Was ist die Kassenbuchführung?

Planst du, dein eigenes Business zu starten? Falls du deine Geschäfte nicht komplett online bzw. über den Versandweg abwickeln willst, hast du dann natürlich auch mit Bargeld zu tun. Je nachdem, in welchem Sektor du vor Ort tätig sein und wie viel du einnehmen bzw. umsetzen wirst, musst du aufgrund dieser Bargeldgeschäfte ein Kassenbuch führen.

Das Kassenbuch kurz definiert

Das Kassenbuch ist wie ein Konto aufgebaut und dokumentiert alle Bargeldgeschäfte deines Unternehmens. Darin hältst du sowohl sämtliche Einnahmen und Ausgaben als auch Entnahmen und Einzahlungen fest. Das Kassenbuch ist ein wichtiges Element der Buchhaltung, das auch in der Bilanz eine Rolle spielt.

Das Kassenbuch: Eine Einführung

Vielleicht bist du nun etwas genervt, weil ein neues Unternehmen doch sowieso schon viel organisatorische Arbeit bedeutet und du nicht noch mehr Buchführung bewältigen möchtest. Allerdings ist ein Kassenbuch für viele Unternehmen einfach Pflicht. Wenn du ein Unternehmen hast, das ein Kassenbuch führen muss, solltest du unbedingt mit absoluter Sorgfalt an die Sache herangehen. Denn die Gefährlichkeit von Kassenbüchern liegt in den ihnen zugrunde liegenden strengen gesetzlichen Vorgaben, die es dir abverlangen, bei deiner Buchhaltung eine Reihe von Regeln möglichst lückenlos zu befolgen.

Für jedes Geschäftsjahr und jede (Neben-)Kasse ist ein eigenes Kassenbuch zu führen. Die Rechtsgrundlagen für das Kassenbuch sind im Umsatzsteuergesetz (§ 22) und in der Abgabenordnung (§ 146) geregelt. Sollte der Kassenprüfer vom Finanzamt dein Kassenbuch aufgrund von formellen oder materiellen Fehlern als mangelhaft einstufen, wird das Konsequenzen für dich haben. In diesem Fall besteht die Möglichkeit, dass gemäß § 162 der Abgabenordnung eine Hinzuschätzung der Einnahmen durch das Finanzamt erfolgt – diese kann bis zu zehn Prozent betragen. Das würde bedeuten, dass auf dich als Unternehmer deutlich höhere Kosten und womöglich existentielle Nöte zukommen. Darüber hinaus kann ein schlecht geführtes Kassenbuch im schlimmsten Fall aber auch noch gravierendere Folgen wie etwa die Einleitung eines Strafverfahrens wegen des Verdachts auf Steuerhinterziehung nach sich ziehen.

Warum muss man ein Kassenbuch führen?

Grundsätzlich gilt: Du musst ein Kassenbuch führen, weil du als Unternehmer in Deutschland in vielen Fällen dazu verpflichtet bist. Darüber hinaus gibt es aber auch viele praktische Gründe, warum ein Kassenbuch Sinn macht:

Insbesondere für das Finanzamt stellt das Kassenbuch ein besonders wertvolles Utensil zum Nachvollziehen deiner mit Bargeld getätigten Transaktionen dar. Denn anders als bei virtuellen Zahlungen über das Bankkonto kann das Finanzamt bei Bargeschäften nicht auf die neutralen Angaben einer dritten Partei vertrauen, sondern muss deinen Angaben glauben. Und damit diese auch tatsächlich glaubwürdig sind, gilt es für dich, das Kassenbuch absolut akkurat und vollständig nach den gültigen Richtlinien zu führen.

Da die Nachweismöglichkeit bei Bargeschäften komplett in deinen Händen liegt, achtet das Finanzamt auch auf Details und reagiert bereits auf minimale Abweichungen mit Strafmaßnahmen. Achte also stets darauf, dein Kassenbuch sowohl materiell als auch formell korrekt zu führen!

