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Erfolgsrechnung

By 31. März 2021 Keine Kommentare

Mithilfe einer sogenannten Erfolgsrechnung kannst du deinen wirtschaftlichen Erfolg ermitteln und erfüllst zugleich auch steuerrechtliche Vorgaben. Vor allem für dich als Unternehmer ist es wichtig, eine Übersicht zu haben, wie erfolgreich du wirtschaftest und wo die höchsten Ausgaben anfallen. Die Erfolgsrechnung kann dir dabei helfen, rentable Aktivitäten und Optimierungspotenziale zu identifizieren.

Definition: Was ist eine Erfolgsrechnung

Eine Erfolgsrechnung dient dazu, den Erfolg von wirtschaftenden Institutionen innerhalb eines bestimmten Zeitabschnitts mithilfe einer Gegenüberstellung von Erträgen und Aufwendungen zu ermitteln. Aus diesem Grund bezeichnet man sie auch als Gewinn- und Verlustrechnung.

Die Erfolgsrechnung ist also nichts anderes als eine Abrechnung, die den Erfolg eines Unternehmens innerhalb eines bestimmten Zeitraumes ermitteln. Diese Rechnung wird mithilfe aller getätigten Ausgaben und sämtlicher Einnahmen erstellt. Es geht also bei der Erfolgsrechnung um die Darstellung des Unternehmenserfolgs auf Basis der jeweils relevanten Geschäftszahlen. Die Gewinn- und Verlustrechnung ist im Gegensatz zur Kosten-und Leistungsrechnung eine sogenannte Periodenrechnung. Es wird also stets ein bestimmter Zeitraum erfasst.

Zweck & Ziele der Erfolgsrechnung

Der grundlegende Zweck und das wichtigste Ziel der Erfolgsrechnung ist das Controlling, also die stetige Überwachung der wichtigsten Unternehmens-Kennzahlen. Daraus ergibt sich als langfristiges Ziel, die notwendigen Kosten zu optimieren und auf diese Weise für höhere Erträge zu sorgen. Denn wo du die Kosten für Anschaffung, Herstellung, Lagerung und Vertrieb senken kannst, bleibt am Ende ein höherer Ertrag übrig.

Aufgabe der Erfolgsrechnung

Wenn du eine Erfolgsrechnung erstellen möchtest, dann nutzt du damit das wichtigste Instrument im Bereich des Controlling. Diese Rechnung dient nämlich einer fortlaufenden Steuerung deines Unternehmens. Die Erfolgsrechnung hat die Aufgabe, die Planung und Kontrolle der Unternehmensdaten zu gewährleisten. Eine weitere Aufgabe einer solchen Rechnung besteht in der Ermittlung der Herstellungs- und Selbstkosten sowie der von dir festzulegenden Angebotspreise.

Die Gewinn- und Verlustrechnung

Bei der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) handelt es sich um den Hauptbestandteil des von dir als Kaufmann zu erstellenden Jahresabschlusses. Mit ihrer Hilfe kannst du deinen unternehmerischen Erfolg ermitteln. Grundsätzlich gilt: Je höher der Gewinn ist, den die GuV am Ende ausweist, desto erfolgreicher hast du gewirtschaftet.

Interne Erfolgsrechnung

Eine interne Erfolgsrechnung bedeutet, dass du deinen Betriebserfolg ermittelst, also eine Kostenrechnung aufstellst.

Externe Erfolgsrechnung

Durch eine externe Erfolgsrechnung bist du in der Lage, den Unternehmenserfolg zu ermitteln. Dies geschieht mithilfe der Gewinn- und Verlustrechnung.

Steuerliche Erfolgsrechnung

Die dritte Form ist die steuerliche Erfolgsrechnung, die man auch Steuerbilanz bezeichnet. Sie dient der Ermittlung der sogenannten Steuerbemessungsgrundlage.

Die kurzfristige Erfolgsrechnung

Die kurzfristige Erfolgsrechnung wird auch als kurzfristige Betriebsergebnisrechnung, Kostenträgerzeitrechnung oder auch Kostenträgerrechnung bezeichnet. Die kurzfristige Erfolgsrechnung wird zum Zweck der Unternehmenssteuerung von dir erstellt und basiert auf den Leistungen und Aufwendungen bzw. Erlösen deines Unternehmens. Man könnte auch sagen, dass die kurzfristige Erfolgsrechnung von sämtlichen zweckfremden Aufwendungen und Erträgen befreit ist und den „Betriebserfolg“ aufzeigen soll.

Eine solche kurzfristige Erfolgsrechnung erstellst du in der Regel für das Geschäftsjahr, vor allem aber während des Jahres (monatlich, quartalsweise oder halbjährlich). So kannst du den Betriebserfolg bzw. das Betriebsergebnis verfolgen. Je nachdem, welchen internen Rechnungszweck du verfolgst, kannst du eine solche Rechnung unternehmensspezifisch gestalten. Folgende zwei Verfahren haben sich in der Praxis als effektiv erwiesen:

  1. Gesamtkostenverfahren
  2. Umsatzkostenverfahren

Es wird jeweils der Betriebserfolg gezeigt. Die kurzfristige Erfolgsrechnung kann also in Form einer Ist-, Normal- oder Planerfolgsrechnung strukturiert sein.

Gründe für die kurzfristige Erfolgsrechnung

Der Hauptgrund, aus dem eine kurzfristige Erfolgsrechnung erstellt wird, liegt in dem Wunsch, eine nicht zu weitreichende Erfolgsanalyse durchzuführen und auf Basis der Ergebnisse die Prozesse im Unternehmen anzupassen. Mit einer kurzfristigen Erfolgsrechnung kannst du also sehr schnell auf Veränderungen bzw. auf externe Einflussfaktoren reagieren und mit entsprechenden Maßnahmen notfalls gegensteuern. Externe Einflussfaktoren sind zum Beispiel:

  • Gestiegene Rohstoffpreise
  • Tarifabschlüsse
  • Mieterhöhungen für Betriebsstätten

Das Gesamtkostenverfahren (GKV)

Das Gesamtkostenverfahren beruht auf der Grundlage der Vollkosten. Das bedeutet, dass hier die gesamten Aufwendungen innerhalb eines bestimmten Zeitraumes allen erwirtschafteten Erträgen desselben Zeitraumes gegenübergestellt werden. Inklusive der aus Bestandserhöhungen an Halb- und Fertigfabrikaten oder selbsterstellten Anlagen stammenden Erträge.
Das Ergebnis einer solchen Rechnung ist eine unbestätigte Bruttoaufstellung der entsprechenden Quellen, welche nach Aufwands- und Ertragsarten gegliedert ist.

Das Umsatzkostenverfahren (UKV)

Das Umsatzkostenverfahren wird auf Grundlage der Voll- oder auch Teilkosten = Teilkostenrechnung durchgeführt. Dies bedeutet, dass es sich beim Umsatzkostenverfahren um eine Umsatzerfolgsrechnung handelt. Zur Abgrenzung der Erträge und Aufwendungen musst du deshalb die abgesetzten Mengeneinheiten heranziehen. Aufwendungen und Erträge weist das Umsatzkostenverfahren nicht bereits zum Zeitpunkt der Produktion aus, sondern erst beim Verkauf der Produkte. Steigende Bestände bereits fertiger oder noch unfertiger Erzeugnisse und auch selbst erstellte Sachanlagen weist das Umsatzkostenverfahren nicht als Erträge aus und die dafür angefallenen Aufwendungen werden auch nicht als Aufwendungen berücksichtigt. Vielmehr zeigt das UKV sinkende Bestände schon fertiger bzw. noch unfertiger Produkte als Aufwendungen für verkaufte Produkte.

