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Verjährung von Rechnungen

Wann verjährt eine Rechnung?

Wenn eine Rechnung verjährt ist, kannst du deinen Anspruch auf Zahlung nicht mehr gerichtlich oder auf anderem Wege durchsetzen. Früher war die Regelverjährung auf 30 Jahre festgesetzt. Diese kann auch heute noch für ältere Rechnungen gelten. Seit Beginn des Jahres 2002 beträgt die Verjährung einer Rechnung nach BGB drei Jahre. Dies ist im §195 BGB geregelt.

Hemmung der Verjährung von Rechnungen

Die Hemmung der Verjährung einer Rechnung ist die Unterbrechung der Verjährungszeit. Sie kommt beispielsweise zum Tragen, wenn ein Kunde deine Forderung aufgrund erbrachter Leistungen oder gelieferter Waren nicht anerkennt. Die Hemmung dient dir als Mittel, wenn der säumige Kunde nicht unverzüglich zahlen kann, dass die Verjährungsfrist in dieser Zeit nicht ablaufen kann. Ist die Hemmung beendet, da die Gründe für selbige nicht mehr vorhanden sind, läuft die Verjährungszeit weiter. Das bedeutet, dass die Verjährung einer Rechnung nach §209 BGB während der Zeit der Hemmung ruht und nicht in die Verjährungsfrist eingerechnet wird.

Die Hemmung der Verjährung muss daher vom Neubeginn der Verjährung unterschieden werden, welcher bis 2002 Unterbrechung der Verjährung genannt wurde. Eine Hemmung bewirkt, dass die Rechtswirksamkeit eines Anspruchs aus beispielsweise Forderungen oder ein Gerichtsurteil hinausgezögert werden. Dies geschieht aus Gründen, die den Betroffenen zunächst vor der Wirksamkeit schützen, bis ebendiese Gründe weggefallen sind.

Unterscheidung zwischen Anlaufhemmung und Ablaufhemmung

Die einfachste Möglichkeit, auf gerichtlichem Wege eine Hemmung der Verjährungsfrist zu erwirken, ist ein Mahnverfahren. Als Alternative kannst du auch direkt eine Klage einreichen, was dich jedoch mehr kostet. Die Hemmung endet in diesem Falle sechs Monate, nachdem ein rechtskräftiges Urteil erfolgt ist oder das Verfahren eingestellt wird. Im Zivilrecht unterscheidet man grundsätzlich zwischen zwei Arten der Hemmung:

  • Anlaufhemmung nach §207 BGB und 208 BGB, die direkt zu Beginn der Verjährung eintritt.
  • Ablaufhemmung nach §203 BGB und 206 BGB, wenn die Verjährung nicht eintritt, bevor eine bestimmte Frist nach Eintreten bestimmter Umstände abgelaufen ist.

Anspruchsverhandlungen führen zur Hemmung der Verjährung

Sobald du als Gläubiger Verhandlungen mit dem Schuldner über die Forderung führst, wird die Verjährung gehemmt. Der Begriff der Hemmung lässt dabei Spielraum zur Auslegung, da es bereits ausreicht, wenn ein Meinungsaustausch über einen Anspruch bzw. eine Forderung und der entsprechenden Grundlage erfolgt.

Sobald Erklärungen einer der beiden Parteien über die Berechtigung des Anspruchs oder der Forderung sowie deren Umfang erfolgen und anzunehmen ist, dass sich die andere Partei darauf einlässt, befinden sich die Verhandlungen in der Schwebe. Verhandelst du also mit deinem Kunden über den Anspruch, ist die Verjährung einer Rechnung nach §203 BGB gehemmt. Sie kann frühestens drei Monate nachdem die Verhandlungen abgeschlossen sind eintreten. Wenn dein Kunde die Verhandlungen jedoch verweigert, läuft die Verjährungsfrist weiter.

