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Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer

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Einfache Buchführung für Kleinunternehmer

Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer im Vergleich

Jeder Unternehmer muss seine Buchhaltung machen, egal wie klein oder groß das Unternehmen ist. Allerdings gibt es Unterschiede im Umfang der Buchführung. Als Kleinunternehmer hast du zwar die Möglichkeit dich von der Umsatzsteuerpflicht befreien zu lassen, dennoch musst du einige buchhalterische Pflichten erfüllen. Rechnungen schreiben oder EÜR erstellen gehört genauso zu deinen Aufgaben wie das Aufbewahren von steuerlich relevanten Dokumenten. Eine Buchhaltungssoftware kann dir all das erleichtern. Du sparst nicht nur Zeit, sondern auch Geld für einen Steuerberater. Wir haben für dich einen Vergleich der Top Buchhaltungsprogramme zusammengestellt.

Vorteile einer Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer

Wenn du bislang deine Buchhaltung alleine gestemmt und deine Rechnungen mit Word oder Excel erstellt hast, kannst du dich über folgende Vorteile einer Buchhaltungssoftware freuen:
  • Die Rechnungserstellung ist weniger zeitaufwendig und weniger fehleranfällig.
  • Die Buchhaltungssoftware ermöglicht dir die Nutzung verschiedener Steuersätze und Auslandsrechnungen.
  • Du hast stets einen Überblick über deine aktuellen Rechnungen oder noch ausstehende Zahlungen.
  • Du kannst ein Angebot mit wenigen Klicks in eine Rechnung umwandeln sowie aus einer Rechnung eine Mahnung erstellen.
  • Anhand deiner Einnahmen und Ausgaben, die du im System erfasst, erstellt die Buchhaltungssoftware automatisch deine EÜR.
  • Du kannst die Software auch mit deinem Mac nutzen, da sie verschiedene Betriebssysteme unterstützt.

Anbieterübersicht – der Buchhaltungssoftware Vergleich

In unserem Vergleich der Anbieter von online Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer haben wir drei verschiedene Programme vorgestellt. Diese sind nur eine kleine Auswahl aller verfügbaren Software auf dem Markt.

sevdesk-logo

sevDesk – Cloud Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer

Mit der online Buchhaltungssoftware sevDesk können Kleinunternehmer und Selbstständige:

  • Angebote & Rechnungen schreiben und direkt versenden 
  • Lieferscheine & Mahnungen erzeugen
  • Eingangsrechnungen dank integriertem Online Banking direkt überweisen
  • Belege digitalisieren, die dank KI automatisch kategorisiert werden
  • Kassenbuch digital führen
  • Automatisierte EÜR erstellen lassen 
  • USt-VA erstellen lassen & direkt via ELSTER ans Finanzamt übermitteln 
  • ihrem Steuerberater einen Zugang erteilen oder die Daten per Datev Export zur Verfügung stellen
  • GoBD-konform arbeiten 

sevDesk kann auf verschiedenen Betriebssystemen genutzt werden, du kannst deine Rechnungen daher mit dem Mac oder auch in Windows schreiben.

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sevDesk CHIP Siegel

Reviso – Die online Buchhaltungssoftware

Reviso ist eine Cloud Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen. Allerdings sind die Funktionen gegenüber anderen Anbietern limitierter. Kleinunternehmer können diese Buchhaltungssoftware jedoch mit folgenden Funktionen gut nutzen:

  • Rechnungserstellung
  • Scannen von Belegen
  • Online-Banking
  • Kassenbuch führen
  • Schnittstellen zu DATEV und ELSTER
  • CRM
  • auch als APP erhältlich
  • GoBD-zertifiziert

Du kannst die Software jedoch erweitern und zusätzliche Module kostenpflichtig ergänzen.