Du als Unternehmer hast mit Hilfe von Kassenbüchern ebenfalls einen genauen Überblick über deine Einnahmen und Umsätze. Falls du Arbeitnehmer beschäftigst, dient dir das Kassenbuch außerdem als Kontrollinstrument – damit kannst du beispielsweise nachvollziehen, ob in deinem Unternehmen immer richtig abgerechnet worden ist. Auch deinem Steuerberater dient es als hilfreiche Übersicht über deine Finanzen.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

In der Abgabenordnung (AO) ist klar geregelt, wer ein Kassenbuch führen muss. Laut § 141 AO müssen die folgenden Unternehmen ein Kassenbuch vorweisen:

  • Firmen mit Handelsregistereintrag
  • Unternehmen, die zur doppelten Buchführung und Bilanzierung verpflichtet sind
  • Unternehmen, die nach Art und Umfang einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb erfordern
  • Unternehmen mit einem Jahresumsatz, der größer als 600.000 Euro bzw. mit einem Jahresgewinn, der größer als 60.000 Euro ist

Ausgenommen von dieser Pflicht sind Freiberufler wie beispielsweise Ärzte, Rechtsanwälte oder Journalisten sowie all jene Kleinunternehmer, die nicht unter die obigen Kategorien fallen. Diese müssen in der Regel lediglich eine Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) anfertigen. Lassen sich Freiberufler jedoch in den Handelsregister eintragen, sind auch sie zum Führen eines Kassenbuchs verpflichtet.

Zudem können die vorgenannten Berufsgruppen bzw. Unternehmen auch freiwillig ein Kassenbuch führen. Wer sich aus freiem Willen dazu entschließt, ein Kassenbuch zu führen, muss dann jedoch auch die gesetzlichen Vorgaben erfüllen.

Es herrscht Uneinigkeit darüber, ob es sinnvoll ist, ein freiwilliges Kassenbuch zu führen. Befürworter betonen, dass Kassenbücher mehr Übersicht und Ordnung in die täglichen Geschäfte bringen. Insbesondere Freiberuflern und Unternehmen mit vielen Bargeschäften und/oder Barzahlungen von hohen Summen könnte es als praktisches Instrument zur steten Protokollierung ihrer Einnahmen und Ausgaben sein – und dürfte auch später beim Finanzamt besser ankommen als eine Ansammlung von losen Belegen.

Daneben gibt es auch das Lager derjenigen, die das freiwillige Führen eines Kassenbuchs ablehnen. Als Grund dafür wird unter anderem die zeitaufwändige und nervenaufreibende Regelmäßigkeit genannt, mit der das Buch geführt werden muss. Wer es einmal angefangen hat, muss es auch konsequent weiterführen. Die Notwendigkeit der sorgfältigen Bearbeitung birgt ein weiteres, (potentiell) schwerwiegenderes Problem: Die Fehleranfälligkeit. Sollten sich tatsächlich Fehler in dein Kassenbuch einschleichen, könntest du dir dadurch schnell Probleme mit deinem Finanzamt einhandeln.

Es gilt also abzuwägen, ob es wirklich Sinn macht, ein Kassenbuch zu führen, wenn rein rechtlich keine Verpflichtung dazu besteht.

Tipps für ein ordnungsgemäßes Kassenbuch

Wenn du ein Kassenbuch führst, kannst du darin nicht einfach nach Lust und Laune Eintragungen vornehmen, sondern musst dich an genaue Vorgaben halten. Tatsächlich ist ein Kassenbuch formell wie ein Konto gehalten, in welchem du sämtliche Einnahmen und Ausgaben miteinander verrechnen und auch die jeweiligen Umsatzsteuersätze bedenken musst. Ein ordentlich geführtes Kassenbuch baut sich aus folgenden Elementen auf:

  • Angabe, um welche Art von Buchung es sich handelt (geschäftliche Einnahme oder Ausgabe bzw. private Einzahlung oder Entnahme)
  • Datum der Kassenbewegung
  • fortlaufende Belegnummer
  • Nettobetrag und Währung der Barentnahme oder -ausgabe
  • Umsatzsteuersatz in Prozent (7 oder 19 %)
  • Höhe der Umsatzsteuer als absoluter Betrag
  • Buchungstext, der erklärt, um was für eine Transaktion es sich handelt (beispielsweise „Briefumschläge“ oder „Geschäftsessen“)
  • aktualisierter Bestand der Kasse (Saldo)

Wichtig ist: Der im Kassenbuch ausgewiesene Bestand muss immer mit dem tatsächlichen Bestand innerhalb der Kasse übereinstimmen. Kommt ein Kassenprüfer bei dir vorbei, sollte er in deiner Kasse also unbedingt das vorfinden, was du in deinem Kassenbuch ausgewiesen hast.

