Abschlagsrechnung Muster

Unter der Abschlagsrechnung kannst du dir eine ganz herkömmliche Rechnung vorstellen. Sie weist allerdings die Besonderheit auf, dass die Abschlagsrechnung nur ein Teil von einer Gesamtrechnung ist. Es handelt sich bei der Abschlagsrechnung also um die Abrechnung einer erbrachten Teilleistung. Die Abschlagsrechnung wird vor allem dann angewendet, wenn es sich um Projekte handelt, die einen langen Zeitraum in Anspruch nehmen. Eine Abschlagsrechnung findest du im Geschäftsalltag vor allem bei folgenden Begebenheiten:

• Umfangreichen Softwareprojekten
• Umbauten von Läden oder Firmengebäuden
• Längeren Projekten im Baugewerbe und Handwerk
• Erstellung von großen Webauftritten oder Onlineshops

Für dich als Unternehmer ist die Abschlagsrechnung vor allem deshalb wichtig, weil du damit das Risiko von einem Zahlungsausfall minimieren kannst. Außerdem sorgt die Abschlagsrechnung bei sehr langen Projekten für ausreichend Liquidität beim Auftragnehmer. Eine Abschlagsrechnung hat aber nicht nur für dich als Leistungserbringer einen Vorteil. Auch dein Kunde profitiert davon, denn er muss nicht einen großen Betrag auf einmal begleichen, sondern kann in übersichtlichen Teilzahlungen abgelten.

Wenn du eine Abschlagsrechnung schreiben willst, dann erfolgt dies immer vor dem Zeitpunkt der Erbringung einer gesamten Leistung. Dein Kunde leistet dann sozusagen eine Abschlagszahlung an dich. Vielleicht hast du ja auch schon einmal den Begriff „Akontozahlung“ gehört, der oft als alternative Bezeichnung für eine Abschlagszahlung verwendet wird. Vonseiten des Gesetzgebers, zählen die Abschlagszahlungen zu den Ausnahmen. Trotzdem wird dir als Leistungserbringer in bestimmten Fällen erlaubt, eine Abschlagsrechnung schreiben zu dürfen. Kommt dies aufgrund deiner beruflichen Tätigkeit bei dir häufiger vor, solltest du über die Verwendung von einem Abschlagsrechnung Muster nachdenken. Das macht dir das Abschlagsrechnung schreiben leichter und spart dir Zeit.

Ein ganz wichtiger Punkt vorweg. Du hast nur Anspruch auf eine Vorauszahlung, wenn du dies mit deinem Kunden bzw. deinem Auftraggeber auch vertraglich vereinbart hast. Ist dies erfolgt, so muss dir nicht bange sein, denn es gibt überschaubare Anforderungen an diese Art der Rechnung. Auf folgende Formvorschriften musst du aber achten:

• Es muss klar erkennbar sein, dass es sich um eine Abschlagsrechnung handelt. Rechtliche gibt es keine Vorschrift, welche Kennzeichnung erfolgen muss. In der Praxis wird deshalb in der Regel die Bezeichnung „Abschlagsrechnung“ verwendet.
• Wenn du für ein Projekt mehrere Abschlagsrechnungen erstellst, dann achte bitte darauf, dass auch jede eine eigene Rechnungsnummer bekommt. Bei der Verwendung einer Vorlage musst du ebenfalls darauf achten, denn diese Nummer vergibt sich nicht automatisch.
• Du wirst dich auch leichter tun, wenn du bei mehreren Rechnungen eine Nummerierung vergibst. Das bedeutet dann beispielsweise 1. Abschlagsrechnung, 2. Abschlagsrechnung usw.
• Überdies ist es eine Formvorschrift, dass aus jeder einzelnen Teilrechnung hervorgeht, welches gesamte Projekt eigentlich abgerechnet wird.
• Bei vollständiger Leistungserbringung muss dann von dir eine sogenannte Schlussrechnung oder Endrechnung erstellt werden.

Pflichtangaben einer Abschlagsrechnung

Soweit sind dies alle Formvorschriften, welche du beachten musst. Jetzt aber noch zu den Pflichtangaben einer Abschlagsrechnung, welche unbedingt enthalten sein müssen. Genau genommen sind es die Pflichtangaben, welche auch auf einer herkömmlichen Rechnung stehen müssen. Diese Pflichtangaben müssen enthalten sein:

• Name, Anschrift und Firma von dir als Rechnungssteller
• Name, Anschrift und gegebenenfalls Firma vom Rechnungsempfänger
• Deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Das Ausstellungsdatum
• Eine fortlaufende Rechnungsnummer
• Den Lieferungszeitpunkt oder den Zeitpunkt der Erbringung der Leistung
• Auflistung aller Details zur Ware oder zur Dienstleistung
• Der gültige und richtige Steuersatz
• Nettobetrag
• Umsatzsteuerbetrag
• Bruttobetrag
• Solltest du von der Umsatzsteuer befreit sein, beispielsweise wegen der Kleinunternehmerregelung, musst du auf jeden Fall die Gründe für die Befreiung angeben

