Handelsrechnung Muster

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Unser Tipp:

Handelsrechnungen sind für den Export in und den Import aus Drittstaaten unentbehrlich. Damit sich Ein- und Ausfuhr nicht unnötig verzögern, ist es äußerst wichtig, dass diese Dokumente alle Pflichtangaben enthalten.

Mit einem Rechnungsprogramm kannst du in nur wenigen Klicks eine Handelsrechnung erstellen. Alle Pflichtangaben sind automatisch enthalten und du kannst Sprache und Währung individuell anpassen.

Pflichtangaben auf einer Handelsrechnung

Wenn du ein Handelsrechnung Muster verwendest, solltest du darauf achten, dass folgende Pflichtangaben enthalten sind:

  • Pflichtangaben einer Rechnung gem. § 14 UStG, sofern einschlägig
  • Herkunftsland
  • EORI (Nummer zur Registrierung und Identifizierung von Wirtschaftsbeteiligten)
  • Zolltarifnummer

Empfohlene Zusatzangaben

Neben den Pflichtangaben sollte die Rechnung noch einige weitere Informationen enthalten, die die Abwicklung des Geschäfts sowie die Aus- und Einfuhr der Waren erleichtern. Dazu zählen beispielsweise:

  • Ausweis der Transportkosten,
  • Ausweis der Versicherungsgebühren
  • Angaben zur Fälligkeit der Rechnung und zu den Zahlungskonditionen
  • Kontoverbindung des Lieferanten (Kreditinstitut, IBAN und BIC)
  • Angaben zur Verpackung oder zu den Verpackungseinheiten (z.B. Container, Paletten, Kisten, etc.) um die Identifizierung der Ware beim Einfuhr-Zollamt zu vereinfachen
  • Angaben zum Transportweg und zum Transportmittel (Land, Wasser, Luft, Lkw, Schiene, Flugzeug, etc.)
  • Besonders wichtige Informationen zum Produkt (z.B. bei erhöhter Brandgefahr, Giftigkeit, Verderblichkeit bei Falschlagerung, etc.)

Was ist eine Zolltarifnummer?

Der Zolltarif ist ein systematisch aufgebautes Warenverzeichnis, das jeder Warengruppe eine spezifische Nummer zuordnet. Dieser Prozess wird auch als Einreihung bezeichnet.

Die codierte Warenbeschreibung erfolgt bei der Einfuhr mit Hilfe von 11-stelligen und bei Ausfuhren mittels 8-stelliger Zahlenreihen, der sogenannten kombinierten Nomenklatur.

Hinter diesem Zahlenschlüssel verbergen sich eine Reihe wichtiger Informationen, die der Zoll für die Abfertigung der Waren und sein eigenes Meldewesen benötigt. Die Nomenklatur enthält zum Beispiel Angaben darüber, ob für die jeweilige Warengruppe Im- oder Exportbeschränkungen bestehen, eine Lizenz erforderlich ist oder gesonderte außenhandelsstatistische Angaben verlangt werden.

Hier findest du die richtige Zolltarifnummer

Die richtige Zolltarifnummer für die Einfuhr oder die Ausfuhr kann über die Homepage des Zoll herausgefunden werden. Alternativ steht auch das Auskunftssystem TARIC der Europäischen Union zu Verfügung.

Da die Ermittlung der richtigen Zolltarifnummer oftmals sehr schwierig ist, besteht die Möglichkeit, beim Zoll eine verbindliche Auskunft zu beantragen. Unverbindliche Auskünfte erteilt die örtlich zuständige Zollverwaltung telefonisch oder per E-Mail.

Musst du eine Handelsrechnung beglaubigen oder unterschreiben lassen?

Eine Handelsrechnung sollte handschriftlich unterzeichnet und mit dem Firmenstempel versehen werden. Das solltest du auf deinem Handelsrechnung Muster beachten und immer anpassen.

Eine Beglaubigung, auch als legalisierte Handelsrechnung bezeichnet, ist nur erforderlich, wenn ein Akkreditiv oder die Einfuhrbestimmungen des Ziellandes dies vorschreiben. Auskünfte hierüber erteilen die Zollbehörden und Konsulate des Bestimmungslandes, sofern der Empfänger hierzu keine Angaben machen kann.

Wann ist eine Ausfuhranmeldung notwendig?

Wenn Lieferungen die EU verlassen und in Drittstaaten exportiert werden, ist eine Ausfuhranmeldung erforderlich, sofern der Wert der Waren 1.000 Euro oder das Gewicht 1.000 Kilogramm übersteigt.

Die Ausfuhranmeldung hat grundsätzlich elektronisch zu erfolgen. Hierfür stellt der Zoll das IT-Verfahren ATLAS-Ausfuhr zur Verfügung. Nähere Informationen zu den Voraussetzungen für die Teilnahme findest du auf den Seiten der Zollverwaltung.

Sonderform akkreditivkonforme Handelsrechnung

Ein Akkreditiv ist ein Sicherungsinstrument, das besonders häufig im Außenhandel zum Einsatz kommt. Mit einem Akkreditiv verpflichtet ein Bankkunde sein Kreditinstitut einen bestimmten Betrag an einen Begünstigten auszuzahlen, sofern dieser bestimmte Dokumente vorlegt.

