Als Unternehmer ist es für dich enorm wichtig, zu wissen, welche Frist du bei der Erstellung deiner Rechnung einhalten musst, damit du zuverlässig deinen oft hart erarbeiteten Lohn erhältst.
Als Selbstständiger hast du meist viel im Kopf und schiebst die Buchhaltung vielleicht auch gerne mal auf? Dies ist aus vielfältigen Gründen keine gute Idee. Wenn du für ein Unternehmen eine Leistung erbracht hast, bist du sogar verpflichtet, eine Rechnung fristgerecht zu schreiben, da sonst ein Bußgeld droht. Außerdem solltest du deine Rechnungen zeitnah stellen, damit deine Forderungen möglichst schnell beglichen werden.
Wer hat Anspruch auf eine Rechnung
Anspruch auf eine Rechnung haben in Deutschland lediglich Unternehmen oder so genannte juristische Personen. Das heißt für dich, dass du in diesem Falle die Plicht hast, eine Rechnung fristgerecht auszustellen. Diese Regelung beruht auf dem Umsatzsteuergesetz.
Auch wenn es die meisten Privatpersonen erwarten – ist dein Auftraggeber eine Privatperson, bist du nicht verpflichtet eine Rechnung zu schreiben. Von dieser Regelung gibt es jedoch einige Ausnahmen:
- der Grundstückskauf. Hier musst du auch einer Privatperson eine Rechnung ausstellen.
- Leistungen, die im Zusammenhang mit einem Grundstück stehen (dazu zählen Reinigungsarbeiten, Gartenarbeiten und Bauleistungen)
- Wenn die Privatperson eine Rechnung wünscht, in der erbrachte Dienstleistungen separat aufgeführt werden (weil er diese zum Beispiel von der Einkommenssteuer absetzen kann)
Gesetzliche Fristen zur Rechnungsstellung
Die Frist für die Rechnungsstellung regelt in Deutschland das Umsatzsteuergesetz (§ 14 Abs. 2 Satz 2). Dort ist festgelegt, dass du innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen musst, wenn du die Leistung für eine Firma erbracht hast. Die Frist gilt ab dem Moment, an dem du die Leistung erbracht hast. Solltest du eine Rechnung nicht fristgerecht stellen, droht dir wegen einer Ordnungswidrigkeit ein Bußgeld in Höhe bis zu 5000€ (§ 26a Abs. 2 UStG).
Zahlbar ohne Rechnung ( § 271 BGB)
Im BGB (§ 271) ist geregelt, dass eine erbrachter Leistung sofort zu begleichen ist. Eine Rechnung ist nicht die Voraussetzung dafür, dass eine Leistung bezahlt werden muss. Dennoch solltest du daran denken, dass viele Kunden erst nach Rechnungsstellung den genauen Betrag der Leistung kennen und daher erst danach zahlen. Auch wenn dies rechtlich nicht korrekt ist, solltest du zeitnah nach erbrachter Leistung eine Rechnung schreiben um dir langes Warten auf deine Forderung oder gar ein Mahnverfahren zu ersparen.
In deiner Rechnung kannst du eine Zahlungsfrist festsetzen. Wenn du dies nicht tust, greift die Regelung des BGB. Das bedeutet, dass die Forderung sofort beglichen werden muss. Jedoch wird eine Verlängerung von 30 Tagen eingeräumt. Generell steht es dir immer frei, mit deinem Kunden eine individuelle Zahlungsfrist zu vereinbaren. Sollte das Ende der Zahlungsfrist auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag fallen, endet die Frist am folgenden Werktag.
Dienstvertrag ( 614 BGB)
Wenn du als Dienstleister tätig bist, hast du immer sofort nach Erbringung deiner Leistung einen Anspruch auf deinen Lohn. Wenn die Vergütung nach Zeitabschnitten bemessen ist, so hast du nach Ablauf des Zeitabschnittes Anspruch auf den jeweiligen Lohn. Dies ist in § 614 BGB geregelt.
Werkvertrag ( 641 BGB)
Wenn du für deinen Kunden etwas angefertigt hast und dies per Werkvertrag geregelt ist, hast du nach Abnahme einen direkten Anspruch auf deinen Lohn. Ist die Zahlung für bestimmte Teilerbringungen vorgesehen bzw. wird die Arbeit in Teilen abgenommen, hast du nach Abnahme dieser einen sofortigen Anspruch auf Zahlung. Dies ist in § 641 BGB geregelt.
