In Deutschland ansässige Unternehmen müssen in regelmäßigen Abständen ihre mit den Umsätzen eingenommene Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen. Um die Höhe der zu entrichtenden Umsatzsteuer zu ermitteln und bereits vor Einreichung der abschließenden Umsatzsteuererklärung eine Vorauszahlung zu leisten, müssen die meisten Unternehmen eine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt einreichen.

Die Umsatzsteuervoranmeldung im Umsatzsteuergesetz

Grundlage für die Umsatzsteuervoranmeldung (kurz auch USt-VA) ist § 18 des Umsatzsteuergesetzes. Dieser definiert die Voranmeldungszeiträume und Fristen zur Abgabe für Unternehmer. Fällig wird die Umsatzsteuervoranmeldung zunächst immer zehn Tage nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums. Das bedeutet beispielsweise, dass…

  •     die Voranmeldung für den Zeitraum März am 10.04 eingereicht werden muss.
  •     Die Voranmeldung für das 3. Quartal am 10.10. eingereicht werden muss.

Fällt der 10. Tag des Monats auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, verlängert sich diese Frist auf den nächstfolgenden Werktag.

So funktionieren Dauerfristverlängerung und Sondervorauszahlung

Da diese mit zehn Tagen sehr knapp bemessene Frist in Unternehmen zu massivem Zeitdruck führt, sieht das Gesetz in Absatz 6 des Paragrafen 18 Umsatzsteuergesetz die Möglichkeit vor, eine Dauerfristverlängerung zu erhalten. Das bedeutet, dass die Frist zur Einreichung der Umsatzsteuervoranmeldung vom 10. des Folgemonats auf den 10. des darauffolgenden Monats verlegt wird. Man erhält als Unternehmer also einen Monat mehr Zeit, um die Umsatzsteuervoranmeldung einzureichen.

Im Gegenzug kann das Finanzamt anordnen, dass das steuerpflichtige Unternehmen mit Beantragung der Dauerfristverlängerung eine Sondervorauszahlung in Höhe von 1/11 des letzten Jahresbetrags der Umsatzsteuer leistet. Schließlich würde man sonst die Umsatzsteuer mit der späteren Voranmeldung auch erst einen Monat später entrichten. Das ist nicht gewünscht, weshalb die Vorauszahlung in Höhe von etwas mehr als einer durchschnittlichen Monatsvorauszahlung als alternative Vorableistung fällig wird. Ist die Dauerfristverlängerung einmal gewährt, bleibt sie gültig, bis sie widerrufen wird. In der Praxis wird zur Erneuerung der Sondervorauszahlung mit der Umsatzsteuervoranmeldung für den Dezember gleichzeitig eine Anmeldung der neuen Sondervorauszahlung eingereicht. Schließlich hat sich die Bemessungsgrundlage in Höhe der aktuellen Jahresleistung der Umsatzsteuer verändert. Im Gegenzug wird die ein Jahr zuvor geleistete Sondervorauszahlung auf die Umsatzsteuerzahllast für den Dezember wieder gutgeschrieben.

Welche Umsatzsteuervoranmeldungszeiträume gibt es?

Neben der Frist für die Einreichung der Umsatzsteuervoranmeldung ist der Voranmeldungszeitraum für Unternehmer relevant. Dieser legt fest, wie oft im Jahr eine Umsatzsteuervoranmeldung eingereicht werden muss.

Monatlich

  • Die USt-VA ist monatlich einzureichen, wenn die an das Finanzamt entrichtete Umsatzsteuer im Vorjahr insgesamt mehr als 7.500 Euro betragen hat. Es zählt dabei der Zahlbetrag, also eingenommene Umsatzsteuer abzüglich geleisteter Vorsteuer, nicht allein die Summe der eingenommenen Umsatzsteuer. Die USt-VA ist weiterhin monatlich im Gründungsjahr des Unternehmens und im darauffolgenden Jahr einzureichen, unabhängig von der Umsatzsteuerzahllast.

Vierteljährlich

  • Hat die Umsatzsteuerzahllast mehr als 1.000 Euro, aber weniger als 7.500 Euro betragen, so ist das Quartal der Voranmeldungszeitraum. Allerdings kann das Quartal frühestens im dritten Unternehmensjahr (nach Gründungsjahr und darauffolgendem Jahr) zum Veranlagungszeitraum werden.

Jährlich

  • Hierbei handelt es sich nur in Ausnahmefällen um einen Voranmeldungszeitraum. Beträgt die Zahllast im Vorjahr maximal 1.000 Euro, so kann im Regelfall vom Finanzamt auf eine Voranmeldung komplett verzichtet werden.