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Papierkram Bürosoftware Logo

Papierkram – Buchhaltungsprogramm für Selbstständige

Das Buchhaltungsprogramm Papierkram eignet sich für Kleinunternehmer und Selbstständige, da es die wichtigsten Funktionen Rechnungserstellung und EÜR enthält. Die wichtigsten Funktionen beinhalten:

  • Angebots- und Rechnungserstellung
  • Mahnwesen
  • UStVA & EÜR
  • Belegerfassung
  • DATEV-Export
  • GoBD-zertifiziert
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Sage Logo

Sage – Die Buchhaltungs-Lösung für Selbstständige

Du kannst Sage als Kleinunternehmer nutzen, allerdings auch dann, solltest du deinen Kleinunternehmerstatus aufgeben müssen. Der Funktionsumfang der Basisversion 50 cloud beinhaltet folgende Funktionen:

  • Bearbeitung von Aufträgen
  • Finanzbuchhaltung
  • Warenwirtschaft
  • Erstellung von Angeboten und Rechnungen
  • Online-Banking
  • zentrale Archivierung
  • Artikel-, Kunden- und Lieferantenverwaltung
  • Offene-Posten-Verwaltung

Für den Bedarf weiterer Funktionen, kannst du Pakete hinzubuchen.

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Funktionen einer Buchhaltungssoftware

Neben den oben aufgelisteten Funktionen gibt es noch weitere wichtige Features, die eine Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer leisten sollte. Diese sollten dich bei den buchhalterischen Aufgaben als Kleinunternehmer bestmöglich unterstützen. Eine Auflistung findest du im Folgenden:

Angebots & Rechnungserstellung

Schreibe professionelle und rechtskonforme Angebote und Rechnungen und gewinne somit die Aufträge deiner Kunden. Wandle ein Angebot alternativ in nur wenigen Klicks in eine Rechnung um. Versende deine Angebote und Rechnungen direkt aus der Software per Post oder E-Mail.

Offene Posten und Mahnwesen im Blick

Mit einem übersichtlichen Dashboard behältst du deine Einnahmen und Ausgaben im Blick. Du siehst deine offenen Posten und verschickst Zahlungserinnerungen und Mahnungen mit nur wenigen Klicks.

Integriertes Online-Banking

Verknüpfe deine Buchhaltungssoftware über eine integrierte Schnittstelle mit deiner Bank. Behalte deine Zahlungsflüsse im Blick und überweise deine Rechnungen direkt aus der Software über das integrierte Online-Banking.

Belegerkennung dank Künstlicher Intelligenz

Scanne deine Belege via App oder lade sie per Drag & Drop in die Software. Die KI erkennt relevante Schlüsseldaten auf deinen Dokumenten und ordnet diese der passenden Buchungskategorie zu.

Zusammenarbeit mit dem Steuerberater

Erstelle einen separaten Zugang für deinen Steuerberater, damit er in der Buchhaltungssoftware mitarbeiten kann. Alternativ lädst du die relevanten Daten per Datev Export runter und leitest sie digital an deinen Steuerberater weiter.

Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen

Erfasse stets deine Einnahmen und Ausgaben in der Buchhaltungssoftware. Generiere mit wenigen Klicks deine Einnahmen-Überschuss-Rechnung und übermittle sie dank integrierter Elster-Schnittstelle direkt ans Finanzamt.

Kundenverwaltung

Lege deine Kunden an, verwalte sie und ordne sie in Kategorien ein. Die Software ordnet Angebote, Rechnungen und Vorgänge automatisch dem jeweiligen Kunden zu. Erstelle aus der Kundenakte in nur wenigen Klicks ein Angebot oder eine Rechnung.

Ordnungsgemäß Kassenbuch führen

Führe dein elektornisches Kassenbuch und erfasse alle Zahlungsein- und ausgänge in der Buchhaltungssoftware. Erstelle aktuelle Kassenberichte oder Tages- und Monatsabschlüsse mit nur wenigen Klicks.

Viele weitere Funktionen

Eine Buchhaltungssoftware bietet dir noch einige weitere hilfreiche Funktionen, die dir deine Buchhaltung als Kleinunternehmer erleichtern. Diese unterscheiden sich jedoch von Anbieter zu Anbieter.

