Rechnungsvorlage Privatperson

unsere kostenlose Rechnungsvorlage speziell für Privatpersonen

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Wenn Du ein Business betreibst oder auch privat viel per Rechnung zahlst, dann musst du fast täglich die unterschiedlichsten Rechnungen schreiben. Dabei solltest du allerdings darauf achten, ob du die Rechnung als Privatperson schreiben musst oder in deiner Funktion als Geschäftsinhaber. Hier gibt es nämlich wesentliche Unterschiede.

Rechnung schreiben als Privatperson - Was ist eine Privatrechnung?

Wenn du als natürliche Person, also als Privatperson, eine Rechnung schreiben möchtest, dann erstellst du eine sogenannte Privatrechnung. Dafür kannst du unsere Rechnungvorlage für Privatpersonen nutzen. Das Rechnung schreiben als Privatperson ist dir selbstverständlich gestattet, allerdings nur bis zu einer bestimmten Maximalsumme. Zudem muss eine solche Rechnung spezielle Anforderungen des Gesetzgebers erfüllen:

  • die Privatrechnung hat das Gewerberecht einzuhalten
  • eine privat erstellte Rechnung muss die Pflichtangaben enthalten
  • die Privatrechnung darf keine Umsatzsteuer ausweisen

Beachtest du diese Vorgaben nicht, kann das für dich zuständige Finanzamt dies beanstanden und du hast eventuell mit rechtlichen Konsequenzen zu rechnen.

Warum und wann musst du als Privatperson eine Rechnung erstellen?

Wann immer du etwas verkaufst (oder auch kaufst), bist du gut beraten, eine Rechnung zu stellen, vollkommen unabhängig davon, ob du dies als Gewerbetreibender oder als Privatperson tust. Vor allem bei hohen Summen ist dies sinnvoll, denn sowohl Ausgaben als auch Einnahmen musst du in deiner jährlichen Einkommenssteuererklärung angeben und auf Wunsch der Finanzbehörde auch nachweisen können. Dies funktioniert mit einer Rechnung am einfachsten.

Wie kannst du als Privatperson eine Rechnung erstellen?

Das Rechnung schreiben als Privatperson ist relativ einfach, wenn du die gesetzlichen Bestimmungen berücksichtigst. Falls du dich mit den Regelungen bezüglich einer solchen Rechnung nicht auskennst, kannst du im Internet nach einer Vorlage Rechnung privat suchen oder den Suchbegriff Private Rechnung Muster verwenden. Als Ergebnis werden dir verschiedene Vorlagen angezeigt, die du einfach downloaden kannst, meistens sogar kostenlos.

Welche Pflichtangaben muss eine Privatrechnung enthalten?

Bezüglich der Form bzw. des Inhalts einer Privatrechnung solltest d unbedingt darauf achten, dass die gesetzlich geforderten Angaben auf der Rechnung enthalten sind. Vor allem die folgenden Informationen muss eine Privatrechnung enthalten:

  • Name und Anschrift des Verkäufers (also deiner)
  • Name und Anschrift des Käufers
  • Ausstellungsdatum
  • Verkaufszeitpunkt
  • Menge der Ware oder Dienstleistung
  • Beschreibung der Ware oder Dienstleistung
  • Verkaufspreis
  • Hinweis auf den Privatverkauf bzw. Privatdienstleistung
  • Unterschriften der Beteiligten Parteien

Wichtiger Hinweis: Auf deiner Suche mit den Keywords „Rechnung Privatperson Muster kostenlos“ wirst du keine Vorlage finden, auf der es eine Spalte oder ein Kästchen gibt, wo du die Umsatzsteuer (auch als Mehrwertsteuer bezeichnet) eintragen kannst. Diese darfst du als Privatperson nicht erheben, weil du in diesem Moment kein Gewerbetreibender bist.

Wie hoch darf der Betrag einer Privatrechnung sein?

Die Maximalsumme, die du pro Jahr mithilfe einer oder mehrerer Privatrechnungen einnehmen darfst, ohne dafür Steuern zahlen zu müssen liegt bei momentan 730 Euro. Allerdings solltest du hier prüfen, ob du nicht unter § 22 EStG fällst, wenn du wiederkehrende Rechnungen ausstellst. In diesem Fall könnte dich das Finanzamt als nebenberuflich selbstständig einstufen und die Versteuerung deiner auf den Rechnungen ausgewiesenen Einnahmen verlangen. Zudem werden Abgaben zur Sozialversicherung fällig.