Die Unterschiede zwischen Umsatzsteuererklärung und Umsatzsteuervoranmeldung

Eine Umsatzsteuervoranmeldung muss, je nach Unternehmen, bereits zu den genannten Fristen eingereicht werden. Dabei handelt es sich im Prinzip um eine vorläufige Schätzung der Zahllast, auf deren Grundlage eine Vorausleistung auf die zu erwartende Jahresumsatzsteuer erfolgt. Entsprechend lässt sich jede Umsatzsteuervoranmeldung bei Bedarf korrigieren.

Anders verhält es sich bei der Umsatzsteuererklärung. Hierbei handelt es sich um die endgültige Erklärung, wie hoch zu entrichtende Umsatzsteuer und zu verrechnende Vorsteuer für das Unternehmensjahr tatsächlich zu berücksichtigen sind. Für diese Erklärung hat man entsprechend auch mehr Zeit als für die Voranmeldungen. Bei eigener Abgabe der Umsatzsteuererklärung ist der 31. Mai des Folgejahres die entscheidende Frist. Bei Übermittlung durch den Steuerberater ist es der 31. Dezember.

Eine Umsatzsteuererklärung muss dabei zunächst jeder Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes einreichen, solange er dazu verpflichtet ist, Umsatzsteuer zu erheben. Von dieser Pflicht können im Wesentlichen zwei Faktoren befreien:

  •     Man nutzt die Kleinunternehmerregelung
  •     Die getätigten Umsätze entsprechen einem der in §4 Umsatzsteuergesetz von der Umsatzsteuer befreiten Tätigkeiten

Alle anderen Unternehmer sind dazu verpflichtet, mindestens eine Umsatzsteuererklärung abzugeben, in den meisten Fällen (zunächst) auch Umsatzsteuervoranmeldungen.

Anleitung zur Umsatzsteuervoranmeldung: So nutzt du Elster Online für deine Voranmeldung

Die Umsatzsteuervoranmeldung muss im Regelfall online erfolgen. Nur in besonderen Ausnahmefällen ist es möglich, sie auf Antrag auch per Post einzureichen. Entsprechend ist Elster Online die direkte Anbindung an die Datenübermittlung zum Finanzamt. Um diese nutzen zu können, ist eine einmalige Registrierung erforderlich. Zu dieser erhält man eine Zertifikatsdatei zum Download, mit der man sich bei Elster mit eigens gewählter PIN einloggen kann. Ist die Datei vorhanden und man eingeloggt, erfolgt das Ausfüllen der Umsatzsteuervoranmeldung in folgenden Schritten:

  1.     Formular auswählen

In der linken Themenleiste findet man den Bereich „Formulare“, in der sich öffnenden Seite das Thema „Umsatzsteuer“ und dort die „Umsatzsteuervoranmeldung“.

  1.     Steuerdaten angeben

Anschließend werden Steuernummer des Unternehmens und der Voranmeldungszeitraum, für den die Abgabe gedacht ist, abgefragt.

  1.     Voranmeldung ausfüllen

Es lassen sich elf verschiedene Bereiche des Formulars aufrufen. Die meisten davon sind selbsterklärend. Zentral sind alle Angaben, die mit den erzielten Umsätzen und der zu verrechnenden Vorsteuer zu tun haben. Es genügt dabei, die jeweiligen Beträge aufaddiert in einem Gesamtbetrag in das Dokument einzutragen. Bei ausreichender Vorarbeit lässt sich die gesamte Voranmeldung so in wenigen Minuten durchführen.

  1.     Kontrolle der Eingaben

Abschließend folgt durch Klick auf „Prüfen und Absenden“ eine Gesamtübersicht über die eingegebenen Daten. In dieser werden noch einmal alle relevanten Werte, die eingegeben wurden, übersichtlich dargestellt. Stimmen alle Angaben, kann die PIN der Zertifikatsdatei eingegeben und der Vorgang mit „Absenden“ abgeschlossen werden.

Wie wird die Umsatzsteuervoranmeldung berechnet?

Im Wesentlichen ist die Berechnung recht einfach. Auf alle steuerpflichtigen Umsätze muss die dafür verbindliche Umsatzsteuer erhoben werden. Unterschieden werden dabei zwei Steuersätze:

  • Der Regelsteuersatz beträgt 19 Prozent. Dieser ist auf alle Waren und Dienstleistungen zu erheben, es sei denn, es handelt sich um einen steuerfreien Umsatz gemäß §4 Umsatzsteuergesetz oder die Kleinunternehmerregelung wird angewendet.
  • Der ermäßigte Steuersatz liegt bei 7 Prozent. Eine vollständige Liste aller Waren und Dienstleistungen, die dem ermäßigten Steuersatz unterliegen, findet sich in §12 Absatz 2 Umsatzsteuergesetz sowie dem zugehörigen Anhang 2.

