Zahlungserinnerung Muster

Es kommt immer wieder vor, dass ein Kunde seine Rechnung nicht zum vereinbarten Zahlungstermin begleicht. Das kennst du sicherlich auch und ist ärgerlich, denn schließlich hast du ja deine Leistung erbracht oder den Kunden mit den gewünschten Produkten beliefert. Doch was tun in diesem Fall? Im ersten Schritt gehst du davon aus, dass der Kunde einfach nur vergessen hat, die Rechnung zu begleichen. Zeit, um ihm im ersten Schritt eine Zahlungserinnerung zu schicken. Damit alle notwendigen Angaben enthalten sind, empfiehlt es sich ein passendes Zahlungserinnerung Muster zu verwenden.

Zahlt ein Kunde seine Rechnung nicht, dann stellt die Zahlungserinnerung den ersten Schritt dar, den Kunden auf sein Versäumnis aufmerksam zu machen. In der Regel wirst du nicht gleich das gesamte Mahnwesen in Gang setzen. Die Zahlungserinnerung stellt ein freundliches Schreiben dar, in dem du den Kunden mit höflichen und freundlichen Worten darüber informierst, dass er seine fällige Rechnung doch bitte begleichen möchte.

Was ist der Unterschied zwischen einer Zahlungserinnerung und einer Mahnung?

Rein rechtlich betrachtet stellt eine Zahlungserinnerung eine Mahnung dar. Das bedeutet, dass ein Kunde, nach Nichtbezahlung der Rechnung 30 Tage nach der Fälligkeit der Rechnung und pünktlicher Zustellung der Rechnung, ohne jegliche Mahnung in einen sogenannten Zahlungsverzug kommt. Dies ist der Fall, wenn es sich um einen Geschäftskunden handelt. Ein Privatkunde von dir hingegen gerät erst dann automatisch in Zahlungsverzug, wenn du ihn auf die Zahlungsfrist und den damit drohenden Zahlungsverzug in deiner Rechnung hingewiesen hast.

Entscheidest du dich für eine Zahlungserinnerung, welche rechtskräftig ist, dann unterliegt dieses Schreiben keiner speziellen Form. Du kannst diese formlos verfassen und sie ist selbst dann gültig, wenn die Zahlungserinnerung in mündlicher Form ausgesprochen wird. Es gibt aber einige Pflichtangaben, welche in der Zahlungserinnerung enthalten sein müssen.

• Die Zahlungserinnerung muss das aktuelle Datum enthalten.
• Auf der Zahlungserinnerung muss deine Anschrift und dein Name angegeben sein.
• Name und Anschrift des Schuldners. Wichtig ist, dass auch deine Bankverbindungsdaten aufgeführt werden.
• Die Rechnungsnummer und das Rechnungsdatum.
• Die Rechnungssumme welche ausstehend ist.
• Eine kurze Beschreibung deiner erbrachten Leistungen.
• Eine Aufforderung an den Schuldner, dass der offene Betrag zu begleichen ist unter Nennung eines neuen Zahlungsziels. Meist werden hier Begriffe wie „innerhalb von x Tagen“ oder „umgehend“ verwendet.
• Den Kunden darauf hinweisen, dass ab jetzt ein Zahlungsverzug eingetreten ist

Bei einer Zahlungserinnerung darfst du den Kunden nicht verärgern. Es ist für dich selbst zwar ärgerlich, wenn eine Rechnung vom Kunden nicht bezahlt wird, aber diesen Ärger darfst du bei der Zahlungserinnerung dem Kunden zunächst nicht zeigen. Es kann ja durchaus vorkommen, dass er sie einfach vergessen hat oder sie irgendwo untergegangen ist. Verärgerst du ihn zu sehr, besteht die Gefahr, dass du ihn als Kunden verlierst. Du solltest also beim Zahlungserinnerung Vorlage darauf achten, dass der Text freundlich, vielleicht auch kreativ verfasst wird. Natürlich kannst du auch ganz klassisch schreiben. Wir haben hier für dich zwei Formulierungshilfen.

Bei einer Zahlungserinnerung darfst du den Kunden nicht verärgern. Es ist für dich selbst zwar ärgerlich, wenn eine Rechnung vom Kunden nicht bezahlt wird, aber diesen Ärger darfst du bei der Zahlungserinnerung dem Kunden zunächst nicht zeigen. Es kann ja durchaus vorkommen, dass er sie einfach vergessen hat oder sie irgendwo untergegangen ist. Verärgerst du ihn zu sehr, besteht die Gefahr, dass du ihn als Kunden verlierst. Du solltest also beim Zahlungserinnerung Vorlage darauf achten, dass der Text freundlich, vielleicht auch kreativ verfasst wird. Natürlich kannst du auch ganz klassisch schreiben. Wir haben hier für dich drei Formulierungshilfen. Ob du deine Kunden duzt oder siezt liegt dabei natürlich ganz bei dir.

