Gutschrift Vorlage

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Unser Tipp:

Eine Gutschrift Vorlage bietet so manchen Vorteil und vereinfacht viele deiner Prozesse in erheblichem Maße.

Wir empfehlen dir die Nutzung eines Rechnungsprogramms zur korrekten Erstellung einer Gutschrift. So brauchst du dir keine Sorgen mehr um Tippfehler oder GoBD-Konformität zu machen.

Was ist eine Gutschrift?

Der Begriff Gutschrift wird im Geschäftsverkehr für drei unterschiedliche Vorgänge verwendet:

  • Rückerstattungen aufgrund einer Mängelrüge
  • Rechnungskorrekturen und
  • Abrechnungsgutschriften im Sinnes des UStG

Oft wird ein Mangel an einer Ware erst entdeckt, nachdem der Kunde den vereinbarten Kaufpreis bereits in voller Höhe entrichtet hat. Gewährt der Lieferant daraufhin einen Preisnachlass, erhält der Kunde umgangssprachlich eine Gutschrift. Rechtlich betrachtet handelt es sich bei diesem Vorgang aber um eine Kaufpreiserstattung gemäß § 441 Abs. 4 BGB.

Preisnachlässe sind aber nicht nur die Folge von Mängelrügen und manchmal hat sich in eine Rechnung einfach nur ein Fehler eingeschlichen. Auch dann wird mit Gutschriften gearbeitet, wirklich korrekt ist die Bezeichnung in diesen Situationen aber ebenfalls nicht.

Um eine echte Gutschrift handelt es sich dagegen im letzten Fall. Abrechnungsgutschriften beziehen sich auf Lieferung oder Leistungen, die fakturiert werden sollen. Im Unterschied zu einer Standard-Rechnung erstellt bei einer Gutschrift aber nicht der Leistende, sondern der Leistungsempfänger die Rechnung.

Die Rechtsgrundlage bildet § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG). Mit einer Gutschrift Vorlage kannst du einfach und schnell eine korrekte Gutschrift mit allen gesetzlichen Pflichtangaben erstellen.

Die Gutschrift – eine besondere Form der Rechnung

Rechnungen werden üblicherweise von demjenigen erstellt, der eine Leistung erbringt. Es ist aber auch möglich, dass stattdessen der Leitungsempfänger die Rechnung ausfertigt. In diesem Fall wird dann von einer Gutschrift gesprochen.

Auf diese Methode wird gerne zurückgegriffen, wenn der Leistungsempfänger über den Vergütungsanspruch besser informiert ist, als der Leistende oder die Abwicklung einer großen Menge gleichartiger Rechnungen standardisieren will. Besonders häufig finden Gutschriften deshalb bei Maklergeschäften oder im Verlagswesen Einsatz. Beispielsweise kennen Autoren, die an den Verkaufserlösen ihrer Bücher beteiligt werden, diese selbst oft gar nicht und können deshalb die Provision auch nicht fakturieren.

Gutschriften sind aber stets zulässig, die Parteien dürfen sich auf dieses Verfahren auch dann einigen, wenn dafür objektiv betrachtet keine Notwendigkeit besteht.

Gutschrift und Rechnung – Gemeinsamkeiten und Unterschiede

Gutschrift und Rechnung sind sich also sehr ähnlich, dennoch gibt es einige Unterschiede zu berücksichtigen:

Worauf muss der Aussteller achten:

Der Leistungsempfänger, der die Gutschrift erstellt oder einen Dritten damit beauftragt, hat folgendes zu beachten:

  • die Rechnung muss als Gutschrift bezeichnet werden
  • anders als bei Rechnungen, muss nicht die eigene Steuernummer, sondern die des Leistenden angegeben werden
  • der Mehrwertsteuerausweis muss gemäß den Bestimmungen erfolgen (oder unterbleiben) die für den leistenden Unternehmer (Gutschrifts-Empfänger) gelten;

Kleinunternehmer, die eine Abrechnungsgutschrift erstellen, müssen dort also Mehrwertsteuer ausweisen, wenn die abzurechnende Leistung und der leistende Unternehmer umsatzsteuerpflichtig sind.