Um dies zu gewährleisten, solltest du den Inhalt deiner Kasse am Ende eines jeden Geschäfttages nachzählen. Wenn du sowieso gerade dabei bist, kann es auch nicht schaden, wenn du ein Zählprotokoll erstellst.

Das Zählprotokoll

Zwar ist das Zählprotokoll für dich als Unternehmer nicht verpflichtend und wird weder vom HGB noch vom AO vorgeschrieben. Dennoch kann es nicht schaden, eins zu erstellen. Denn zum einen hast du damit die bestmögliche Kontrolle über deine täglichen Geschäftsfinanzen. Und zum anderen verfügst du mit fortlaufenden Zählprotokollen über schriftliche Nachweise für das Finanzamt und kannst mit diesen dokumentieren, dass du deine Bargeschäfte mit großer Sorgfalt erledigst.

Ein Zählprotokoll könnte zum Beispiel so aussehen:

Kassenzählprotokoll

Datum: 10.05.2018

 

als Anlage zum Kassenbericht Nr. 130

 

Wert in € Anzahl Summe in €
500 0 0
200 0 0
100 1 100
50 4 200
20 10 200
10 24 240
5 52 260
2 10 20
1 12 12
0,5 20 10
0,2 10 2
0,1 34 3,40
0,05 44 2,22
0,02 30 0,60
0,01 10 0,1

 

———————————————-

Gesamtsumme:    1050,30 €

 

Unterschrift:

———————————————-

 

Das Kassenzählprotokoll ist von demjenigen zu unterschreiben, der das Geld gezählt hat. Wenn das Geld von mehreren Personen gezählt worden ist, sollten alle unterschreiben, die an der Zählung teilgenommen haben.

Der Kassenbericht

Der korrekte Kassenbestand ist zum einen mittels Nachzählen feststellbar. Darüber hinaus lässt sich dieser auf Basis des Kassenbuchs aber auch rechnerisch ermitteln. Wenn du dich für das Führen einer offenen Ladenkasse entscheidest, ist ein rechnerischer Kassenbericht sogar Pflicht (während bei elektronischen Registrierkassen dieser Bericht meist durch den Tagesendsummenbon, auch als „Z-Bon“ bekannt, ersetzt wird). Den Kassenbericht solltest du jeden Tag nach Geschäftsschluss erstellen und fortlaufend nummerieren. Hierzu gehst du wie folgt vor:

Zunächst den aktuellen Kassenbestand durch Auszählen ermitteln, dann

(-) den Kassenbestand vom Vortag abziehen,

(-) die Bareinlagen abziehen,

(+) die Ausgaben addieren,

(+) die Barentnahmen addieren

= Tageseinnahmen.

Diese Variante, die Tageseinnahmen zu errechnen, nennt man die „retrograde Methode“. Die dabei ermittelte Summe, die man auch „Tageslosung“ nennt, ist ins Kassenbuch einzutragen.

Bei elektronischen Registrierkassen gilt – wie bereits erwähnt – der Tagesendsummenbon, der sogenannte „Z-Bon“, als Äquivalent zum Kassenbericht. Achte darauf, dass er folgende Angaben enthält:

  • Name des Unternehmens
  • Uhrzeit des Abrufs
  • Tagesdatum
  • Tagessumme
  • Kundenkennzahl
  • Auflistung aller Stornierungen und Buchungen
  • Zahlungswege (Bargeld, Kreditkarte, Scheck)
  • Fortlaufende Nummer des Z-Zählers

Die auf dem Tagesendsummenbon ausgewiesene Summe musst du in dein Kassenbuch übertragen. Es genügt nicht, nur den Bon aufzubewahren. Apropos aufbewahren: Bedenke, dass der Bon viele Jahre lang gelagert werden muss. Falls du Zweifel an der Haltbarkeit des Drucks hast, solltest du dir für den Fall der Fälle eine Kopie anfertigen.

