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Zahlungserinnerung

Die Zahlungserinnerung ist der erste Schritt, wenn ein Schuldner seine Rechnung nicht fristgerecht bezahlt hat.

Als Unternehmer wirst du immer wieder Kunden haben, die eine Rechnung nicht pünktlich bezahlen. Das ist unerfreulich und auch nicht gerade fair. Schließlich hast du deine Leistung oder eine Lieferung an den Kunden pünktlich erbracht. Doch was tun in diesem Fall? Den Kunden gleich anschreiben und mit Konsequenzen drohen? Es ist ratsam erst einmal die Ruhe zu bewahren und im ersten Schritt dem Kunden eine Zahlungserinnerung zu schicken.

Was ist eine Zahlungserinnerung?

Bei der Zahlungserinnerung handelt es sich um ein Schreiben, welches ein Unternehmer einem Kunden schickt, wenn dieser für eine erbrachte Leistung seine Rechnung noch nicht bezahlt hat. Wie sich bereits aus dem Begriff Zahlungserinnerung schließen lässt, handelt es sich hier um eine Erinnerung an den Kunden die Rechnung zu begleichen. Ein Unternehmer geht in diesem Fall immer erst davon aus, dass der Kunde dies einfach vergessen hat. Aus diesem Grund ist eine Zahlungserinnerung immer höflich formuliert. Der Kunde soll sich durch Ankündigung von rechtlichen Maßnahmen nicht verärgert oder gar bedroht fühlen.

Unterschiede zwischen Mahnung und Zahlungserinnerung

Rein rechtlich gesehen gibt es zwischen der Mahnung und der Zahlungserinnerung keinen Unterschied. Aus Gründen der Höflichkeit allerdings wird in den meisten Fällen eine Reihenfolge beim Versenden der Zahlungserinnerung und Mahnung beachtet. Das bedeutet, dass du immer erst die Zahlungserinnerung verschickst und bei einer weiteren Säumnisfrist die Mahnung. Ein mehrstufiges Mahnverfahren gibt es rein rechtlich gar nicht. Rechtlich kannst du auch eine Mahnung ohne Zahlungserinnerung versenden.

Die Frage, ob eine Zahlungserinnerung eine Mahnung ist, kann daher auch mit einem klaren JA beantwortet werden. Egal ob du deinem Kunden eine Zahlungserinnerung schickst oder eine Mahnung, die Formulierung spielt keine Rolle. Fakt ist, dass mit der Versendung die Funktion der Zahlungsaufforderung angestoßen wird. Mit deinem Schreiben, egal wie du es nennst, wird der säumige Kunde von dir in Verzug gesetzt. Mit langjährigen Kunden gehst du aber wie beschrieben etwas vorsichtiger um. Eine freundliche Erinnerung an eine ausgebliebene Zahlung ist hier immer der bessere Anfang.

Wann verschickst du eine Zahlungserinnerung?

Zahlt ein Kunde nicht zum angegebenen Zahlungstermin, musst du nicht gleich schwere Geschütze auffahren. Deshalb ist es ratsam nicht sofort eine Mahnung zu versenden. Es ist sicherlich auch in deinem eigenen Interesse, weiterhin eine gute geschäftliche Beziehung mit dem Kunden zu bewahren. Vielmehr solltest du noch ein paar Tage nach dem Zahlungsziel warten und dann die Zahlungserinnerung schreiben. Es kommt auch ganz darauf an, wie lange der Kunde von dir zur Begleichung der Rechnung Zeit bekommen hat. In der Regel wird empfohlen, die Zahlungserinnerung etwa 2-3 Tage nach Ablauf vom Zahlungsziel zu versenden. Als Unternehmer musst du zunächst immer davon ausgehen, dass der Kunde es schlicht und einfach vergessen hat. Denk immer daran, dass dir das selbst auch passieren kann.

Wie viel Zeit hast du, um eine freundliche Zahlungserinnerung zu begleichen?

Es gibt gesetzlich keine definierte Zahlungsfrist bei einer Zahlungserinnerung. Mit Erhalt der Zahlungserinnerung befindest du dich bereits in Zahlungsverzug. Rein theoretisch hat jeder Unternehmer das Recht, nach Ablauf vom Zahlungsziel gleich ein Mahnverfahren einzuleiten. Die Zahlungserinnerung ist lediglich ein freundlicher Hinweis und muss nicht versendet werden. Erhältst du eine solche Aufforderung, dann musst du die offene Forderung umgehend begleichen. Ein weiteres Zahlungsziel wird dir mit der Erinnerung nicht eingeräumt.

Achtung: Mit der freundlich formulierten Zahlungserinnerung setzt du dem Kunden auch noch keine Frist für die Begleichung der Rechnung. Die Zahlungserinnerung ist einfach nur eine freundliche Erinnerung, die noch ausstehende Rechnung zu begleichen. Natürlich kannst du im Schreiben angeben, dass du darum bittest, die Rechnung in einem Zeitraum von maximal 7 Tagen zu bezahlen.

Wie kannst du eine Zahlungserinnerung schreiben?

Im Gegensatz zu einer Mahnung gehst du bei der Zahlungserinnerung davon aus, dass der Kunde die Rechnung einfach vergessen hat. Neben der freundlichen Formulierung der Zahlungserinnerung musst du beachten, dass in dieser auch bestimmte Pflichtangaben enthalten sind.

Welche Pflichtangaben müssen auf der Zahlungserinnerung stehen?

Folgende Pflichtangaben darfst du bei deiner Zahlungserinnerung nicht vergessen:

  • das Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
  • wenn vorhanden eine Kundennummer
  • das Datum der Fälligkeit für den Rechnungsbetrag
  • der genaue Rechnungsbetrag der offen ist
  • ein Hinweis, dass noch kein Zahlungseingang festzustellen war
  • der Hinweis, dass ab jetzt ein Zahlungsverzug eingetreten ist

So verwendest du kreative Zahlungserinnerungen für ein besseres Forderungsmanagement

Für die Zahlungserinnerung musst du keine bestimmte Form einhalten. Das bedeutet, dass du diese frei formulieren kannst. Wie bereits mehrfach erwähnt, solltest du diese freundlich formulieren und nicht gleich schriftliche Drohgebärden an den säumigen Kunden verschicken. Um die weitere Geschäftsbeziehung zum Kunden aufrechtzuerhalten, gibt es dafür ein paar kreative Ideen, diese Zahlungserinnerung freundlich zu formulieren, aber dennoch klar zu machen, dass du einen umgehenden Zahlungseingang erwartest.

Hier ein paar Beispiele, wie das aussehen könnte.

Variante 1: Über den erfolgreichen Abschluss unserer Zusammenarbeit freue ich mich sehr. Ich bin immer bestrebt, dass ich gegenüber unseren Kunden meiner Vertragserfüllung nachkomme. Ist bisher alles zu ihrer Zufriedenheit verlaufen? Dann möchte ich Sie darum bitten, den ausstehenden Rechnungsbetrag doch auf unser angegebenes Konto zu überweisen.

Variante 2: Ich freue mich, dass Sie bei mir eingekauft haben. Ich hoffe, dass Ihnen mein Produkt gefällt und alles zu ihrer Zufriedenheit verlaufen ist. Ich möchte Sie deshalb bitten, den ausstehenden Rechnungsbetrag zeitnah auf mein Konto zu überweisen.

Variante 3: Wir haben uns über Ihre Bestellung sehr gefreut. Herzlichen Dank für Ihr Vertrauen. Doch im Stress des Alltags kann auch mal was schiefgehen oder vergessen werden, wie beispielsweise eine Rechnung. Aber das kann jedem mal passieren. Wir würden uns freuen, wenn Sie zeitnah den noch offenen Rechnungsbetrag an uns überweisen würden.

Welche Vorteile bietet das Verwenden eines Zahlungserinnerung Muster?

Musst du eine Zahlungserinnerung schreiben, dann bietet sich für dich auch die Verwendung eines entsprechenden Muster an. So stellst du sicher, dass auf dem Schreiben auch alle Pflichtangaben enthalten sind, wie dies bei einem rechtssicheren Mahnschreiben auch der Fall sein muss. Du solltest nie vergessen, dass auch die Zahlungserinnerung bereits eine Mahnung ist. Dies bringt dir einige Vorteile ein, falls es später gar zu einem gerichtlichen Mahnverfahren kommen sollte.

Unter folgendem Link kannst du eine kostenlose Vorlage herunterladen: Kostenlose Zahlungserinnerung Muster in Word oder Excel.

Zahlungserinnerung Muster Word Beispiel

Was kommt nach der Zahlungserinnerung?

In Deutschland ist es bei vielen Unternehmen üblich, nach der ersten freundlichen Zahlungserinnerung zunächst auf eine Mahnung zu verzichten. Viele Unternehmen schicken daher bei einer offenen Forderung erst zwei bis drei weitere Schreiben, um den Kunden zur Begleichung der Rechnung aufzufordern. Ab dem zweiten Schreiben wird aber auf die Freundlichkeit verzichtet. Du formulierst zwar das nächste Schreiben höflich, aber dennoch bestimmt. Den Weg kannst du gehen, musst du aber nicht. Rein rechtlich gesehen geht die Zahlungserinnerung bei Missachtung in eine Mahnung über. Mit dieser Mahnung drohst du rechtliche Schritte gegen den säumigen Kunden an. Ab der zweiten Mahnung hast du als Gläubiger das Recht, dem Kunden Mahngebühren in Rechnung zu stellen. Wie hoch diese Mahngebühren sind, kannst aber nicht du allein bestimmen. Du musst dich hier immer an die Kosten halten, welche im Bezirk des zuständigen Oberlandesgerichts festgelegt sind. Zuständig ist das Gericht, in dessen Bezirk dein Unternehmen seinen Sitz hat. Du darfst die Mahngebühren aber erst ab dem Zeitpunkt vom Zahlungsverzug in Rechnung stellen.

Lassen sich für die Zahlungserinnerung Mahngebühren erheben?