Bei der Schlussrechnung muss du aufpassen, denn es warten einige Fallstricke auf dich, auch wenn du ein Abschlagsrechnung Muster oder Schlussrechnung Muster verwendest. Der Gesetzgeber verlangt hier nicht nur die Einhaltung und Beachtung der üblichen Vorgaben bei einer Rechnung, sondern definiert in § 14 Abs. 5 UStG noch weitere Angaben zum Thema Schlussrechnung:

• Achte auf die Vollständigkeit aller Teilleistungen und den Nettobeträgen für das gesamte Projekt
• Liste auf, welche Leistungen bzw. Teilleistungen bereits bezahlt worden sind und welchen Nettobeträgen dies entsprochen hat
• Achte auf Vollständigkeit der darauf angefallenen Steuerbeträge
• Vergiss nicht den noch offenen Restbetrag
• Achte bei der Anpassung der Vorlage auf die korrekte Ausweisung der Umsatzsteuer, welche für den Restbetrag noch fällig ist.

Sind deine Angaben auf der Schlussrechnung nicht eindeutig, dann kann das dazu führen, dass das Finanzamt von dir die ganze Umsatzsteuer für den gesamten Betrag des Projektes von dir verlangt. Also Vorsicht, denn sonst kann es teuer werden.

Beim Thema Abschlagsrechnung musst du zwischen zwei verschiedenen Arten unterscheiden:

1. Einzelabschlagsrechnung
2. kumulierte Abschlagsrechnung

Bei einer Einzelabschlagsrechnung ist immer der Leistungsumfang enthalten, der vom Leistungsbeginn bis zur 1. Abschlagsrechnung oder der 2. Abschlagsrechnung anfällt. Bei der kumulierten Abschlagsrechnung hingegen wird die Leistung von dir immer bis zur Schlussrechnung weitergeführt. Dies hat unter anderem den Vorteil, dass beide Vertragsparteien sehen können, wie es mit dem aktuellen Stand der Leistungen aussieht.

Als Auftragnehmer musst du vor allem im Baugewerbe und im Handwerk sehr oft in hohe Vorleistungen gehen, bevor du überhaupt einmal Geld siehst. Deshalb sind im Baugewerbe und im Handwerk die Abschlagsrechnungen weit verbreitet. Hier ist vor allem die Anschlagsrechnung bei einem sogenannten VOB-Vertrag üblich. In der Regel wird diese Vorgehensweise vor allem bei größeren und längeren Bauprojekt angewendet, welches von einem öffentlichen Auftraggeber stammt. Im VOB-Vertrag ist hier beispielsweise vom Gesetzgeber nach § 16 Abs. a VOB Teil 1 Folgendes geregelt:

• Abschlagszahlungen sind in möglichst kurzen Abständen auf Antrag zu gewähren
• Abschlagszahlungen sind zu den mit den Vertragspartnern vereinbarten Zeitpunkten zu gewähren

Bei der Abschlagsrechnung handelt es sich wie bereits erwähnt, um eine ganz normale herkömmliche Rechnung. Allerdings wird hier nur ein Teil der gesamten Summe dargestellt. Dies machst du in folgenden Schritten:

1. Abschlagsrechnung Vorlage entweder in Word oder Excel herunterladen
2. Ist dies erfolgt, kannst du bereits mit dem Ausfüllen deiner Vorlage beginnen
3. Fang einfach oben links an und füge dort die Adressdaten deiner Firma ein und darunter dann die Daten vom Rechnungsempfänger
4. Weiter geht es mit den wichtigen Pflichtangaben wie Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und natürlich dem Lieferdatum
5. Frei formulieren kannst du den Inhalt für das Feld Betreff
6. Für weitere Informationen steht dir auf der Abschlagsrechnung Vorlage der Platz unter dem Feld Betreff zur Verfügung
7. Danach musst du auf dem Abschlagsrechnung Muster alle Artikel oder Leistungen auflisten, welche du im Rahmen von diesem Projekt erbringst. Nicht vergessen darfst du Bezeichnung, Menge, Einzelpreis und Gesamtpreis. Achte darauf, dass alle Summen ohne Umsatzsteuer sind, was auch für den Rechnungsbetrag zutrifft
8. Wie bei anderen Vorlagen oder Muster für Rechnungen kannst du hier noch einem deine Firmendaten, deine Kontaktdaten oder deine Kontodaten eingeben.
9. Nach Eingabe aller Daten in das Muster speicherst du diese oder druckst sie einfach aus. Willst du deine Rechnung per Mail versenden, kannst du die Vorlage auch als PDF abspeichern.

Selbstverständlich steht dir sowohl das Abschlagsrechnung Muster Word als auch das Abschlagsrechnung Muster Excel kostenlos zum Download zur Verfügung. Wenn du beispielsweise deine Abschlagsrechnung per E-Mail versenden möchtest, kannst du sowohl das Abschlagsrechnung Muster Word als auch das Abschlagsrechnung Muster Excel als PDF speichern und so sicher versenden. Mit der Verwendung eines Musters verringerst du deutlich die Fehleranfälligkeit und profitiert von der Zeitersparnis bei der Erstellung.