Mahnung Vorlage Für Word & Excel

Eine Mahnung ist eine ganz konkrete Aufforderung an den Schuldner, die noch fällige Leistung zu erbringen. Ein lapidares „Sie schulden mir noch Geld“ ist zu unspezifisch.

Gleichzeitig setzt du den Kunden bzw. Schuldner mit damit in Verzug. Dieses Vorgehen ist erforderlich, wenn eine Rechnung nicht innerhalb der von dir festgeschriebenen Frist beglichen wurde. Bleibt die Zahlung weiterhin aus, kannst du mit Hilfe des Mahnverfahrens eine Maßnahme ergreifen, um die Bezahlung schneller in die Wege zu leiten, da gleichzeitig Mahngebühren anfallen. Die Mahnung wird auch Reminder oder Zahlungserinnerung genannt.

Du darfst übrigens nur dann mahnen, wenn du tatsächlich noch einen fälligen Anspruch an den Schuldner hast. Daher ist es wichtig, dass du mit deinen Buchungen vor einem Mahnlauf immer auf dem Laufenden bist.

Bei jeder Vereinbarung oder Rechnung ist ein kalendermäßig bestimmtes Zahlungsziel anzugeben. Wird das nicht eingehalten, dann befindet sich der Schuldner im Verzug (§ 286 (2) BGB). Ansonsten musst du eine Mahnung senden, um den Schuldner damit in Verzug zu setzen (§ 286 (1) BGB).

Abgesehen davon musst du aber nicht am Tag nach dem überschrittenen Zahlungsziel eine Mahnung absenden. Denn in jeder Firma gibt es mehrere Kunden, deren Zahlungseingänge überprüft werden müssen. Und dementsprechend wird meist nur alle zwei Wochen oder einmal im Monat gemahnt. Welche Termine ein Betrieb nutzt, ist immer individuell. Dafür gibt es keine verbindliche Regelung.

Grundsätzlich gibt es für eine Mahnung keine formalen Vorgaben. Damit steht dir frei, wie du sie formulierst. Um deiner Forderung Wirkung zu verleihen, solltest du die schriftliche Form dennoch der mündlichen vorziehen. Damit dein Kunde direkt erkennen kann, dass es sich beim vorliegenden Dokument um eine Mahnung handelt, solltest du beim Schreiben darauf achten, dass die diese Zahlungserinnerung nach dem Fälligkeitsdatum erfolgt.

In der Regel wird die erste Mahnung zwar höflich formuliert, da es aus Versehen zu einem Ausbleiben der Zahlung gekommen sein kann. Allerdings sollte ein klarer Hinweis auf die Zahlungsverpflichtung beziehungsweise den konkreten Zahlungsverzug deines Kunden vorhanden sein. Sind weitere Mahnungen von Nöten, darf deine Formulierung durchaus direkter und dringlicher ausfallen. Geht man von einem dreistufigen Mahnvorgang aus, weist das erste Mahnschreiben freundlich auf die ausstehende Zahlung hin und die zweite wird im Wortlaut schärfer formuliert. Bei der dritten solltest du eine konkrete und strenge Wortwahl anwenden, um deine Forderung und weitere rechtliche Schritte zu verdeutlichen.

Da ein Mahnvorgang in drei Stufen sehr viel Zeit in Anspruch nimmt, liegt es an dir und der jeweiligen Situation bezüglich deines Kunden, wie du beim Mahnen vorgehst. Entweder du räumst dem Kunden höflicherweise die Zeit ein, um die ausgebliebene Zahlung zu begleichen oder du leitest nach dem ersten Mahnschreiben direkt weitere Schritte ein, sollte die Zahlung weiterhin ausbleiben.

Folgende Angaben sollte ein Mahnschreiben enthalten

• Benennung bzw. Kennzeichnung als Mahnung oder Zahlungserinnerung, damit dein Kunde weiß, worum es sich handelt
• Vollständiger Name und Anschrift deines Unternehmens, also des Gläubigers
• Vollständiger Name und Anschrift deines Kunden, also des Schuldners
• Forderungsgrund, also Bezug auf ursprüngliche Rechnung mit Fälligkeitsdatum, Kundennummer, Rechnungsdatum und Rechnungsnummer, damit dein Kunde weiß, worauf du dich beziehst
• Hinweis auf den ausgebliebenen fristgemäßen Zahlungseingang, den damit eingetretenen Zahlungsverzug sowie den damit einhergehenden Folgen des Verzugs
• Höhe der ausstehenden Forderung bzw. den Rechnungsbetrag
• Höhe der Mahngebühren, falls du diese erhebst
• Festlegung eines konkreten Datums als neues Zahlungsziel
• Bei Verzugszinsen musst du begründen können, warum du diese geltend machst, wie sich der Zinssatz berechnet und um welchen Zeitraum es geht
• Angeben zur Umsatzsteuerpflicht, Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID deines Kunden
• Deine Bankdaten, damit der Kunde weiß, wohin er das Geld überweisen muss

Mit einer Zahlungserinnerung wird der Kunde zunächst ganz höflich darauf aufmerksam gemacht, dass eine Rechnung noch nicht beglichen wurde. Dieses freundliche Anschreiben ist aber in der Tat nur eine Erinnerung, denn es zieht keine Rechtsfolgen nach sich.

