unsere kostenlose Quittungsvorlage für Word oder Excel
Immer dann, wenn Waren übergeben oder Dienstleistungen ausgeführt werden, werden als Nachweis Quittungen ausgestellt. Solche Quittungen sind für Privatpersonen und Unternehmen gleichermaßen von Bedeutung, dienen sie doch in steuerrechtlicher Hinsicht als Nachweise für die Finanzbehörden.
Mit einer Buchhaltungssoftware kannst du Quittungen ganz einfach verwalten und ablegen!
Bei einer Quittung handelt es sich um eine schriftlich formulierte Empfangsbestätigung für den Erhalt einer Leistung. Eine Quittung hat den Status einer Privaturkunde, welche laut § 416 ZPO (Zivilprozessordnung) der Beweis dafür ist, dass die Inhalte der Quittung von ihrem Aussteller stammen. Wenn du eine Quittung Vorlage nutzt, kannst du einfach und schnell eine Quittung erstellen und sichergehen, dass alle Pflichtangaben enthalten sind.
Hinweis: Die Bezeichnung Quittung lässt sich auf das Adjektiv „quitt“ zurückführen, das wiederum vom altfranzösischen „quite“ = „ungebunden“ oder „frei“ stammt. Mit einer Quittung wird also sozusagen das „quitt sein“, also „frei sein“ zweier Parteien von erbrachten Leistungen ausgedrückt.
Quittungen dienen beiden Parteien als Beleg. Sie ermöglichen es dir als Verkäufer bzw. Dienstleister nachzuweisen, dass du die dazugehörige Forderung erfüllt hast, welche das Resultat aus dem gegenseitigen Schuldverhältnis ist. Quittungen sind vor allem dann sinnvoll, wenn ein Betrag bar bezahlt wird. Dann ersetzt die Quittung den Kontoauszug, der bei einer Überweisung als Beleg dienen könnte.
Du kannst eine Quittung entweder unter Verwendung von Quittungsvorlagen aus dem Internet erstellen, einen Quittungsblock nutzen oder die Pflichtangaben auf einem einfachen Blatt Papier notieren. Du und auch der Empfänger der Quittung erhaltet je ein Exemplar. Am einfachsten ist die Erstellung von mehreren Exemplaren mithilfe einer Quittung Vorlage zum Ausdrucken. Verwendest du einen Quittungsblock, dann wird die Quittung beim Ausfüllen automatisch durchgeschrieben, sodass du das Original an den Empfänger weiterreichen kannst, während du den Durchschlag behältst. Benutzt du ein Blatt Papier, musst du die Quittung leider zweimal schreiben.
Wenn du eine Quittung ausstellst, dann muss sie unbedingt vollständig sein. Fehlen nämlich eigentlich vorgeschriebene Angaben, kann dies zu Problemen bei der Buchführung führen. Besonders sorgfältig solltest du bei den Angaben zur Umsatzsteuer sein. Fehler können dir große Schwierigkeiten bereiten, weil du dann den Vorsteuerabzug riskierst.
Wichtiger Hinweis: Weist eine deiner Quittungen Umsatzsteuer aus, obwohl du diese überhaupt nicht erheben darfst, schneidest du dir sozusagen ins eigene Fleisch, denn in diesem Fall musst du die auf der Quittung ausgewiesene Umsatzsteuer auch dem Finanzamt erstatten, allerdings hast du trotzdem nicht das Recht zum Vorsteuerabzug, wodurch dir ein finanzieller Nachteil entsteht. Damit eine Quittung als vollständig und korrekt erstellt gilt, muss sie folgende Inhalte haben:
Die gesetzliche Grundlage für Quittungen ist § 368 BGB (Bürgerliches Gesetzbuch). Fehlt auf der Quittung auch nur eine einzige der genannten Angaben, führt dies zur Ungültigkeit der gesamten Quittung. Du kannst im Internet nach einer Quittung Vorlage Excel, Quittung Vorlage Word oder Quittung Vorlage pdf suchen, so musst du dir kein eigenes Design überlegen, sondern kannst ein bereits bestehendes Muster nutzen.