Kaufvertrag ( 433 Abs. 2 BGB)
Wenn ein Kaufvertrag geschlossen wird, hast du nach der Lieferung bzw. Übergabe einen Anspruch auf deine Forderung. Dies ist in § 433 Abs. 2 BGB geregelt.
Welche Frist gilt bei Geschäften mit Privatpersonen
Wenn der Leistungsempfänger eine Privatperson ist, gibt es keine gesetzliche Frist, in der du eine Rechnung schreiben musst. Das Besondere ist, dass du bei einer Rechnung an eine Privatperson auf die Zahlungsfrist von 30 Tagen (oder deiner individuellen Frist) hinweisen musst.
Frist für Bauleistungen und Handwerker
Wenn du Bauleistungen oder Handwerksarbeiten erbracht hast, bist du verpflichtet, eine Rechnung innerhalb der gesetzlichen Frist von sechs Monaten auszustellen. Für die Begleichung hat der Kunde dann eine Zahlungsfrist von 30 Tagen, wenn du es nicht anders auf der Rechnung vermerkt hast.
Ausnahme: Grundstückskauf
Der Grundstückskauf bildet, wie oben schon benannt, eine Ausnahme. Hier bist du verpflichtet, einer Privatperson eine Rechnung innerhalb von einer Frist von sechs Monaten auszustellen. Dies liegt daran, dass auch der Grundstückskauf unter die Regelung zu „Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück“ fällt.
Welche Fristen gelten in der Schweiz?
In der Schweiz gelten andere Regelungen als in Deutschland. Dort sind Vorauszahlungen und Barzahlungen wesentlich üblicher als bei uns. Der Werklohn wird direkt nach abgeschlossener Zahlung fällig. Auch wichtig ist, dass es in der Schweiz keinen Anspruch auf eine Zahlungsfrist gibt. Das bedeutet für dich, dass du deinen Rechnungsbetrag wesentlich schneller einfordern kannst oder dich sogar durch Vorauszahlungen absichern kannst.
Unser Tipp:
Durch die Nutzung eines Rechnungsprogramms kannst du vermeiden, dass du vergisst eine Rechnung zu stellen. Du kannst eine Erinnerung einstellen, dass du einem Kunden eine Rechnung stellen musst. Außerdem ist die Zahlungsfrist automatisch auf der Rechnung hinterlegt.
Es gibt auch Rechnungsprogramme speziell für Handwerker, mit denen du dir keine Sorgen mehr um die Zahlungsfrist machen musst, da diese automatisch hinterlegt ist.
Allgemeine Verjährungsfristen berücksichtigen
Die Fristen von Forderungen werden im BGB geregelt und fallen unterschiedlich aus – je nachdem um welche Art von Forderung es sich handelt. Wichtig für dich ist zu wissen, wie deine Verjährungsfristen lauten und wie lange du Ansprüche geltend machen kannst, damit du auf keine Forderung verzichten musst.
Exkurs: Wann verjähren Forderungen
Rechnungen über die Erbringung von Werkleistungen, Handwerksleistungen, Lieferungen von Waren und über Kaufverträge verjähren nach drei Jahren zum Jahresende. Innerhalb dieser Zeit kannst du die Forderungen einfordern, notfalls auch per konsequenten Mahnverfahren. Ist die Frist von drei Jahren verstrichen, kannst du die Zahlung einer Rechnung nicht mehr einfordern. Wenn du merkst, dass die Frist bald verstreicht, kannst du einen gerichtlichen Mahnbescheid beantragen (mahnen reicht dafür nicht aus). Sollte zwischen dir und deinem Schuldner eine Verhandlung laufen, kann die Verjährung allerdings ausgesetzt oder verlängert werden.
Eine Verjährung tritt auch nicht automatisch in Kraft, sondern muss vom Schuldner geltend gemacht werden. Das bedeutet, wenn ein Kunde ein deiner Rechnungen nach der Verjährungsfrist bezahlt, kann er diesen Betrag nicht wieder zurückfordern.
Beispiel: Wenn du eine Rechnung am 1.Mai 2018 gestellt hast, kannst du diesen Betrag bis zum 31.12.2021 einfordern. Sollte der Betrag nicht bezahlt worden sein, kannst du dem Kunden bis zum 31.12.2021 einen gerichtlichen Mahnbescheid zukommen lassen.
Sollte der Kunde die Forderung am 1.01.2022 begleichen, hat er trotz der Verjährung keinen Anspruch auf eine Rückzahlung.