Worauf muss der Adressat achten?

Unter steuerlichen Gesichtspunkten muss der Empfänger einer Gutschrift, also der leistende Unternehmer, insbesondere darauf achten, dass er der Gutschrift zeitnah widerspricht, sofern sie fehlerhaft ist. Das gilt insbesondere in Hinblick auf die Angaben zur Umsatzsteuer.

Sind diese offenkundig falsch oder unvollständig, kann dies Bußgelder oder gar ein Steuerstrafverfahren nach sich ziehen. Darüber hinaus muss zu Unrecht deklarierte Umsatzsteuer vom Steuerpflichtigen – und das ist der Adressat der Gutschrift – an das Finanzamt abgeführt werden, auch wenn diese gar nicht vereinnahmt worden ist.

Kleinunternehmer, die eine Gutschrift erhalten, sollten stets prüfen, ob diese einen Hinweis zur Steuerbefreiung enthält (siehe oben, Nr. 9).

Was betrifft beide Parteien gleichermaßen?

Umsatzsteuerrechtlich muss die Fakturierung mittels Gutschrift zwischen den Parteien im Voraus vereinbart werden (§ 14 Abs. 2 S. 2 UStG).

Das UStG gibt hierzu keine zwingende Form vor, es reicht also auch eine mündliche Vereinbarung. Da Steuerprüfer stets skeptisch sind, sollte die Abrede aber wenigstens per E-Mail festgehalten oder die Option besser gleich im Vertrag verankert werden.

Wie wird eine Gutschrift verbucht?

Eine Abrechnungsgutschrift erfüllt den gleichen Zweck wie eine Eingangsrechnung und wird auch so verbucht, d.h. zum Leistungszeitpunkt wird das entsprechende Aufwands- oder Bestandskonto (z.B. Materialaufwand) im Soll und das Konto „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“ im Haben belastet. Bei sofortigem Ausgleich der Gutschrift ist das Gegenkonto „Kasse, Bank“.

Sofern Mehrwertsteuer ausgewiesen wurde, ist diese als Vorsteuer zu behandeln und als Forderung gegen das Finanzamt zu verbuchen, falls der Leistungsempfänger zum Vorsteuerabzug berechtigt ist.

Kleinunternehmer erfassen dagegen den Bruttobetrag der Gutschrift als Aufwand bzw. Bestandsmehrung und dürfen eventuell ausgewiesene Mehrwertsteuer nicht als Vorsteuer ziehen.

Gutschrift, Rechnungskorrektur und Stornorechnung – die Unterschiede

Eine Stornorechnung, auch als Korrekturrechnung oder Rechnungskorrektur bezeichnet, dient der Änderung einer vorausgegangenen Rechnung oder ersetzt diese.

Typische Fälle für eine Rechnungskorrektur sind beispielsweise Preisnachlässe aufgrund von Mengenrabatten oder Nachverhandlungen. Manchmal ist die ursprüngliche Rechnung auch fehlerhaft, etwa wenn die falsche Menge oder der falsche Preis deklariert wurden, eine gesetzlich vorgeschrieben Angabe fehlt oder nicht korrekt ist.

Stornorechnungen gehen oft mit einer Entgeltminderung einher. In diesem Fall müssen buchhalterisch nicht nur die Umsätze, sondern auch die Mehrwertsteuer und gegebenenfalls die Vorsteuer korrigiert werden.

Der betroffenen Kunde erhält in diesen Fällen sehr häufig einen Geldbetrag auf seinem Konto gutgeschrieben, daher rührt auch die umgangssprachliche Bezeichnung für Rechnungskorrekturen.