Die Aufwendungen unterteilt das Verfahren nicht nach Art der Aufwendungen (also Materialkosten, Personalkosten, Abschreibungskosten), sondern gliedert sie nach ihren Funktionsbereichen (als Einkauf, Herstellung, Verwaltung, Vertrieb). Orientierungspunkt beim Umsatzkostenverfahren ist also vor allem die Struktur der Kostenstellen. Um dieses Verfahren anzuwenden, muss vorher eine Kosten- und Leistungsrechnung erstellt werden.

Aufbau einer kurzfristigen Erfolgsrechnung

Wie eine kurzfristige Erfolgsrechnung aufgebaut ist, lässt sich am einfachsten mit einer Beispielrechnung für das Gesamtkostenverfahren zeigen.

Gesamtkostenverfahren – eine fiktive Beispielsrechnung:

 

Umsatzerlöse 20.000.000 Euro
+/- Erhöhung/Verminderung Bestand fertiger/unfertiger Erzeugnisse +/- 2.000.000 Euro
+ weitere aktivierte Eigenleistungen + 1.000.000 Euro
+ sonstige betrieblich bedingte Erträge + 200.000 Euro
Materialaufwendungen:
– a) Aufwendungen Roh-, Hilfs- sowie Betriebsstoffe/bezogene Waren – 4.000.000 Euro
– b) Aufwendungen (bezogene Leistungen) – 200.000 Euro
Personalaufwand
– a) Löhne/Gehälter – 5.000.000 Euro
– b) Sozialabgaben/Aufwendungen Altersversorgung/Unterstützung  

– 2.000.000 Euro

Abschreibungen
– a) auf nicht materielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens/Sachanlagen – 1.000.000 Euro
– b) auf Vermögensgegenstände Umlaufvermögen, soweit diese übliche Abschreibungen nicht übersteigen  

– 0 Euro

– Sonstige Aufwendungen betrieblicher Art – 2.000.000 Euro
= Betriebsergebnis (EBIT) = 5.000.000 Euro
+ Erträge (Beteiligungen) + 100.000 Euro
+ Erträge (Wertpapiere/Ausleihungen Finanzanlagevermögen) + 150.000 Euro
+ sonstige Zinsen & ähnliche Erträge + 100.000 Euro
– Abschreibungen (Finanzanlagen und Wertpapiere aus dem Umlaufvermögen)  

– 50.000 Euro

– Zinsen/ähnliche Aufwendungen – 800.000 Euro
– Steuern (bezogen auf Einkommen und Ertrag) – 300.000 Euro
= Ergebnis (nach Steuern) = 1.200.000 Euro
– Steuern sonstiger Art – 0 Euro
= Jahresüberschuss  = 4.200.000 Euro

Abstimmung der kurzfristigen Erfolgsrechnung mit der Gewinn- und Verlustrechnung

Bei der Abstimmung der Ergebnisse einer kurzfristigen Erfolgsrechnung (KER) mit dem Ergebnis der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) musst du Folgendes beachten: Unterliegen die beiden beispielsweise unterschiedlichen Abrechnungszeiträumen, ist es deine Aufgabe, die Ergebnisse gegenzurechnen. Dabei ergeben sich meistens Abweichungen und es kann zu einer für dein Unternehmen nachteiligen Entwicklung der Kosten kommen, was du verhindern musst. Sind sogenannte kalkulatorische Kostensätze vorhanden, musst du sie an die jeweiligen Abrechnungszeiträume anpassen. Das ist für die Aussagekraft der Kostenstellen (Abteilungen) und Kostenträger (Produkte/Dienstleistungen) besonders wichtig.

Eine solche Abstimmung zwischen kurzfristiger Erfolgsrechnung und GuV, erreichst du am einfachsten mit der sogenannten Abstimmbrücke. Du brauchst nur die kalkulatorischen Kosten und die Ist-Kosten zu addieren und sie dann um die Ergebnisse aus dem Finanzbereich und aus dem außerordentlichen Bereich zu ergänzen. Im Anschluss kannst du dann das Bilanzergebnis errechnen.

