Rechnung ins EU-Ausland schreiben

Wenn du eine Rechnung ins EU-Ausland schreiben möchtest, gibt es im Vergleich zur Inlandsrechnung Unterschiede. Bei letzterer, welche der gängige Fall ist, ist dein Unternehmenssitz identisch mit dem Ort, an dem die Leistung erbracht wird, also Deutschland. Da die geltende Umsatzsteuerregelung vom Leistungsort abhängt, unterliegt die in Rechnung gestellte Dienstleistung oder Ware der Umsatzsteuerpflicht in Deutschland. Die auf der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer musst du also an das deutsche Finanzamt abführen.

Wenn du nun eine Rechnung ins EU-Ausland schreibst, kann der Leistungsort abweichen und ein anderer als Deutschland sein. Dies hat Auswirkungen auf die Umsatzsteuer und ist dabei von der Art des Unternehmens sowie dem Staat abhängig, in den du die Rechnung ausstellst. Bei einer Rechnung ins Ausland innerhalb der Europäischen Union unterscheidet man zwischen folgenden drei Fällen:

  1. Beide Vertragsparteien sind Unternehmer

Bist du im Besitz einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, giltst du als sogenannter Regelunternehmer und musst deine Umsatzsteuer dem Finanzamt abführen. Dies ändert sich jedoch wenn du Waren oder Dienstleistungen an einen Kunden im EU-Ausland verkaufst, der ebenfalls Regelunternehmer ist.

In diesem Fall ändert sich der Leistungsort insofern, dass er sich in das Land des Firmensitzes deines Kunden verschiebt und somit nicht mehr in Deutschland liegt. Das in der EU geltende Reverse-Charge-Verfahren verhindert, dass du die Umsatzsteuer im Land deines Kunden abführen musst. Durch dieses Verfahren muss dein Kunde die Umsatzsteuer an das dortige Finanzamt abführen, da eine Umkehrung der Umsatzsteuerschuldnerschaft erwirkt wird.

  1. Nur du bist Unternehmer

Der Leistungsort und somit auch die Umsatzsteuerpflicht bleibt in Deutschland, wenn du als Regelunternehmer Waren oder Dienstleistungen an Freiberufler, Kleinunternehmer oder Privatpersonen verkaufst. Das Rechnung schreiben ins EU-Ausland erfolgt daher wie gewohnt, wenn du eine Inlandsrechnung erstellst. Je nach Ware oder Leistung weist du einen Steuersatz von 19% oder 7% aus. Tätigst du regelmäßig Verkäufe ins EU-Ausland, solltest du bestimmt Regelungen wie z.B. die Lieferschwelle berücksichtigen.

  1. Du bist Kleinunternehmer

Willst du als Kleinunternehmer eine Rechnung ins Ausland der EU schicken, unterliegst du dabei ebenfalls der Kleinunternehmerregelung und weist auf deiner Ausgangsrechnung nach §19 UStG keine Umsatzsteuer aus. Dabei ist es egal, ob dein Kunde Privatperson oder Regelunternehmer ist.

Rechnungsstellung ins EU-Ausland

Rechnung ins EU-Ausland schreiben ohne Mehrwertsteuer

Damit das Reverse-Charge-Verfahren bei Rechnungsstellung zwischen zwei Regelunternehmern greift, darfst du auf deiner Rechnung keine Umsatzsteuer bzw. Mehrwertsteuer ausweisen. Zudem muss du neben deiner Umsatzsteuer-ID auch zwingend die deines Kunden auf der Rechnung vermerken. Des Weiteren muss ein Hinweis auf die Anwendung des Reverse-Charge-Verfahrens erfolgen.

