In vielen Branchen ist das Führen eines Kassenbuchs vom Gesetzgeber vorgeschrieben, dabei kann dich eine Kassenbuch Vorlage unterstützen. Das Kassenbuch beinhaltet sämtliche Barzahlungsvorgänge, damit soll in erster Linie Steuerhinterziehung verhindert werden. Konkret heißt das, dass du bei einer Verpflichtung zur Führung von diesem Buch alle deine Einzahlungen und Auszahlungen schriftlich dokumentieren musst. In diesem Artikel zeigen wir dir wie du die Kassenbuch Vorlage richtig ausfüllst und was du beachten musst.
Was ist ein Kassenbuch?
Mit dem Kassenbuch werden von dir alle Geschäftsvorfälle in deinem Unternehmen erfasst, welche mit Bargeld abgewickelt werden. Das heißt es werden in deinem Kassenbuch alle Bareinnahmen und alle -ausgaben aufgeführt. Es dient dir als Instrument zur Verwaltung deiner internen Kasse. Das Kassenbuch gewährt dir immer einen genauen Überblick darüber, wie viel Geld du in der Kasse deines Geschäftes hast. Neben dem Bargeldbestand findest du hier auch alle Belege und Quittungen für die mit Bargeld abgewickelten Geschäftsvorfälle. Für dich stellt das Kassenbuch die einfachste Form der Buchführung dar. Überdies kann ein Kassenbuch auch immer die Funktion von einem Hilfsbuch leisten.
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Wer muss Kassenbücher führen?
Nicht jeder Unternehmer muss ein Kassenbuch führen. Verpflichtet sind Unternehmer die zu einer doppelten Buchführung verpflichtet sind und deshalb immer am Ende eines Geschäftsjahrs eine Bilanzierung abliefern müssen. Zur doppelten Buchführung verpflichtet sind:
- alle Kaufleute nach §1-6 HGB
- gewerbliche Unternehmer mit einem Jahresumsatz von mehr als 800.000 € oder einem Jahresgewinn von mehr als 80.000 € nach § 140 ff. AO
Im Umkehrschluss genügt es als Freiberufler oder Kleinunternehmer eine einfache Buchführung und eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) zu machen. In diesen Fällen ist man nicht verpflichtet ein Kassenbuch zu führen, jedoch bietet es einige Vorteile und ist mit einer Kassenbuch Vorlage bequem und einfach zu machen.
Unser Tipp:
Das freiwillige Führen eines Kassenbuchs bietet dir einige Vorteile, so kannst du alle deine Barzahlungen auch im Nachhinein noch einfach nachvollziehen. Außerdem hast du deine finanzielle Situation im Unternehmen konsequent im Blick. Dadurch bietet es dir eine Kontrollfunktion und hilft dir und dem Erfolg deines Unternehmens.
Abgrenzung: Kassenbericht und Kassenbuch
Den Kassenbericht darfst du nicht mit dem Kassenbuch gleichstellen. Du musst beide Begriffe deutlich voneinander abgrenzen und differenzieren. Wichtig zu wissen ist in diesem Zusammenhang, dass ein Kassenbericht immer einen Bestandteil von einem Kassenbuch darstellt. Folgende Unterschiede zwischen Kassenbericht und Kassenbuch solltest du kennen und beachten:
| Kassenbericht | Kassenbuch |
|---|---|
|
|
Anhand dieser Unterschiede kannst du deutlich erkennen und ableiten, dass für jedes ordnungsgemäß geführte Kassenbuch die täglichen Kassenberichte die Grundlage darstellen.
Aufbau und Angaben auf der Kassenbuch Vorlage
Reichst du am Ende von einem Geschäftsjahr beim Finanzamt deine Steuererklärung ein, dann dient das Kassenbuch als Teil der Besteuerungsgrundlage. Das bedeutet für dich, dass du es wie alle anderen kaufmännischen Bücher nach den festgelegten Grundsätzen in Bezug auf Nachvollziehbarkeit und Transparenz führen musst. Dabei gibt der Gesetzgeber Pflichtangaben vor. Um dir die Führung einfacher zu gestalten und Fehlerquellen zu vermeiden, sind in der Kassenbuch Vorlage diese Pflichtangaben bereits enthalten.
