Rechnungsvorlage Kleinunternehmer

Bei Kleinunternehmen handelt es sich um Selbstständige wie Gewerbetreibende, Freiberufler oder Land- und Fortwirte, deren Umsatz im vorherigen Geschäftsjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Geschäftsjahr unter 100.000 Euro liegt (Stand: seit 2025) und die beim Finanzamt die Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG beantragt. Mit dieser Sonderregelung entfällt die Umsatzsteuerpflicht.

Das heißt konkret: Kleinunternehmer müssen und dürfen keine Umsatzsteuer in ihrem Rechnungen ausweisen.

Wissenswert: Gerne verwechselt, aber der Kleinunternehmer und der Kleingewerbetreibende haben nichts gemein. Bei dem Kleingewerbetreibenden handelt es sich laut § 1 Abs.2 des Handelsgesetzbuchs, um ein Unternehmen für das aufgrund seiner Art und seines Umfangs kein in kaufmännischer Weise eingerichteter Geschäftsbetrieb (doppelte Buchführung) notwendig ist.

Wichtig: Beim Kleinunternehmerstatus gibt es keine Rechtsformbeschränkung! Eine juristische Person (AG; GmbH od. UG) kann genauso Kleinunternehmer sein, wie z. B. eine Personengesellschaft oder eine natürliche Person.

Beim Schreiben einer Rechnung, solltest du darauf achten folgende Pflichtangaben anzugeben:

• der Name und die Anschrift des Rechnungserstellers
• die betriebliche Steuernummer des Rechnungserstellers und/oder dessen UST-ID (Tipp: Die Beantragung der UST-ID ist auch für Kleinunternehmen sinnvoll, denn in bestimmten Branchen sind Kunden aus dem Ausland keine Seltenheit!)
• Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Wichtig, auch bei Kleinunternehmern gültig: Handelt es sich um einen Kunden im europäischen Ausland, darf die UST-ID nicht fehlen)
• Ausstellungdatum der Rechnung
• Rechnungsnummer: Hierbei muss es sich nicht mehr wie früher um eine fortlaufende Nummerierung handeln. Für den Gesetzgeber ist nur wichtig, dass jede Rechnungsnummer nur einmal vergeben wird!
• Leistungsdatum: Der Hinweis „Liefer- bzw. Leistungsdatum entspricht dem Rechnungsdatum“ ist völlig ausreichend.
• Art und Umfang der Leistung bzw. der Produkte, einschließlich des Stückpreises. Achte darauf, eine handelsübliche Bezeichnung zu verwenden!
• Kleinunternehmerklausel mit Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung
• Wurden vom Rechnungsersteller grundstücksbezogene Leistungen erbracht, muss er den privaten Auftraggeber auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht der Rechnung hinweisen. Bei gewerblichen Kunden entfällt diese Hinweispflicht!
• Zahlungsziel: Das Zahlungsziel ist zwar keine Pflichtangabe, sollte aber auf der Rechnung vermerkt werden. Hier empfiehlt sich nicht die klassischen Standardfloskeln „zahlbar innerhalb 14 Tage“ zu verwenden, besser zahlbar bis zum XX.XX. 2026

Wie genau du den Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung formulierst, kannst du selbst entscheiden. Hier aber mal ein paar Beispiele:

• „Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“

• „Im ausgewiesenen Rechnungsbetrag ist gemäß § 19 UStG keine Umsatzsteuer enthalten.“

• „Rechnungsstellung erfolgt ohne Ausweis der Umsatzsteuer nach §19 UStG.“

• „Kein Umsatzsteuerausweis aufgrund Anwendung der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG.“

Die Umsatzsteuerdurchführungsverordnung ist bezüglich sogenannter Kleinstbetragrechnungen etwas lockerer gestaltet. Das bedeutet, dass du bei Rechnungsbeträgen bis 250 Euro

• Name und Adresse des Rechnungsempfängers
• Umsatzsteuer-ID/Steuernummer
• Liefer- bzw. Leistungszeitraum

und eine fortlaufende Rechnungsnummer guten Gewissens weglassen kannst!

Rechnungsformulare zum Download haben den großen Vorteil, dass sie

• kostenlos sind
• einfach personalisiert werden können
• einfach auszufüllen sind
• die vom Gesetzgeber vorgegebenen Pflichtangaben enthalten
• entsprechend Professionalität ausstrahlen

Ein weiterer Vorteil einer Musterrechnung besteht darin, dass du lediglich die Preise, die du berechnest, anpassen musst und somit Zeit sparst.

Aber: Mit Word oder Excel erstellte Rechnungsvoralgen sind seit dem 01.01.2017 nicht mehr GOBD-konform!

Wenn du gegen die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form verstößt, musst du mit empfindlichen Strafen rechnen.

Laut der GOBD muss eine vollständige Verfahrensdokumentation und eine revisionssichere Archivierung aller elektronischen Unterlagen immer gewährleistet sein!  Eine Rechnung muss immer nachprüfbar, nachvollziehbar, vollständig, unveränderbar und richtig abgespeichert bzw. archiviert werden. Eben diese genannten Voraussetzungen in ihrer Gesamtheit erfüllt einzig und alleine eine Buchhaltungssoftware.

Wichtig: Achtung, Rechnungsvorlagen als PDF abspeichern ist keine Alternative, da hier keine Unveränderbarkeit gewährleistet ist!

Ein weiterer Nachteil einer Musterrechnung besteht in der begrenzten Gestaltung des Designs einer Vorlage. Mithilfe eines online Rechnungsprogrammes kannst du individuell deine Rechnungen schreiben und hast zahlreiche Designoptionen zur Verfügung.

• Doppelt vergebene Rechnungsnummer
• Falsche Berechnung der erbrachten Leistungen
• Falsch angegebenen Rechnungserstellungsdatum
• Falsches Zahlungsziel
• Tippfehler beim Namen oder der Adresse des Leistungsempfängers usw.

Alles Fehler, die sich mit der Anwendung einer Buchhaltungssoftware hätten vermeiden lassen!

Ist dir bewusst, dass derart banale Fehler dauerhaft das Prestige einer Firma schädigen und Kunden kosten können? Doch nicht nur zum Schreiben der Rechnung lohnt sich die Anschaffung einer Rechnungssoftware für Kleinunternehmer, da sich viele interne Geschäftsprozesse beschleunigen lassen. Während du früher Zahlungsziele per Hand überwachen musstest, zeigt dir die Rechnungssoftware automatisiert an, wenn es Zeit wird, eine Mahnung zu versenden! In der Regel sind nur 2-3 Klicks notwendig, um ein professionelles Mahnschreiben auszudrucken, zu kuvertieren und fertig!