Was ist eine Ausgangsrechnung?

Als Ausgangsrechnung wird eine Rechnung bezeichnet, die du einem Kunden für ein gekauftes Produkt oder einer in Anspruch genommenen Dienstleistung ausstellst. Im Gegensatz zur Eingangsrechnung ist sie also keine Rechnung, die bei dir eingeht, sondern von dir aus nach draußen geschickt wird. Jedoch kommt es dabei immer auf die Perspektive an. Jede Rechnung ist im Grunde genommen nämlich immer beides – Eingangsrechnung und Ausgangsrechnung.

Für dich ist eine Rechnung, die du an einen Kunden schickst, eine Ausgangsrechnung. Für deinen Kunden hingegen allerdings eine Eingangsrechnung. Das Gleiche gilt im umgekehrten Sinne für die Ausgangsrechnung.

Wenn du eine Ausgangsrechnung verschickst, erzeugst du bei deinem Kunden eine Forderung. Diese werden durch das Begleichen der Rechnung in Betriebseinnahmen umgewandelt. Alle Ausgangsrechnungen zusammengenommen ergeben den Umsatz deines Unternehmens. Wenn du deinen Gewinn am Ende des Jahres ermitteln möchtest, musst du diese mit den Eingangsrechnungen verrechnen.

Was muss eine Ausgangsrechnung enthalten?

Wenn du unnötige Mehrarbeit bzw. Verwaltungsaufwand vermeiden möchtest, solltest du darauf achten, dass deine Ausgangsrechnungen korrekt ausgeführt werden und alle wichtigen Angaben enthalten sind. Das ist deshalb wichtig, da der Empfänger deiner Ausgangsrechnung ansonsten keine Vorsteuer geltend machen kann. Für Rechnungen gelten die Regelungen nach §14 und §14a UStG, die folgende Pflichtangaben vorgeben:

Tipp: Zum reibungslosen Ausgleich der Ausgangsrechnung durch deinen Kunden, solltest du auf der Rechnung die Daten deiner Bankverbindung angeben. Die Rechnung unterschreiben musst du nicht zwingend, die Anführung genannter Pflichtangaben ist ausreichend.

In der Theorie weißt du nun, welche Angaben auf einer Ausgangsrechnung vorhanden sein müssen. Um dir einen Überblick zu geben, wie eine solche Rechnung aussehen kann, haben wir nützliche Rechnungsvorlagen für Word und Excel.

Wie lange muss man Ausgangsrechnungen aufbewahren?

Die Ausgangsrechnung Aufbewahrungspflicht ist nach §14b UStG geregelt und beträgt wie bei einer Eingangsrechnung 10 Jahre. Demnach musst du die Rechnung, die du an einen Kunden in einem bestimmten Kalenderjahr geschrieben hast, ab dem Ende dieses Kalenderjahres 10 Jahre lang aufbewahren.

Wie lange muss man Ausgangsrechnungen aufbewahren?

Die Ausgangsrechnung Aufbewahrungspflicht ist nach §14b UStG geregelt und beträgt wie bei einer Eingangsrechnung 10 Jahre. Demnach musst du die Rechnung, die du an einen Kunden in einem bestimmten Kalenderjahr geschrieben hast, ab dem Ende dieses Kalenderjahres 10 Jahre lang aufbewahren.

Beispiel:

Du stellst am 23.04.2019 eine Rechnung an einen Kunden aus.

Folge:

Die Aufbewahrungspflicht beginnt am 31.12.2019 um 24 Uhr.
Die ausgestellte Rechnung musst du mindestens bis zum 31.12.2029 um 24 Uhr aufbewahren.

Bis zum Ablauf der Frist muss die Lesbarkeit der Rechnung gewährleistet sein. Daher empfiehlt es sich, dass du eine Kopie der Originalrechnung anfertigst und sie zusammen mit dieser ablegst. Eine Digitalisierung der Rechnung und eine anschließende Speicherung und Archivierung auf einem Rechner ist zudem zu empfehlen.

Achtung: Eine Ausnahme gilt für Privatpersonen. Als solche bist du nicht zur Aufbewahrung der Ausgangsrechnung verpflichtet.

Buchung der Ausgangsrechnung

Auf welches Konto wird sie gebucht?