Einrede der Verjährung

Als Gläubiger musst du jedoch im Zweifelsfall beweisen können, dass diese Verhandlungen mit dem Schuldner stattgefunden haben. Um sicher zu gehen, solltest du dir schriftlich geben lassen, dass dieser für die Zeit, in der die Verhandlungen stattfinden, von einer Einrede der Verjährung absieht. Mittels einer Einrede könnte der Schuldner das Recht der Leistungsverweigerung in Anspruch nehmen. Der Anspruch erlischt zwar nicht, aber die Einrede begründet ein stetiges Recht zur Leistungsverweigerung, welches nach §214 BGB nach Eintritt der Verjährung in Kraft tritt.

Neben in §203 BGB genannten schwebenden Verhandlungen gibt es im Gesetz noch weitere, folgende Hemmungsgründe:

  • Rechtsverfolgung nach §204 BGB (zum Beispiel Aufrechnung im Prozess, einstweilige Anordnung oder Verfügung, Güteantrag, Klage oder Mahnverfahren)
  • Recht zur Leistungsverweigerung nach §205 BGB
  • Hinderung der Rechtsverfolgung durch höhere Gewalt nach §206 BGB
  • Familiäre sowie ähnliche Gründe nach §207 BGB
  • Ansprüche aufgrund der Verletzung der sexuellen Selbstbestimmung nach §208 BGB

Genannte Gründe beschreiben Sachverhalte, in denen der Gläubiger nicht befähigt ist, eigene Rechte geltend zu machen. Die Gründe hierfür können verschiedener Natur sein. Außerdem soll der Rechtsverfolgung ohne den Zwang zur Einhaltung der Verjährungsfristen ausreichend Zeit gewährt werden.

Verjährung offener Rechnungen und Forderungen verhindern

Wenn du deinem Kunden eine Mahnung geschickt hat, bist du nicht auf der sicheren Seite. Eine Mahnung kann die Verjährung einer Rechnung nicht verhindern, egal ob du diese mündlich oder schriftlich übermittelt hast. Die Verjährungsfrist läuft ohne Hemmung weiter. Deine Forderung kann nur dann nicht verjähren, wenn die Verjährung gehemmt oder nach §212 BGB unterbrochen wurde. Des Weiteren kannst du einen Neubeginn der Verjährungsfrist auslösen. Dazu gibt es folgende zwei Möglichkeiten:

1. Der säumige Kunde erkennt die Ansprüche an

Wenn der Kunde lediglich vergessen hat, dass deine Rechnung noch offen ist, lässt sich die Situation recht einfach regeln. Er erkennt deinen Anspruch auf den ausstehenden Betrag an, indem er eine Rate oder Zinsen des ausstehenden Betrages zahlt oder eine Sicherheit hinterlegt. Ab dem Zeitpunkt der Zahlung läuft die dreijährige Verjährungsfrist von Neuem. Dabei solltest du dich nicht auf mündliche Absprachen verlassen und dir etwa eine Vereinbarung zur Ratenzahlung schriftlich geben lassen, da die Anerkennung der Ansprüche nachweisbar sein muss.

2. Du stellst einen Antrag auf Vollstreckung

Wenn ein Gericht oder eine Behörde dabei ist, deine Forderung zu vollstrecken, fängt die Verjährungsfrist ebenfalls von Neuem an zu laufen. Selbst ein Antrag auf Vollstreckung ist dazu ausreichend, wenn ein vollstreckbares Urteil oder ein Bescheid zur Vollstreckung vorhanden sind. Zuvor musst du allerdings die weiteren Alternativen des Mahnverfahrens (Anspruchsverhandlungen, Antrag auf Mahnbescheid, Einreichung einer Klage) ohne Erfolg genutzt haben

Rechnungsverjährung nach einer Mahnung und ohne Mahnung

Grundsätzlich kann man sagen, dass es hinsichtlich der Verjährungsfrist keine Unterschiede gibt, ob dir eine Mahnung zugestellt wurde oder nicht. Dabei gilt die gesetzliche Regelverjährung von drei Jahren und es spielt auch keine Rolle, ob die Mahnung von deinem Kunden oder von einem Anwalt bzw. Inkassobüro erfolgt ist. Wenn du die Forderungen laut Rechnung trotz Mahnung weiterhin nicht bezahlst, kann dein Kunde weitere Maßnahmen ergreifen, um die Kosten einzutreiben.

