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XRechnung

By 29. Januar 2021 Keine Kommentare

Die XRechnung stellt eine Variante der elektronischen Rechnung dar, die speziell für die öffentlichen Verwaltungen gedacht ist. In diesem Artikel erfährst du, was eine XRechnung genau ist, wann die XRechnung Pflicht ist und welche Normen du beachten musst. Zudem zeigt dir dieser Artikel, welchen Punkten du bei der Erstellung und Implementierung einer XRechnung besondere Beachtung schenken musst.

Was ist eine XRechnung?

Mit der XRechnung wird ein neues technisches Format für elektronische Rechnungen bezeichnet. Die XRechnung steht dabei als Abkürzung für „XML-basiertes semantisches Rechnungsdatenmodell“.

Neben dem Begriff XRechnung wird häufig auch von der „codierten Rechnung“ gesprochen. Das für die XRechnung geltende Format wurde von der EU in Form der Norm EN 16931-1 erlassen. In dieser Norm werden verbindliche Parameter für diese Form der Rechnung vorgeschrieben.

Ziel der XRechnung

Durch die XRechnung soll der Rechnungsprozess europaweit IT-gestützt ablaufen. Das beinhaltet sowohl den Versand, die Rechnungsprüfung als auch die Verarbeitung der Rechnung.

Begriffsbestimmungen

Zum Thema XRechnung gibt es verschiedene wichtige Begriffe, die Ihnen häufig begegnen werden und daher vorab geklärt werden sollten:

  • Eine Rechnung ist ein Dokument, das die Vergütung über eine Lieferung oder sonstige Leistung zum Inhalt hat. Eine Standardrechnung muss bestimmte Pflichtangaben enthalten, die nach § 14 UStG aufgezählt sind.
  • Eine elektronische Rechnung, also der Rechnungsversand per E-Mail, unterliegt denselben Vorschriften wie eine Papierrechnung. Zudem muss sie die Anforderungen einer qualifizierten Signatur nach § 14 (3) UStG erfüllen, damit sie gültig ist.
  • Die Standard XRechnung, wie sie von der Regierung angedacht ist, soll bundeseinheitlich verwendet werden, wenn es um den Datenaustausch mit Behörden geht. Denn durch den Aufbau des strukturierten Datensatzes können alle wichtigen und notwendigen Rechnungsdaten elektronisch mittels EDV automatisch übermittelt werden. Zusätzlich lassen sich aufgrund der Datenstruktur noch weitere Unterlagen einbinden. Dieses Format soll nicht nur bundesweit, sondern EU-weit funktionieren, also in allen Mitgliedsstaaten der Europäischen Union. Allerdings nicht zwischen Privatpersonen, sondern explizit beim Austausch mit Behörden, also mit der öffentlichen Verwaltung.
  • Standards sind Vorschriften, aus denen sich Normen und Richtlinien entwickeln. Diese können freiwillig verwendet werden, viele entwickeln sich aber zu rechtlich anerkannten Grundlagen für bestimmte Fälle. Wie beispielsweise Produktionsnormen oder Standards, die international für Verbindungsteile (Schrauben und Muttern) verwendet werden. Diese Vorschriften tragen Bezeichnungen wie DIN oder ISO oder EN im Namen.

XRechnung wird zur Pflicht

Die X-Rechnung gilt aktuell für den Rechnungsaustausch mit den Bundesbehörden und wird seit 27.11.2018 praktiziert. Dabei ist im Fristplan der „Verordnung über die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen des Bundes“ ein abgestuftes Inkrafttreten vorgesehen. Die Termine können sich allerdings nochmals verändern.

  • Die obersten Bundesbehörden müssen seit 27.11.2018 die XRechnungen sowohl empfangen als auch verarbeiten können.
  • Ab dem 27.11.2019 trifft diese Pflicht auch die öffentlichen Auftraggeber des Bundes.
  • Und im nächsten Schritt müssen seit dem 27.11.2020 alle Rechnungssteller, die eine Rechnung an öffentliche Behörden senden, die Vorgaben zur XRechnung einhalten. Also grundsätzliche alle Firmen, die mit Behörden zusammenarbeiten. Sowohl Landes- als auch Kommunalbehörden sind dann betroffen.

Übrigens: Jede XRechnung ist auch eine E-Rechnung, aber umgekehrt ist nicht jede E-Rechnung auch eine XRechnung. Die genauen Vorgaben für eine XRechnung sind in § 4 E-Rech-VO geregelt.

Normen der EU in Bezug auf XRechnung

Alles begann mit der „RICHTLINIE 2014/55/ EU DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES vom 16. April 2014“. Darin ging es bereits um die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen.