Kostenlose Buchhaltungsprogramme für Kleinunternehmer

Da deine Umsätze als Kleinunternehmer eher gering sind, bietet sich eventuell eine kostenlose Buchhaltungssoftware für dich an. Auf dem Markt findest du zahlreiche kostenlose Anbieter. Wir stellen dir beispielhaft drei Softwareanbieter vor und erläutern dir die Vor- und Nachteile:

Software

Open 3A

Vorteile

  • Open Source Programm
  • Angebots-, Rechnungs- & Gutschrifterstellung
  • Möglichkeit der Datenverwaltung

Nachteile

  • Cloud-Version beinhaltet monatliche Kosten
  • Gebühr für Online Banking
  • Datenexport gegen Gebühr möglich
  • Nutzung von Belegen als zusätzliche kostenpflichtige Leistung

Fazit

  • Zusatzfunktionen zwar möglich, kosten allerdings zusätzliche Gebühren
  • Eher für Kleinunternehmer geeignet

Sage

  • Rechnungen erstellen und versenden
  • Finanzbuchhaltung
  • Erfassen von Einnahmen und Ausgaben
  • Live-Reporting gegen Gebühr erhältlich
  • Zu viele Funktionen für kleine Unternehmen
  • Weitere Zusatzfunktionen nur gegen Gebühr
  • Kann als Buchführungsprogramm genutzt werden
  • Eignet sich eher für größere Unternehmen

Zervant

  • Rechnungslegung
  • Mahnwesen
  • Kundendaten verwalten
  • Planung von weiteren kostenpflichtigen Funktionen
  • Für KMUs, die kein umfassendes Buchführungsprogramm brauchen, ist es ein ausreichendes Rechnungsprogramm

Was ist eine Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer?

Auch als Kleinunternehmer oder Selbstständiger bist du zur Buchführung verpflichtet. Das bedeutet nicht nur, dass du rechtskonforme Angebote und Rechnungen erstellen musst, sondern auch dem Finanzamt gegenüber eine Gewinnermittlung vorlegen musst. Wenn du dich für die Kleinunternehmerregelung entschieden hast bzw. aufgrund deines Umsatzes dazu berechtigt bist, so reicht eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung zur Ermittlung deines Gewinns. Du musst demnach keine GuV, Bilanz oder einen Jahresabschluss erstellen. Wenn du nach § 19 Umsatzsteuergesetz im vergangenen Kalenderjahr den Gesamtumsatz von 22.000 € nicht überschritten hast und im laufenden Kalenderjahr die 50.000 € voraussichtlich nicht überschreiten wirst, so kannst du die Kleinunternehmerregelung anwenden.

Zur Vereinfachung deiner Buchhaltung kannst du eine Buchhaltungssoftware speziell für Kleinunternehmer nutzen. Sie ermöglicht dir nicht nur die rechtskonforme Angebots- und Rechnungserstellung mit wenigen Klicks, du kannst diese auch direkt aus dem System heraus an deine Kunden versenden. Anhand deiner Einnahmen und Ausgaben, die im System erfasst werden, erstellt das Programm automatisch eine EÜR. Daher ist auch der Begriff EÜR-Software für Kleinunternehmer passend. Außerdem hast du in der Software deine Zahlen, also deine Umsätze und Kosten, stets im Blick. Dank einer integrierten Schnittstelle kannst du sogar deinem Steuerberater Zugriff geben oder ihm deine Dokumente per DATEV-Export zur Verfügung stellen. Eine Buchhaltungssoftware soll dir als Kleinunternehmer vor allem die buchhalterischen Aufgaben erleichtern, damit du dich auf dein Kerngeschäft konzentrieren kannst.

Rechnungsstellung als Kleinunternehmer

Eine Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer muss im Grunde genommen die gleichen Funktionen haben wie für jeden anderen Selbstständigen oder Freiberufler. Jedoch solltest du als Kleinunternehmer speziell darauf achten, dass du in der Buchhaltungssoftware deinen Kleinunternehmerstatus angeben kannst. Denn dadurch ergeben sich andere Bedingungen bei der Angebots- und Rechnungserstellung.

