Reisekostenabrechnung Vorlage

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Die Verwendung von einer Reisekostenabrechnung Vorlage kann dir viel Arbeit abnehmen. Vor allem dann, wenn du als Unternehmer häufig auf Geschäftsreise bist oder deine Mitarbeiter sehr viele berufliche Fahrten unternehmen müssen. Das deutsche Steuerrecht hat bezüglich der Reisekosten seit dem Jahre 2014 neue Regeln. Mit unserer Reisekostenabrechnung Vorlage kannst du mögliche Probleme bei der Geltendmachung dieser Kosten vermeiden.

Mit einer Bürosoftware behältst du deine Reisekosten immer im Blick und digitalisierst deine Ablage!

Was ist eine Reisekostenabrechnung?

Unter einer Reisekostenabrechnung musst du dir eine Zusammenstellung von den Kosten vorstellen, die dir oder deinen Mitarbeitern im Rahmen von einer Geschäftsreise entstanden sind. Bei der Reisekostenabrechnung musst du die Kosten für die Fahrt, die Übernachtung und die Reisenebenkosten berücksichtigen. Außerdem kommt noch der sogenannte Verpflegungsmehraufwand hinzu.

Wer darf eine Reisekostenabrechnung erstellen?

Jeder der auf eine Geschäftsreise geht, kann im Anschluss auch eine Reisekostenabrechnung erstellen. Dabei spielt es keine Rolle, ob du Angestellter eines Unternehmens oder ob du selbst der Inhaber des Unternehmens bist.

Reisekosten die geltend gemacht werden können

Die Reisekosten deines Unternehmens tauchen in der EÜR, der Einnahmen-Überschuss-Rechnung auf oder alternativ auch in der Gewinn-und-Verlust-Rechnung. Das bedeutet diese Kosten stellen für dich eine Steuerminderung dar. Gesetzlich geregelt sind die Reisekosten in § 9 des Einkommensteuergesetzes. Die Reisekosten setzen sich aus vier Kostenarten zusammen, die im Rahmen einer Geschäftsreise auftreten:

Fahrtkosten:

Fahrtkosten können nur abgerechnet werden, wenn die Dienstreise nicht mit einem Firmenwagen unternommen wird. Bist du mit dem Privatfahrzeug unterwegs, kannst du pro Kilometer bestimmte Reisekostenabrechnung Pauschalen ansetzen. Beim privaten PKW 30 Cent pro Kilometer, bei Zweirädern 20 Cent. Ansonsten kannst du Kosten für Mietwagen, die Bahn, das Flugzeug oder dem Taxi als Fahrtkosten abrechnen.

Übernachtungskosten:

Unter diese Kosten fallen die notwendigen Ausgaben für ein Hotel oder für die Miete eines Appartements. Wichtig ist, dass du alle Belege für diese Kosten aufbewahrst und jederzeit nachweisen kannst.

Verpflegungsmehraufwand:

Der Gesetzgeber geht davon aus, dass auf einer Geschäftsreise mehr Geld für Essen und Trinken ausgegeben werden muss. Daher steht dir in Deutschland ein Verpflegungsmehraufwand von bis zu 28 Euro am Tag zu. Dies ist aber nur ein Pauschalbetrag, der zwar gekürzt, aber niemals erhöht werden kann. Seit 2020 gelten zwei Reiskostenabrechnung Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand:

  • Bei Geschäftsreisen von mindestens 24 Stunden darfst du ein Pauschale von 28 € ansetzen.
  • Für Geschäftsreisen die länger als 8 Stunden aber unter 24 Stunden dauern, sowie An- und Abreisetage darfst du eine Pauschale von 14 Euro ansetzen.

Bist du zum Essen eingeladen, musst du diese Pauschalen nach bestimmten Vorgaben kürzen. Gleiches gilt auch, wenn in den Kosten für die Übernachtung bereits ein Frühstück im Preis beinhaltet ist.

Reisenebenkosten:

Reisenebenkosten sind oft nicht gleich mit einer Geschäftsreise in Verbindung zu bringen. Sie werden aber dennoch in der Reisekostenabrechnung Vorlage aufgeführt und abgerechnet. Reisenebenkosten können beispielsweise Telefonkosten für berufliche Gespräche sein oder Trinkgelder.

Beim Posten Reisenebenkosten gibt es immer wieder Unklarheiten, welche Art von Kosten hier erstattet werden. Nehmen wir als Reisekostenabrechnung Beispiel Telefonate. Kosten die bei einem Telefonat mit geschäftlichem Inhalt entstanden sind, können als Reisenebenkosten angegeben werden. Private Telefonate gelten als Privatvergnügen und können nicht abgerechnet werden.