Erst wenn bei dir ein gerichtlicher Mahnbescheid eingegangen ist, hat das Auswirkungen auf die Verjährung und zwar in Form einer Hemmung. Hat der Mahnvorgang ein Aktenzeichen erhalten, ist die Verjährungsfrist ausgesetzt. Zudem kommen weitere Kosten auf dich zu. Ein Mahnbescheid allein kostet etwa 60 Euro, allerdings nur, wenn zuvor kein Anwalt tätig war. Dessen Kosten müsstest du ebenfalls tragen. Lediglich bei Tätigkeiten eines Inkassobüros haben einige Gerichte entschieden, dass du als Auftraggeber die Kosten lediglich dann zu zahlen hast, wenn die Einschaltung des Inkassobüros erforderlich war.

Verjährung nach VOB

Die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen, kurz VOB, regelt beispielsweise die Vergabe von Bauaufträgen. Bei üblichen Werkverträgen nach §631 ff. BGB unterliegen die Werklohnforderungen von Handwerksbetrieben bzw. deren Anspruch auf Werklohn der allgemeinen Verjährungsfrist von drei Jahren. Der Beginn der Verjährung, also die Fälligkeit, setzt voraus, dass die Bauleistung abgenommen wurde. Bei einem BGB-Werkvertrag beginnt die Verjährung also am Ende des Jahres der Abnahme.

Damit die VOB/B gilt, musst du dies ausdrücklich mit deinem Auftragnehmer vereinbaren. Ist dies wirksam erfolgt, beginnt die Frist erst, nachdem die Schlussrechnung bei dir als auftraggebender Unternehmer eingegangen ist. Zudem musst du dafür eine prüfbare Rechnung vorgelegt bekommen haben, deren Prüffrist von aktuell 30 Tagen bis maximal 60 Tagen verstrichen ist. Ist die Schlussrechnung nicht prüfbar, kann sie auch die Fälligkeit des Anspruchs deines Auftragnehmers auf Vergütung nicht auslösen. Dazu musst du als Auftraggeber die mangelnde Prüfbarkeit innerhalb der dazu vorgesehenen Pflicht rügen. Ansonsten tritt die Fälligkeit der Werklohnforderung auch ohne vorhandene Prüfbarkeit der Rechnung ein.

Regelungen für Privatpersonen nach VOB/B

Ist der Auftraggeber eine Privatperson, der ohne Unterstützung eines Architekten mit dem Auftragnehmer verhandelt, kann man die VOB/B nicht im Vertrag integrieren, indem lediglich ein Hinweis auf deren Geltung im Angebot des Auftragnehmers erfolgt. Schließt man den Bauvertrag im Geschäft des Auftragnehmers ab, reicht es zum Einbeziehen der VOB/B aus, wenn deren Text vor Ort zur Einsicht ausliegt. Die Beweisplicht dafür liegt beim Auftragnehmer.

Unterscheidung zwischen Arbeiten an Bauwerken und Grundstücken

Nach §438 BGB verjähren deine Gewährleistungsansprüche gegen den Auftragnehmer aufgrund von Mängeln nach einem Jahr oder 5 Jahren. Dabei muss man zwischen Arbeiten an einem Grundstück und Arbeiten an einem Bauwerk unterscheiden. Bei Ersterem gilt die einjährige Verjährungsfrist, bei Letzterem die fünfjährige Frist. Bei Bauverträgen, bei welchen die VOB/B gilt, kommt der §13 Nr. 4 VOB/B zum Tragen. In diesem ist geregelt, dass für Mängel an Bauwerken eine Verjährungsfrist von vier Jahren besteht, für Mängel aus Arbeiten an einem Grundstück eine Frist von einem Jahr.