 Muster für Rechnungen innerhalb der EU

Zum besseren Verständnis und zur reibungslosen Abwicklung empfiehlt es sich, dass du eine Rechnung ins EU-Ausland auf Englisch schreibst. Dabei gelten die gleichen Pflichtangaben wir bei einer deutschen Ausführung. Um die Rechtmäßigkeit der Rechnung zu gewährleisten, müssen folgende Angaben vollständig ausgewiesen sein:

  • Persönliche Informationen (personal information): Name und Anschrift des rechnungsstellenden Unternehmens.
  • Daten des Leistungsempfängers (customer information): Name und Anschrift des leistungsempfangenden Unternehmens.
  • Steuernummer (VAT number) bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (EU VAT number): Bei Rechnungsstellung musst du deine Steuernummer ausweisen. Befindet sich dein Kunde im EU-Ausland, musst du zusätzlich die Umsatzsteuer-ID angeben. Bei einem Rechnungswert über 10.000 Euro muss ebenfalls die USt-ID des Leistungsempfängers vermerkt sein.
  • Rechnungsnummer (invoice number)
  • Rechnungsdatum (Invoice date)
  • Leistungs- bzw. Lieferdatum (delivery date)
  • Art und Menge bzw. Umfang der Leistung (product description):
  • Leistungsentgelt bzw. Produktpreis: Nettobetrag (subtotal without VAT), Umsatzsteuer (VAT) und Bruttobetrag (total)

Einen Überblick, wie eine solche Rechnung aussieht, bieten dir unsere nützlichen Rechnungsvorlagen für Word und Excel.

Rechnung ins EU-Ausland ohne Umsatzsteuer-ID

Bei Rechnungsstellung ins EU-Ausland musst du immer deine Umsatzsteuer-ID angeben. Eine Rechnung ohne Umsatzsteuer-ID kannst du lediglich erstellen, wenn du Freiberufler, Kleinunternehmer oder Privatperson bist. In diesen Fällen unterliegst du der Kleinunternehmerregelung und darfst keine Umsatzsteuer auf der Rechnung ausweisen. Diese Personengruppen besitzen außerdem keine Umsatzsteuer-ID und können diese daher auch nicht angeben.

Wie schreibt man als Privatperson Rechnungen ins EU-Ausland?

Als Privatperson gilt auch bei Rechnungsstellung ins EU-Ausland die Kleinunternehmerregelung. Demnach darfst du auf der Rechnung als Privatperson keine Umsatzsteuer ausweisen. Stellst du als Regelunternehmer eine Rechnung an eine Privatperson im EU-Ausland, gilt wiederum das Prinzip des Leistungsortes. Dabei weist du den geltenden Umsatzsteuersatz wie bei Inlandsrechnungen aus.

Rechnung geht ins EU-Ausland – Ware bleibt im Inland

Wenn dein Kunde im EU-Ausland ansässig ist, bei dir Leistungen oder Waren bestellt, die aber beispielsweise an eine Zweigstelle des Unternehmens mit Sitz in Deutschland geliefert werden sollen, gilt wiederum der Leistungsort bzw. die Warenbewegung für die Umsatzsteuerregelung.

In diesem Fall spielt es keine Rolle, dass die Rechnung ins EU-Ausland gestellt wird, da der Leistungsort in Deutschland ist. Du weist auf deiner Rechnung den für die jeweilige Art von Ware geltenden Regelsteuersatz von 19 % oder den ermäßigen Steuersatz von 7% aus.

Lieferung ins EU-Ausland – Rechnung nach Deutschland

Für den Fall, dass du den Auftrag zu einer Leistungserbringung oder einer Lieferung ins EU-Ausland bekommst, die Rechnungsstellung allerdings an ein anderes Unternehmen mit Sitz in Deutschland getätigt werden soll, ist ebenfalls das Prinzip des Leistungsortes entscheidend. Dabei ist nicht die Lieferanschrift im EU-Ausland relevant, an welche die Waren geliefert oder die Leistungen erbracht werden.

Der Rechnungsempfänger und in dem Fall letztendlich auch der Auftraggeber ist die entscheidende Maßgabe für die Umsatzsteuerregelung. Da dieser seinen Sitz in Deutschland hat, weist du den hierzulande gültigen Umsatzsteuersatz von 19% bzw. 7% aus.