Das Akkreditiv kann auch Anforderungen an die Handelsrechnung enthalten. Ist das der Fall, müssen diese buchstabengetreu umgesetzt werden. Von besonderer Bedeutung sind dabei folgende Punkte:

  • Rechnungssteller und Begünstigter des Akkreditivs müssen identisch sein, es sei denn, es wurde ausdrücklich etwas anderes vereinbart
  • Rechnungsempfänger und Auftraggeber des Akkreditivs müssen übereinstimmen, sofern nichts anderes vereinbart wurde
  • die Schreibweise der Firmen von Begünstigten und Akkreditiv-Auftraggeber auf der Handelsrechnung müssen mit der Schreibweise im Akkreditiv exakt übereinstimmen
  • Angaben zur Menge, zum Stückpreis sowie zum Warengesamtwert müssen der des Akkreditivs entsprechen
  • Dokumente, die die Handelsrechnung ergänzen (z.B. Lieferschein) dürfen die Handelsrechnung, etwa bei der Angabe der Liefermenge, nicht konterkarieren
  • enthält das Akkreditiv eine Beschreibung der Waren muss diese wortgleich in die Handelsrechnung übernommen werden
  • die Währung der Handelsrechnung muss mit der des Akkreditivs übereinstimmen
  • die Handelsrechnung darf keine Rabatte oder andere vorweggenommenen Preisminderungen ausweisen, sofern diese nicht explizit im Akkreditiv aufgeführt werden
  • wurde eine bestimmte Sprache für die Handelsrechnung vereinbart, muss die Rechnung auch in dieser Sprache ausgefertigt werden

Handelsrechnung versus Proformarechnung – das ist der Unterschied

Unentgeltlichen Sendungen, z.B. Ersatzteillieferungen, kostenlosen Produktproben oder Geschenken, muss statt einer Handelsrechnung eine Proformarechnung beigefügt werden.

Diese dient dem Zweck, den Gegenstand und den Wert der Sendung für den Zoll nachvollziehbar zu machen.

Die Proformarechnung ist inhaltlich mit einer Handelsrechnung identisch, sie muss aber explizit als Proformarechnung (englisch Proforma-Invoice) gekennzeichnet werden. Der Warenwert wird entsprechend den Einstandspreisen bzw. den Anschaffungs- und Herstellungskosten ermittelt.

Damit es beim Empfänger nicht zu Irritationen kommt, sollte die Proformarechnung keine Zahlungsaufforderung enthalten.

Worin unterscheidet sich eine Handelsrechnung von einer klassischen Rechnung

Der Unterschied zwischen einer normalen Rechnung und einer Handelsrechnung liegt darin, dass letztere nicht nur der (finanzamtstauglichen) Rechnungsstellung, sondern auch zollrechtlichen Zwecken dient.

Aus diesem Grund sind die oben aufgeführten zusätzlichen Pflichtangaben erforderlich.

In welcher Sprache solltest du die Handelsrechnung verfassen?

Die Handelsrechnung wird, genau wie eine normale Rechnung, für die eigene Buchhaltung und für steuerliche Zwecke benötigt. Sie sollte deshalb auch in der Amtssprache, also in Deutsch, vorliegen.

Ob zusätzlich eine Ausfertigung in einer anderen Sprache erforderlich ist, hängt von den Bedürfnissen des Rechnungsempfängers und den Einfuhrbestimmungen im Zielland ab.

Beim Versand von Waren in Staaten, in denen Deutsch weder Amts- noch Verkehrs- oder Verwaltungssprache ist, sollte immer zusätzlich eine Handelsrechnung in Englisch beigefügt werden. Daher solltest du eine Handelrechnung Vorlage verwenden, die sowohl auf deutsch, als auch auf Englisch ausgestellt ist. Das ist meist ausreichend, es gibt aber auch Staaten, die darauf bestehen, dass bestimmte Zolldokumente in der Landessprache beigebracht werden.

Im Zweifel sollte sich der Versender beim Empfänger oder den Zollbehörden des jeweiligen Ziellandes nach den geltenden Bestimmungen erkundigen.

Sofern ein Akkreditiv vorliegt und dort eine bestimmte Sprache für die Handelsrechnung vereinbart wurde, muss dies unbedingt berücksichtigt werden.

Warum solltest du ein Handelsrechnung Muster verwenden?

Die Verwendung einer Vorlage ist nicht nur besonders effizient, sie kann auch unerwünschten Konsequenzen, die mit fehlerhaften Zolldokumenten einhergehen, vorbeugen.

Der Rückgriff auf ein Muster reduziert insbesondere das Risiko, dass wichtige Angaben vergessen werden und die Sendung deshalb beim Zoll liegen bleibt oder am Ende gar nicht in das Bestimmungsland eingeführt werden darf.

Fazit

Handelsrechnungen sind für den Export in und den Import aus Drittstaaten unentbehrlich. Damit sich Ein– und Ausfuhr nicht unnötig verzögern, ist es äußerst wichtig, dass diese Dokumente alle Pflichtangaben enthalten. Sofern in einem Akkreditiv Anforderungen an die Handelsrechnung festgelegt wurden, müssen auch diese exakt umgesetzt werden.

Als Unternehmer kannst du dir die damit verbundene Arbeit erleichtern, indem du auf unser kostenloses Handelsrechnung Muster zurückgreifst.

Eine ansprechende und zeitsparende Vorlage für eine Handelsrechnung Word oder Excel findest du hier zum kostenlosen Download.

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