Damit der Prüfer stets schnellen Zugriff auf das System hat und Manipulationen daran ausschließen kann, solltest du außerdem sämtliche Betriebsanleitungen, Manuals und Wartungsprotokolle in Griffnähe der Registrierkasse aufbewahren.

Belege

Es ist essentiell, dass du jede einzelne Buchung deines Kassenbuches durch einen Beleg beweisen kannst. Egal ob du Geld bei Warenverkäufen einnimmst, ein paar Münzen für den Kauf von Briefmarken oder Umschlägen aus der Kasse nimmst oder aber Einzahlungen von deinem Bankkonto vornimmst – jede einzelne Transaktion musst du eindeutig belegen bzw. dokumentieren.

Die Belege sind direkt im Kassenbuch aufzubewahren, so dass ein Kassenprüfer sie im Bedarfsfall sofort zur Hand hat. Auch wenn es sich bei einer Transaktion „nur“ um eine private Entnahme oder Einzahlung handelt, musst du dafür einen formellen Beleg erstellen und diesen in deinem Kassenbuch aufbewahren.

Solltest du über Belege verfügen, die sich nicht über einen längeren Zeitraum lagern lassen und Gefahr laufen, nach und nach zu verblassen, solltest du diese unbedingt kopieren und die Kopien ebenfalls ins Kassenbuch legen.

Wenn du dein Kassenbuch digital per PC-Programm oder Online-Tool führst, ist es anzuraten, dass du sämtliche Belege, die bei deinen Bargeschäften anfallen, einscannst und abspeicherst.

Korrekturen

Ferner ist unbedingt zu beachten, dass ein Kassenbuch absichtlich nicht nachträglich verändert werden darf. In handschriftlich geführten Büchern solltest du deshalb auch auf keinen Fall Leerzeilen zwischen den einzelnen Eintragungen lassen. Sind dort Leerzeilen zu finden, kann der Prüfer diese als Formfehler werten und deine Buchführung verwerfen oder sie schlimmstenfalls sogar als Betrugsversuch auslegen und ein Verfahren gegen dich einleiten.

Falls du dich aber versehentlich verschrieben hast und deshalb eine Korrektur an deinen Eintragungen vornehmen musst, ist diese eindeutig als solche kenntlich zu machen. Du darfst die fehlerhafte Passage aber nicht gänzlich schwärzen oder entfernen, sondern musst sie in einer Weise als falsch kennzeichnen, in der sie lesbar bleibt, und der dazu passende Korrektureintrag nachvollziehbar und schnell ersichtlich ist. Also: Streich den falschen Eintrag sauber durch und setze den korrekten Eintrag dahinter.

Typische Fehler

Du kannst dir sicher vorstellen, dass ein streng reglementiertes Instrument der Buchhaltung wie das Kassenbuch einige Fallen birgt. Die IHK München hat zu diesem Thema eine Liste mit Tipps veröffentlicht. Demzufolge solltest du unter anderem berücksichtigen:

  • Zu jeder Buchung gehört ein Beleg!
  • Führe deine Kassenaufzeichnungen so aus, dass der Sollbestand jederzeit mit dem Ist-Bestand in der Kasse verglichen werden kann.
  • Zähle regelmäßig deine Kasse nach, um Unstimmigkeiten schnell aufspüren und klären zu können!
  • Ein Kassenstand kann niemals negativ sein – hier muss ein Fehler vorliegen! (Denn eine Kasse kann nie leerer als leer sein.)
  • Solltest du Geldverschiebungen zwischen deiner Kasse und deiner Bank vornehmen, so musst du diese unbedingt per Beleg festhalten!
  • Auch Privatentnahmen und -einlagen musst du täglich aufzeichnen.
  • Private Vorverauslagungen und deren Erstattung aus der Kasse sind als Ausgabe zu buchen (das anzugebende Datum ist das Datum der Auszahlung aus der Kasse).
  • Verändere Eintragungen nicht nachträglich und mach sie nicht unkenntlich – wenn Eintragungen fehlerhaft sind, dann streiche sie sauber durch und führe die Änderung durch, indem du einen weiteren Eintrag einfügst!
  • Halte die korrekte Reihenfolge der Tage ein! Deshalb ist es wichtig, dass du deine Einträge zeitnah und täglich vornimmst.
  • Lass keine Leerzeilen zwischen den Eintragungen! Anderenfalls könnte man dir sonst vorwerfen, dass du deine Bilanz nachträglich schönen wolltest, was dir negative Folgen bringen kann.

Darüber hinaus solltest du auch diese Punkte beachten:

  • Nimm keine Eintragungen mit Bleistift vor, sondern verwende permanent schreibende Stifte wie zum Beispiel Kugelschreiber!
  • Solltest du Nebenkassen verwenden, musst du deren Kassenbeträge in jeweils eigenen Nebenkassenbüchern festhalten!
  • Ferner darfst du dein Kassenbuch nicht nur rechnerisch führen. Das heißt: Du musst es regelmäßig – und zwar spätestens am Ende eines jeden Geschäftstages beim Erstellen eines Kassenberichts bzw. eines Zählprotokolls – durchzählen, um so früh wie möglich auf Unstimmigkeiten stoßen zu können. (Kassenprüfer bemerken eine rein rechnerische Kassenbuchführung beispielsweise daran, dass sich Kassenfehlbeträge ergeben oder sie auf fehlende Zählprotokolle stoßen.)
  • Wenn du über eine elektronische Kasse verfügst, genügt es nicht, nur die „Z-Bons“ aufzubewahren. Die dort ausgewiesenen Summen müssen ordnungsgemäß ins Kassenbuch übertragen werden.
  • Misstrauen erwecken ferner doppelte Belege, die aber nur einmal abgerechnet worden sind sowie ein Beleg, der nur einmal vorhanden ist, aber doppelt im Saldo erscheint.
  • Ebenfalls alarmierend für Prüfer ist es, wenn immer runde Kassenbestände, für längere Zeit keine Kassenfehlbeträge oder etwa einen Monat lang keine Stornierungen im Buch auftreten sowie wenn die Kassenbestände über einen längeren Zeitraum sehr hoch ausfallen.

Ferner weist die Steuerkanzlei Gaby München in ihrem Merkblatt zum Thema darauf hin, dass unter anderem die folgenden Mängel immer wieder in Kassenbüchern vorkommen:

  • Nutzung eines progressiven Kassenberichts (gilt als formeller Mangel und kann zu Zweifeln an der sachlichen Richtigkeit der Gewinnermittlung führen)
  • Einheitliches Schriftbild (legt die Vermutung nahe, dass die Kassenberichte nachträglich und „in einem Rutsch“ erstellt wurden)
  • Glatte €-Beträge (dies könnte zum Beispiel so ausgelegt werden, dass man Beträge auf- oder abgerundet hat, weil man es sich beim Rechnen besonders einfach machen wollte)
  • Entnahmen und Einlagen werden nur einmal monatlich ohne Beleg festgehalten
  • Kassenberichte fehlen

Gesetzliche Anforderungen bei der Kassenbuchführung

Am besten hältst du dich von Anfang an strikt an die Anforderungen des Gesetzes und führst dein Kassenbuch akkurat – dann bist du bestmöglich gewappnet, um in keine der vorbeschriebenen Fallen zu tappen.