Die Rechtsgrundlage für Stornorechnungen bildet § 31 Abs. 5 Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung (UStDV)

Eine „echte“ Gutschrift ist dagegen eine originäre Rechnung, die aber atypisch erstellt wird.

Gesetzliche Pflichtangaben in einer Gutschrift Vorlage

Unter steuerlichen Gesichtspunkten gelten für Abrechnungsgutschriften grundsätzlich die gleichen gesetzlichen Bestimmungen, wie für Rechnungen, da in beiden Fällen § 14 UStG die Rechtsgrundlage bildet.

Demnach muss eine Gutschrift Vorlage folgende Pflichtangaben enthalten:

  1. Vollständiger Name und Anschrift des Leistenden und des Leistungsempfängers
  2. Die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
  3. Rechnungsdatum
  4. Fortlaufende Nummer
  5. Menge und Art der gelieferten Gegenstände / der sonstigen Leistung
  6. Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
  7. das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt
  8. Mehrwertsteuersatz und Mehrwertsteuerbetrag bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung
  9. Die Angabe „Gutschrift“, sofern die Rechnung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten erstellt wird

Gutschrift Textmuster: Eine Anleitung für deine Gutschrift Vorlage

Unternehmer, die regelmäßig finanzamtstaugliche Rechnungen erstellen, gehen beim Ausfertigen einer Gutschrift am effizientesten wie folgt vor

  1. Auswahl der Rechnungsvorlage, die am besten zur zu fakturierenden Lieferung/Leistung passt
  2. Im Dokument wird der Begriff „Rechnung“ durch den Begriff „Gutschrift“ ersetzt
  3. Die eigene Steuernummer wird durch die Steuernummer des leistenden Unternehmers, also dem Empfänger der Gutschrift, ersetzt. Um Missverständnissen vorzubeugen, sollte der Zusatz „Ihre Steuernummer“ vorangestellt werden
  4. Beim Ausweis der Mehrwertsteuer muss auf den Horizont des leistenden Unternehmers (Empfänger der Gutschrift) abgestellt werden; gelten für diesen besondere Bestimmungen (z. B. besondere Mehrwertsteuersätze oder die Kleinunternehmerregelung), müssen diese auch der Gutschrift zugrunde gelegt werden

Wer nur selten fakturiert, sollte aber lieber gleich ein Gutschrift Muster verwenden.

Die Grundlage für die Berechnung der Höhe der Abrechnungsgutschrift bilden die vertraglichen Vereinbarungen. Haben die Parteien keine Vergütungsregelung getroffen, greifen die § 612 BGB verankerten Prinzipien, sofern keine spezielleren Vorschriften (z.B. nach dem Urheberrechtsgesetz) existieren.

Bei der Ermittlung und dem Ausweis der Mehrwertsteuer müssen, wie oben schon erläutert, die gesetzlichen Vorschriften beachtet werden, die für den leistenden Unternehmer, also den Empfänger der Gutschrift, gelten.

Welche Vorteile bietet die Verwendung einer Gutschrift Vorlage?

Unternehmer, die ein Textmuster verwenden, sparen Zeit und Nerven.

Da eine Gutschrift Vorlage auf seriösen Seiten in aller Regel von Profis erstellt werden, kann der Nutzer zudem davon ausgehen, dass diese Dokumente alle gesetzlichen Pflichtangaben enthalten. Die Gefahr einen Fehler zu machen, der zu empfindlichen Geldbußen führen oder die Geschäftspartner verärgern kann, sinkt also beträchtlich.

Wichtig ist dabei aber, die Vorlage regelmäßig, mindestens zu Beginn eines jeden Jahres, zu aktualisieren, da die deutschen Steuervorschriften sehr volatil sind und sich beständig ändern.

Eine ansprechende und zeitsparende Vorlage einer Gutschrift für Word und Excel findest du hier zum kostenlosen Download.

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