Die Umsatzsteuerzahllast ergibt sich aus der Summe der so eingenommenen Umsatzsteuer, abzüglich der zu Unternehmenszwecken entrichteten Vorsteuer. Vorsteuer meint dabei die für Unternehmensinvestitionen selbst entrichtete Umsatzsteuer, beispielsweise für Einkäufe, Anschaffungen und in Anspruch genommene Dienstleistungen. Auf die gleiche Weise wird entrichtete Einfuhrumsatzsteuer zugunsten des Unternehmers verrechnet.

Ist-Besteuerung oder Soll-Besteuerung für die UstVA?

Für die eigenen Umsätze wird dabei unterschieden, ob ein Unternehmer die Ist- oder Soll-Versteuerung nutzt. Der Regelfall ist zunächst die Soll-Versteuerung gemäß Paragraf 16 Absatz 1 Umsatzsteuergesetz. Das bedeutet, dass die Verpflichtung zur Anmeldung eines Umsatzes in den Zeitraum fällt, in dem die Leistung erbracht wurde. Entsprechend müssen Unternehmer unabhängig von der Zahlung ihrer Kunden bereits dann Umsatzsteuer entrichten, wenn sie ihre Leistung erbringen.

Auf Antrag besteht jedoch die Möglichkeit, zur Soll-Versteuerung zu wechseln. Das ist dann möglich, wenn gemäß Paragraf 20 Umsatzsteuergesetz…

  •     der Gesamtumsatz im Vorjahr 500.000 Euro nicht überschritten hat,
  •     das Unternehmen nicht der Buchführungs- und Bilanzierungspflicht unterliegt, zum Jahresabschluss also nur eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellt, oder
  •     der Unternehmer als Freiberufler einzustufen ist.

Soll-Versteuerung bedeutet, dass die Umsatzsteuer mit der Vereinnahmung der Beträge angemeldet werden muss, sprich sobald der Kunde zahlt. So soll verhindert werden, dass kleine und mittlere Unternehmen durch die Umsatzsteuervoranmeldung Liquiditätsprobleme bekommen. Entsprechend ist die Ist-Versteuerung in nahezu jedem Fall von Vorteil, wenn man sie nutzen darf.

Umsatzsteuervoranmeldung vergessen – und jetzt?

Das Vergessen der Umsatzsteuervoranmeldung ist denkbar ungünstig. Bereits kurz nach Ablauf der Fristen drohen empfindliche Strafmaßnahmen.

  •     Schätzung: Erfolgt keine Voranmeldung, schätzt das Finanzamt die zu entrichtende Umsatzsteuer – und das deutlich zuungunsten des Unternehmers.
  •     Verspätungszuschlag: Bis zu 10 Prozent der zu entrichtenden Umsatzsteuer können als Verspätungszuschlag festgesetzt werden. Je unzuverlässiger man agiert, umso höher werden die Zuschläge vom Finanzamt festgesetzt.
  •     Säumniszuschlag: Ein Prozent pro Monat auf die Zahllast wird bei unpünktlicher Entrichtung der Umsatzsteuervoranmeldung fällig.
  •     Ermittlungen wegen Steuerhinterziehung: Bei wiederholter Nichtabgabe einer Umsatzsteuervoranmeldung wird durch die Bußgeld- und Strafsachenstelle ermittelt.

Entsprechend sollte man immer rechtzeitig eine Umsatzsteuervoranmeldung einreichen beziehungsweise bei Nichtabgabe schnellstmöglich nachreichen. Klappt dies einmal nicht, so sollte zumindest eine Schätzung der Umsatzsteuer fristgerecht übermittelt werden. Das gelingt, indem man die erzielten beziehungsweise vereinnahmten Umsätze eines Monats für die zu ermittelnde Umsatzsteuer und die zu verrechnende Vorsteuer über alle erhaltenen Rechnungen des Monats aufaddiert. Eine Korrektur der Umsatzsteuervoranmeldung kann anschließend auch nach der Frist erfolgen, sollte allerdings im Regelfall keine deutlich höhere Steuerzahllast ergeben. Sonst steht man ebenfalls schnell im Verdacht, die Entrichtung der Umsatzsteuer zu seinen Gunsten zu verzögern.