Unterschied zwischen Bilanz und Erfolgsrechnung (GuV)

Bilanz und Erfolgsrechnung bilden eine enge Einheit, weil sie zusammen den Jahresabschluss bilden und Aufschluss über die finanzielle Situation deines Unternehmens geben. Trotzdem gibt es Unterschiede zwischen beiden.

Bei der Bilanz handelt es sich um eine detaillierte Aufstellung, die die aktuelle Finanzsituation aufzeigt. In ihr sind auf der einen Seite sämtliche Vermögenswerte aufgeführt, die andere Seite zeigt alle Verbindlichkeiten. Eine Bilanz listet immer die liquiden Vermögenswerte, also das Anlagevermögen, zuerst auf. Danach sind Vorräte, Forderungen und Bankbestände aufgeführt. Beim Blick zur anderen Seite findest du ganz oben das Kapital, die Rückstellungen sowie die Verbindlichkeiten.

Die Erfolgsrechnung in Form der GuV (Gewinn- und Verlustrechnung bzw. Gesamtergebnisrechnung) gibt Aufschluss über die Gesamtperformance deines Unternehmens im Verlauf des Jahres. An ihr kannst du ablesen, ob du einen Gewinn erwirtschaftet oder einen Verlust erlitten hast. Hauptbestandteile der Erfolgsrechnung bilden stets die Aufwendungen sowie die Erträge.

Erfolgsrechnung Beispiel

Wie eine Erfolgsrechnung aussehen könnte, wurde bereits am Beispiel des Gesamtkostenverfahrens gezeigt. Im Folgenden soll ein weiteres Beispiel, diesmal im Rahmen des Umsatzkostenverfahrens verdeutlichen, wie man vorgeht.

Beispielrechnung für das Umsatzkostenverfahren:

 

Umsatzerlöse 20.000.000 Euro
– Herstellungskosten der zur Erzielung der Umsatzerlöse erbrachten Leistungen – 9.000.000 Euro
= Bruttoergebnis (bezogen auf den Umsatz) = 13.000.000 Euro
– Aufwendungen für Vertrieb – 4.500.000 Euro
– Verwaltungskosten – 1.300.000 Euro
+ Sonstige betriebliche Erträge + 400.000 Euro
– Sonstige betrieblich bedingte Aufwendungen – 600.000 Euro
= Betriebsergebnis (EBIT) = 5.000.000 Euro
+ Erträge (Beteiligungen) + 100.000 Euro
+ Erträge (Wertpapiere/Ausleihungen Finanzanlagevermögen) + 150.000 Euro
+ Zinsen/Erträge sonstiger Art + 100.000 Euro
– Abschreibungen auf Finanzanlagen und auf Wertpapiere des Umlaufvermögens – 50.000 Euro
– Zinsen und ähnliche Aufwendungen – 800.000 Euro
– Steuern vom Einkommen und Ertrag – 300.000 Euro
= Ergebnis (nach Steuern) = 1.200.000 Euro
– Steuern sonstiger Art – 0 Euro
= Jahresüberschuss = 4.200.000 Euro

Erfolgsrechnung Gliederung

Eine Erfolgsrechnung hat in den meisten Fällen stets die gleiche Gliederung, die sich dann, unter Berücksichtigung der jeweils relevanten Kontenklassen, folgendermaßen zeigt:

–  Aufwand für Material, Waren und Drittleistungen (in Kontenklasse 4)