Darin liegt auch der Hauptunterschied zur Mahnung. Mit der Mahnung wird der Schuldner offiziell in Zahlungsverzug gesetzt und ab diesem Zeitpunkt schuldet er dem Gläubiger auch Verzugszinsen. Dazu kommen auch die Kosten für die Beauftragung eines Anwalts oder Inkassounternehmens sowie weitere Mahn- und Gerichtskosten. Wenn es wirklich zu einem Gerichtsverfahren kommt, dann werden alle entstandenen Kosten als Nebenforderungen eingebracht und der Schuldner hat sie am Ende ebenfalls zu übernehmen.

Die Vorteile der Nutzung eines Zahlungserinnerungs Musters sowie einer Mahnschreiben Vorlage liegen ganz klar auf der Hand. Denn es müssen in dem Fall mindestens drei Schreiben vorbereiten werden. Alle individuell im Einzelfall neu aufzusetzen, nimmt viel zu viel Zeit in Anspruch. Da ist es einfacher, entsprechende Vorlagen zu erstellen, die immer wieder verwendet werden können.

Unser Zahlungsaufforderungs Muster ist dafür ideal. Denn das kannst du entsprechend individuell abändern und abspeichern. Daraus lassen sich sogar noch verschärfte Varianten für weitere Mahnungen erstellen. Dazu kommt, dass bei einem vorliegenden Mahnung Muster konkret alle Pflichtangaben bereits enthalten sind und somit rechtlich nichts schiefgehen kann.

Nachteilig ist, dass du dennoch einen gewissen Zeitaufwand hast, um die notwendigen Pflichtangaben auszufüllen.

Wenn du zum Mahnung schreiben ein Muster benutzt, gibt es dafür verschiedene Quellen im Internet. Bevor du dich für eines entscheidest, solltest du sicher sein, dass es von einer renommierten Firma angeboten wird. Du könntest sonst später rechtliche Probleme bekommen, wenn es nicht gut recherchiert und sorgfältig zusammengestellt wurde. Diesbezüglich bist du  mit unserer Mahnungs Vorlage auf der sicheren Seite.

Beim Mahnung schreiben mit Vorlage ist aber auch zu berücksichtigen, dass der Stand dieser Vorlage sich nicht verändert. Die rechtliche Situation könnte sich aber sehr wohl ändern. Eine einmal heruntergeladene Vorlage kann also nicht ewig verwendet werden, du solltest sie gelegentlich prüfen und aktualisieren. Wir kümmern uns bei unseren Vorlagen darum, dass sie stets auf dem neusten Stand sind!

Außerdem kann es passieren, dass du in der Vorlage noch versehentlich alte Daten (alte Rechnungsnr., altes Datum) von einer anderen Mahnung stehen lässt. Somit bekommt der Kunde eine falsche Mahnung, die dann keine Rechtswirkung hat.

Hinzu kommt, dass eine Word oder Excel Vorlage nicht GoBD-konform ist und vom Finanzamt nicht akzeptiert wird.

Du kannst mit Word oder Excel arbeiten und zunächst nach dem Download deine eigenen Firmendaten, dein Logo und die Adressdaten des Schuldners eintragen. Vergiss nicht, einen Ansprechpartner anzugeben, an den sich der Kunde wenden kann, wenn er Rückfragen zur Mahnung hat. In der Fußzeile des Schreibens (das wie dein Kopfbogen aussehen sollte), kommen noch alle weiteren Firmendaten inklusive Bankverbindung, Umsatzsteuer-Ident.Nr. und Name des Geschäftsführers.

Danach musst du folgende Felder sorgfältig ausfüllen:

• Datum der Zahlungserinnerung oder Mahnung.
• Rechnungsnummer der offenen Rechnung sowie das Rechnungsdatum dieser Rechnung.
• Lieferdatum der betreffenden Ware oder Dienstleistung.
• Wenn du mit Kundennummern arbeitest, dann füge auch die Kundennummer ein.
• Wichtig ist die Info, um die wievielte Mahnung es sich handelt.
• Dann folgt ein Text, der die neue Bezahlfrist plus die Bitte um Bezahlung enthält.
• Führe die gelieferten Artikel/die Dienstleistung nochmals exakt auf mit Menge, Preis, Gesamtbetrag und enthaltenem Steuerbetrag.
• Ganz unten ist Platz für die Unterschrift.

Nun kannst du die ausgefüllte Vorlage speichern, drucken oder als pdf per E-Mail an den Schuldner senden.

Wir bieten dir ein rechtlich sicheres und individuell veränderbares Zahlungsaufforderungs Muster, das du kostenlos downloaden und sofort verwenden kannst. Hier kannst du leicht deine Firmendaten einfügen und beinahe intuitiv damit arbeiten. Dennoch findest du nachfolgend noch eine Anleitung zum Ausfüllen: