Geschäftsbrief Vorlage

 

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Zur Vorlage

Im folgenden Artikel erhältst du eine Geschäftsbrief Vorlage mit allen Infos und Tipps, die du zum Ausfüllen des Musters benötigst. Ein Geschäftsbrief stellt in vielerlei Hinsicht eine Art Visitenkarte deines Unternehmens dar. Grund genug für dich darauf zu achten, dass Inhalt und Layout den besten Eindruck hinterlassen. Mit dieser Vorlage erstellst du im Handumdrehen einen perfekten Geschäftsbrief, egal für welchen Anlass.

Zusätzlich zum Geschäftsbrief kannst du über ein Rechnungsprogramm alle Rechnungen & Angebote im einheitlichen Design gestalten.

Was ist ein Geschäftsbrief?

Einfach gesagt handelt es sich bei einem Geschäftsbrief um ein Dokument, welches bei der Korrespondenz mit Kunden oder Geschäftspartnern verwendet wird. Der Geschäftsbrief ist also ein Dokument, welches eine Mitteilung nach außen richtet.

Folgendes gilt für den Geschäftsbrief:

  • Als Geschäftsbrief gelten Angebote, Rechnungen, Quittungen, Preislisten, Auftragsbestätigungen etc.
  • Seit dem 01. Januar 2007 hat der Gesetzgeber klargestellt, dass die Angabepflicht unabhängig von der äußeren Form der Geschäftsbriefe besteht. Dazu wurden in § 37a HGB, § 80 AktG, § 35 a GmbHG und § 125 a HGB (§ 177 a HGB) die Worte „gleichviel welcher Form“ eingefügt.
  • Als Geschäftsbrief gilt in deinem Unternehmen der gesamte externe Schriftverkehr. Die schriftlichen Mitteilungen können dabei an einen oder auch an mehrere Empfänger gerichtet sein.

Keinen Geschäftsbrief stellen folgende Fälle dar:

  • Jegliche Form von internem Schriftverkehr zwischen Niederlassungen, einzelnen Filialen oder zwischen den jeweiligen Abteilungen von deinem Unternehmen.
  • Richtest du eine Mitteilung an einen unbestimmten Personenkreis, beispielsweise als Postwurfsendung, Anzeige in der Zeitung oder Werbeprospekt.
  • Alle Mitteilungen für die in der Regel ein Vordruck verwendet wird. Dies können beispielsweise Versandanzeigen, Lieferscheine oder Abholungsbenachrichtigungen sein.

Definition: Der private Geschäftsbrief

Als privater Geschäftsbrief wird ein Brief bezeichnet, den du als Privatperson und nicht als Unternehmer schreibst. Auch für diesen Brief kannst du eine Vorlage nutzen, und zwar eine private Geschäftsbrief Vorlage. Dies empfiehlt sich sogar, denn einen privaten Geschäftsbrief richtest du beispielsweise an Unternehmen oder Behörden mit dem Zweck, ein persönliches Anliegen zu klären.

Unser Tipp:

Auch beim privaten Geschäftsbrief sollten Layout und Form gewahrt bleiben. Es ist zwar keine Pflicht, eine private Geschäftsbrief Vorlage zu verwenden, aber die Vorgabe nach DIN 5008 sollten dennoch beachtet werden.

Arten von Geschäftsbriefen

Es gibt unterschiedliche Arten von Geschäftsbriefen. Dementsprechend gibt es natürlich auch einige Vorlagen, beispielsweise die Geschäftsbrief Vorlage zur Anfrage oder die Geschäftsbrief Vorlage für ein Angebot. Eines aber haben die verschiedenen Arten der gemeinsam. Sie dienen alle dazu ein Handelsgeschäft entweder vorzubereiten, es durchzuführen oder für dessen Abschluss bzw. Aufhebung zu sorgen.

Folgende Arten musst du bei den Geschäftsbriefen unterscheiden:

Art Beschreibung
Anfrage Die Anfrage als Geschäftsbrief dient dazu, dass Informationen zu Produkten oder zu Dienstleistungen eingeholt werden können. Eine Anfrage ist immer unverbindlich.

– Eine allgemein gehaltene Anfrage bezieht sich zum Beispiel auf Preislisten oder Kataloge.
– Die spezielle Anfrage hingegen, richtet ihren Fokus auf ganz bestimmte Dienstleistungen oder Produkte mit konkreten Eigenschaften.

Angebot Beim Angebot handelt es sich um eine Absichtserklärung, welche verbindlich ist. Es geht beim Angebot um die Ausführung von Dienstleistungen oder die Lieferung von Produkten.

– Ein Angebot folgt meist auf ein Anfrage. Willst du einen Geschäftsbrief schreiben in Form von einem Angebot, beinhaltet dieser die AGB und du kannst auch konkrete Bedingungen für die Zahlung und Lieferung benennen. Dafür benutzt du am Besten die Angebotsvorlage.
– Handelt es sich um ein Angebot, welches nicht verlangt wurde, hast du es in der Regel mit Direktmarketing zu tun. Es besitzt eine Art Werbecharakter und dem Leser wird eine Dienstleistung oder ein Produkt offeriert.

Bestellung oder Auftrag Mit einer Bestellung oder einem Auftrag findet die Annahme eines Angebotes statt. Es wird damit ein Kaufvertrag abgeschlossen. Allerdings besteht auch die Möglichkeit, dass die Bedingungen im Angebot noch verändert werden. Erst wenn diese akzeptiert werden, kommt der Vertragsabschluss zustande.

– Ein Auftrag bezieht sich in der Regel auf Dienstleistungen.
– Eine Bestellung bezieht sich in der Regel auf Waren.

Auftragsbestätigung Eine Auftragsbestätigung ist aus rechtlicher Sicht immer nur dann erforderlich, wenn vorher nochmals eine Veränderung des Angebotes stattgefunden hat. Allerdings ist eine Auftragsbestätigung für jeden Fall sinnvoll, denn so kannst du stets jegliche Missverständnisse vorbeugen. Die Vorlage für eine Auftragsbestätigung wird immer vom Auftrag bzw. der Bestellung gebildet.
Lieferschein Lieferscheine dienen hauptsächlich der Auflistung von Waren. Aus rechtlicher Sicht handelt es sich trotzdem um Geschäftsbriefe und damit müssen auf einem Lieferschein auch alle Pflichtangaben enthalten sein.
Rechnungen Eine Rechnung hat in der Buchhaltung eine besondere Bedeutung. Aus diesem Grund gelten für Rechnungen auch ganz besondere Vorschriften. Verpflichtend ist deshalb die Auflistung aller Pflichtangaben auch einer Rechnung. Gegenüber der anderen Geschäftsbriefe gilt hier auch eine andere Aufbewahrungsfrist. Statt sechs Jahre musst du die Rechnung 10 Jahre lang aufbewahren.
Mahnung Zunächst einmal stellt die Mahnung eine Zahlungserinnerung an einen säumigen Schuldner dar. In der Regel werden zunächst eine Zahlungserinnerung und danach weitere zwei Mahnungen verschickt. Dies ist aber gesetzlich nicht vorgeschrieben. In der Praxis werden erst nach den beiden Mahnungen und Nichtbegleichung der Rechnung rechtliche Schritte eingeleitet.
Zwischenbescheid Nimmt eine Lieferung oder eine Leistung viel Zeit in Anspruch, so wird oft mit einem Zwischenbescheid über den aktuellen Stand der Dinge informiert. Gleiches gilt auch dann, wenn du beispielsweise Fristen nicht einhalten kannst. In diesem Fall ist es immer ratsam, dass du den Kunden informierst und um sein Verständnis bittest.
Reklamationsbearbeitung Hier ist viel Fingerspitzengefühl gefragt, denn die Reklamationsbearbeitung ist immer ein heikles Thema. Auch wenn du vielleicht das ein oder andere Mal anderer Meinung bist, wird auf eine Beschwerde eine Antwort von dir erwartet. Versuche immer, dem Kunden das Gefühl zu geben, dass du ihn ernst nimmst, entschuldige dich bei ihm und zeige ihm eine Lösung auf.

Pflichtangaben in einem Geschäftsbrief

Welche Pflichtangaben der Geschäftsbrief enthalten muss, hängt davon ab, ob du mit deinem Unternehmen im Handelsregister eingetragen bist oder nicht. Es gibt aber bei jedem Geschäftsbrief eine Angabe, welche immer zwingend notwendig ist. Jeder Geschäftsbrief muss unbedingt eine Unterschrift enthalten.

Keine Eintragung im Handelsregister

Liegt keine Eintragung deines Unternehmens im Handelsregister vor, musst du nur wenige Pflichtangaben im Geschäftsbrief beachten. Hier reichen folgende Angaben aus:

  • dein vollständiger Name mit Vornamen und Nachnamen
  • die vollständige Geschäftsanschrift
  • Bei Bedarf der Zusatz GbR, falls du als Geschäftsform eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts gewählt hast

Eintragung im Handelsregister

Für den Fall, dass dein Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist, gestalten sich die Pflichtangaben auch in einem Geschäftsbrief Muster schon etwas komplexer. Außerdem kommt hier noch hinzu, dass du bei den Pflichtangaben im Geschäftsbrief noch zwischen der Geschäftsform GmbH und einer AG unterscheiden musst.