Nettoerlöse aus Lieferung oder Leistung (in Kontenklasse 3)
–  Aufwand für Material, Waren und Drittleistungen (in Kontenklasse 4)
= Bruttoergebnis (1)
–  Personalaufwand (in Kontenklasse 5)
= Bruttoergebnis (2)
–  Sonstiger betrieblicher Aufwand (Kontenhauptgruppen 60 bis 67)
= Betriebsergebnis 1: EBITDA
–  Abschreibungen/Wertberichtigungen auf Anlagevermögen (Kontenhauptgruppe 68)
= Betriebsergebnis 2: EBIT
–/+ Finanzaufwand/Finanzertrag (Kontenhauptgruppe69)
= Betriebsergebnis 3: EBT (operatives Ergebnis vor Steuern)
–/+ Betrieblich bedingter Nebenerfolg (Kontenklasse 7)
–/+ Betriebsfremder/außerordentlicher Aufwand/Ertrag (Kontenhauptgruppen 80 bis 88)
= Jahresgewinn oder -verlust (Unternehmenserfolg) vor Steuern
– Direkte Steuern (Kontenhauptgruppe 89, bei juristischer Person, nicht Einzelunternehmen)
= Jahresgewinn oder -verlust (Unternehmenserfolg)

Einstufige Erfolgsrechnung

Eine einstufige Erfolgsrechnung konzentriert sich auf den Warenertrag, zu dem Erträge aus Liegenschaften und Verkäufen hinzuaddiert werden. Anschließend ziehst du die Aufwendungen für Waren, Personal, Miete, Liegenschaften sowie sonstige Aufwendungen ab und erhältst als Ergebnis den Gewinn.

Zweistufige Erfolgsrechnung

Die zweistufige Erfolgsrechnung beinhaltet die Betriebsbereiche sowie neutrale Bereiche. Sie zeigen verschiedene Teilabschnitte, in denen Aufwendungen und Erträge zusammengefasst sind und die am Ende den Unternehmensgewinn zeigen. In den ersten Teil, den Betriebsbereich, gehören beispielsweise Verkaufserlöse, Aufwendungen für Rohstoffe sowie Zinsaufwendungen des Unternehmens. Zudem sind diesem Bereich Abschreibungen, Löhne sowie Gehälter zuzurechnen. Den Abschluss des ersten Teils einer zweistufigen Erfolgsrechnung bildet der Betriebsgewinn.

Der neutrale Bereich schließt sich an. Zunächst müssen Liegenschaftsertrag bzw. Liegenschaftsaufwand zum Betriebsergebnis hinzugerechnet oder auch abgezogen werden. In einem letzten Schritt werden dann noch direkte Steuern abgezogen. Der neutrale Bereich und damit die zweistufige Rechnung schließt mit dem Unternehmensgewinn.

Dreistufige Erfolgsrechnung

Wendest du die dreistufige Erfolgsrechnung an, wird zwischen rein betrieblichen, betriebsfremden sowie außerordentlichen Aufwendungen und Erträgen unterscheiden. Die Rechnung wird dementsprechend untergliedert. Mit dieser Gliederung kannst du dein Unternehmen noch effektiver analysieren. So lässt sich anhand einer dreistufigen Erfolgsrechnung beispielsweise erkennen, in welchem Bereichen dein Unternehmen Erfolg hat und in welchen es Verluste einfährt.

Mehrstufige Erfolgsrechnung

Eine mehrstufige Erfolgsrechnung erstellst du auf Grundlage des von dir gewählten Kontenrahmens. Sie zeigt die jeweiligen Posten, welche benötigt werden. Mit ihr lassen sich Zwischenergebnisse ermitteln (z. B. Brutto- oder Betriebsgewinn) die dann Aufschluss über die Profitabilität und die Finanzsituation deines Unternehmens geben.

Management Erfolgsrechnung

Im Rahmen der Management-Erfolgsrechnung wird mit kalkulatorischen Abschreibungen gearbeitet, wobei die Geschäftsziele berücksichtig und erfasst werden. Im Gegensatz dazu orientiert sich die Abschreibungsplanung in der Bilanz an steuerlichen Überlegungen. Es werden also lineare, degressive oder Sonderabschreibungen vorgenommen.