Und noch ein Tipp: Wenn du dich beim Schreiben unsicher fühlst, kannst du auch KI-Tools wie ChatGPT nutzen.

Die Zahlungserinnerung ist der erste Schritt in einem Mahnverfahren. Es ist aber immer wichtig, dass du auf der Ausgangsrechnung ein klares Zahlungsziel vereinbart hast. Ist zu diesem Datum die Rechnung nicht beglichen, gerät dein Kunde in Zahlungsverzug. Das bedeutet, dass du deine Forderung ab diesem Moment gerichtlich geltend machen kannst. Doch das solltest du nicht gleich veranlassen, sondern mit der Zahlungserinnerung beginnen.

• Zahlungserinnerung versenden und neues Zahlungsziel setzen. In der Regel beläuft sich dieses auf einen Zeitraum von bis zu 10 Tagen. Achte darauf, dass dieses neue Zahlungsziel immer auf einen Werktag fällt und gib ein genaues Datum an.
• Reagiert dein Kunde auch auf die Zahlungserinnerung nicht, solltest du nach einem Zeitpunkt von 20 bis 30 Tagen Überschreitung vom Zahlungsziel (Fälligkeit ausgehend von Ausgangsrechnung) die erste Mahnung versenden.
• Eine zweite Mahnung kannst du aussprechen, wenn 40 – 50 Tage das Fälligkeitsdatum der Rechnung überschritten ist. Das kann auch durch persönliche Kontaktaufnahme zum Kunden erfolgen.
• 60 Tage nach Fälligkeit der Rechnung steht dir die Option der dritten Mahnung offen. Lege dem Kunden dar, welche weiteren Schritte du einleiten wirst, wenn er auch jetzt nicht bezahlt. Überdies stellst du gesetzlich geregelte Verzugszinsen in Rechnung und eine Mahngebühr.
• Bei 80 Tagen nach Fälligkeit der Rechnung leitest du ein gerichtliches Mahnverfahren ein. Alternativ kannst du die Eintreibung auch an ein Inkasso-Unternehmen abgeben.

Für die Versendung einer Zahlungserinnerung ist eine besondere Vorgehensweise nicht geregelt bzw. vorgeschrieben. Es ist sogar möglich, dass du die Zahlungserinnerung mündlich aussprichst. Dies solltest du aber nicht unbedingt machen, weil dir dann eine mögliche notwendige spätere Beweissicherung nicht gegeben ist. Empfehlenswert ist daher, ein entsprechendes Zahlungserinnerung Muster zu verwenden. Diese füllst du entsprechend aus und kannst diese auf dem Postweg oder per E-Mail dem säumigen Kunden zustellen. Entscheidest du dich für den Postweg, solltest du das ausgefüllte Zahlungserinnerung Formular per Einschreiben verschicken, um auf Nummer Sicher zu gehen. Du kannst dich auch gemäß dem Motto „doppelt hält besser“ die Zahlungserinnerung per Post und gleichzeitig per Mail versenden.

Fühlst du dich beim Schreiben einer Zahlungserinnerung nicht sicher, kannst du von den Vorteilen einer Zahlungserinnerung Vorlage profitieren. So vermeidest du, dass sich der Kunde vor den Kopf gestoßen fühlt. Überdies vermeidest du, dass du wichtige Angaben auf der Zahlungserinnerung vergisst. Sie ist zwar formlos, muss aber dennoch einige wichtige Angaben enthalten. Überdies hat ein Zahlungserinnerung Muster den Vorteil, dass du damit Zeit, Aufwand und aus diesen Gründen auch Geld sparen kannst. Du kannst damit einen Prozess vereinfachen, mit dem du immer wieder arbeiten musst.

Die Versendung einer Zahlungserinnerung hilft die beim Eintreiben von ausstehenden Rechnungen. Sie stellt den Beginn dar, um durch den Zahlungsverzug deiner Kunden schneller an dein Geld zu kommen. Die Zahlungserinnerung solltest du immer höflich verfassen, dem Schreiben aber dennoch den nötigen Ausdruck verleihen. Ideal ist, wenn du dafür eine Zahlungserinnerung Muster benutzt. Diese kannst du als Word-Version oder Excel-Version kostenlos downloaden. Mit einer Zahlungserinnerung ist es dir vielleicht möglich ein umständliches und auch teures gerichtliches Mahnverfahren zu vermeiden. Mit der kostenlosen Zahlungserinnerung Vorlage verärgerst du den Kunden nicht und musst nicht riskieren, ihn dauerhaft zu verlieren.