Verschweigt dein Auftragnehmer dir einen Baumangel arglistig, gilt die regelmäßige dreijährige Verjährungsfrist. Diese gilt nach §195 BGB auch für entfernte Mangelfolgeschäden, für die im VOB-Bauvertrag eine zweijährige Verjährung angegeben ist.

Wann verjähren Rechnungen für Dienstleistungen?

Wenn dein Kunde dir eine Rechnung über eine reine Dienstleistung stellt, also der abgeschlossene Vertrag als Dienstvertrag nach §611 ff. BGB eingestuft werden kann, gilt die standardgemäße Verjährung einer Rechnung. Die sogenannte Regelverjährung nach §195 BGB beträgt, wie bereits erwähnt, drei Jahre. Am Ende des entsprechenden Kalenderjahres, in welchem die Leistung erbracht wurde, beginnt die Verjährungsfrist. Dies ist im §199 Abs. 1 BGB festgelegt. Sie orientiert sich also am Tag der Leistungserbringung, nicht am Tag der Rechnungsstellung. Generell gibt es hinsichtlich der Frist bei der Verjährung einer Rechnung keine Unterschiede, egal ob du diese vom Anwalt, von Kaufleuten, von der Krankenkasse oder vom Steuerberater bekommst. Bekommst du eine Rechnung vom Handwerker, gilt ebenfalls §199 BGB. Bei einer Rechnung an Privatpersonen galt früher eine Verjährung der Zahlungsansprüche nach zwei Jahren, mittlerweile gilt auch hier die Verjährungsfrist von drei Jahren nach §195 BGB.

Beispiel für die Verjährung von Dienstleistungen

Dein Kunde erbringt die Dienstleistung im Oktober 2018, die Rechnung geht allerdings erst im Januar 2019 bei dir ein. Da sich die Verjährungsfrist am Tag der Leistungserbringung orientiert, beginnt die Verjährung ab dem 01.01.2019 und läuft drei Jahre. Ab dem 01.01.2022 hat dein Kunde keinen Anspruch mehr auf Bezahlung seiner Forderungen aus der erbrachten Dienstleistung.

Unterschiede bei Werkverträgen

Im Unterschied dazu steht die Werkleistung. In diesem Fall ist eine Abgrenzung zwischen Dienstvertrag und Werkvertrag nicht einfach. Die laut Vertrag geschuldete Leistung ist die Erbringung eines Werkes, wobei die Verjährung gemäß §634a BGB nach zwei Jahren erfolgt. Üblicherweise beginnt die Verjährung bei einem Werkvertrag allerdings ab Abnahme des Werkes und nicht mit dem Ende des entsprechenden Kalenderjahres.

Wann verjähren Rechnungen vom Notar?

Auch wenn du eine Rechnung vom Notar, beispielsweise über Auslagen oder Gebühren bekommst, verjährt diese nach einer gewissen Frist. Nach §6 GNotKG ist eine Verjährungsfrist von vier Jahren nach Ablauf des Kalenderjahrs festgelegt, in dem das Verfahren bzw. das gebührenpflichtige Geschäft beendet ist und die Auslagen entstanden sind. Erfolgt ein Neuanfang des Vollstreckungsauftrags durch den Notar nach §212 BGB oder ergänzt dieser nachträglich die Kostenrechnung, hat dies keinen Einfluss auf die Verjährung einer Rechnung bzw. des Kostenanspruchs.