Das müssen Ärzte bei der Rechnungsstellung beachten
Die Rechnungsstellung ist für Ärzte nur bei Privatpatienten relevant. Die Preise für die verschiedenen Leistungen richten sich dabei nach der GOÄ (Gebührenordnung für Ärzte). Daher muss neben dem Datum der Erbringung der Leistung auch die genaue Bezeichnung sowie Beschreibung und Dauer der Leistung enthalten sein. Die korrekte Rechnungsstellung ist nach § 12 GOÄ geregelt. Dort ist jedoch nicht geregelt, in welcher Frist ein Arzt eine Rechnung erstellen muss. Nach Monaten oder Jahren kann jedoch eine so genannte Verwirkung seiner Forderung vorliegen. Meist legt man dieser Verwirkung der Verjährungsfrist zugrunde. Sollte in der Zeit, in der eine Rechnung, die direkt nach der Leistung erstellt wurde, verjährt sein, hat ein Arzt seine Möglichkeit auf Rechnungsstellung verwirkt.
Die Verjährungsfrist für gestellte Rechnungen beträgt auch bei Ärzten 3 Jahre zum Ablauf eines Kalenderjahres. Rechnungen vom 1.01.-31.12.2019 verjähren also am 31.12.2022. Sie können noch geltend gemacht werden per Mahnbescheide (keine Mahnungen!), die bis zum 31.12.2022 zugestellt werden. Die Verjährung kann auch durch Verhandlungen zwischen dem Arzt und dem Patienten gehemmt werden.
Rechnung rückwirkend stellen
Wenn du vergessen hast, eine Rechnung zu erstellen, kannst du dies auch nach der Frist von 6 Monaten nachholen. Dabei musst du nur nachweisen, dass es sich um einen berechtigten Anspruch handelt. Wenn du dies beweisen kannst, kannst du eine normale Rechnung ausstellen. Gesetzlich ist hier keine Frist festgelegt. Allerdings ist es sinnvoll, hier auch die Verjährungsfrist von 3 Jahren zum Jahresende zugrunde zu legen. Dabei gilt die Frist an dem Moment, an dem du die Leistung erbracht hast.
Einige Aspekte solltest du bei einer rückwirkenden Rechnung jedoch beachten:
- Das Rechnungsdatum entspricht dem aktuellen Datum
- Das Lieferdatum entspricht der Zeitpunkt, an dem die Lieferung real erbracht wurde
- Sollte der Kunde trotzdem bereits den Betrag beglichen hat, solltest du dies auf deiner Rechnung vermerken.
Beispiel: Am 8. Mai 2018 hast du eine Leistung erbracht, die du jedoch vergessen hast, in Rechnung zu stellen. Die Frist für die Rechnungstellung endet im Dezember 2021. Wenn dir nun am 8.September 2019 auffällt, dass du vergessen hast, diese Rechnung zu stellen, kannst du dies umgehend nachholen. Dabei ist das Rechnungsdatum der 8.September 2019, während das Lieferdatum weiterhin der 8. Mai 2018 ist. Solltest du den Betrag trotzdem bereits erhalten haben, musst du dieses auf der Rechnung vermerken.
Exkurs Aufbewahrungsfristen
Dir als Unternehmer wird klar sein, dass du deine Unterlagen aufbewahren musst – doch wie lange muss eigentlich welches Dokument aufbewahrt werden? Für die meisten Dokumente gilt eine Frist von 6 Jahren (u.a. Jahresabschlüsse, Inventare, Buchungsbelege). Die Aufbewahrungsfrist von Rechnungen hingegen ist länger.
Aufbewahrungsfrist von Rechnungen
Als Unternehmer hast du die Pflicht, Rechnungen und Belege ganze 10 Jahre aufzubewahren. Die Frist endet immer mit dem Ende eines Kalenderjahres. Das heißt, dass Dokumente teilweise sogar über 10 Jahre aufbewahrt werden müssen.
Beispiel: Eine Rechnung aus dem Januar 2019 musst du bis zum 31.12.2029 aufbewahren.
Heutzutage reicht es nicht mehr aus, die Rechnungen nur noch in ausgedruckter Form zu archivieren. Die Rechnungen müssen auch in einer elektronischen, unveränderbaren Form abgespeichert werden.
Bei der Archivierung von Belegen solltest du unbedingt beachten, dass Thermopapier, auf dem viele Belege gedruckt werden, sehr schnell ausbleicht. Lege von solchen Dokumenten am besten eine Kopie auf normalem Papier an.
Die Aufbewahrungsfrist solltest du keinesfalls auf die leichte Schulter nehmen, denn wenn du dem Finanzamt keine Belege vorlegen kannst, nimmt das Finanzamt eine Schätzung vor – diese fällt meist zu deinem Ungunsten aus und kann zu großen finanziellen Nachteilen führen.
