Schlussrechnung Muster

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Die Schlussrechnung dient dir als Unternehmer dazu, sehr große und umfangreiche Lieferungen, aber auch langfristige Projekte abschließend abzurechnen. Im folgenden Artikel erhältst du ein Schlussrechnung Muster sowie alle Infos und Tipps, die du zum Ausfüllen des Musters benötigst. Wusstest du, dass es im deutschen Steuerrecht den Begriff Schlussrechnung gar nicht gibt? Stattdessen findest du im deutschen Umsatzsteuergesetz den Begriff der Endrechnung.

Um alle Teilrechnungen gebündelt beisammen zu halten, kann sich ein Rechnungsprogramm lohnen. Die Schlussrechnung ist damit im Handumdrehen erstellt!

Was ist eine Schlussrechnung?

Bevor genau erklärt werden kann, was eine Schlussrechnung überhaupt ist, musst du zwischen mehreren Arten von Zahlungen oder Rechnungen unterscheiden, die in unmittelbarem Zusammenhang mit dieser Schlussrechnung stehen. Zu unterscheiden gibt es:

  • Die Abschlagszahlung
  • Die Anzahlungsrechnung oder die Teilschlussrechnung
  • Die Schlussrechnung, auch Endrechnung genannt

Bei der Abschlagszahlung und der Anzahlungsrechnung bzw. der Teilschlussrechnung hast du es mit Forderungen zu tun, die bereits dann erfolgen, wenn der Auftrag noch gar nicht vollendet ist. Die Schlussrechnung oder Endrechnung hingegen stellst du erst dann, wenn ein Projekt oder ein Auftrag abgeschlossen und fertiggestellt ist. Die Schlussrechnung stellt also eine Rechnung dar, mit der du eine schließende Abrechnung für eine finanzielle Forderung erstellst. Allerdings musst du beachten, dass du in deiner Schlussrechnung alle bereits erfolgten Abschlagszahlungen und die Anzahlungsrechnungen berücksichtigst.

Gründe für eine Schlussrechnung

Im Normalfall ist immer bei Lieferung, bei Abnahme oder bei vollständig erbrachten Leistungen die Bezahlung fällig. Das bedeutet aber auch, dass du vor allem bei großen und langfristigen Projekten ein hohes Finanzierungsrisiko zu tragen hast. Aus diesem Grund gibt es oftmals die Lösung von Abschlagszahlungen oder Teilzahlungen.

Pflichtangaben in der Schlussrechnung

Bei der Schlussrechnung musst du die gleichen Pflichtangaben einer Rechnung erfüllen, wie sie für jede andere Rechnung auch gelten. Nur wenn dies der Fall ist, hast du auch eine steuerlich korrekte Schlussrechnung erstellt. Am wichtigsten sind folgenden Daten auf deinem Schlussrechnung Muster:

  • Vollständiger Namen und Adresse von dir als Rechnungsstellers sowie die Rechnungsadresse vom Rechnungsempfänger
  • Deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-ID
  • Eine fortlaufende Rechnungsnummer
  • Das Erstellungsdatum der Schlussrechnung
  • Den Dienstleistungszeitraum, die Menge und die Art der Leistungen, die von dir erbracht worden sind
  • Alle von dir geforderten Beträge. Hier musst du beachten, dass du die Steuersätze gesondert angibst, die von dir verwendet wurden

Unser Tipp:

Ganz wichtig bei der Schlussrechnung ist, dass eine genaue Aufschlüsselung der Teilleistungen erfolgt, die bereits von dir erbracht und vom Auftraggeber bezahlt worden sind. Es muss eindeutig aus der Endrechnung hervorgehen, welche Teilleistungen nach Berücksichtigung aller erfolgten Zahlungen noch ausstehen.