Danach folgte die E-Rechnungs-Verordnung der Bundesregierung vom 06. September 2017, die damals als Norm DIN EN 16931-1:2017-12 veröffentlicht wurde.

Seit 2014 gibt es darüber hinaus auch das Format ZUGFeRD vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie. In der ersten Version war es nicht für eine EU-weite Richtlinie geeignet, was sich aber mit Version 2.0 ändern soll.

In einigen europäischen Ländern gibt es bereits nationale Vorschriften für Unternehmen zur Verwendung der elektronischen Rechnung – möglichst als XRechnung. Wenn du also mit Behörden im Ausland in Geschäftsverbindung stehst, dann solltest du dich darüber informieren, welche Vorschriften im jeweiligen Land gelten. Vorreiter sind Italien, Spanien und Frankreich. Spezifische Informationen kannst du bei den jeweiligen Außenhandelskammern erhalten.

XRechnung als Alternative zu ZUGFeRD

Die Variante ZUGFeRD 2.0 erfüllt grundsätzlich bereits dieselben Normen wie die XRechnung und kann daher als Alternative angesehen werden. Das Ziel ist jedoch einen einheitlichen Standard auf  Bundes- und Länderebenen (EU) zu verwenden, also ausschließlich die XRechnung einzusetzen.

Vorbereitung und Implementierung der XRechnung

Bei der Umstellung von elektronischer Rechnung oder Papierrechnung auf XRechnung musst du einige Punkte beachten:

  1. Analyse deiner jetzigen Prozesse
    Für die Umstellung musst du zunächst deine aktuellen Arbeitsschritte erfassen und analysieren. Beispielsweise die derzeitige Rechnungsstellung sowie den Versand oder die Bearbeitung der Eingangsrechnungen. Welche Schritte musst du verändern, um alle Anforderungen für eine korrekte XRechnung zu erfüllen? Lege dabei Wert auf deinen technischen Hintergrund, die Archivierung und natürlich auch die Inhalte der bisherigen Rechnungen. Ist dein EDV-System kompatibel und unterstützt auch ZUGFeRD 2.0?
  2. Beschreibung des Ist-Zustandes
    Anschließend stellst du fest, welche Vor- und Nachteile deine jetzigen Prozesse mit sich bringen. Betreibe Ursachenforschung, wo die Probleme liegen und notiere dir die Optimierungspotentiale.
  3. Beschreibung des Soll-Zustandes
    Wie soll es zukünftig laufen? Beim Soll-Ist-Vergleich kannst du die Prozesse herausfiltern, die du anpassen, ändern oder hinzufügen musst.
  4. Mitarbeiter einbinden, um deren Akzeptanz zu erreichen
    Wie bei allen Änderungen werden sich einige Mitarbeiter mit Neuerungen schwertun. Binde sie daher ein, kläre sie auf und schule sie. Wenn sie die Notwendigkeit verstehen und Mitspracherechte bei Veränderungen haben, steigt auch die Motivation.
  5. Update der EDV-Kompetenzen
    Gegebenenfalls muss externe Kompetenz in Form eines IT-Anbieters für die Umsetzung ausgewählt werden, falls der bisherige nicht die nötige Fachkenntnisse oder Software anbieten kann.

Wie erstelle ich eine XRechnung?

Du darfst eine XRechnung nicht mit einer Rechnung vergleichen, welche du per PDF erstellst und per Mail versendest. Die Rechnungsdaten werden stattdessen als strukturierter Datensatz (XML) an den Rechnungsempfänger übertragen. Das bedeutet aber nicht, dass du fürs XRechnung erstellen ein absoluter IT-Fachmann sein musst. Statt dich in die Technik zu vertiefen, kannst du beim XRechnung schreiben eine Software nutzen. Erstellst du mit einer speziellen Software eine XRechnung, so nimmt diese automatisch auch eine XRechnung Validierung vor. Durch diese Validierung kannst du frühzeitig Fehler erkennen und dann die XRechnung versenden, ohne dass diese mit Fehlern behaftet ist.

Um überhaupt eine XRechnung erstellen zu können, brauchst du nicht nur eine entsprechende Software, sondern auch eine Leitweg-ID und eine Lieferantennummer. Diese bekommst du von deiner Behörde, welche den Auftrag an dich vergeben hat. Diese musst du dann in deiner Software in die dafür vorgesehenen Felder eintragen.