Benötigst du eine sogenannte Kleinstbetragsquittung, dann gelten für eine solche weniger umfangreiche Pflichtangaben, wie für eine klassische Quittung. In diesem Fall müssen folgende Angaben enthalten sein:
Neben der Kleinstbetragsquittung gibt es auch Kleinstbetragsrechnungen, für die ähnliche Anforderungen existieren. Nicht verwenden darfst du solche Rechnungen im grenzübergreifenden Versandhandel, für innergemeinschaftliche Lieferungen sowie für Reverse-Charge-Leistungen.
Prinzipiell ist zwischen einer Quittung und einer Rechnung zu unterscheiden, beides sind eigenständige Formen mit je unterschiedlichen Anforderungen an Form und Inhalt. Während du als Unternehmer eine Rechnung nutzt, um einen Kunden über die Fälligkeit eines bestimmten, in der Rechnung genannten, Betrages informiert, bestätigt die Quittung den Empfang einer erbrachten Leistung. In der Regel belegt die Quittung eine Geldzahlung. Aus dieser Perspektive ist die Quittung für dich als Unternehmer deshalb relevant, weil du mit ihrer Hilfe Betriebsausgaben auch noch zu einem späteren Zeitpunkt steuerlich geltend machen kannst. Eine Rechnung kann nicht durch eine Quittung ersetzt werden, dies wird schon durch die wesentlich größeren Anforderungen an eine Rechnung unmöglich. Allerdings kann eine Rechnung eine Quittung ersetzen, wenn sie den Zusatz „Betrag erhalten“ und auch sonst alle Pflichtangaben einer Quittung enthält.
Eine ordnungsgemäß erstellte Quittung kann als Beleg verwendet werden, beispielsweise gegenüber dem Finanzamt. Wichtig ist hierbei allerdings, dass eine Quittung laut § 14 Abs. 4 UStG (Umsatzsteuergesetz) nie eine Rechnung ersetzen kann.
Der Gesetzgeber gibt durch das Steuerrecht vor, dass das mündliche Quittieren einer Leistung nicht ausreichend ist. Eine Quittung muss zwingend in Schriftform vorliegen, schon, um das Vorhandensein der Pflichtangaben zu gewährleisten. Prinzipiell kannst du folgende Formate verwenden, um eine Quittung zu erstellen:
Beachte bitte beim Erstellen jeder Quittung, unabhängig von der Version, die du verwendest, dass sie alle notwendigen Angaben enthält. Ansonsten kann das Finanzamt sie ablehnen, weil sie nicht korrekt ausgefüllt ist.
Der größte Vorteil einer Quittungsvorlage besteht wohl darin, dass du nicht jedes Mal neu nach einem Vordruck suchen oder selbst eine Quittung entwerfen musst. Die Vorlage brauchst du nur aufzurufen, auszufüllen und zu versenden bzw. zu übergeben. Nach der Umwandlung einer Quittungsvorlage Word oder einer Quittungsvorlage Excel in eine pdf-Datei kannst du diese auch an eine E-Mail anhängen und auf elektronischem Wege versenden.
Ein Nachteil von Quittungsvorlagen aus dem Internet ist, dass du sie beispielsweise erst mit deinem Logo und Unternehmensnamen versehen musst. Das Design solcher Vorlagen ist zudem hin und wieder eher schlicht.
Im Internet findest du zahlreiche Anbieter, auf deren Websites du dir Quittungsvorlagen herunterladen kannst. Es gibt die Quittung Vorlage Word ohne Mehrwertsteuer ebenso wie eine Quittung Vorlage zum Ausdrucken. Im Idealfall kannst du dir eine Quittung Vorlage kostenlos downloaden, auf deinem Computer abspeichern und diese Datei dann immer wieder neu nutzen.