Insbesondere die folgenden Vorschriften gilt es zu beachten, um ein ordnungsgemäßes Kassenbuch zu führen:

Vollständigkeit und Chronologie (§ 239 Abs. 2 HGB)

Achte beim Ausfüllen deines Kassenbuchs stets darauf, dass du keinen Umsatz vergisst. Außerdem ist es wichtig, dass du die korrekten Daten sowohl chronologisch korrekt als auch lesbar und übersichtlich einträgst. Das Handelsgesetzbuch fasst es in folgende Worte: „Die Eintragungen in Büchern und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden.“

Aufbewahrungspflicht für 10 Jahre (§ 257 Abs. 1 + 4 + 5 HGB)

Sowohl deine Kassenbücher als auch deine Rechnungen und Belege musst du 10 Jahre lang aufbewahren. Sollten sich unter deinen Belegen solche befinden, die auf Thermopapier gedruckt sind, musst du dir davon Kopien anfertigen, damit du sie über die gesamte Aufbewahrungspflicht vorzeigen kannst. Führst du deine Geschäfte digital, solltest du deine Belege einscannen, abspeichern und zusätzlich auf externen Datenträgern sichern.

Laut Handelsgesetzbuch beginnt die Aufbewahrungsfrist „mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt, der Einzelabschluss nach § 325 Abs. 2a oder der Konzernabschluss aufgestellt, der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist“.

Zeitnahe Bearbeitung (§ 146 Abs. 1 AO)

Lass nicht zu viel Zeit vergehen, bis du deine Umsätze in deinem Kassenbuch einträgst. Denn in der Abgabenordnung ist klar formuliert: „Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten.“

Verständlichkeit (§ 145 AO)

Führe dein Kassenbuch ordentlich und achte auch auf eine akkurate Sortierung der Belege. Denn laut § 145 Absatz 1 der Abgabenverordnung (AO) gilt: „Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.“

In deutscher Sprache (§ 146 Abs. 3 AO)

Ferner wird verlangt, dass du deine Eintragungen in deutscher Sprache vornimmst. In der Abgabenordnung heißt es: „Wird eine andere als die deutsche Sprache verwendet, so kann die Finanzbehörde Übersetzungen verlangen.“

Außerdem gilt: Wenn du Abkürzungen oder Symbole verwendest, muss deren Bedeutung klar ersichtlich sein.

Keine Buchung ohne Beleg (§ 238 Abs. 2 HGB)

Sei stets darauf bedacht, Belege zu erstellen und aufzubewahren. Das Handelsgesetzbuch formuliert es wie folgt: „Der Kaufmann ist verpflichtet, eine mit der Urschrift übereinstimmende Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe (Kopie, Abdruck, Abschrift oder sonstige Wiedergabe des Wortlauts auf einem Schrift-, Bild- oder anderen Datenträger) zurückzubehalten.“

Revisionssicherheit (§ 146 Abs. 4 AO)

Kassenbücher dürfen nicht nachträglich verändert werden und müssen deshalb von vornherein so angelegt sein, dass sie revisionssicher sind. Die Abgabenordnung fasst es so in Worte: „Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.“

Einzelaufzeichnungspflicht (§ 146 Abs. 1 AO)

Generell gilt: Du musst alle Buchungen einzeln in deinem Kassenbuch erfassen. Wenn du allerdings Waren an eine Vielzahl von Personen ausgibst, gelten Einzelaufzeichnungen als unzumutbar – dann entfällt die Einzelaufzeichnungspflicht. Anders sieht es aus, wenn du eine elektronische Registrierkasse verwendest, denn in dem Fall übernimmt diese die Einzelaufzeichnungen für dich. Die Abgabenordnung hält die Vorschrift mit diesen Worten fest: „Die Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. […] Die Pflicht zur Einzelaufzeichnung nach Satz 1 besteht aus Zumutbarkeitsgründen bei Verkauf von Waren an eine Vielzahl von nicht bekannten Personen gegen Barzahlung nicht. Das gilt nicht, wenn der Steuerpflichtige ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a verwendet.“

Kassenbuch als Bilanzposten (Aktivseite UV)

Dein Kassenbuch ist nicht nur ein elementarer Bestandteil der alltäglichen Buchführung, sondern auch für deine Bilanz wichtig. Den Endbestand deines Kassenbuches, also den Saldo, musst du hier gemäß § 266 Abs. 2 B HGB auf der Aktivseite UV im Umlaufvermögen als Aktivposten ausweisen.