Um dir das Ausfüllen der Reisekostenabrechnung Vorlage zu erleichtern, zählen wir dir die häufigsten Reisenebenkosten auf:

  • Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck
  • Beruflicher Schriftverkehr
  • Berufliche Telefonate
  • Parkplatz- und Mautgebühren
  • Trinkgelder

Für das Aufbewahren von Gepäck, Trinkgeldern und Parkplatzgebühren bekommst du oft keine Quittung. Dafür kannst du dir einen Eigenbeleg erstellen.

Unser Tipp:

Wichtig ist, dass du die genannten Kosten immer ausreichend dokumentierst und alle Belege und Quittungen sorgfältig aufbewahrst. Sie helfen dir die Kosten steuermindernd geltend zu machen und auch einen Vorsteuerabzug darauf durchzuführen. Für einige Reisekosten gibt es auch Pauschalen, die du ohne Beleg in die Reisekostenabrechnung Vorlage eintragen kannst.

Pflichtangaben bei einer Reisekostenabrechnung

Für die korrekte Abrechnung der Reisekosten müssen von dir ein paar wichtige Angaben gemacht werden. Auf der Reisekostenabrechnung Vorlage sind folgende Pflichtangaben zu machen:

  • Name der Person, welche auf Geschäftsreise war (sollte ein Mitarbeiter auf Reisen gewesen sein, kannst du zusätzlich seine Personalnummer auflisten).
  • Die genaue Dauer der Geschäftsreise
  • Die Reisedaten mit der genauen Uhrzeit von Beginn bis Ende der Geschäftsreise
  • Das Reiseziel mit Nennung von Stadt und Land
  • Der Zweck der Geschäftsreise (beispielsweise der genaue Anlass, Geschäftsreise als Freiberufler etc.).
  • Das Datum der Abrechnung und die Unterschrift des Reisenden

Mit der Reisekostenabrechnung musst du auch alle Belege und Quittungen einreichen. Dies ist wichtig, dass die ausgefüllte Reisekostenabrechnung Vorlage vom Finanzamt anerkannt wird.

Anleitung zum Ausfüllen der Reisekostenabrechnung Vorlage

Die Reisekostenabrechnung Vorlage kann dir bei häufigen Reisen einiges an Zeit ersparen. Um dir das Ausfüllen vom Reisekostenabrechnung Muster zu erleichtern, stellen wir dir eine Anleitung zur Verfügung:

  1. Lade dir das Reisekostenabrechnung Muster im passenden Format herunter. Dafür steht dir die Vorlage als Word Datei oder als Excel Datei zur Verfügung.
  2. Danach beginnst du mit dem Ausfüllen des Reisekostenabrechnung Muster. Dazu oben links die Standarddaten durch deine Firmendaten austauschen.
  3. Im nächsten Schritt werden dann Daten vom Reisenden eingetragen. Dies sind neben dem Namen und Vornamen auch eine eventuelle Personalnummer und die Abteilung.
  4. Danach kommst du beim Ausfüllen zu den genauen Reisedaten. Trage hier bitte den Beginn der Geschäftsreise, deren Ende, das Ziel und den Reisezweck ein und liste auf, welche Verkehrsmittel für die Geschäftsreise verwendet wurden.
  5. Im nächsten Schritt musst du alle für die Geschäftsreise angefallenen Kosten auflisten. Das sind Kosten für die Fahrt, für Übernachtung, Verpflegung und die Reisenebenkosten.
  6. Nun solltest du in der Fußzeile der Vorlage deine Firmendaten eintragen
  7. Nun muss das Datum des Antrags hinzugefügt werden. Abschließend wird das Reisekostenabrechnung Muster vom Antragsteller unterschrieben. Handelt es sich bei dem Antragsteller um einen deiner Mitarbeiter, so musst du die Reisekostenabrechnung mit deiner Unterschrift bestätigen.

Reisekostenabrechnung Vorlage in Word und Excel downloaden

Mit der Reisekostenabrechnung Vorlage in Word und Excel ersparst du dir bei der Abrechnung deiner Reisekosten einiges an Zeit und Mühe. Du kannst nach dem Ausfüllen die Vorlage als PDF abspeichern und ausdrucken. Durch die Formvorgabe der Vorlage können Fehler vermieden und der Arbeitsprozess deutlich einfacher gestaltet werden.

Ein zeitsparendes Muster für eine Reisekostenabrechnung mit Word oder Excel findest du hier zum kostenlosen Download.

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