Folgende Angaben sind in einem Kassenbuch als Pflichtangaben notwendig:
- Belegnummer für jeden einzelnen Bargeldbeleg
- Datum von jedem einzelnen Geschäftsvorfall
- Alle Einnahmen mit Währungsangabe in Euro
- Alle Ausgaben mit Währungsangabe in Euro
- Beschreibung der Art des Geschäftsvorfalls
- Saldo aus Einnahmen und Ausgaben
- Wichtig ist außerdem, dass du deine Kassenbuch Vorlage mit Mehrwertsteuer führst. Das bedeutet, dass immer der richtige Umsatzsteuersatz von 7% oder 19% angegeben wird. Außerdem muss die Höhe der Umsatzsteuer immer als absoluter Betrag von dir angegeben werden.
Diese Pflichtangaben sind in der Kassenbuch Vorlage zwingend notwendig. Genauso wichtig ist es, dass du zu den einzeln aufgeführten Geschäftsvorfällen natürlich auch immer den passenden Beleg hinterlegst.
Anleitung: Kassenbuch richtig führen
Neben den Pflichtangaben gibt es Grundsätze, die es beim Führen eines Kassenbuchs zu beachten gilt:
- Zu jeder Buchung in deinem Kassenbuch gehört ein Beleg.
- Jederzeit muss das Kassenbuch mit dem Inhalt der Kasse zu vergleichen sein. Konkret heißt dies, dass zu keiner Zeit eine negative Kasse möglich sein darf.
- Die Kasse sollte regelmäßig gezählt werden und mit dem Kassenbuch abgeglichen werden.
- Nicht vergessen werden darf die Aufzeichnung von privaten Einlagen oder Entnahmen. Gleiches gilt für Ein- oder Auszahlungen bei der Bank.
- Du darfst niemals einen eingetragenen Geschäftsvorfall nachträglich verändern oder gar unkenntlich machen.
- Als fehlerhaft gelten willkürliche Tagesfolgen ohne jegliche chronologische Reihenfolge im Kassenbuch. Zwischen den einzelnen Geschäftsvorfällen keine Leerzeilen sein.
Für die richtige Führung deines Kassenbuch Muster gehst du wie folgt vor:
- Im ersten Schritt musst du dir die Kassenbuch Vorlage entweder in Word oder Excel downloaden.
- Du fängst oben links an und trägst dort deinen Firmennamen, den Monat, das Jahr und die Seite ein.
- Von links oben gehst du nun im nächsten Schritt nach rechts oben. Dort wird der Anfangsbestand eingetragen.
- Gehe nun zur Tabelle und trage auf der linken Seite alle deine Einnahmen ein. Und auf der rechten Seite trägst du alle deine Ausgaben ein. Dies muss immer mit Belegnummer, mit dem aktuellen Datum, der Beschreibung des Geschäftsvorfalls und dem Betrag geschehen.
- Wenn alles eingetragen ist, erfolgt eine automatische Berechnung deines Kassenbestands. Dieser wird dir oben rechts angezeigt.
- Im folgenden Schritt musst du nun deine Artikel und die Dienstleistungen eingeben. Achte immer darauf, dass die Bezeichnung, die Menge, Einzelpreis und Gesamtpreis nicht vergessen werden. Außerdem ist es noch notwendig, dass du die Summe ohne Umsatzsteuer und den Rechnungsbetrag mit Umsatzsteuer in deinem Kassenbuch Muster angegeben werden.
- Hast du noch Vermerke, kannst du den Platz unter den Positionen dafür nutzen
- Am Ende findest du den Fußtext. Dort musst du nochmals alle deine Firmendaten inklusive der Kontaktdaten eintragen. Auch die Kontoverbindung von deinem Unternehmen sollte hier zu finden sein. Wichtig ist auch der Name des Geschäftsführers, auch wenn du das möglicherweise selbst bist.
- Im letzten Schritt kannst du nun das ausgefüllte Kassenbuch Muster ausdrucken oder dir als PDF-Datei speichern.
Kassenbuch Vorlage in Word oder Excel downloaden
Die Kassenbuch Vorlage ermöglicht es dir, mit nur wenigen Klicks deine täglichen Einnahmen und Ausgaben einzutragen. Die Kassenbuch Vorlage Word oder die Kassenbuchvorlage Excel kannst du nach dem Ausfüllen als PDF speichern oder ausdrucken. Selbstverständlich ist die Vorlage kostenlos und du kannst sie sofort nach dem Download nutzen. Du hast den Vorteil, dass du dein Tagesgeschäft damit schneller erledigen kannst und dir mehr Zeit für andere Aufgaben in deinem Unternehmen bleibt. Und das Finanzamt wird sich über so viel Ordnung freuen.