Beispiel für ein Kassenbuch

Für Kleinstbetriebe mit offenen Kassen bietet sich vor allem die Führung eines vergleichsweise günstigen handschriftlichen Kassenbuchs an. Dieses kannst du fertig gebunden im Einzelhandel kaufen. Achte dabei aber auf die geforderten Prinzipien der Vollständigkeit und Chronologie, sprich: Füll es stets zeitnah, sehr genau, ordentlich und immer direkt untereinander ohne Leerzeilen aus. Denn solltest du dir grobe Schreibfehler oder vertauschte Tage erlauben, musst du der Übersichtlichkeit wegen ein neues Kassenbuch beginnen – was nur Kosten aufwirft sowie Zeit und Nerven raubt.

Verwende am besten ein Buch mit Durchschlag. So verfügst du immer über eine Kopie der Eintragungen, die du in deinen Unterlagen abheften kannst, während das Original fest gebunden im Kassenbuch verbleibt und dort jederzeit für den Prüfer auffindbar ist.

Theoretisch kannst du auch leere Excel-Vorlage ausdrucken und diese wie ein gekauftes Kassenbuch manuell ausfüllen. Dabei handelt es sich dann streng genommen um Kassenblätter, die in einem Verbund ebenfalls als Kassenbuch fungieren können. Ob dein Finanzamt dieses Vorgehen tatsächlich akzeptiert, solltest du unbedingt im Vorfeld abklären!

Sieh aber besser davon ab, Excel-Formulare am PC auszufüllen und danach erst auszudrucken. Solche am Computer erstellten Kassenbücher mögen auf den ersten Blick ordentlicher und ästhetischer aussehen, werden vom Prüfer in der Regel aber nicht akzeptiert. Der Grund liegt auf der Hand: Excel-Dateien sind, solange sie bearbeitet werden, jederzeit veränderbar. Diese Änderungen sind aber nicht im Detail nachvollziehbar – dementsprechend sind komplett am PC erstellte Excel-Formulare nicht revisionssicher.

Kannst du dir noch nicht so recht vorstellen, wie ein Kassenbuch aufgebaut ist? Ein grobes Beispiel dafür, wie ein handschriftlich geführtes Kassenbuch strukturiert sein könnte, siehst du hier:

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Kassenbuch

Anfangsbestand: 501,22 €

 

Datum Belegnummer Buchungstext Einnahmen brutto € Ausgaben brutto € Steuersatz enthaltene Steuer Kassenbestand
20.01.2018 Bon 123 Router 69,99 € 19 % 13,30 € 571,21 €
20.01.2018 Bon 124 Privatentnahme 50,00 € 0 % 521,21 €
20.01.2018 Bon 125 Kabel 3,99 € 19 % 0,76 € 525,20 €
20.01.2018 Bon 126 Briefmarken 7,00 € 0 % 518,20 €
20.01.2018 Bon 127 USB-Stick 12,99 € 19 % 2,47 € 531,19 €

Endbestand: 531,19 €

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Möglichkeiten zur elektronischen Kassenbuchführung

Natürlich muss heutzutage niemand mehr mit Blättern hantieren und mühsame Handeintragungen vornehmen. Wenn dir der Sinn eher nach elektronischen Hilfen für die Erstellung deiner Kassenbücher steht, hast du verschiedene Möglichkeiten.

Elektronische Registrierkassen

Elektronische Registrierkassen sind insbesondere für große Unternehmen mit vielen einzelnen Umsätzen das Mittel der Wahl. Die modernen Maschinen speichern z. B. die verkauften Einzelposten, so dass du ihre Tageslosung als Kassenbericht für dein Kassenbuch verwenden kann. Jedoch ist nicht jede elektronische Registrierkasse tatsächlich dafür gerüstet, den hohen Anforderungen der Prüfer gerecht zu werden. Wichtig ist, dass die Maschine die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz: GoBD, erfüllt. Deshalb solltest du dich im Vorfeld einer Anschaffung erkundigen, ob das von dir favorisierte Exemplar tatsächlich allen gesetzlichen Anforderungen entspricht, also beispielsweise revisionssicher ist und Einzelumsätze mindestens zehn Jahre lang speichern kann.