Vor- und Nachteile einer Rechnungsvorlage für Privatpersonen

Um dir die Arbeit zu erleichtern und deinen Aufwand zu reduzieren, kannst du jederzeit auf Rechnungsprogramme zurückgreifen. Sie bieten den Vorteil, dass sie automatisch eine Rechnung erstellen, wenn du die entsprechenden Angaben zu einem Verkaufsvorgang in deinen Computer eingibst. Vor allem, wenn du viele verschiedene Privatrechnungen für unterschiedlichste Leute erstellen musst, kann das Rechnungsprogramm hilfreich sein, weil es, im Gegensatz zu dir, den Überblick über die einzelnen Vorgänge behält. Zudem vergisst eine solche Software nichts und kann dich daran erinnern, falls noch eine notwendige Angabe in der Rechnung fehlt.

Wenn du ein kostenloses oder kostenpflichtiges Rechnungsprogramm verwendest, ist diese immer auf geschäftliche Vorgänge hin optimiert. Willst du also als Privatperson eine Rechnung schreiben, wird es in der Vorlage des Rechnungsprogramms meist einen Platz für die Umsatzsteuer bzw. Mehrwertsteuer geben. Diesen musst du dann natürlich freilassen. Zudem solltest du dich vorher informieren, ob du in eine solche Rechnungsvorlage den Hinweis auf das Privatgeschäft problemlos einfügen kannst. Du hast aber die Möglichkeit, auf eine Vorlage zurückzugreifen, die die Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG beinhaltet und in diesem Fall keinen Hinweis auf die Umsatzsteuer enthält. Die meisten Rechnungsprogramme arbeiten übrigens mit Excel- oder Word-Dateien.

Besondere Bedeutung sollten für dich die Regelungen haben, die durch die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) festgehalten sind. Bei der GoBD handelt es sich um eine Verwaltungsvorschrift, die hauptsächlich formale Vorgaben zur Art und Dauer der Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten Unterlagen und Dateien behandelt.

Anleitung zum Ausfüllen einer Rechnungsvorlage für Privatpersonen

Die Handhabung von Rechnungsvorlagen ist nicht sehr kompliziert. Um solche Vorlage einer Rechnung für privat zu nutzen, musst du die Vorlage zunächst einmal auf deinen Computer downloaden.

Anschließend füllst du das Dokument (meist eine Excel- oder Word-Datei) aus und speicherst sie. Danach kannst du sie dann entweder ausdrucken und per Post versenden oder sie als Anhang in einer E-Mail platzieren und auf elektronischem Wege an den Empfänger schicken.

Die einmal gespeicherte Vorlage kannst du übrigens als Basis-Vorlage verwenden und für weitere Privatrechnungen nutzen. Dazu musst du nur die neuen Angaben eintragen und dir einen neuen Dateinamen ausdenken.

Praxis-Tipp: Falls du die Rechnung per E-Mail verschickst, ist es sinnvoll, die in ein pdf-Dokument umzuwandeln. Wenn du nämlich ein Excel- oder Word-Dokument versendest, kann der Empfänger theoretisch nachträgliche Veränderungen vornehmen. Dies ist normalerweise bei einem pdf-Dokument nicht ohne Aufwand möglich.

Kostenloser Download der Rechnungsvorlage für Word und Excel

Die Ergebnisliste bei der Suche mit der Keywordgruppe „Rechnung Privatperson Muster kostenlos“ zeigt dir eine ganze Zahl von möglichen Anbietern, auf deren Websites du ein entsprechendes Muster für eine Privatrechnung kostenlos herunterladen und nutzen kannst. Natürlich gibt es auch kostenpflichtige Rechnungsvorlagen, aber hier solltest du vorher überlegen, ob du nicht mit einer einfacheren und vor allem günstigeren Version besser bedient bist.

Dabei kannst du wählen, ob du lieber eine Vorlage möchtest, die Privatrechnungen im Word-Format erstellt oder ob dir ein Excel-Format eher zusagt. Der jeweilige Download funktioniert fast immer relativ zügig und ohne Probleme. Kostenfreie Rechnungs-Muster bieten dir vielleicht nicht so umfangreiche Zusatzfunktionen, wie ein bezahltes Rechnungsprogramm. Für die Ansprüche, die du in der Regel als Privatperson hast, ist eine solche kostenfreie Vorlage vollkommen ausreichend.

Eine ansprechende und zeitsparende Rechnungsvorlage Privatperson für Word & Excel findest du hier zum Download

Tipp: Nutze ein professionelles Rechnungsprogramm

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