Die drei System-Teile der MER

Bei der Management-Erfolgsrechnung (MER) handelt es sich um ein dreiteiliges System. Es dient vor allem dazu, dir im Rahmen der Planung Informationen zum Betriebsergebnis zu geben. Dabei bilden die ermittelten Standardkostensätze die Grundlage. Folgende drei Teile innerhalb der MER gibt es:

  • Die sogenannte Verkaufs-Erfolgsrechnung gilt als der erste Teil der Management-Erfolgsrechnung. Die Besonderheit besteht hier in der stufenweisen Beitragsrechnung, in welcher auch die Ist-Rechnung sowie die Budgets enthalten sind.
  • Als zweiten Teil der MER bezeichnet man die Abweichungsanalyse. Durch sie erhältst du einen Überblick über sämtliche Abweichungen, etwa bezüglich des Budgets. Mit der MER kannst du nicht nur eine Ist-Abrechnung vornehmen, sondern auch eine Budgetabrechnung. Die Abweichungen sowie das Managementergebnis betrügen bei der Planung dann Null.
  • Der dritte Teil ist die Abstimmbrücke. Diese Brücke stellt eine Verbindung zwischen deinem internen Rechnungswesen, deiner Finanzbuchhaltung sowie der vorzunehmenden Bilanzrechnung dar.

Analyse & Interpretation der Bilanz und Erfolgsrechnung

Für die Analyse und Interpretation einer Bilanz oder Erfolgsrechnung, ist es sinnvoll, sich von einem kompetenten Buchhalter oder Steuerberater unterstützen zu lassen. Aufgrund ihrer Berufserfahrung sind sie in der Lage, dir die Zahlen in der Erfolgsrechnung zu interpretieren und Hinweise auf mögliche Optimierungspotenziale zu geben.

Kurzfristige Erfolgsrechnung richtig lesen: Kennzahlen der Erfolgsrechnung

Bei der kurzfristigen Erfolgsrechnung handelt es sich eigentlich um eine betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), die du in der Regel nicht selbst vornimmst, sondern von deinem Buchhalter oder Steuerberater anfertigen lässt. Er kann dir auch die einzelnen Kennzahlen aufschlüsseln und dir einen Überblick zur Entwicklung deines Unternehmens bzw. zur Ertragslage geben. Als wichtigste Kennzahlen arbeitet er hierbei mit den Erlös- und Kostenarten.

Die richtige Lesart einer kurzfristigen Erfolgsrechnung besteht darin, von den 100 Prozent (bezogen auf den Gesamtzeitraum) prozentual herunter zu rechnen auf das Ergebnis zum Zeitpunkt der Erstellung. Wenn etwa die geplanten Materialkosten für 12 Monate bei 200.000 Euro liegen und du Ende Juni Kosten von 80.000 Euro in der Erfolgsrechnung sieht, hast du gut gewirtschaftet und liegst 20.000 Euro unter den eingeplanten Kosten. Setzt sich dies bis zum Jahresabschluss fort, fällt dein Gesamtergebnis im Bereich Materialkosten positiv aus.

Kostenlose Vorlage zur Erfolgsrechnung zum Download

Im Internet findest du bei verschiedenen Anbietern Vorlagen zum Downloaden, mit deren Hilfe du eine Erfolgsrechnung erstellen kannst. Meist handelt es sich um eine Excel Vorlage Bilanz und Erfolgsrechnung. Zudem gibt es auch für eine kurzfristige Erfolgsrechnung Muster, die du kostenfrei auf deinen Computer herunterladen und verwenden kannst.

Zusammenfassung: Bilanz und Erfolgsrechnung

Die Bilanzanalyse gibt am Ende des Abrechnungszeitraumes Auskunft über den Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens. Vor allem die kurzfristige Erfolgsmessung ist ein gutes Instrument, um auch während des Jahres zu analysieren. So kannst du dir sicher sein, dass du auf dem richtigen Weg bist.