idealerweise in Englisch als „pro forma invoice“ vorhanden sein. Folgende weitere Angaben sollten ebenfalls auf der Rechnung angeführt sein:

• Name und Anschrift deines Unternehmens
• Name und Anschrift deines Kunden
• Rechnungsdatum
• Rechnungsnummer
• Art bzw. Beschreibung der Ware
• Gewicht und Menge der Ware
• Stückpreis und Gesamtpreis der Ware
• Währung
• Anzahl und Art der Verpackung
• Hinweis auf den Ursprung der Ware (Herkunftsland)
• Konditionen zur Lieferung
• Grund der Ausführung (z.B. kostenlose Ersatzlieferung oder Mustersendung)
• Deine Bankdaten

Unterschiede zu Handelsrechnungen

Generell gilt, dass für jeden Export in sogenannte Drittländer, die außerhalb der EU liegen, eine Handelsrechnung ausgestellt werden muss. Bei Warensendungen, die für das Handelsgeschäft keinen Handelswert haben, muss zumindest eine Proforma Rechnung vorliegen. Darin liegt der Unterschied zwischen beiden Rechnungsarten begründet.

• Für Waren mit Handelswertmuss man eine Handelsrechnung ausstellen
• Für Waren ohne Handelswert muss man eine Proformarechnung ausstellen

Welcher Wert muss bei einer Proforma Rechnung angegeben werden?

Willst du sie zur Verzollung nutzen, muss der angegebene Betrag zwingend dem tatsächlichen Wert der Ware entsprechen. Bei Mustersendungen musst du darauf achten, dass die Höchstmenge für die Ware bei 5 Stück liegt und der Warenwert 50 Euro nicht übersteigen darf.

Du musst dir bewusst sein, dass dein Kunde als Empfänger der Warensendung zollbeteiligt und damit verantwortlich für die Korrektheit und Vollständigkeit der Angaben ist und nicht du als Versender bzw. Ersteller der Rechnung.

Um die Umsatzsteuer für die Einfuhr und die Zölle zu umgehen oder zu verringern, wird häufig ein geringerer Wert als der tatsächliche Warenwert angegeben. Basiert eine Verzollung auf einem falsch angegebenen Warenwert auf der Proformarechnung, kannst du wegen Steuerhinterziehung belangt werden. In einer Berichtigung kannst du den Wert der Ware nachträglich korrigieren. Ansonsten haftest du als Geschäftsführer deines Unternehmens unmittelbar.

Verbuchung als Anzahlung

Rechtlich gesehen handelt es sich bei einer Proformarechnung nicht um eine Rechnung, sondern um einen Bestellvorgang. Durch die Kennzeichnung mit „Pro forma“ wird bewusst kein verbindlicher Vertrag abgeschlossen und weder du als Leistender noch dein Kunde als Empfänger der Leistung sind verpflichtet, aufgrund des Dokuments eine Leistung zu erbringen. Da keine rechtliche Verpflichtung oder eine wirtschaftliche Belastung vorliegt, kannst du die Proforma Rechnung nicht bilanzieren.

Trotz deiner Leistungswilligkeit und der des Kunden liegt ein schwebendes Geschäft vor. Erst wenn du die Lieferung ausführst, entsteht im Rahmen eines Zug-um-Zug-Geschäftes nach §433 BGB eine rechtliche und wirtschaftliche Verbindlichkeit. Erst wenn dein Kunde als Leistungsempfänger die Warensendung bezahlt hat, kannst du die Bilanzierung durchführen. Die Proformarechnung kann durch die Zahlung des Kunden als geleistete Anzahlung zum Nennwert bilanziert werden. Vor allem bei größeren Beträgen solltest du prüfen, ob der Vertrag mit deinem Kunden andere Konditionen vorsieht und du eventuell eine Rückstellung bilden musst.

Wird eine Proformarechnung mit oder ohne Umsatzsteuer erstellt?

Du bist nach §14 Abs. 2 Nr. 2 UStG verpflichtet, eine ordnungsgemäße Rechnung mit ausgewiesener Steuer auszustellen, nachdem du eine Ware geliefert oder eine Leistung erbracht hast. Da eine Proformarechnung allerdings vor der ausgeführten Leistung erstellt wird, ist eine Ausstellung ohne Ausweis der Umsatzsteuer möglich. Wenn du den Betrag vereinnahmst, der auf der Rechnung ausgewiesen ist, handelt es sich um eine Anzahlung, also eine Zahlung, bevor die Leistung ausgeführt wurde. Nach §13 Abs. 1 Nr. 1 a UStG wird eine Anzahlung hinsichtlich der Umsatzsteuer besonders behandelt. Bereits wenn du das Entgelt vereinnahmst, entsteht die Steuer. Den erhaltenen Betrag musst du als erhaltene Anzahlung mit Umsatzsteuer verbuchen.

Es ist wichtig, dass du die Proformarechnung als solche eindeutig kennzeichnest, damit sie als Vorausrechnung kenntlich gemacht wird und eine Leistung betrifft, die noch nicht erbracht wurde. Ist dies nicht erkennbar, schuldest du die Umsatzsteuer aus der Vorausrechnung per se dem Finanzamt. Zudem solltest du vermerken, dass sie nicht zum Abzug der Vorsteuer berechtigt, da sie keine Rechnung im Sinne des §14, 14a UStG ist.

Handhabung bei Dokumentenversand

Handelt es sich um Dokumente ohne Wert, kannst du diese als normale Postsendung verschicken, ohne eine Proformarechnung zu erstellen. Bei Dokumenten, die einen Wert haben wie etwa Bedienungsanleitungen, solltest du sie jedoch in jedem Fall ausstellen.