Sammelrechnung Muster

Die Definition einer Sammelrechnung ist eine Rechnung, mit der du mehrere Lieferungen oder Leistungen zusammenfasst. Voraussetzung für die Sammelrechnung ist allerdings, dass die Leistungen oder Lieferungen in einem vereinbarten Zeitraum immer für denselben Kunden erbracht wurden. Sie stellt stellt eine ganz normale, ordnungsgemäße Rechnung dar und ist über das Umsatzsteuergesetz § 14 UStG geregelt. Eine Sammelrechnung kannst du in periodischen Abständen erstellen. Im Sprachgebrauch ist in vielen Fällen auch der Ausdruck einer zusammenfassenden Rechnung recht gebräuchlich.

Erbringst du für einen Kunden regelmäßig und über einen längeren Zeitraum Leistungen macht es oft Sinn, mehrere Rechnungen zusammenzufassen. Diese Leistungen kannst du dann beispielsweise als monatliche Sammelrechnung abrechnen. Auf diese Weise gestaltest du deine Buchhaltung effektiver und sparst neben Zeit auch Kosten.

Da du durch die Sammelrechnung weniger Kontobewegungen aufweist, fallen die Gebühren bei der Bank geringer aus. Außerdem sparst du bei den Kosten für die Rechnungszustellung, da Rechnungen seltener versendet werden müssen.

• Sammelrechnung Beispiel 1: Du betreibst einen Malerbetrieb. Dafür brauchst du natürlich jeden Monat einiges an Farben, Lacken, Pinseln und sonstigem Malerzubehör. Alle deine Materialien kaufst du im Großhandel. Damit du nicht jeden einzelnen Farbeimer dort bezahlen musst, liefert der Großhändler deine bestellte Ware per Lieferschein an dich aus. Am Monatsende bekommst du dann über alle erfolgten Lieferungen anhand der Lieferscheine eine Sammelrechnung.
• Sammelrechnung Beispiel 2: Du betreibst eine Metzgerei. Mit der Tankstelle in deinem Ort hast du einen Vertrag abgeschlossen und belieferst diese jeden Tag mit belegten Brötchen. Jede Lieferung an die Tankstelle erfolgt per Lieferschein. Am Ende eines Monats erstellst du auf Basis dieser Lieferscheine eine Sammelrechnung an die Tankstelle. Du musst also nicht jeden Tag eine Rechnung für die erfolgte Lieferung machen und sparst dir damit eine Menge Zeit und Geld.

Die Pflichtangaben einer Sammelrechnung entsprechen denen einer Einzelrechnung. Alle notwendigen Pflichtangaben einer Rechnung werden in den Paragraphen § 14 Abs. 4 und § 14a UStG aufgeführt.

Folgende Pflichtangaben sind auf deiner Sammelrechnung deshalb zwingend notwendig:

• Die Anschrift und die Adresse von dir als Leistungserbringer und Rechnungssteller
• Die Anschrift und die Rechnungsadresse des Leistungsempfängers
• Deine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Das genaue Datum der Rechnungserstellung
• Eine fortlaufende und nur einmalig vergebene Rechnungsnummer
• Die Menge und Art der Lieferung oder die Art und Umfang der erbrachten Leistung
• Den Zeitpunkt der Lieferung oder der Leistungserbringung
• Das Zahlungsziel
• Das Rechnungsentgelt inklusive des Steuerbetrages und dem gültigen Steuersatz
• Aufführung von ggf. im Vorfeld vereinbarten Entgeltminderungen wie beispielsweise Rabatte, Skonti, Boni etc.

Neben den Pflichtangaben musst du bei einer Sammelrechnung noch weitere wichtige Punkte beachten. Diese lauten wie folgt:

• Auf der Sammelrechnung musst du alle Rechnungsbeträge für den vereinbarten Abrechnungszeitraum zusammenfassen und zwar zu einer einzigen Summe. Das bedeutet, dass du bei der Sammelrechnung die Umsatzsteuer ebenfalls beachten musst. Alle anfallenden Umsatzsteuerbeträge musst du also ebenso zusammenfassen.
• Fehlen auf der Sammelrechnung möglicherweise Angaben, so hast du nach § 31 Abs. 1 der UStDV die Möglichkeit, auf ergänzende Dokumente hinzuweisen.
• Eine Sammelrechnung musst du immer in Form einer Papierrechnung oder einer elektronischen Rechnung an den Rechnungsempfänger übermitteln.
• Eine Sammelrechnung buchen erfolgt nach dem gleichen Prinzip wie bei jeder anderen herkömmlichen Rechnung auch.

Das Sammelrechnung Muster steht dir in den Versionen Word und Excel kostenfrei zum Download zur Verfügung. Wie bereits oben beschrieben, kannst du jede dieser beiden Versionen als PDF-Datei abspeichern und beliebig oft wiederverwenden. Mit der Sammelrechnung Vorlage hast du nicht nur den Vorteil, dass dir diese Vorlage kostenlos zur Verfügung steht. Alle Pflichtangaben sind bereits vorhanden und du musst sie nur noch mit deinen Angaben befüllen. So bist du immer auf der sicheren Seite, dass du auch wirklich keine Pflichtangaben vergessen kannst. Zusätzlich sparst du dir auch noch mit der Sammelrechnung Vorlage sehr viel Zeit.