Da du als Kleinunternehmer nicht umsatzsteuerpflichtig bist, musst du auf deinen Rechnungen keine Umsatzsteuer ausweisen. Die Pflichtangaben einer Rechnung, nämlich Umsatzsteuernummer und Umsatzsteuersatz, entfallen somit. Auf deiner Rechnung wird außerdem nicht zwischen Brutto- und Nettopreis unterschieden. Der ausgewiesene Preis ist der Endpreis für den Kunden. Allerdings musst du auf deiner Rechnung einen Hinweis auf den Kleinunternehmerstatus aufführen. Dieser kann wie folgt lauten:

  • „Gemäß § 19 UStG enthält der auf der Rechnung ausgewiesene Preis keine Umsatzsteuer.“
  • „Rechnung ohne Ausweis von Umsatzsteuer erstellt, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“
  • „Kein Ausweis der Umsatzsteuer aufgrund Anwendung der Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG.“

Beste Buchhaltungssoftware für Kleinunternehmer auswählen

Da du als Kleinunternehmer einen Sonderstatus genießt, solltest du bei der Wahl deiner Buchhaltungssoftware gut aufpassen und ich für ein geeignetes Programm entscheiden. Wichtig bei der Auswahl sind, dass die für dich relevanten Kriterien erfüllt sind. Außerdem sollte die Software GoBD-zertifiziert sein, damit du eine ordnungsgemäße Buchführung erledigen kannst und das Finanzamt zufrieden ist. Achte dabei auf folgende Tipps:

  1. Welchen Bedarf muss die Buchhaltungssoftware erfüllen? In welchem Bereich sollte sie dich unterstützen und welche Anforderungen muss sie erfüllen?
  2. Vergleiche die Anbieter nach den Kriterien Bedienbarkeit, Funktionsumfang, Schnittstellen und Support.
  3. Nutze die Testphase und prüfe, ob du mit der Software gut arbeiten kannst.
  4. Entscheide dich für das Programm mit dem du dich am wohlsten fühlst und das deinen Bedarf am besten deckt.

Neben den Funktionen ist natürlich auch der Preis ausschlaggebend. Du solltest jedoch nicht zu einer kostenlosen oder günstigeren Variante greifen, wenn die Software nicht deinen Ansprüchen gerecht wird und dir Funktionen fehlen. Denn am Ende soll die Buchhaltungssoftware deine Arbeit erleichtern und dir Zeit bei mühseligen administrativen Aufgaben ersparen.

Buchhaltungssoftware nach Branche

Damit eine Buchhaltungssoftware optimal für dich und dein Business geeignet ist, sollte sie nicht nur leicht bedienbar sein, sondern auch zu deiner Branche passen. Daher gibt es Buchhaltungssoftware, die genau auf verschiedene Branchen angepasst ist, beispielsweise die Lösung von sevDesk.

Empfehlung:

Die Buchhaltungssoftware sevDesk eignet sich für die verschiedensten Branchen, wähle einfach deine Standardkontenrahmen individuell aus!

sevDesk Branchenübersicht

Fazit

Eine Buchhaltungssoftware soll dir vor allem dabei helfen, deine buchhalterischen Arbeitsprozesse zu optimieren und zu automatisieren. Dabei ist für dich als Kleinunternehmer vorrangig wichtig, dass die Funktionen der Angebots- und Rechnungserstellung auf deinen Status angepasst sind und du diese einfach nutzen kannst. Außerdem ist für dich wichtig, dass die Software eine EÜR erstellen kann. Denn mit einer Buchhaltungssoftware willst du nicht nur Zeit, sondern auch Geld sparen. Egal, ob du die von uns vorgestellten Buchhaltungsprogramme von sevDesk, Reviso oder Papierkam entscheidest, du musst am Ende damit arbeiten und mit der Software zufrieden sein.

Professionelle und rechtskonforme Rechnungen hinterlassen nicht nur beim Kunden einen guten Eindruck, sie gewährleisten außerdem, dass sie vom Finanzamt akzeptiert werden. Das erspart dir viel Ärger und mögliche Strafzahlungen. Achte zudem darauf, dass die Buchhaltungssoftware GoBD-zertifiziert ist und eine sichere Datenübermittlung garantiert. Wenn du alle Punkte aus unserem Buchhaltungssoftware Vergleich beachtest, solltest du in Zukunft deine Buchhaltung einfach nebenher erledigen können.