Pflichtangaben für eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)

Was die Pflichtangaben beim Geschäftsbrief GmbH als Muster betrifft, so musst du darauf achten, dass folgende Angaben auf jeden Fall enthalten sind:

  • Vollständiger Name deines Unternehmens wie dieses auch im Handelsregister eingetragen ist
  • Die Rechtsform, wie in diesem Fall GmbH
  • Den Sitz des Unternehmens
  • Das Registergericht des Unternehmenssitzes
  • Die Handelsregisternummer
  • Alle Geschäftsführer der GmbH sowie deren Stellvertreter mit Nachnamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
  • Sollte die GmbH einen Aufsichtsrat haben und für diesen ein Vorsitzender bestellt worden sein, so muss auch dieser mit Nachnamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen genannt werden

Vorgeschriebene Angaben für Aktiengesellschaften (AG)

Sehr ähnlich sind die Pflichtangaben beim Geschäftsbrief für eine Aktiengesellschaft. Beim Ausfüllen der Vorlage Geschäftsbrief einer AG musst du auf folgende Pflichtangaben achten:

  • Vollständiger Name deines Unternehmens, wie dieses auch im Handelsregister eingetragen ist
  • Die Rechtsform, wie in diesem Fall AG
  • Den Sitz des Unternehmens
  • Das Registergericht des Unternehmenssitzes
  • Die Handelsregisternummer
  • Nennung von allen Vorstandsmitgliedern und dem Vorsitzenden des Aufsichtsrates mit dem Nachnamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen. Wichtig ist auch, dass der Vorsitzende vom Vorstand als Vorstandsvorsitzender bezeichnet wird
  • Sollte die AG abgewickelt sein, so muss in dem Geschäftsbrief Muster ein entsprechender Hinweis enthalten sein

Vorgeschriebene Angaben für Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)

Bei der Unternehmergesellschaft, kurz auch UG genannt, müssen auf der Geschäftsbrief Vorlage folgende Pflichtangaben vermerkt werden:

  • Vollständiger Name deines Unternehmens wie dieses auch im Handelsregister eingetragen ist
  • Die Rechtsform wie in diesem Fall UG (haftungsbeschränkt)
  • Den Sitz des Unternehmens
  • Das Registergericht des Unternehmenssitzes
  • Die Handelsregisternummer
  • Nennung von allen Geschäftsführern und deren Stellvertreter (falls vorhanden) mit Nennung vom Nachnamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen
  • Sollte die UG (haftungsbeschränkt) einen Aufsichtsrat haben und für diesen ein Vorsitzender bestellt worden sein, so muss auch dieser beim Geschäftsbrief schreiben mit Nachnamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen genannt werden

Aufbau von Geschäftsbriefen nach DIN 5008

Was ist unter der DIN 5008 eigentlich zu verstehen? Eine Geschäftsbrief Vorlage nach DIN 5008 ist als Art Regelwerk für den Schriftverkehr in Bezug auf einen Geschäftsbrief zu verstehen. Das bedeutet aber nicht, dass du es hier mit einem Gesetzeswerk zu tun hast und du die Geschäftsbrief Vorlage DIN 5008 in Word zu vollen 100 Prozent einhalten musst. Vielmehr handelt es sich um eine Orientierungshilfe, welche zur Förderung einer einheitlichen Kommunikation untereinander beiträgt.

Unter anderem steht die Norm DIN 5008 für klare Gestaltungsregeln und korrekte Schreibweisen für folgende Punkte:

  • Satzzeichen
  • Schriftzeichen
  • Rechenzeichen
  • Erstellung und Aufbau von Tabellen
  • Textgliederung
  • Telefonnummern und anderen Anordnungen von Zahlen

All diese Punkte sind in der DIN 5008 festgelegt und werden auch nachvollziehbar erläutert, aus welchen Gründen dies von großer Bedeutung für einen zweckmäßigen und einheitlichen Schriftverkehr ist.

Bestandteile eines Normbriefs

Vielleicht bist du schon einmal auf den Begriff Normbrief DIN 5008 gestoßen. Damit ist nichts anderes als ein Geschäftsbrief nach dieser Norm gemeint. Festgelegt ist auch, dass ein Normbrief eine bestimmte Struktur einhält. Der Aufbau einer Geschäftsbrief Vorlage nach DIN 5008 sollte daher die folgenden Bestandteile besitzen:

Bestandteil Beschreibung
Briefkopf Der Briefkopf stellt ein wesentliches Element von einem Brief dar. Es ist sozusagen sein Aushängeschild und sollte neben dem Namen auch die Anschrift und die Telefonnummer enthalten. Auch eine E-Mail-Adresse kann im Briefkopf angegeben werden. Der Briefkopf sollte aber niemals mehr als 7 Zeilen enthalten.
Anschriftenfeld Der Bereich für die Anschrift hat maximal 9 Zeilen und sollte sich auf einer Fläche von 40 × 85 mm bewegen. Es ist möglich, über der Empfängeradresse einen postalischen Vermerk mit Angaben zur Rücksendung hinzuzufügen.
Betreffzeile Die Betreffzeile hat den Zweck, dass der Leser von deinem Geschäftsbrief auf einen Blick den Zweck des Briefes erfährt. Die Betreffzeile liegt 8,4 mm unter der Anschrift und wird gefettet. Vermeide aber bitte den Gebrauch des Wortes „Vermerk“.
Textbereich Der Text in einem Geschäftsbrief sollte immer gut lesbar sein. Deshalb solltest du nie eine kleinere Schrift als 10 verwenden. Am meisten werden die Schriftarten Arial (11) und Times New Roman (12) verwendet.
Fußzeile Mit der Fußzeile wird dein Brief sowohl optisch als auch inhaltlich abgeschlossen. Aus diesem Grund findest du vor allem bei Geschäftsbriefen häufig Informationen, die gesetzlich vorgeschrieben sind. Dies kann beispielsweise die Handelsregisternummer oder der Sitz der Gesellschaft sein. Als Privatperson kannst du deinen Normbrief aber ganz einfach mit der Verabschiedung, dem Namen und deiner Unterschrift abschließen.
Grundsätzliche Struktur der Seiten Auch bezüglich der Seitenstruktur gibt es bei der DIN 5008 bestimmte Vorgaben. In der Regel liegen die Seitenränder 2,5 cm vom linken Rand und mindestens 1 cm vom rechten Rand entfernt. Beim Abstand solltest du auf 1,69 cm achten und Aufzählungen kannst du etwa um 4,95 cm einrücken.
Telefonnummern Für die Schreibweise von Telefonnummern gibt es sehr viele Möglichkeiten. Allerdings ist es üblich, dass eine Trennung durch einen Bindestrich oder ein Leerzeichen vorgenommen wird. Bei einer Telefonnummer mit Ländervorwahl entfällt die 0 vor der Ortsvorwahl und stattdessen wird ein Pluszeichen vor die Ländervorwahl gesetzt.
Abkürzungen und Hervorhebungen Um Platz zu sparen oder recht sperrige Wörter zu kürzen, können Abkürzungen durchaus hilfreich sein. Du solltest aber darauf achten, dass du nicht zu viele davon verwendest. Willst du besondere Aufmerksamkeit auf bestimmte Textpassagen legen, kannst diese durch Zentrieren, durch Farben, durch Fetten der Schrift etc. hervorheben.

Geschäftsbrief auf Englisch

In Zeiten der Globalisierung spielen Geschäftsbriefe in englischer Sprache eine zunehmend wichtigere Rolle. Doch auch für diesen Fall kannst du ein Geschäftsbrief Englisch Muster nutzen oder einfach Textbausteine für den Geschäftsbrief heranziehen. Wichtig ist nur, dass du auch bei der Geschäftsbrief Vorlage Englisch darauf achtest, dass der Brief eine saubere Struktur hat.

Was die Struktur und den Aufbau betrifft, solltest du in erster Linie auf folgende vier Punkte achten:

  • Deutliche Einleitung: Der Leser muss den Grund für den Brief erkennen.
  • Details klar darstellen: Mach deutlich, welche Informationen du dir mit diesem Brief erhoffst oder welche wichtigen Informationen du mitteilen willst.
  • Fazit: Fasse in einem Fazit kurz zusammen, welches Ziel du mit diesem Brief verfolgst und erhoffst.
  • Schluss am Ende des Briefes: Beende deinen Brief immer mit einer Schlussformel, welche auch zur Grußformel zu Beginn deines Briefes passt.

Kostenlose Geschäftsbrief Vorlage nach DIN 5008 für Microsoft Word

Mit einer Geschäftsbrief Vorlage Word bist du bestens für deine berufliche Korrespondenz gerüstet. Überdies hilft dir die kostenlose Geschäftsbrief Vorlage auch dabei, dass du alle Anforderungen in Bezug auf die Pflichtangaben erfüllst. Nach dem Ausfüllen kannst du die Vorlage ganz einfach als PDF speichern und versenden oder ausdrucken. Die Geschäftsbrief Vorlage nach DIN 5008 steht dir kostenlos zur Verfügung.

Ein zeitsparendes Geschäftsbrief Vorlage nach DIN 5008 für Word findest du hier zum kostenlosen Download.

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