Ferner ist es wichtig, dass du stets alle wichtigen Unterlagen zu deinem System griffbereit hast und zeitnah alle nötigen Updates aufspielst.

Falls du keine elektronische Registrierkasse verwenden willst, du aber dennoch den Komfort von Technik magst, sind vielleicht auch folgende Optionen für dich interessant:

Online-Tools

Da gäbe es zum Beispiel die Online-Tools, mit deren Hilfe du auf besonders komfortable Weise deine Bücher instand halten kannst. Diese basieren auf einer Cloud, was bedeutet, dass du ortsunabhängig von jedem beliebigen PC aus darauf zugreifen kannst. Natürlich heißt das aber auch, dass du jederzeit Onlinezugriff benötigst, um deine Online-Kassenbücher nutzen zu können. Falls du keine Verbindung hast, sieht es für deine Buchführung entsprechend schlecht aus. Darüber hinaus bergen Online-Tools die Gefahr, dass bei ihnen der Datenschutz nicht immer gewährleistet ist. Damit du in keine Fallen tappst, solltest du vorher abwägen, ob du jederzeit für eine intakte Internetverbindung sorgen kannst und sicherstellen, dass der von dir erwählte Anbieter über ausreichenden Datenschutz verfügt. Ferner musst du natürlich vorab in Erfahrung bringen, ob das von dir favorisierte Online-Tool GoBD-konform ist und von deiner Finanzbehörde akzeptiert wird.

Buchhaltungssoftware

Buchhaltungssoftware gibt es sowohl in Gestalt von Bezahlversionen als auch in Form von kostenloser Freeware. GoBD-konform sind insbesondere die eher kostenaufwändigen Varianten. Vereinzelt gibt es aber auch kostenlose Software, welche die Normen der Behörden erfüllt. Allerdings solltest du im Vorfeld unbedingt abklären, ob auch die von dir ausgesuchte Software tatsächlich alle Vorgaben der gesetzlichen Richtlinien erfüllt.

Am Computer geführte Kassenbücher sind komfortabel. Die Bequemlichkeit ist unter anderem darauf zurückzuführen, dass gute Software sich wiederkehrende Posten merken sowie Rechenaufgaben automatisch ausführen kann. Ein Nachteil sind sicherlich vor allem die Kosten, welche die besonders leistungsfähigen Programme aufwerfen.

Überlege dir deshalb im Vorfeld, ob du eventuelle laufende Monatsgebühren stemmen kannst (und willst) oder ob eine kostenlose (mitunter etwas kompliziertere) Freeware-Variante nicht die bessere Option für dich und dein Business wäre. Und kläre im Vorfeld ab, ob deine Wahl vom Finanzamt akzeptiert wird!

Kurzes Fazit

Vielleicht bist du nun erschreckt darüber, dass ein neues Business mit Bargeschäften auch direkt komplizierte Buchhaltungselemente wie das Kassenbuch und den Kassenbericht mit sich bringt. Doch verzage nicht und lass dich dadurch nicht von deinem Traum abbringen. Sei einfach von Anfang an sehr genau mit deiner Buchführung – trage akkurat jede Transaktion ein, halt dich an alle Vorgaben und wache mit Argusaugen über deine Belege. Du wirst sehen: Nach wenigen Wochen wird dieses zunächst recht umständlich ansinnende Vorgehen zur Routine, die zwar etwas zeitaufwändig, aber grundsätzlich simpel durchzuführen ist. Werde dann aber nicht nachlässig, sondern bearbeite dein Kassenbuch weiterhin stets zeitnah und ordentlich.

Darüber hinaus ermöglicht ein Kassenbuch dir selbst einen guten Überblick über deine Bargeschäfte und kann auch deinem Steuerberater als ein wertvolles Utensil dienlich sein.

Wenn du alle Regeln beachtest und dich fortlaufend auf dem neusten Stand der Anforderungen hältst, hast du gute Karten, anstandslos durch die nächste Betriebsprüfung zu kommen. Wenn du dir allerdings unsicher bist und Fragen zu konkreten Vorgehensweisen hast, solltest du nicht zögern, deinen Steuerberater bzw. dein Finanzamt anzusprechen.