Anleitung: Schlussrechnung Muster richtig ausfüllen

Wie vorhin beschrieben, muss die Schlussrechnung dieselben Pflichtangaben enthalten, wie dies bei jeder klassischen Rechnung auch der Fall ist. Beim Ausfüllen von einem Schlussrechnung Muster gehst du deshalb wie folgt vor:

  1. Du kannst dir das Schlussrechnung Muster entweder per Word oder Excel herunterladen.
  2. Danach beginnst du mit dem Ausfüllen der Vorlage für die Endrechnung. Das Muster Schlussrechnung kann danach individuell auf die eigenen Bedürfnisse angepasst werden.
  3. Am besten fängst du oben links an. Dort fügst du die Firmen-Adressdaten und anschließend darunter die Rechnungsempfänger-Daten aus.
  4. Danach geht es mit den Pflichtangaben weiter. Dazu zählen Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Leistungszeitraum oder Leistungsdatum.
  5. Bei deinem Schlussrechnung Muster kannst du den Inhalt für das Feld für den Betreff frei formulieren.
  6. In der Endrechnung Vorlage steht dir für weitere Informationen ein Platz unterhalb des Betreffs zur Verfügung.
  7. Auf dem Schlussrechnung Muster müssen danach alle Artikel oder Dienstleistungen aufgelistet werden, die im Rahmen des Projektes erbracht wurden. Vergiss dabei nicht die Bezeichnung, die genaue Menge, den Einzelpreis und den Gesamtpreis. Auch alle bereits erbrachten Leistungen und Abschlagszahlungen müssen von dir aufgelistet werden, die schon beglichen worden sind. Diese Zahlungen müssen von der Schlussforderung am Ende abgezogen werden.
  8. Am Ende des Schlussrechnung Musters befindet sich nun ein Fußtext. Wie bei den anderen Vorlagen und Mustern für Rechnungen können hier Firmendaten, Kontaktdaten und Kontodaten angegeben werden.
  9. Speichere nach der Eingabe aller Daten in das Schlussrechnung Muster oder drucke sie einfach aus. Möchtest du die Endrechnung per Mail versenden, lässt sich die Vorlage auch als PDF abspeichern.

Achtung bei der Umsatzsteuer

Bei der Schlussrechnung musst du besonders beim Thema Umsatzsteuer sehr vorsichtig sein. Laut Umsatzsteuergesetz wird von dir erwartet, dass die Umsatzsteueranteile ganz genau und eindeutig zuordenbar abgerechnet werden. Geschieht dies nicht oder sind deine Angaben missverständlich, kann es passieren, dass du die Umsatzsteuer auf den Gesamtbetrag entrichten musst. Das Ganze erfolgt dann noch zusätzlich zu der Umsatzsteuer aus den vorangegangenen Abschlagsrechnungen. Eine Vorlage zum Download und alle Infos, die zum Abschlagsrechnung Muster benötigst, haben wir dir hier zusammengestellt: Abschlagsrechnung Muster.

Musterbeispiel für eine Schlussrechnung

Anhand von einem Schlussrechnung Musterbeispiel soll dir aufgezeigt werden, wie eine Endrechnung von dir aussehen könnte:

Fa. Pixelzauberer
Hans Dampf
Hauptstraße 1
11111 Musterhausen

 

Fa. Plakatkleber GbR
Hr. Felix Huber Kundennummer: 0815
Musterbaumallee 13 Rechnungsdatum: 01.03.2020
22222 Musterstadt

 

Leistungsdatum: 15.02.2020
SCHLUSSRECHNUNG

 

Wir bedanken uns bei Ihnen für den erteilten Auftrag. Folgende Leistungen berechnen wir Ihnen.

