Anzahlungsrechnung Muster

Kostenloser Download für Word und Excel

Zur Vorlage

Ein Anzahlungsrechnung Muster lohnt sich für dich immer dann, wenn du für deine Kunden an langfristigen Projekten arbeitest. Es gibt einige Fälle, bei denen du schon vor Beginn deiner Tätigkeit für einen Kunden erheblich in Vorleistung gehen musst. In diesem Fall kann eine bestimmte Summe als Vorauszahlung nützlich sein. Damit du diese Zahlung bekommst, musst du mit dem Anzahlungsrechnung Muster eine gültige Rechnung stellen.

Was ist eine Anzahlungsrechnung?

Eine Anzahlungsrechnung ist eine besondere Art der Rechnung. Normalerweise muss vor einer Rechnungsstellung immer eine Leistung oder eine Lieferung erfolgen. Die Anzahlungsrechnung stellst du aber aus, um zukünftige Leistungen oder Lieferungen zu erfüllen. Im Sprachgebrauch wird die Anzahlungsrechnung auch als Vorauszahlungsrechnung bezeichnet. Du darfst du Anzahlungsrechnung nicht mit der Teilrechnung verwechseln, denn diese wird nach einer teilweise erbrachten Leistung gestellt. Genau betrachtet stellt die Anzahlungsrechnung eine Art Darlehen oder Kredit vom Kunden an dich dar.

Wann schreibt man eine Anzahlungsrechnung?

Wird eine Anzahlungsrechnung erstellt geschieht das meist, um gewisse Risiken zu minimieren. In Szenarien in denen du zu hoch in Vorleistung gehen müsstest, wirst du eine Anzahlungsrechnung schreiben müssen. Dies wird beispielsweise notwendig wenn du große Mengen Material für die Ausführung eines Auftrages einkaufen musst oder sich der Auftrag über einen längeren Zeitraum erstreckt. Die Vorteile bei der Risikominimierung werden durch folgende Anzahlungsrechnung Beispiele gezeigt:

  • Du sicherst dich ab, falls dein Kunde plötzlich zahlungsunfähig wird. So bekommst du wenigstens einen Teil der Kosten und musst nicht auf alles verzichten. Kommt es zu einer Insolvenz von deinem Kunden, dann besteht durchaus die Gefahr, dass du gar kein Geld bekommst. Durch das Schreiben einer Anzahlungsrechnung und deren Bezahlung hast du wenigstens einen Teil sicher.
  • Eine Absicherung stellt die Anzahlungsrechnung auch in dem Fall dar, dass der Kunde die Abnahme des Auftrages verzögert oder gar verweigert. Erfolgt keine Abnahme, kann auch keine Zahlung an dich fließen. Durch den fehlenden Zahlungseingang kannst du selbst mit deinem Unternehmen in finanzielle Schwierigkeiten kommen, weil die Liquidität deiner Firma gefährdet ist.

Empfohlen wird immer eine Anzahlungsrechnung, deren Betrag zwischen 30 und 50 Prozent vom Gesamtpreis ausmacht.

Die Schlussrechnung nach der Anzahlungsrechnung

Auf jede Anzahlungsrechnung folgt eine Schlussrechnung. Diese Schlussrechnung ist vor allem dann notwendig, wenn im Zusammenhang mit dem Auftrag noch weitere Leistungen zur Abrechnung offen sind. Ist allerdings mit der Anzahlungsrechnung alles schon bezahlt, dann musst du keine Schlussrechnung mehr schreiben. Wichtig ist aber, dass du auf die Umsatzsteuer achtest.

Wurde eine Anzahlungsrechnung erstellt und darin auch eine Umsatzsteuer aufgeführt, so musst du diese in der Schlussrechnung beachten. Wie den Restbetrag musst du in der Schlussrechnung die Umsatzsteuer deutlich ersichtlich abziehen. Du musst hier aus dem Grund besonders sorgfältig sein, denn wenn in der Schlussrechnung nicht die korrekten Umsatzsteuerbeträge auftauchen, musst du den überhöhten Steuerbetrag an das Finanzamt entrichten.

Allerdings musst du nicht unbedingt eine Schlussrechnung erstellen, wenn du eine Alternative nutzt. Statt einer Schluss- oder Endrechnung kannst du einfach den Restbetrag mit der darauf anfallenden Umsatzsteuer in einer ganz normalen Rechnung abrechnen.

Steuern und Bilanzierung bei Anzahlungsrechnungen

In der Regel unterliegt der Großteil aller Unternehmen der sogenannten Soll-Versteuerung. Im Klartext bedeutet dies, dass du die Umsatzsteuer für einen bestimmten Abrechnungszeitraum an das Finanzamt melden und natürlich auch zahlen musst. Es spielt in diesem Fall keine Rolle, ob ein Kunde von dir seine Rechnung bereits bezahlt hat oder nicht und die Umsatzsteuer damit beglichen ist. Für dich als Unternehmer heißt dies konkret, dass du deinem Kunden praktisch die Umsatzsteuer vorstreckst.

Bei der Anzahlungsrechnung hast du allerdings dieses Problem nicht. Die Anzahlungsrechnung unterliegt der Ist-Versteuerung. Bei der Anzahlungsrechnung wird die Umsatzsteuer erst in dem Augenblick dem Finanzamt bezahlt, wenn deine Kunde diese Rechnung zahlt und das Geld auf dem Geschäftskonto von dir gebucht wurde. Ein weiterer Vorteil der Vorauszahlungsrechnung ist für dich, dass es in Bezug auf die Umsatzsteuer keine Rolle spielt, ob dein Kunde die gesamte Rechnung beglichen hat oder nur einen Teil. Du musst die Umsatzsteuer nur für den Betrag abführen, den du auch tatsächlich erhalten hast.

Achtung:

Vereinbarst du mit deinem Kunden eine Anzahlung, so bist du zwingend verpflichtet, diesem Kunden auch eine Anzahlungsrechnung zu stellen. Dies hat einen guten Grund. Nur in Zusammenhang mit der Anzahlungsrechnung ist ein Vorsteuerabzug vom Kunden gegenüber dem Finanzamt geltend zu machen. Will der Kunde seine Zahlung an dich richtig abrechnen, so braucht er die Anzahlungsrechnung zum Buchen als Grundlage.

Umsatzsteuer und Vorsteuerabzug

Beim Thema Anzahlungsrechnung gibt es für dich einiges in Bezug auf die Umsatzsteuer und den Vorsteuerabzug zu beachten. Einige wichtige Punkte wurden bereits oben aufgeführt. Zusammenfassend die wichtigsten Informationen zu diesem Thema.

  • Umsatzsteuer: Wie bereits oben aufgeführt, wird eine Anzahlungsrechnung immer der Ist-Versteuerung zugeordnet. Das hat für dich den Vorteil, dass bei der Anzahlungsrechnung die Umsatzsteuer immer erst dann an das Finanzamt zu zahlen ist, wenn dein Kunde seine Rechnung beglichen hat. Damit besteht deine Steuerschuld immer erst ab dem Zeitpunkt vom Eingang der Zahlung. Gleiches gilt, wenn du keine Anzahlungsrechnung gestellt hast, du aber trotzdem vom Kunden eine Zahlung bekommen hast. Ebenfalls trifft dies zu, wenn du erst zu einem späteren Zeitpunkt eine Anzahlungsrechnung erstellt hast.
  • Vorsteuerabzug: Stellst du einem Kunden eine Anzahlungsrechnung, so kann er ab dem Erhalt dieser Rechnung und deren Begleichung einen Vorsteuerabzug geltend machen. Ist dein Kunde gewerblich tätig und steuerpflichtig, darfst du ihm eine Anzahlungsrechnung nicht verweigern. Um die Anzahlungsrechnung richtig buchen zu können, braucht er deine Anzahlungsrechnung als Nachweis.