Die Begriffe Zahlungserinnerung und Mahnung werden oft verwechselt. Die Zahlungserinnerung hat für den Schuldner noch keine rechtlichen Folgen. Das bedeutet, dass du mit einer Zahlungserinnerung weder Mahngebühren noch Verzugszinsen erheben kannst. Dies ist erst ab der ersten Mahnung möglich.

Ab wann ist dein Kunde in Zahlungsverzug?

Es mag zwar durchaus Einzelfälle geben, aber in der Regel besteht ein Zahlungsverzug spätestens mit der Zustellung der Zahlungserinnerung. Dies ist in § 280 und § 286 BGB genau definiert. Geht aus deiner Rechnungsstellung hervor, dass die Frist für die Zahlung der Rechnung klar geregelt ist, besteht mit dem Ablauf von dem genannten Datum ein Zahlungsverzug. Sehr häufig wird die Klausel „zahlbar 14 Tage nach Erhalt der Rechnung“ verwendet. Das würde bedeuten, dass nach 14 Tagen der Zahlungsverzug eingetreten ist. Doch diese Klausel ist aber nicht ganz unproblematisch.
Kommt es tatsächlich dazu, dass dein Kunde nicht bezahlt, müsstest du diesem in einem Rechtsstreit genau nachweisen, wann er die Rechnung wirklich erhalten hat. Das Datum vom Poststempel reicht hier nicht aus. Es geht um den Tag, am dem er die Rechnung tatsächlich erhalten hat. Es ist dir deshalb zu empfehlen, dein anberaumtes Zahlungsziel immer mit einem konkreten Datum zu versehen. Nennst du auf der Rechnung kein Zahlungsziel, beginnt für dich der Zahlungsverzug des Kunden erst ab dem 30. Tag, ausgehend vom Rechnungsdatum. Alle gesetzlichen Regelungen rund um dieses Thema kannst du im Bürgerlichen Gesetzbuch und im Handelsgesetzbuch nachlesen.

Ist eine Zahlungserinnerung/Mahnung per Email gültig?

Weder die Zahlungserinnerung als Form einer Mahnung noch die Mahnung selbst ist eine einseitig empfangsbedürftige Erklärung. Das BGB sieht hier keinerlei Grund für eine Zustellung in bestimmter Form. Du kannst deshalb die Zahlungserinnerung als auch die Mahnung auf mündlichem Weg, in schriftlicher Form, per Fax oder per Email mitteilen. Vor allem bei kleineren Beträgen senden viele Unternehmen die erste Aufforderung zur Zahlung per Email. Vor allem dann, wenn das Geschäft online zustande kam und eine Email-Adresse vorliegt.

Um eine mögliche Beweispflicht wahrzunehmen, wird dir aber empfohlen, ab der Mahnung dies schriftlich zu verfassen und per Einschreiben, optional auch per Rückschein, dem Schuldner zustellen zu lassen. Auch die Faxzustellung ist möglich, weil du dort ein Fax-Protokoll in Händen hältst.

Fazit

Nimmt man den Sachverhalt genau, so handelt es sich bei einer Zahlungserinnerung um eine erste Mahnung. Zahlungserinnerung wird aber für den Sprachgebrauch verwendet, um den Kunden nicht zu verärgern und eine weitere Geschäftsbeziehung nicht zu gefährden. Deshalb sollte in der Zahlungserinnerung ein freundlicher Schreibstil ohne Androhung von weiteren Schritten erfolgen. Wie mit schuldigen Kunden umgegangen wird, ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Es bleibt also jedem Schuldner selbst überlassen, welche Eskalationsstufen er wählt. Gläubiger müssen sich erst an die Vorschriften des BGB und des Handelsgesetzbuches halten, wenn die Zahlungserinnerung in eine Mahnung übergeht und der Tatbestand des Zahlungsverzuges besteht.

FAQ – Häufige Fragen zu diesem Thema

 

Wann wird eine Zahlungserinnerung verwendet?

Ein Zahlungserinnerung ist ein freundliches Schreiben, mit ein Kunde darauf aufmerksam gemacht wird seine ausstehende Rechnung zu begleichen. Die Zahlungserinnerung wird versendet, wenn das eingeräumte Zahlungsziel überschritten wurde.

Ist die Zahlungserinnerung die erste Mahnung?

Auch wenn die Zahlungserinnerung freundlich wirkt und auch freundlich verfasst wird, handelt es sich dennoch um eine erste Mahnung.

Bin ich verpflichtet Mahngebühren zu bezahlen?

Du bist erst verpflichtet Mahngebühren zu bezahlen, wenn ein Zahlungsverzug angemahnt worden ist. Bei einer Zahlungserinnerung können noch keine Mahngebühren erhoben werden.

Ist eine Mahnung per Email gültig?

Weder die Zahlungserinnerung als Form einer Mahnung noch die Mahnung selbst ist eine einseitig empfangsbedürftige Erklärung. Deshalb ist auch die Versendung einer Mahnung per Email gültig. Der Gläubiger sollte allerdings auf die Beweispflicht achten.