 

Bezeichnung Menge MwSt. Preis Gesamt
Neugestaltung Webseite 1,00 19% 7.500 € 7.500 €
1. Abschlagsrechnung 1,00 19% 2.000 € 2.000 €
RE-Nr. 202001502 vom 15.12.2019 / MwSt. 380,00 €
2. Abschlagsrechnung 1,00 19% 2.500 € 2.500 €
RE-Nr. 202101501 vom 15.01.2020 / MwSt. 475,00 €
SUMME NETTO 3.000 €
MwSt. 570 €
GESAMT 3.570 €

Kumulierte Schlussrechnung

Bei einer kumulierten Rechnung handelt es sich um eine Ansammlung von einzelnen Abrechnungen. Das bedeutet, dass du ein Muster Schlussrechnung mit Anzahlungen immer dann verwendest, wenn du bei sehr umfangreichen Aufträgen alle Posten sowie alle schon erfolgten Zahlungen zu dem entsprechenden Auftrag zuordnen musst. Aus dieser Zuordnung und Auflistung erstellst du dann die kumulierte Schlussrechnung mit diesem Muster. Eine kumulierte Schlussrechnung muss wie jede andere Rechnung auch die vom Gesetzgeber vorgeschriebenen Pflichtangaben enthalten.

Schlussrechnung mit Skonto in den Abschlagszahlungen

Hast du mit dem Auftraggeber Abschlagsrechnungen und Skonto vereinbart, dann hat dieser das Recht, den Skontoabzug bei diesen Abschlagsrechnungen geltend zu machen. Dieser Skontoabzug muss von dir auf jeden Fall bei der Erstellung der Schlussrechnung beachtet werden. Wie du den Skonto berechnest, haben wir dir in folgenden Artikel zusammengestellt: Skonto berechnen.

Schlussrechnung nach VOB Muster im Baugewerbe & Handwerk

Um eine Schlussrechnung erstellen zu können, müssen bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden. Vor allem im Baugewerbe und im Handwerk gelten hier bestimmte Regelungen. Ein Schlussrechnung Baugewerbe Muster kannst du in folgenden Fällen nutzen:

  • es liegt ein VOB-Vertrag nach § 16 VOB/B vor
  • es gibt einen Bauvertrag nach § 650g Abs. 4 BGB. Dieser Paragraf gilt seit der Reform des Bauvertragsrechts im Jahre 2018. Gültig ist auch ein vorliegender Bauträgervertrag nach BGB

Liegt ein solcher VOB-Vertrag vor, musst du bei der Schlussrechnung VOB mit Muster weitere Anforderungen beachten:

  • Rechnungen sind von dir übersichtlich aufzustellen
  • Die Reihenfolge der Positionen musst du so einhalten, wie diese auch im Leistungsverzeichnis stehen
  • Du musst die Bezeichnungen verwenden, welche auch in den Vertragsbestandteilen verwendet werden
  • Gibt es Änderungen oder Ergänzungen vom Vertrag in deiner Schlussrechnung, so musst du diese deutlich kenntlich machen. Wird von dir verlangt, dass diese getrennt abgerechnet werden, musst du dem nachkommen
  • Wurde keine andere Vereinbarung getroffen, so musst du deine Schlussrechnung bei einer vertraglich vereinbarten Ausführungszeit von maximal drei Monate bis spätestens 12 Werktage nach Fertigstellung einreichen. Für weitere drei Monate Ausführungsfrist verlängert sich deine Einreichungsfrist um weitere 6 Werktage pro neuer Verlängerung

Schlussrechnung Vorlage zum kostenfreien downloaden

Du kannst dir die Vorlage Schlussrechnung kostenlos downloaden. Dir stehen dafür das Schlussrechnung Muster in Word oder das Schlussrechnung Muster in Excel zur Verfügung. Selbstverständlich hast du auch jederzeit die Möglichkeit, dein Schlussrechnung Muster als PDF zu speichern und auch auszudrucken. Mit dem Muster für eine Schlussrechnung kannst du dir auf jeden Fall einige Zeit beim Erstellen der Endrechnung sparen und dank der Vorlage bist du auch immer auf der sicheren Seite, eine korrekte Schlussrechnung zu erstellen.

Ein zeitsparendes Muster für eine Schlussrechnung für Word oder Excel findest du hier zum kostenlosen Download.

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