Anzahlungsrechnung buchen

Hast du eine Anzahlung erhalten, so musst du diese ab dem Erhalt versteuern. Das bedeutet, dass du eine Anzahlungsrechnung dann buchen kannst, wenn eine Zahlung auf dein Geschäftskonto eingegangen ist und dieser Geldeingang dir als Gutschrift vorliegt.

Die notwendigen Buchungen sehen wie folgt aus:

  • Verbuchung Anzahlung durch Kunden
  • Verbuchung der Schlussrechnung an deinen Kunden
  • Umbuchung und dadurch Auflösung der Anzahlung
  • Verbuchen der Restzahlung

Du kannst eine Anzahlungsrechnung aber auch buchen, wenn noch keine Zahlung erfolgt ist. Dies geschieht in der Regel dann, wenn du einen Teil der vereinbarten Leistung erfüllt hast und für die erbrachte Leistung eine Rechnung stellst. Dann müsstest du folgenden Buchungssatz anwenden:

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen an Erlöse und Umsatzsteuer

Anzahlungsrechnung Muster Vorlage in Word und Excel downloaden

Die Anzahlungsrechnung Vorlage steht dir kostenlos in den Formaten Word und Excel zum Download zur Verfügung. Das Anzahlungsrechnung Muster kann als PDF-Datei abgespeichert und ausgedruckt werden. Die Anzahlungsrechnung Vorlage kannst du bei Bedarf immer wieder verwenden. Sie hat den Vorteil, dass auf dem Muster bereits alle Pflichtangaben vorhanden sind und du diese nur mit deinen Daten ergänzen musst. Damit minimierst du Fehlerquellen und sparst dir überdies beim Erstellen einer Anzahlungsrechnung einiges an wertvoller Zeit.

Ein ansprechendes und zeitsparendes Muster für deine Anzahlungsrechnung findest du hier zum kostenlosen Download

Anzahlungsrechnung Muster Word

Download

Anzahlungsrechnung Muster Excel

Download

Tipp: Nutze ein professionelles Rechnungsprogramm

Mehr Infos

Anleitung: Anzahlungsrechnung Muster richtig ausfüllen

Beim Ausfüllen von einem Muster für die Anzahlungsrechnung musst du einige Dinge beachten. Am besten ist es, wenn du gemäß dieser Anleitung vorgehst:

  1. Im ersten Schritt musst du dir die Anzahlungsrechnung Muster als Vorlage downloaden.
  2. Öffne das Anzahlung Muster. Anschließend kannst du umgehend mit dem Ausfüllen beginnen.
  3. Oben links kannst du deine Firmendaten eintragen. Darunter folgen dann die Daten des Rechnungsempfängers.
  4. Auf der gleichen Höhe der Daten vom Rechnungsempfänger gibst du auf der rechten Seite das Rechnungsdatum ein.
  5. Anschließend folgt die Rechnungsnummer, die von dir nur einmalig und fortlaufend zu vergeben ist.
  6. Falls vorhanden kannst du darunter die Kundennummer eintragen.
  7. Im nächsten Schritt folgt die Angabe des Zahlungsziels. Als Grundeinstellung sind beim Anzahlungsrechnung Muster in der Regel 30 Tage angeben. Dies kannst du aber nach deinen Bedürfnissen anpassen.
  8. Darunter gibst du das Fälligkeitsdatum ein. Dieses stellt einen wichtigen Teil deiner Anzahlungsrechnung dar und besagt dem Kunden, bis wann er diese Rechnung spätestens begleichen muss.
  9. Danach erfolgt die Auflistung aller Leistungen oder Produkte.
  10. Vergiss bitte nicht die Einheit, die Anzahl, den Preis und die Umsatzsteuer als Betrag und Prozentsatz sowie den Gesamtpreis anzugeben.
  11. Unten links und in der Mitte findest du Platz, um deine Kontaktdaten einzutragen.
  12. Unten rechts ist die Stelle, in der du deine Bankverbindung einfügen kannst.
  13. Abschließend solltest du dein Anzahlungsrechnung Muster abspeichern.