Nötige Angaben bei einer X-Rechnung

Bei Verwendung einer entsprechenden Software benötigst du für eine Standard XRechnung die gleichen Angaben, wie du sie bei jeder anderen Rechnung auch brauchst. Folgende Angaben sind für diese XRechnung per Gesetz, und zwar dem E-Rechnungsgesetz vorgeschrieben:

  • alle Daten zum Lieferanten oder Hersteller
  • Daten, welche eindeutig zum Rechnungsempfänger passen einschließlich der Leitweg-ID
  • die Rechnungssumme
  • die Ausweisung der Umsatzsteuer
  • eine Lieferantennummer
  • die gültigen Zahlungsbedingungen
  • eine E-Mailadresse
  • die Bankverbindung

Die Leitweg-ID in der XRechnung

Damit du eine elektronische Rechnung als Rechnungssteller überhaupt richtig adressieren kannst, muss der Empfänger der XRechnung auch eindeutig zu identifizieren sein und die Rechnung adressierbar sein.

Mit einer Leitweg-ID für XRechnung wird es ermöglicht, dass eine elektronische Weiterleitung und auch Adressierung der XRechnung erfolgt. Verantwortlich dafür sind die Zentralen Rechnungsplattformen des Bundes. Die Adressierung und Weiterleitung geht an die angebundenen ERP- bzw. Freigabesysteme der Behörden der Bundesverwaltung. Angegeben wird bei der Standard XRechnung die Leitweg-ID im Feld Käuferreferenz. Gleichzeitig stellt die Leitweg-ID eine Pflichtangabe dar, die auf keiner E-Rechnung fehlen darf.

Eine Leitweg-ID hat eine Zusammensetzung, welche grundsätzlich aus drei Bestandteilen besteht.

  • Bestandteil der Grobadressierung mit bis zu 12 Stellen
  • Bestandteil der Feinadressierung mit bis zu 30 Stellen
  • Bestandteil der Prüfziffer mit 2 Stellen

Mit der Grobadressierung kann unterschieden werden, zu welchem Bundesland der Empfänger der Rechnung gehört oder ob er zu einer Bundesverwaltung gehört. Eine Leitweg-ID könnte beispielsweise so aussehen: 992-1234512345-05

Handelt es sich um einen öffentlichen Auftraggeber, so wird dieser dir als Auftragnehmer die Leitweg-ID für die Rechnungsstellung mitteilen. Du darfst auch ausschließlich nur diese erhaltene Nummer verwenden.

Praktisches Beispiel zur Anwendung von XRechnung

In der Praxis werden Unternehmen voraussichtlich bei öffentlichen Ausschreibungen von Behörden mit der XRechnung in Berührung kommen. Denn die öffentlichen Auftraggeber können gemäß der EU-Richtlinie eine XRechnung für die Auftragnehmer vorschreiben. Wenn du dich auf eine solche Ausschreibung bewirbst, solltest du dich vergewissern, dass du anschließend in der Lage bist die gewünschte Rechnung auszustellen.

Vorteile von elektronischen Rechnungen

Elektronische Rechnungen haben einige entscheidende Vorteile gegenüber den Papierrechnungen. Daher sind sie ohnehin schon weit verbreitet, da die Betriebe zunehmend auf papierlose Büros umsteigen und alle Dokumente elektronisch versenden und archivieren. Nachfolgend haben wir exemplarisch einige Vorteile für dich aufgezählt:

  • Kosten- und Zeitersparnis (Druckkosten, Versandkosten, Zeitaufwand für Druck und Versand)
  • schnellere Zustellung und dadurch ggf. schnellere Liquidierung
  • weniger Platz zum Lagern/Archivieren nötig
  • keine Nachbearbeitung nötig, keine Medienbrüche

Ausblick/Fazit – So geht es weiter mit der XRechnung

Durch die breite Umstellung auf digitale und papierlose Büros stellen viele Firmen fleißig auf elektronischen Rechnungsversand, elektronische Archivierung und dafür hilfreiche Buchhaltungssoftware um. Der Schritt von der bisher bekannten E-Rechnung oder der ZUGFeRD-Alternative ist also nicht mehr so riesig wie befürchtet.

Die Verpflichtung, dass grundsätzlich alle Unternehmen auf die XRechnung umstellen müssen, ist derzeit nicht absehbar. Aber wer nicht ausschließen kann, mit Behörden zusammenzuarbeiten, sollte sich mit der Umstellung zumindest befassen.
Kurzfristig ist es hilfreich, mit ZUGFeRD zu arbeiten, da dieses Format die momentanen Bedingungen der XRechnung schon erfüllt. Langfristig hat eine EU-weite Standardisierung sicherlich auch Vorteile. Diese ist im Moment jedoch noch Zukunftsmusik.