Verjährung von Rechnungen nach Widerspruch

Wenn dir unrechtmäßig eine Rechnung zugestellt wird, kannst du Widerspruch gegen die Rechnung einlegen. Hast du dies erledigt, ist die Forderung bestritten und du gerätst nicht in Zahlungsverzug. Dies bedeutet, dass keine Zahlungsfristen zu laufen beginnen und keine Verzugszinsen anfallen können, falls du die Rechnung nicht bezahlst. Zudem fangen auch keine Verjährungsfristen an zu laufen. In der Regel musst du dir bei bestrittenen Forderungen keine Sorgen wegen eines Inkassobüros machen, da die meisten keine Forderungen dieser Art eintreiben.

Falls du wider Erwarten doch ein Schreiben erhalten solltest, musst du auf deinen eingelegten Widerspruch verweisen. Inkasso- oder Mahngebühren können ebenfalls keine anfallen, da du nicht in Verzug geraten bist. Durch den Widerspruch können keine entsprechenden Gebühren gefordert werden. Einen Schufa-Eintrag hast du ebenfalls nicht zu befürchten, wenn die Forderung bestritten ist. Falls du dennoch einen Eintrag bekommen solltest, verweist du auch in diesem Fall auf deinen eingelegten Widerspruch und der Eintrag wird nach Prüfung in kurzer Zeit wieder gelöscht. Um den Widerspruch beweisen zu können, solltest du eine Kopie deines Schreibens über den Widerspruch anfertigen.

Verjährung von Rechnungen bei Teilzahlung

Bei der Verjährung einer Rechnung können auch Raten- oder Teilzahlungen zu einer Hemmung führen. Zwar beeinflusst jede Teilzahlung die Verjährungsfrist, jedoch kann unter Umständen auch eine Verjährung der Ansprüche aus Ratenzahlungen eintreten. Selbst wenn du mit deinem Kunden eine Ratenzahlung vereinbart hast, verjähren entsprechende Forderungen innerhalb der gesetzlichen Verjährungsfrist von drei Jahren.

Dies tritt sowohl ein, wenn du gar keine Rate zahlst oder du eine Zahlung tätigst, aber nach Ablauf des Kalenderjahres dieser Zahlung weitere drei Jahre verstrichen sind. Zahlst du einzelne Raten, hat dies auch Einfluss auf die gesamte Forderung. Daher beginnt die Verjährungsfrist jedes Mal von Neuem, sobald du eine Teilzahlung tätigst und damit den Zahlungsanspruch des Kunden anerkennst.

Hat dein Kunde gegen dich als Schuldner ein Gerichtsurteil erwirkt, welches eine Zwangsvollstreckung der Forderungen erlaubt, gilt hinsichtlich der Verjährungsfrist eine besondere Regelung. Nach §197 BGB gilt in solchen Fällen eine Verjährung der Teilzahlungsforderung von 30 Jahren.

Verjährung von Rechnungen bei Ansprüchen auf Beihilfe

Bekommst du eine Rechnung ausgestellt, da du beispielsweise einen Arzt in Anspruch genommen hast, im Krankenhaus behandelt wurdest, Arznei oder entsprechende Hilfsmittel eingekauft hast oder sonstige Heil- und Pflegebehandlungen genossen hast, kannst du einen Antrag auf Beihilfe stellen. Dies ist jedoch nur innerhalb eines Jahres nach dem Zeitpunkt der entstandenen Aufwendung oder der Ausstellung der Rechnung möglich.

Daher beträgt die Verjährungsfrist bei Ansprüchen auf Beihilfe ein Jahr. Bei Pflegeleistungen gilt der letzte Tag des entsprechenden Monats, in welchen du diese in Anspruch genommen hast. Geht es um Rezepte über Arznei etc. gilt das Kaufdatum. Bei der Jahresfrist musst du beachten, dass nicht das Datum des Beihilfeantrags ausschlaggeben ist, sondern dessen Eingangsdatum bei der entsprechenden Festsetzungsstelle wie dem Bundesverwaltungsamt.