Bei einer Ausgangsrechnung hast du Dienstleistungen gegenüber einem Kunden erbracht oder diesem Waren geliefert und stellst diese entsprechend in Rechnung. Somit entsteht eine Forderung gegenüber deinem Kunden. Daher wird die Ausgangsrechnung auf das Konto „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ gebucht.

Eine Ausnahme besteht hierbei, wenn dein Kunde die Rechnung sofort bezahlt. In diesem Falle entsteht keine Forderung gegenüber dem Kunden.

Generell ist es wichtig, zu wissen, welches Konto berührt wird. Dabei ist entscheidend, um welche Waren und Dienstleistungen es sich handelt. Eine Ausgangsrechnung kann nämlich auch mehrere Konten betreffen, da sie zudem das Konto Umsatzsteuer berührt, falls diese ausgewiesen wird. Die Umsatzsteuer stellt eine Verbindlichkeit gegenüber Finanzbehörden dar, da du dem Finanzamt die Umsatzsteuer schuldest und diese abführen musst.

Mit Skonto buchen

Skonti räumst du deinem Kunden ein, um eine rasche Zahlung innerhalb einer bestimmten Frist zu erreichen. Generell gilt, dass nachträgliche Preisnachlässe teilweise Stornierungen der Ausgangsbuchung sind.

Zahlt dein Kunde als mit Skontoabzug, reduziert das alle Beträge deiner Ausgangsrechnung bzw. deiner getätigten Buchung. Daher ist eine Gegenbuchung nach §255 Abs. 1 Satz 3 HGB zu erfassen. Er überweist also den um den festgelegten Prozentsatz des eingeräumten Skonto (in der Regel 2-3%) Bruttobetrag der Rechnung. Dieser ist der Bank im Soll zuzuschreiben.

Da die Grundlage für diesen Betrag der Bruttobetrag war, ist auch der verminderte Betrag als solcher anzusehen. Daher muss die enthaltene Umsatzsteuer und der Nettobetrag des Skonto separat gebucht werden.

Im Soll werden jeweils die Umsatzsteuer und der Verkaufserlös vermindert. Abschließend muss sich die Summe der Soll-Buchung mit derjenigen der Haben-Buchung decken.

Die Ausgangsbuchung im Haben berührt die Konten „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“, „Verkaufserlöse“ und „Umsatzsteuer“.

Mit dieser Deckungsgleichheit ist das Forderungskonto ausgeglichen und die Skontierung mit der korrekten Ausweisung der Umsatzsteuer abgerechnet.

Mit Rabatt buchen

Rabatte sind Preisnachlässe unter bestimmten Bedingungen, wie etwa Mengenrabatt, und zum Zeitpunkt der Rechnungsstellung bereits bekannt. Daher mindert ein Rabatt den Preis einer Ausgangsrechnung direkt beim Verkauf und bedeuten für dich eine Erlösschmälerung. Wenn du eine Rechnung an deinen Kunden stellst, Rabatt gewährst und dieser die Rechnung zahlt, lauten die entsprechenden Buchungssätze wie folgt:

Verkauf

Forderungen aus Lieferungen und Leistungen

an Umsatzerlöse
Umsatzsteuer

Begleichung der Rechnung

Erlösschmälerung

an Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
Umsatzsteuerkorrektur
Bank

Ausgangsrechnung für eigene Erzeugnisse

Als Unternehmer bist du verpflichtet, eine Ausgangsrechnung zu erstellen, die den Umsatzerlös zum Nettowert und die Umsatzsteuer getrennt ausweist. Alle Verkäufe der Erzeugnisse, die dein Unternehmen selbst hergestellt hat, werden auf dem Konto „Umsatzerlöse für eigene Erzeugnisse erfasst.“ Die Verkäufe können dabei sowohl auf Ziel, bar oder gegen Banküberweisung erfolgen. Wenn du deinem Kunden zusätzlich Frachtkosten in Rechnung stellst, buchst du diese wie den Nettowert der Erzeugnisse auf dem Konto „Umsatzerlöse“.

Wenn dein Kunde aufgrund einer Falschlieferung eine Rücksendung vornimmt, musst du eine Rückbuchung auf eben diesem Konto vornehmen. Eigene Erzeugnisse unterscheiden sich dabei grundsätzlich vom Verkauf von Handelswaren, die du von einem anderen Erzeuger oder Händler zum Weiterverkauf erworben hast. Diese werden auf dem Konto „Umsatzerlöse für Waren“ verbucht.